Cách Chèn Trang Tính Excel Vào Tài Liệu Word

Nếu bạn đã từng muốn bao gồm dữ liệu bạn có trong tệp Excel(Excel) vào tài liệu Word , có thể bạn vừa sao chép dữ liệu từ Excel và dán nó vào Word .

Trong khi điều này hoạt động, có một số hạn chế. Một trong những điều quan trọng nhất là nếu tệp dữ liệu gốc thay đổi, tài liệu Word của bạn sẽ không bao giờ phản ánh những thay đổi đó.

Nếu một trong hai vấn đề đó quan trọng với bạn, có nhiều cách tốt hơn để chèn trang tính Excel vào tài liệu Word . Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu mọi cách có thể để làm điều đó cũng như những ưu và nhược điểm.

Ngoài ra, hãy nhớ xem video YouTube của chúng tôi(check out our YouTube video) bên dưới, nơi chúng tôi chỉ cho bạn các bước tương tự như trong bài viết.

Chèn(Insert) một Excel Worksheet Into A Word Doc Via Copy/Paste

Tất nhiên, cách nhanh nhất và dễ nhất để chuyển dữ liệu từ trang tính Excel sang tài liệu Word là sử dụng tính năng sao chép và dán của Window(Window’s copy and paste feature) .

Để thực hiện việc này, bạn sẽ mở tệp Excel(Excel) với dữ liệu của mình, đánh dấu các ô chứa dữ liệu bạn muốn đưa vào tài liệu của mình và nhấn Ctrl-C trên bàn phím.

Nếu bạn đặt con trỏ vào tài liệu Word và nhấn Ctrl-V trên bàn phím, bạn sẽ nhận thấy rằng các ô bạn đã chọn xuất hiện hoàn hảo trong tài liệu Word . 

Có một số lưu ý ở đây. 

Các ô Excel đã(Excel) nhập sẽ trở thành một bảng Microsoft Word . Vì vậy, nếu bạn muốn định dạng bảng này sau khi dữ liệu được nhập, bạn không thể thực hiện những việc như sử dụng công thức Excel hoặc các tính năng định dạng Excel khác.(Excel)

Vấn đề thứ hai là nó chỉ hoạt động tốt cho các bảng dữ liệu nhỏ hơn. Nếu bạn muốn sao chép và dán dữ liệu sâu hơn vào bảng tính Excel , bạn sẽ mất tiêu đề.

Điều này không thực sự hữu ích cho lắm. Trong trường hợp này, bạn sẽ muốn thử một trong các tùy chọn bên dưới để chèn trang tính Excel vào tài liệu Word .

• Ưu điểm(Pros) : Nhanh chóng và thuận tiện, tốt cho các bàn nhỏ. 
• Nhược điểm(Cons) : Không cập nhật với dữ liệu nguồn và mất tiêu đề trên các bảng lớn, không bảo toàn hoàn toàn định dạng ban đầu.

Chèn(Insert) một trang tính Excel(Excel Worksheet) dưới dạng một đối tượng nhúng(Embedded)

Nếu bạn muốn có thể sử dụng các hàm Excel và các tính năng định dạng Excel khác sau này để cập nhật bảng, bạn nên dán dữ liệu Excel dưới dạng một đối tượng nhúng.

Để làm điều này:

1. Chọn phần trang tính Excel mà bạn muốn sao chép và nhấn Ctrl-C .
2. Trong Microsoft Word , hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn bảng dữ liệu.
3. Trong menu Trang chủ(Home) , chọn mũi tên xuống bên dưới Dán(Paste) và chọn Dán Đặc biệt(Paste Special) .

1. Bạn sẽ thấy hộp thoại Dán Đặc biệt(Paste Special) xuất hiện. Chọn Đối tượng Trang tính Microsoft Excel(Microsoft Excel Worksheet Object) và chọn OK .

Thao tác này sẽ chèn các ô đã sao chép vào tài liệu Word của bạn . Đối tượng mới sẽ không hoạt động giống như một bảng Microsoft Word và bạn sẽ không thể chỉnh sửa dữ liệu bên trong bảng từ bên trong Microsoft Word .

Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi kích thước toàn bộ đối tượng để nó vừa với lề của tài liệu.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa dữ liệu, chỉ cần nhấp đúp vào đối tượng và nó sẽ mở toàn bộ bảng tính gốc bên trong Microsoft Excel .

Hãy nhớ rằng đây là một tệp Excel(Excel) hoàn toàn mới (không phải tệp gốc). Nhưng bất kỳ chỉnh sửa nào bạn thực hiện và lưu trong tệp Excel(Excel) đó sẽ cập nhật trong tài liệu Word của bạn .

Cách thức hoạt động:

• Khi bạn sử dụng một đối tượng nhúng để dán dữ liệu Excel , Word sẽ tạo một bản sao của tệp Excel(Excel) gốc .
• Khi bạn bấm đúp vào đối tượng, Word sẽ mở tệp đã sao chép để chỉnh sửa.
• Bạn có thể sử dụng tất cả các chức năng và tính năng định dạng của Excel để thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Điều thú vị về cách tiếp cận này là không có định dạng ban đầu nào bị thay đổi trong quá trình chuyển đổi sang bảng Microsoft Word . Nó cũng cung cấp cho bạn một tệp dữ liệu Excel(Excel) “đính kèm” của tệp dữ liệu gốc trong trường hợp bạn muốn sửa đổi dữ liệu hoặc thêm dữ liệu bổ sung vào đối tượng Excel đã dán của bạn trong (Excel)Word .

• Ưu điểm(Pros) : Nhanh chóng và tiện lợi, phù hợp với các bảng lớn và bảo toàn định dạng ban đầu 
• Nhược điểm(Cons) : Không cập nhật với dữ liệu nguồn và không thể chỉnh sửa bảng trực tiếp bên trong Word

Chèn(Insert) một trang tính Excel(Excel Worksheet) dưới dạng một đối tượng được liên kết(A Linked Object)

Cách tốt nhất để chèn một trang tính Excel vào tài liệu Word là dán nó dưới dạng một đối tượng nhúng được liên kết(a linked embedded object) .

Quy trình để thực hiện việc này giống với quy trình ở trên, ngoại trừ trong cửa sổ Dán Đặc biệt(Paste Special window) , bạn muốn đảm bảo chọn hộp kiểm Dán Liên kết(Paste Link) .

Bạn sẽ thấy rằng dữ liệu Excel được chèn trông giống như trong phần trước, nhưng có một sự khác biệt đáng kể.

Nếu bạn quay lại tệp Excel ban đầu của mình và thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu trong bất kỳ ô nào bạn đã dán, bạn sẽ thấy những thay đổi đó cập nhật ngay lập tức trong tài liệu Microsoft Word của mình .

Các thay đổi có hiệu lực trong Word ngay cả khi bạn chưa lưu các thay đổi trong tệp Excel(Excel) . Điều này về cơ bản cho phép bạn tạo chế độ xem trực tiếp từ Word thành những thay đổi mà ai đó đang tích cực thực hiện trong bất kỳ tệp Excel(Excel) nào . 

Nếu muốn, bạn có thể sử dụng tính năng này để tạo trang tổng quan thời gian thực trong Word để hiển thị bất kỳ điểm dữ liệu quan trọng nào mà ai đó có thể thay đổi trong tệp Excel(Excel) . 

• Ưu điểm(Pros) : Nhanh chóng và tiện lợi, phù hợp với các bảng lớn, bảo toàn định dạng ban đầu và cập nhật ngay lập tức với các bản cập nhật dữ liệu nguồn.
• Nhược điểm(Cons) : Không thể chỉnh sửa bảng trực tiếp bên trong Word .

Như bạn có thể thấy, có nhiều cách để chèn trang tính Excel vào tài liệu Word . Tùy chọn bạn chọn thực sự chỉ phụ thuộc vào cách bạn định sử dụng dữ liệu đó và liệu bạn có muốn xem hoặc sử dụng các thay đổi dữ liệu trong tệp Excel(Excel) gốc hay không.

Bạn đã nhập dữ liệu Excel vào Word trước đây như thế nào? Bạn có gặp vấn đề gì khi cố gắng làm như vậy không? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới.