Cách Gmail Phân Loại Email - Tuấn Mon - Tuanmon

Giới thiệu

Hộp thư của Gmail được chia làm 4 tabs (mục): Primary, Promotions, Updates và Forums (đôi khi sẽ có thêm Social nữa).

Mình đã hỏi 5 người bạn của mình về sự khác biệt giữa 4 mục này, và mình rất ngạc nhiên khi 5 người đã đưa ra 5 định nghĩa khác (hẳn) nhau về chúng. Mình càng ngạc nhiên hơn khi mình không tìm thấy một văn bản chính thức nào của Google giải thích về ý nghĩa của những mục này.

Cá nhân mình tuy rằng cũng có những định nghĩa riêng cho các nhóm danh mục, nhưng nhiều khi mình lại thấy email đáng ra phải nằm ở Updates lại bay vào Promotion, và email đáng ra ở Primary nhưng lại bay vào Updates???

Để có thể quản lý Gmail tốt hơn, mình rất tò mò muốn hiểu khi nào một email sẽ được coi là Primary, và khi nào nó sẽ rơi vào 1 trong 3 mục còn lại.

Do vậy, mình đã quyết tâm đi tìm câu trả lời bằng cách tự phân tích hòm thư của mình và lên các diễn đàn công nghệ đọc các bài nghiên cứu về Gmail.

Bài viết này tổng hợp những insights mà mình tìm kiếm được trong công cuộc “lột trần” Gmail:

• Ý nghĩa của Primary, Promotions, Updates, Social và Forum
• Sự khác biệt giữa Important và Non-Important emails (email quan trọng và không quan trọng)

Ý nghĩa các danh mục trong Gmail

Vào tháng 2 năm 2013, Google cho ra mắt tính năng phân loại inbox thành các danh mục như Promotion và Social, với mục đích giúp người dùng quản lý email dễ dàng hơn.

Các email khi đến inbox (hòm thư) của bạn sẽ được Gmail tự động phân loại vào 1 trong 4 mục dưới đây.

1. Primary

Những email đến từ những người nằm trong danh bạ của bạn như bạn bè, người thân, đồng nghiệp, sẽ rơi vào trong danh mục này.

Ngoài ra, nếu bạn trao đổi email với một người khác hoặc một cá nhân/tổ chức không nằm trong danh sách bạn bè thì mail thread (đoạn hội thoại) đó cũng sẽ được để vào trong Primary.

Dựa vào định nghĩa này thì một email đáng ra phải nằm trong phần Updates cũng có thể nằm trong phần Primary, bởi vì khi nhận được email này, mình đã phản hồi nó và Gmail cho rằng đây là một cuộc hội thoại giữa mình và người gửi.

Ví dụ mình nhận được một email tự động từ Google Adwords, nhưng mình phản hồi lại để gửi feedback cho họ, và thế là email đó được tính nằm trong nhóm Primary.

2. Promotions

Những email marketing, quảng cáo, giveaway, voucher, coupon, mã giảm giá từ các website bán hàng sẽ thường rơi vào mục Promotions.

Gmail sẽ quét nội dung tiêu đề và nội dung email trước nó rơi vào inbox, và nhận diện những loại email kể trên dựa trên một vài từ khóa “ngành” thường được sử dụng để bán hàng. Một vài từ khóa kinh điển có thể kể đến như “100%”, “miễn phí”, “quà tặng”, “ưu đãi”… Đôi khi một vài email lạm dụng những từ khóa này còn bị Gmail phạt và bay thẳng vào Spam :))

Ví dụ, email của EdX rơi vào Promotions của mình do quảng cáo về khóa học với các từ khóa như “Courses”, “Enroll”, “Save 10%”

Bên cạnh email bán hàng, những email mang tính chất cung cấp thông tin từ những nhà phát triển app, website mà bạn đăng ký nhận newsletter cũng sẽ rơi vào phần này.

Một tiêu chí khác đối với các email ở mục này là chúng thường được gửi cùng một lúc cho nhiều người. Đây chính là lý do email của mình rơi vào hòm Promotions – mỗi khi mình gửi newsletters mình sẽ gửi cho cả 300 người một lúc, Google sẽ coi hành động này giống một người bán hàng đang cố gắng tiếp thị cho nhiều khách hàng.

Nhiều bạn không để ý sẽ bị miss mất email của mình, vì thế nên các bạn nhớ kéo email đó sang Primary nhé 🙁

Lưu ý: Những email nào rơi vào mục Promotions mà bạn trả lời lại sẽ nằm trong cả mục Promotions và Primary.

3. Updates

Thông thường, những email đến từ ngân hàng (thông báo số dư tài khoản), từ các ứng dụng (thông báo thay đổi mật khẩu, thông báo đăng nhập bất thường), hoặc email gửi hóa đơn, biên lai của những thanh toán trực tuyến sẽ rơi vào mục này.

Tuy nhiên, như bạn có thể thấy, trong phần Updates này tự nhiên lại lòi ra 2 email mà đáng ra phải rơi vào Promotions: 1 email là Roam Research giới thiệu tính năng mới của sản phẩm, 1 email là newsletter từ một bạn blogger mình quan tâm.

Ủa??

Sau khi tìm kiếm câu trả lời trên mạng thì chỉ có một lý do duy nhất dành cho điều này: Do thuật toán của Google có lỗi.

Như mình đã đề cập, Google sẽ liên tục sử dụng thuật toán để “đoán” xem một email nên rơi vào đâu dựa vào nội dung của nó. Do vậy, Google thường sẽ không quan tâm đến người gửi là ai, mà chỉ xem email đó có nội dung là gì để phân loại.

Trong trường hợp của mình, 2 email này có độ tương tác khá thấp so với các email còn lại, và có khả năng Google nhầm tưởng rằng đây là email thông báo giao dịch. Mình đoán là vì email từ Dalton Mabery có nhiều chữ “Amazon” ở trong đó, nên Google nghĩ rằng đây là email hóa đơn của Amazon, còn email từ Roam Research thì… chịu.

Nhưng một điều mình khá chắc là Google có dựa vào từ khóa ở trong tiêu đề và email, vì với cùng người gửi là Roam, mình lại nhận được email khác ở hòm Promotions (??)

Sau khi phân tích thì mình thấy là email này có chứa nhiều từ khóa khá “salesy” kiểu như “Crash course”, “$100”, “$4k”, “win prize”…

4. Social

Theo định nghĩa của Google thì Social là nơi những email liên quan đến mạng xã hội, các trang web hẹn hò, chia sẻ hình ảnh, video sẽ rơi vào. Cá nhân mình không dùng email cá nhân cho mạng xã hội, cũng không dùng trang web hẹn hò nào nên mình không biết chia sẻ gì thêm ở đây =)))

5. Forums

Theo mình đánh giá thì đây là danh mục mà Gmail phân loại chính xác nhất =)))

Quy tắc rất đơn giản: Nếu bạn được thêm vào trong một email nhóm, hoặc đăng ký tài khoản ở một diễn đàn nào đó, toàn bộ email gửi cho bạn thông qua nhóm/diễn đàn này sẽ nhảy vào đây.

Trong trường hợp của mình thì mình sẽ hay nhận được email từ khối trưởng (thời còn học sinh viên) và email của khoa kinh tế đối ngoại ở đây. Tìm lại khá là dễ dàng.

Phân biệt giữa email Important và non-important

Từ từ, tại sao lại phải quan tâm một email quan trọng hay không?

Việc phân loại email quan trọng giúp cho bạn dễ dàng tìm kiếm lại những email quan trọng nhất mà không bị xao nhãng bởi những email không liên quan.

Việc gắn nhãn important – non-important cũng sẽ giúp chúng ta sắp xếp lại inbox một cách dễ dàng hơn.

Thuật toán phân loại độ quan trọng (hay nè)

Bên cạnh việc phân loại email vào các danh mục khác nhau, Google còn phân loại email dựa trên độ quan trọng.

Nếu bạn để ý, có những email sẽ được gắn nhãn màu vàng (important) và có những email không có nhãn nào cả (non-important)

Khi chúng ta đưa con trỏ chuột qua phần nhãn màu vàng này, chúng ta sẽ thấy một câu: “Important according to Google Magic”

Vậy Google Magic là gì? ?‍♂️

Google Magic là một thuật toán của Google luôn luôn hoạt động ngầm trong tài khoản Gmail của bạn. Nó sẽ đánh giá độ quan trọng của một email dựa vào rất nhiều metrics (thông số) mà bình thường bạn sẽ không để ý.

Theo nghiên cứu của Google, những thông số dùng để đánh giá độ quan trọng của một email gồm có:

• t: thời gian kể từ khi email rơi vào inbox cho đến khi bạn có tác động lên nó (đọc, xóa, archive…)
• T: một khoảng thời gian Google tiên đoán bạn sẽ thực hiện hành động
• a: hành động bạn thực làm với email (đọc, xóa, archive..)
• A: nhóm hành động mà Google cho rằng sẽ thể hiện một email là quan trọng (đọc, trả lời, sửa đổi label…). a là nhóm con của A.

Cách Google dự đoán một email là quan trọng là: Trong khoảng thời gian 24 tiếng kể từ khi bạn nhận được một email, nếu bạn thực hiện một hành động a và hành động đó được định nghĩa sẵn là một hành động quan trọng (nhóm A) thì Google sẽ đánh giá đó là một email important.

Quay trở lại với inbox của mình thì mình thấy rằng những email được đánh dấu quan trọng là:

• Những email nào mình trả lời qua lại
• Bên cạnh đó, mình chỉ cần hay mở một email từ ai đó (không trả lời) thì email đó cũng được tính luôn là important.
• Những email Updates liên quan đến tài khoản (thay đổi mật khẩu, thay đổi số dư)
• Những email đến từ contact ở trong danh bạ.

Điều này có nghĩa, với cùng một người gửi, mà sau một thời gian mình không tương tác gì (mở, đọc) thì Google sẽ không còn gắn nhãn cho người đó nữa.

Như bạn có thể thấy email của Roam Research được Google dán nhãn lần đầu là quan trọng (vì mình hay mở ra đọc), nhưng sau đó mình thấy nội dung email không còn liên quan nữa, lúc nào nhận là mình cũng archive luôn. Thành ra kể từ đó về sau chúng ta không thuộc về nhau =))

Để có thể dự đoán được độ quan trọng của email thì Google sẽ không chỉ dựa vào dữ liệu của bạn mà phải dựa vào dữ liệu của hàng triệu tài khoản khác. Nếu nhân số tài khoản này với số email nhận được mỗi ngày thì cỗ máy của Google phải xử lý đến hàng tỉ phép tính mỗi phút, và do đó, chúng ta mới có những trung tâm dữ liệu khổng lồ to đến vài cánh đồng như thế này:

Dĩ nhiên, thuật toán của Google không phải lúc nào cũng đúng – Google mới đạt được tỉ lệ 80 (cộng trừ 5) phần trăm thôi. Do đó, thi thoảng bạn sẽ gặp trường hợp một email chẳng liên quan gì cũng được coi là quan trọng, hoặc một email rất quan trọng nhưng Google coi nó là không quan trọng. Trong trường hợp đó, bạn chỉ cần tự tay bấm vào nhãn important để “dạy” Google, và từ sau Google sẽ “rút kinh nghiệm” :))

Đọc thêm về thuật toán của Google tại đây.

Đánh giá cá nhân

Mình thấy rằng tuy hai cách phân loại tự động của Gmail rất tiện, nhưng nó lại không tối ưu với mình.

Thứ nhất, độ chính xác chưa cao. Nhiều email mình vẫn phải sắp xếp/gắn nhãn thủ công.

Thứ hai, danh mục không phù hợp với hoàn cảnh. Mình không thích việc Google chia danh mục thành Primary, Promotions, Updates… Có quá nhiều định nghĩa mà mình phải nhớ, khiến cho việc tìm lại email khá mất thời gian. Mình chỉ tư duy theo một hướng: Email đã đọc, và chưa đọc, và mình muốn inbox của mình chỉ hiện đúng hai loại email đó thôi. Với cách hiện tại, email đã đọc và chưa đọc có thể cùng nằm trong một danh mục.

Do vậy, tuy mình biết phương pháp quản lý email này rất tiện, cá nhân mình lại không sử dụng nó. Mình nghĩ rằng có hai cách hay hơn (rất nhiều) và mình sẽ chia sẻ với bạn ở trong post Cách Marie Kondo Gmail của bạn nhé!

Tổng kết

Gmail có hai cách phân loại email chính: dựa trên nội dung của email và dựa trên hành động của người sử dụng đối với email.

Với cách thứ nhất, Gmail sẽ chia các email bạn nhận được thành 4 nhóm chính: Primary, Promotions, Updates và Forum (đôi khi sẽ có Social). 4 nhóm này sẽ xuất hiện mặc định ở trong inbox của bạn mà bạn không cần phải làm gì cả.

Với cách thứ hai, Gmail sẽ dán nhãn từng email mà bạn nhận được. Nếu một email được bạn tương tác trong một khoảng thời gian nhất định, Google sẽ coi đó là quan trọng và gắn nhãn “Important”. Dĩ nhiên, bạn có thể tự tay gắn nhãn cho email đó, và từ sau Google sẽ học và cải thiện độ chính xác cao hơn.

Tuy nhiên cá nhân mình thấy rằng cách phân loại này vẫn chưa thực sự chính xác và tối ưu với mình. Mình sẽ chia sẻ với bạn cách mình sắp xếp Gmail ở bài blog lần sau nhé!

—

Bạn nghĩ sao về cách Gmail phân loại email? Có điều gì mình chưa đề cập mà bạn nghĩ sẽ thú vị không? Nhớ để lại comment cho mình biết nhé!

Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ lên mạng xã hội để giúp cho nhiều bạn trẻ Việt Nam được tiếp cận với những phương pháp tối ưu năng suất nhé!

• Facebook
• Twitter
• LinkedIn
• Mail

Nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên đăng ký newsletters của Many One Percents cùng gần 2000 bạn đọc mỗi tuần. Những lợi ích độc quyền cho các bạn subscribers:

• Đọc các bài blog sớm nhất (2-3 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
• Đọc Weekly Discovery (sản phẩm thú vị nhất tuần)
• Giveaway code để sử dụng các sản phẩm công nghệ miễn phí
• Những cập nhật và dự định mới nhất về blog

Tags:

#gmail#gsuite