Cách Chỉnh Sửa & định Dạng ô Trong Bảng Tính Của Google Sheets

Định dạng bảng tính thực sự là về cách thêm kiểu để dữ liệu của bạn dễ đọc và diễn giải. Khi bảng tính được định dạng đúng, bạn có thể lướt qua dữ liệu và hiểu dữ liệu nhanh hơn nhiều so với dữ liệu phẳng.

Sử dụng định dạng trong Google Sheets để giúp dễ đọc và cộng tác trên bảng tính, ngay bên trong trình duyệt web. Đây chỉ là một vài trong số các công cụ định dạng mà chúng tôi sẽ giới thiệu trong hướng dẫn này:

• Các ô in đậm thu hút sự chú ý của người xem và cho họ biết rằng dữ liệu trong ô được chọn quan trọng hơn các ô Google xung quanh.
• Căn chỉnh, cho phép bạn đặt nội dung ở bên trái, trung tâm hoặc bên phải của ô, tạo khoảng trắng tự nhiên giúp bảng tính dễ đọc hơn.
• Text wrapping có thể giúp các khối văn bản quá khổ vừa vặn trong một ô đơn lẻ mà không cần gói và mở rộng đến các ô bổ sung.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giới thiệu cho bạn tất cả các kỹ năng cần thiết để định dạng bảng tính Google. Bạn sẽ tìm hiểu cách chỉnh sửa Google Sheets với định dạng cần thiết để dễ đọc. Hãy nhảy vào ngay nhé!

Cách chỉnh sửa Google Sheets (Xem và tìm hiểu)

Trong màn hình dưới đây, tôi sẽ trình bay cho bạn thấy cách tôi xử lý định dạng bảng tính thô trong Google Sheets. Bạn sẽ có cơ hội để xem cách tôi nghĩ về việc thêm các phong cách và định dạng để nhấn mạnh các ô.

Tiếp tục đọc để xem hướng dẫn minh họa để tạo các Sheets tuyệt vời.

Cách định dạng dữ liệu

Một trong những phần quan trọng nhất của việc định dạng các ô của Google là đảm bảo rằng dữ liệu của bạn có định dạng đúng cho loại dữ liệu mà nó nắm giữ. Mặc dù cả hai đều là giá trị số, bạn sẽ có một số tiền và số lượng mặt hàng bạn đã mua được định dạng khác nhau.

Đây là lý do tại sao định dạng lại quan trọng. Khi tôi nhìn vào một con số, ít nhất tôi cũng nên có một ý tưởng cơ bản về loại dữ liệu chúng ta có thể nói đến. Hãy xem xét một số chỉnh sửa mà bạn có thể áp dụng cho dữ liệu để làm cho dữ liệu dễ hiểu hơn.

1. Định dạng tiền tệ

Bảng tính thường giữ thông tin tài chính, do đó, có nghĩa là định dạng sẽ hiển thị điều đó. Trong khi "$504.53" rõ ràng đề cập đến một số tiền, "504" trong một ô không phải là trực quan. Đó là lý do tại sao định dạng số như tiền tệ là rất hữu ích.

Để định dạng dữ liệu, luôn bắt đầu bằng cách nhấp vào và tô sáng dữ liệu mà bạn muốn áp dụng định dạng. Trong ảnh chụp màn hình ví dụ bên dưới, cả cột "Amt" và "Hourly" sẽ được hưởng lợi từ định dạng tiền tệ. Sau đó, nhấp vào ký hiệu đô la ngay phía trên dữ liệu để áp dụng định dạng tiền tệ cho toàn bộ lựa chọn.

Đây là ví dụ hoàn hảo về cách định dạng giúp bảng tính có ý nghĩa hơn. Các ký hiệu tiền tệ nhanh chóng đưa ra manh mối cho người dùng rằng những số tiền này nhiều hơn số đơn giản.

Đối với độc giả của chúng tôi ở các khu vực khác, đừng bỏ lỡ thực tế là bạn có thể thay đổi biểu tượng tiền tệ được trình bày. Với dữ liệu của bạn được tô sáng, hãy nhấp vào biểu tượng 123 và sau đó chọn More Formats > More Currencies như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Chọn một biểu tượng tiền tệ khác để bản địa hóa bảng tính Google của bạn. Chỉ cần nhớ rằng điều này không tự động chuyển đổi số tiền, nó chỉ đơn giản là thay đổi ký hiệu tiền tệ.

Đối với độc giả của chúng tôi ở các khu vực khác, đừng bỏ lỡ thực tế là bạn có thể thay đổi biểu tượng tiền tệ được trình bày.

2. Điểm thập phân

Bạn cũng có thể muốn tinh chỉnh số điểm thập phân hiển thị trong bảng tính của mình. Thực tế có hai kịch bản chính có ích:

1. Dữ liệu của bạn có số thập phân, nhưng bạn không muốn hiển thị chúng trong ô đó vì lý do đơn giản. (Ví dụ, những người thường quan tâm khoảng 24 cent ở cuối 1.000.000 $ trong một ô?)
2. Các điểm thập phân được hiển thị trong dữ liệu của bạn, nhưng bạn đang làm việc với dữ liệu không nên phân đoạn. (0,4 người không thể kết thúc một dự án, nhưng một ai đó có thể hoàn thành 40%)

Trong cả hai trường hợp, bạn có thể tinh chỉnh số lượng dấu thập phân đang hiển thị trong bảng tính.

Điều này minh họa một khái niệm quan trọng về bảng tính: dữ liệu đằng sau hậu trường có thể khác với cách bạn đang xem. Bạn luôn có thể nhấp vào một ô và kiểm tra thanh công thức, như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, để kiểm tra giá trị thực của ô.

Để thay đổi số điểm thập phân mà bạn thấy hiển thị trong ô, hãy tìm các biểu tượng được đánh dấu trong ảnh chụp màn hình bên dưới, ngay phía trên bảng tính. Đánh dấu các ô bạn muốn tinh chỉnh, sau đó nhấp vào ô thích hợp để tăng hoặc giảm số điểm thập phân hiển thị.

Đừng quên rằng bạn cũng có thể sử dụng một trong các kiểu khởi động từ trình đơn thả xuống số để bỏ qua từng kiểu từng ô một.

3. Định dạng ngày

Giả sử bạn có ngày ở định dạng như "2/10/2018". Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn thể hiện điều đó là "February 10th, 2018?"

Bạn không phải nhập lại dữ liệu dưới dạng văn bản đơn giản theo định dạng mong muốn. Bạn chỉ có thể thay đổi định dạng và cách dữ liệu được trình bày. Tô đen dữ liệu ngày của bạn và sau đó truy cập vào Format > Number > More Formats > More date and time formats... tùy chọn như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Trình đơn bật lên này thực sự cho phép bạn tùy chỉnh cách bạn định dạng dữ liệu ngày của mình. Có rất nhiều tùy chọn được tạo sẵn mà bạn có thể chọn từ danh sách dưới dạng ảnh chụp màn hình bên dưới.

Sử dụng một trong các định dạng ngày làm điểm bắt đầu, sau đó tinh chỉnh nó bằng cách sử dụng menu thả xuống cho kiểu chính xác mà bạn đang tìm kiếm.

Cách căn chỉnh dữ liệu trong Google Sheets

Căn chỉnh văn bản mô tả nội dung trong ô đó sẽ được căn chỉnh với cạnh của ô. Để áp dụng căn chỉnh, chỉ cần đánh dấu văn bản và sử dụng menu thả xuống căn chỉnh mà tôi hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Các giá trị số thường dễ đọc hơn khi được căn phải, trong khi văn bản thường dễ dàng hơn khi được căn trái.

Cách định dạng bảng tính Google với khung

In đậm, các dòng được áp dụng cho các cạnh của các ô Google, thực sự có thể giúp bạn tách dữ liệu của bạn và làm cho nó nổi bật so với đám đông.

Trong ví dụ bên dưới, bạn sẽ thấy tôi áp dụng các đường viền bằng cách tô đen dữ liệu và chọn đường viền từ tùy chọn thả xuống. Mỗi biểu tượng đại diện cho một tùy chọn đường viền mà bạn có thể áp dụng cho dữ liệu, cho dù bạn muốn vẽ các đường nét giữa mỗi ô hay chỉ đơn giản là bao quanh dữ liệu của bạn trên các cạnh ngoài.

Tôi nghĩ rằng các đường viền là một cách tuyệt vời để thực sự thiết lập dữ liệu và làm cho nó dễ đọc. Tôi cũng muốn sử dụng đường viền khi tôi có một ô dữ liệu độc lập tách biệt với dữ liệu của tôi, chẳng hạn như ô "inputs" nơi tôi đặt dữ liệu chính được sử dụng trong công thức.

Lời khuyên bổ sung: Cách sử dụng Format Painter

Cho đến bây giờ, bạn đã có thể đã áp dụng từng định dạng, từng ô một. Một giải pháp sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ để áp dụng các định dạng là format painter. Nhờ tính năng này, bạn có thể dễ dàng lấy một định dạng và áp dụng nó cho các ô khác.

Để bắt đầu sử dụng trình  format painter, hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào ô mà bạn muốn sao chép định dạng. Tiếp theo, tìm biểu tượng con lăn sơn trên menu và nhấp vào biểu tượng đó.

Bây giờ, chỉ cần nhấp và kéo qua bất kỳ ô nào của Google mà bạn muốn thực hiện theo cùng một phong cách. Các ô đó sẽ có cùng kiểu với nguồn.

Tổng kết & Tiếp tục học hỏi

Google Sheets đã chứng minh một lần nữa rằng đó là một sự thay thế có khả năng hơn cho các ứng dụng bảng tính với nhiều tùy chọn định dạng. Bạn vừa mới tìm hiểu cách chỉnh sửa Google Sheets và định dạng các ô bảng tính của Google. Hãy nhớ rằng bạn đang áp dụng định dạng về nội dung. Định dạng này rất hữu ích để thu hút sự chú ý đến đúng nơi.

Nếu hướng dẫn này khiến bạn quan tâm đến việc sử dụng Sheets, đừng bỏ lỡ các hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu thêm:

• Google Sheets How to Use AI in Google Sheets in 60 Seconds Andrew Childress
• Google Sheets How to Create Web Input Forms With Google Sheets Andrew Childress
• Google Sheets How to Make Professional Charts in Google Sheets Andrew Childress

Các định dạng yêu thích của bạn là gì? Hãy cho tôi biết trong phần bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ mẹo nào về cách định dạng các bảng tính Google để chia sẻ.