Cách Giảm Dung Lượng File Excel Cực Hiệu Quả - Local Link Việt Nam

Excel là một công cụ hỗ trợ làm việc chúng ta thường xuyên sử dụng. Có một vấn đề là kích thước của các file Excel đôi khi quá lớn so với dung lượng thật của nó. Bạn sẽ mất cả phút chỉ để chờ file load xong. Đây thực sự là một phiền toái cho công việc của bạn vì vậy bài viết xin chia sẻ Cách giảm dung lượng file Excel cực hiệu quả.

1. Xác định file Excel bạn cần giảm dung lượng

Có rất nhiều nguyên nhân khiến file Excel của bạn có dung lượng lớn. Đó có thể là do các nhận xét, công thức, định dạng, trang tính ẩn,… và một hay nhiều chi tiết này đều có thể gây ảnh hưởng tới file. File Excel của bạn sẽ càng có dung lượng lớn khi bạn làm trong các lĩnh vực tài chính, đầu tư hay ngân hàng.

2. Tạo bản copy dự phòng của tệp Excel

Trước khi giảm dung lượng của file Excel, bạn phải xác định các file nào đang quá lớn. Tạo bản copy của tệp Excel đã chọn và làm theo cách bước tiếp theo dưới đây.

3. Xóa định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một chức năng khá hữu ích. Nó có thể cần khi bạn muốn làm nổi bật dữ liệu cụ thể. Nhưng nó cũng làm file Excel của bạn nặng hơn đáng kể. Nếu bạn muốn giảm dung lượng file Excel, bạn nên loại định dạng này khỏi bảng tính.Cách làm:

• Chọn một số ô được định dạng trên trang tính của bạn

• Bạn sẽ đi theo đường dẫn sau: Home tab > Conditional formatting > Clear Rules > Clear from Selected CellsNếu bạn muốn xóa định dạng có điều kiện khỏi tất cả các ô của mình, chọn Clear Rules from Entire Sheet.

4. Cắt từng bảng tính vào phạm vi được sử dụng

Các bảng tính Excel có thể có tới 1 triệu hàng. Tất nhiên, bạn sẽ khó mà sử dụng hết chúng. Điều cần làm để giảm dung lượng file Excel là loại bỏ các hàng, cột trống.Cách làm:

• Chọn các hàng và cột trắng bằng phím tắt Ctrl + Shift + Phím mũi tên phải/ xuống)

• Sau đó nhấp chuột phải > Nhấn Delete

 

5. Loại bỏ các công thức không cần thiết

Các công thức trong Excel là cách đẻ thao tác và kết hợp dữ liệu tốt hơn. Tuy vậy, ta thường quên xóa chúng khi kết thúc quá trình làm việc. Bạn cũng có thể giảm dung lượng file Excel bằng cách loại bỏ các công thức này.

Cách làm:

• Đầu tiên, chọn các ô tính bạn đang làm việc. Hoặc bấm Ctrl + A để chọn toàn bộ trang tính.

• Copy 

• Và dán Special: Values

 

Điều này cũng sẽ loại bỏ bớt các siêu liên kết làm tăng dung lượng file của bạn.

6. Nén ảnh trong Excel

File Excel là thường đặc thù cho những số liệu và tính toán. Nó thường không chứa các hình ảnh. Tuy vậy với một số yêu cầu nhất định, bạn vẫn phải sử dụng đến hình ảnh. Cách để giảm dung lượng file Excel trong trường hợp này là nén hình ảnh của bạn lại.

Cách làm:

• Chọn hình ảnh bạn muốn nén

• Chọn tab Picture Format

• Nhấp vào Compress

• Bỏ chọn hộp đầu tiên để nén tất cả ảnh trong tệp Excel của bạn

• Tùy chọn: chọn độ phân giải bạn muốn (chúng tôi khuyên dùng email).

 

7. Xóa định dạng dữ liệu

Định dạng dữ liệu sẽ cho phép cấu trúc thông tin chính xac hơn. Tuy vậy, nó cũng sẽ làm tăng dung lượng đáng kể các file. Nếu bạn tải file Excel qua lâu, hãy xóa các định dạng này.

Cách làm:

• Chọn tất cả các hàng, cột và ô được định dạng. Nhớ chọn các ô không chứa dữ liệu

• Tiếp đến chọn Home > Editing > Clear Format

 

8. Xóa watch

Các file Excel lớn với nhiều sheet và công thức thường chứa watch. Đôi khi nó sẽ làm tăng dung lượng file khá nhiều. Lời khuyên là sau khi làm việc, bạn nên xóa các watch. Điều này cũng có thể làm giảm dung lượng file Excel đáng kể cho bạn.

Cách làm:

• Đầu tiên chọn tab Formula tab > Watch Window

• Tiến hành chọn toàn bộ sau đó nhấn Delete

 

9. Loại bỏ dữ liệu ẩn (trang tính, hàng và cột) giúp giảm dung lượng file Excel

Các dữ liệu ẩn thường khá quan trọng với file Excel của bạn. Trước khi làm hãy chắc chắn bạn đã sao chép một file dự phòng. Bởi nếu xóa các dữ liệu ẩn bạn sẽ không thể phục hồi chúng nếu có vấn đề gì xảy ra. Tiếp đó là cách để giảm dung lượng file cho từng thành phần.

Cách làm với sheet:

• Nhấp chuột phải vào một sheet.

• Chọn “ Unhide ”.

• Lặp lại các bước trước cho mỗi sheet.

Bạn cũng có thể làm tương tự với các cột và hàng:

• Chọn toàn bộ trang tính của bạn bằng tổ hợp phím Ctrl + A.

• Nhấp chuột phải vào hàng / cột của bạn muốn chọn.

• Nhấp chọn “ Unhide “.

 

Tất cả các file Excel đã hiển thị ở màn hình. Lúc này, bạn có thể giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa các trang tính, cột và hàng không cần thiết. Bạn cũng có thể kiểm tra file để tìm ra các sheet quá nhiều dung lượng.

Trên đây là những chia sẻ về cách giảm dung lượng file Excel cực hiệu quả. Nếu cần hiểu rõ bạn vui lòng để lại câu hỏi tại đây hoặc email cũng có thể liên hệ hotline: 0983164104/ 0903 229 169  chúng tôi sẽ tư vấn, hỗ trợ, báo giá lắp mới, bảo trì dài hạn hệ thống máy tính cho khách hàng cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp với chất lượng dịch vụ đảm bảo tối ưu về công năng thiết bị và chi phí tiết kiệm nhất;

Nếu thấy bài viết giúp ích cho bạn và cộng đồng xin hãy ủng hộ đội ngũ phát triển bằng một “nhấp chuột” vào link quảng cáo phía trên hoặc chia sẻ nội dung bài viết này;