Cách đặt Mật Khẩu, Khóa File Word Chặn Sao Chép, Chỉnh Sửa

Để ngăn chặn việc người khác sao chép, chỉnh sửa và định dạng các nội dung quan trọng, phần mềm Microsoft Word đã cung cấp thêm cho bạn các tính năng cài mật khẩu, đặt khóa nhằm giúp bảo mật dữ liệu tốt hơn. Hãy cùng mình tìm hiểu các bước đơn giản để thực hiện khóa file Word nhé!

Bài viết hướng dẫn thực hiện trên laptop DELL, hệ điều hành Windows 10 sử dụng phần mềm Microsoft Word 2016. Bạn hoàn toàn có thể thao tác thực hiện trên các máy tính có hệ điều hành Windows tương tự với các phiên bản Word khác như 2007, 2010, 2013, 2019,...

I. Lợi ích

• Ngăn chặn người lạ sao chép nội dung tài liệu.
• Không cho người khác chỉnh sửa, định dạng các nội dung quan trọng có trong tài liệu.
• Bảo mật dữ liệu, đảm bảo an toàn khi soạn thảo.

II. Cách đặt mật khẩu, khóa file Word

1. Hướng dẫn nhanh

Mở file Word cần đặt mật khẩu, chọn File > Nhấn chọn Save As > Chọn nút Tools > Chọn tiếp General Options... > Chọn chế độ cài đặt (Password to open hay Password to modify) và nhập mật khẩu > Xác nhận lại mật khẩu vừa cài đặt > Nhấn chọn Save và bạn đã cài xong khóa cho file Word.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở tài liệu cần đặt mật khẩu, nhấn chọn File.

Nhấn chọn File

Bước 2: Tiếp tục, nhấn chọn Save As.

Chọn Save As

Bước 3: Màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, bạn cần chọn vị trí lưu file. Sau đó, bạn nhấn chọn nút Tools như hình.

Nhấn chọn nút Tools

Bước 4: Tiếp tục, nhấn chọn General Options....

Chọn General Options

Bước 5: Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị giao diện để bạn có thể đặt mật khẩu mở file Word.

Đặt mật khẩu mở file Word

Có 2 chế độ đặt mật khẩu mà bạn có thể chọn:

• Password to open: yêu cầu nhập mật khẩu mới có thể mở file Word, nếu không bạn không thể xem, hay chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào trong file.
• Password to modify: yêu cầu nhập mật khẩu để có thể chỉnh sửa tài liệu, bạn cũng có thể không nhập mật khẩu mà chọn chế độ chỉ đọc nội dung file và không thể sao chép hay chỉnh sửa.

Để tránh trường hợp quên mật khẩu, bạn nên cài đặt 2 mật khẩu cùng 1 dãy ký tự. Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉ đặt một mật khẩu cho chế độ Password to open hoặc Password to modify.

Bước 6: Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận lại mật khẩu vừa đặt cho file.

Xác nhận lại mật khẩu

Lưu ý: Nếu bạn cài đặt 2 chế độ mật khẩu thì hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận lại 2 mật khẩu theo thứ tự Password to open rồi đến Password to modify.

Bước 7: Cuối cùng, bạn nhấn Save để lưu lại thiết lập.

Nhấn save

Bây giờ khi mở file Word đó ra sẽ hiện bảng yêu cầu nhập mật khẩu mở file như hình dưới đây.

Khi mở file Word đó ra sẽ hiện bảng yêu cầu nhập mật khẩu

XEM NGAY những bộ phần mềm chính hãng XỊN SÒ tại Thế Giới Di Động: Microsoft 365 Personal chính hãng 990.000₫ 1.490.000₫ -33% Microsoft 365 Family chính hãng 1.490.000₫ 1.990.000₫ -25% Microsoft Office Home 2024 chính hãng 2.290.000₫ 2.990.000₫ -23% Microsoft Windows 11 Home 64-bit chính hãng 3.690.000₫ Microsoft Windows 11 Pro 64-bit chính hãng 5.490.000₫ ESET NOD32 Antivirus chính hãng 170.000₫ ESET Home Security Essential 1 thiết bị chính hãng 290.000₫ ESET Home Security Essential 3 thiết bị chính hãng 320.000₫ 640.000₫ -50% Kaspersky Plus 01 PC chính hãng 320.000₫ Xem thêm sản phẩm Phần mềm

III. Cách bật chế độ Protect Document

1. Hướng dẫn nhanh

• Mở file Word cần đặt bảo mật, nhấn chọn Review > Chọn Restrict Editing.
• Tại mục Editing restrictions, tích chọn Allow only this type of editing in the document > Lựa chọn quyền xem và chỉnh sửa cho tài liệu.
• Nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3 > Xuất hiện hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu nhập và xác nhận lại mật khẩu > Nhấn OK để lưu lại cài đặt.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở file Word cần đặt bảo mật, nhấn chọn Review.

Chọn review

Bước 2: Rồi bạn tiếp tục nhấn chọn Restrict Editing.

Nhấn chọn Restrict Editing

Bước 3: Nếu bạn không muốn người khác sao chép hay chỉnh sửa nội dung tài liệu, thì tại mục Editing restrictions, bạn tích chọn Allow only this type of editing in the document như hình bên dưới.

Tick chọn Allow only this type of editing in the document

Bước 4: Sau đó, bạn lựa chọn quyền xem và chỉnh sửa cho tài liệu:

• Tracked changes: Cho phép thực hiện thay đổi có để lại nhận biết.
• Comments: Cho phép thêm vào các ghi chú trong văn bản.
• Filling in forms: Cho phép thay đổi các đối tượng trong biểu mẫu.
• No changes (read only): Không cho phép thay đổi, chỉnh sửa bất cứ đối tượng nào trong văn bản, chỉ cho phép đọc.

Lựa chọn quyền xem và chỉnh sửa cho tài liệu

Bước 5: Sau khi lựa chọn xong, bạn nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3 để bắt đầu cài đặt.

Yes, Start Enforcing Protection

Bước 6: Hệ thống hiển thị hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận mật khẩu để cài đặt bảo mật nội dung.

Nhập và xác nhận mật khẩu

Bước 7: Cuối cùng, nhấn OK để lưu lại cài đặt. Sau đó, bạn sẽ thấy phần thanh công cụ định dạng và chỉnh sửa được làm mờ đi, không sử dụng được.

Nhấn ok để lưu

IV. Cách bật bảo vệ một vùng dữ liệu Word bất kỳ

1. Cách khóa 1 section tùy ý trên Word

Hướng dẫn nhanh:

• Đặt con trỏ chuột tại vị trí section muốn khóa > Nhấn chọn mục Layout > Chọn Breaks > Chọn tiếp Continuous.
• Nhấn chọn Review > Chọn Restrict Editing > Tại mục Editing restrictions, tích chọn Allow only this type of editing in the document > Chọn chế độ Filling in forms > Nhấn chọn Select sections… > Chọn section muốn khóa trong hộp thoại Section Protection > Nhấn nút OK.
• Nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3 > Xuất hiện hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu nhập và xác nhận lại mật khẩu > Nhấn OK để lưu lại cài đặt.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí section muốn khóa > Nhấn chọn mục Layout.

Chọn layout

Bước 2: Tiếp tục nhấn chọn Breaks > Chọn tiếp Continuous.

Chọn Breaks > chọn tiếp Continuous

Bước 3: Sau đó, bạn nhấn tiếp vào mục Review > Chọn tiếp Restrict Editing.

Vào Review > Chọn tiếp Restrict Editing

Bước 4: Tại mục Editing restrictions, bạn tích chọn Allow only this type of editing in the document như hình bên dưới. Sau đó, chọn chế độ Filling in forms.

Chọn Allow only this type of editing in the document

Bước 5: Tiếp tục, nhấn chọn Select sections… ở bên dưới.

Nhấn chọn Select sections…

Bước 6: Sau đó, bạn chọn section muốn khóa bằng cách tích vào các mục trong hộp thoại Section Protection vừa xuất hiện > Nhấn nút OK.

Nhấn nút OK

Bước 7: Nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3.

Yes, start Enforcing Protection ở mục 3

Bước 8: Hệ thống hiển thị hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận mật khẩu để cài đặt bảo mật nội dung.

Hộp thoại Start Enforcing Protection

Bước 9: Cuối cùng, nhấn OK để lưu lại cài đặt.

Nhấn OK để lưu lại cài đặt

2. Khóa 1 phần, vùng nhỏ dữ liệu Word

Lưu ý: Đầu tiên, bạn cần phải đưa tab Developer ra thanh công cụ Word.

• Đối với Word 2007, bạn nhấn vào biểu tượng Office > Chọn Word Options. Sau đó, nhấn vào mục Popular > Tiếp tục, tích chọn vào mục Show Developer tab in the Ribbon.
• Đối với bản Word 2010 trở lên, nhấn chọn File > Chọn tiếp Options > Nhấn chọn Custom Ribbon > Ở phần Customize the Ribbon, chọn Main Tabs, rồi tích chọn vào Developer.

Hướng dẫn nhanh

• Bôi đen vùng dữ liệu muốn khóa > Chọn mục Developer > Nhấn chọn vào biểu tượng Rich text > Chọn tiếp biểu tượng Control Properties > Tại hộp thoại Content Control Properties, nhập Title và tích chọn 2 mục Content Control cannot be deleted và Content cannot be edit > Nhấn chọn OK.
• Tiếp tục nhấn chọn mục Developer > Chọn Restrict Editing > Tại phần Formatting restrictions, tích chọn Limit Formatting to a selection of styles.
• Nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3 > Xuất hiện hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu nhập và xác nhận lại mật khẩu > Nhấn OK để lưu lại cài đặt.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn khóa > Nhấn chọn mục Developer.

Nhấn chọn mục Developer

Bước 2: Tiếp tục nhấn chọn vào biểu tượng Rich text như hình bên dưới.

Nhấn chọn vào biểu tượng Rich text

Bước 3: Sau đó, nhấn vào biểu tượng Control Properties.

Nhấn vào biểu tượng Control Properties

Bước 4: Tại hộp thoại Content Control Properties, bạn cần nhập các nội dung:

• Title: Nhập tiêu đề cho vùng dữ liệu muốn khóa.
• Locking: Tích chọn vào 2 mục Content (Control cannot be deleted và Content cannot be edit).

Cuối cùng nhấn OK để lưu lại.

Hộp thoại Content Control Properties

Bước 5: Tiếp đến, nhấn chọn lại mục Developer > Chọn Restrict Editing.

Chọn lại mục Developer

Bước 6: Tại phần Formatting restrictions, bạn tích chọn Limit Formatting to a selection of styles cho phép định dạng, nhưng không được thay đổi nội dung khóa.

Tick chọn Limit Formatting to a selection of styles

Bước 7: Nhấn tiếp Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3.

Nhấn tiếp Yes, start Enforcing Protection

Bước 8: Hệ thống hiển thị hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận mật khẩu để cài đặt bảo mật nội dung.

Hộp thoại Start Enforcing Protection

Bước 9: Cuối cùng, nhấn OK để lưu lại cài đặt.

Nhấn OK để lưu cài đặt

Hy vọng với bài viết này, bạn có thể cài mật khẩu, đặt khóa các file Word quan trọng giúp bảo mật dữ liệu, an toàn khi soạn thảo. Nếu bạn còn thắc mắc gì về cách đặt mật khẩu, khóa file Word hãy để lại bình luận phía bên dưới để mọi người cùng thảo luận nhé. Chúc bạn thực hiện thành công!