Cách Gộp ô Và Cột Trong Excel Không Mất Dữ Liệu Chi Tiết đơn Giản Nhất

Gộp ô và cột trong Excel là một thao tác rất đơn giản và thường gặp khi dùng Excel. Hãy cùng Điện máy XANH tìm hiểu cách gộp ô và cột trong Excel nhanh chóng, không mất dữ liệu chi tiết, đơn giản nhất qua bài viết này nhé!

• Khi gộp ô, cột, chỉ có dữ liệu của ô đầu tiên trên cùng bên trái trong phần bạn chọn là được giữ lại, dữ liệu trong những ô còn lại sẽ bị xóa.
• Trường hợp công cụ Merge & Center có màu xám thì có khả năng những ô bạn chọn đang ở trạng thái chỉnh sửa hoặc đang nhập dữ liệu. Bạn hãy thử nhấn Enter và tiến hành gộp ô lại.
• Trường hợp dữ liệu của bạn đang ở định dạng bảng, bạn sẽ không thể tiến hành gộp ô. Khi đó, bạn hãy tiến hành đổi dữ liệu về dạng số liệu thông thường bằng cách chọn 1 ô trong vùng dữ liệu, tại Table Tools > Design bạn hãy chọn Convert to Range.
• Excel không cung cấp sẵn công cụ giúp bạn chọn lựa riêng giữa các ô đã gộp và ô chưa gộp. Mọi thao tác bạn phải thực hiện thủ công.

Bài hướng dẫn được thực hiện trên laptop HP với phiên bản Excel 2010, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Excel 2007, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2020, Microsoft Excel 365 với thao tác tương tự.

1Tại sao nên gộp ô trong Excel?

• Tăng tính thẩm mỹ: Gộp ô giúp bảng tính trong Excel trông gọn gàng, thẩm mỹ và giúp việc theo dõi thông tin trên trang tính dễ dàng hơn.
• Giảm sự lặp lại: Nếu trang tính có nhiều ô cùng nội dung và ở cạnh nhau, việc gộp ô lại không chỉ tránh được sự trùng lặp thông tin mà còn giúp bạn giảm thời gian chỉnh sửa.
• Thể hiện các dữ liệu liên quan: Việc gộp ô lại sẽ giúp người đọc dễ nhận ra sự liên quan trong một nhóm dữ liệu, từ đó giúp cho việc theo dõi bảng tính trở nên thuận tiện hơn.
• Tiết kiệm diện tích trên bảng tính: Các ô khi được gộp lại với nhau có thể giúp giảm diện tích sử dụng bảng tính và nhìn sạch sẽ, gọn gàng hơn.

Gộp ô trong Excel giúp trang tính trong gọn gàng và thẩm mỹ hơn

2Cách gộp ô và cột trong Excel không mất dữ liệu

Sử dụng chức năng CONCATENATE

Excel cũng có sẵn hàm CONCATENATE để bạn thực hiện gộp ô thủ công.

Cú pháp:

=CONCATENATE(text1, text2,...).

Trong đó: text1, text2 có thể là một ô trong bảng tính, hoặc một kí tự ngăn cách như "," hoặc ":",...

Ví dụ: =CONCATENATE(A1,", ",B1) sẽ cho kết quả như sau:

Kết quả khi sử dụng hàm CONCATENATE trong Excel

Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng trực tiếp cú pháp sau: =[text1]&[text2]&[text3]&...

Ví dụ: =A1&", "&B1. Kết quả cho ra cũng tương tự như bạn sử dụng hàm CONCATENATE.

Kết quả tương tự như khi sử dụng hàm CONCATENATE

Tuy nhiên, hàm CONCATENATE sẽ cho kết quả trong một ô riêng biệt với các ô chứa dữ liệu. Do đó, để gộp các ô trên vào vị trí trên cùng bên trái của dữ liệu gốc, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Copy ô chứa công thức CONCATENATE.

Bước 2: Dán giá trị vừa sao chép vào ô trên cùng bên trái dữ liệu gốc bằng lệnh Paste > Values.

Sử dụng công cụ Paste Special > Values để dán giá trị vừa sao chép

Sử dụng chức năng Merge & Center

Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn gộp. Lưu ý: các ô phải ở liền kề nhau.

Bước đầu tiên là chọn các ô mà bạn muốn gộp

Bước 2: Chọn thẻ Home > chọn mục Alignment.

Bạn chọn Home và sau đó chọn mục Alignment

Bước 3: Chọn kiểu gộp trong Merge & Center.

• Merge & Center: Gộp nhiều ô được chọn thành một ô duy nhất và căn giữa thông tin trong ô.
• Merge Across: Gộp nhiều ô được chọn thành từng hàng riêng biệt.
• Merge Cells: Gộp nhiều ô được chọn thành một ô duy nhất và không căn giữa thông tin trong ô.
• Unmerge Cells: Hủy gộp ô.

Cuối cùng là chọn kiểu gộp trong Merge & Center

Dùng toán tử &

Toán tử & là cách ghép nối (kết hợp) một hoặc nhiều chuỗi văn bản để tạo một đoạn văn bản duy nhất. Với cách này, bạn có thể ghép 2 cột trong Excel nhanh chóng mà không bị mất dữ liệu.

Bạn áp dụng công thức sử dụng toán tử =A2&" "&B2. Trong đó A2, B2 là 2 ô bạn cần ghép dữ liệu. Để giá trị giữa ô A2 có khoảng cách với giá trị ô B2, bạn hãy thêm một khoảng trống giữa 2 dấu ngoặc kép. Ngược lại, nếu bạn muốn dữ liệu của 2 ô viết liền không cách, hãy để 2 dấu ngoặc kép liền kề nhau.

Bước 1: Nhập công thức toán tử =A2&" "&B2.

Bạn nhập công thức toán tử &

Bước 2: Nhấn Enter và xem kết quả.

Nhấn Enter và xem kết quả

Bước 3: Áp dụng công thức và thực hiện tương tự vào các ô tiếp theo và có được kết quả như hình phía dưới.

Thực hiện tương tự vào các ô tiếp theo

Xem thêm: Cách chép công thức Excel

Sử dụng Merge Cells for Excel

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ ngoài Merge Cells for Excel để gộp nhiều ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu.

Cụ thể hơn, công cụ giúp bạn gộp được cả hàng và cột, đồng thời hỗ trợ đa dạng định dạng dữ liệu, bạn có thể gộp cả ngày tháng và kí tự đặc biệt.

Hơn nữa, công cụ còn cho phép bạn điều chỉnh kết quả mong muốn sau khi gộp, chẳng hạn như bỏ qua ô trống, xuống dòng, hoặc tách các giá trị gộp bằng khoảng cách, dấu phẩy,...

Để gộp ô bằng Merge Cells for Excel, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy tải công cụ Merge cells for Excel về tại đây.

Công cụ bổ trợ Merge Cells for Excel

• Phiên bản hỗ trợ: Excel dùng Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 (không hỗ trợ Office Insider).
• Hệ điều hành tương thích: Windows 10, 8.1, 8, 7 (không hỗ trợ Windows Insider).
• Mức giá: Miễn phí dùng thử 14 ngày đầu, sau đó trả phí $99 (tương đương khoảng 2.280.000 VNĐ) để sử dụng vĩnh viễn.

Bước 2: Chọn tất cả ô cần gộp.

Bước 3: Tại tab Ablebits Data, chọn Merge Cells. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh thông số và tính năng gộp để có kết quả gộp mong muốn.

Tại tab Ablebits Data, chọn Merge Cells

Gồm có những lựa chọn sau:

• Select your range: Chọn vùng dữ liệu cần gộp.
• How to merge: Chọn cách thức gộp, gồm có: Columns into one (gộp theo chiều ngang tất cả các cột về cột đầu tiên), Rows into one (gộp theo chiều dọc tất cả các hàng về hàng đầu tiên), Cells into one (gộp tất cả dữ liệu về cùng 1 ô).
• Separate values with: Chọn ký tự phân cách giữa các giá trị gộp.
• Place the results to: Chọn vị trí cho kết quả gộp.
• Clear the contents of the selected cells: Dữ liệu của các ô còn lại sau khi gộp sẽ bị xoá.
• Merge all areas in the selection: Ngoài dữ liệu được gộp, các ô cũng sẽ được gộp thành một.
• Skip empty cells: Bỏ qua các ô trống.
• Wrap text: Tự động xuống hàng khi không đủ độ rộng.

Các lựa chọn gộp của công cụ Merge Cells for Excel

Bước 4: Chọn Merge để tiến hành gộp.

Kết quả khi sử dụng công cụ Merge Cells for Excel

Xem thêm:

• Cách in 2 mặt trong Excel 2010, 2013, 2016,... đơn giản và không bị ngược
• Cách tắt/ bật đèn bàn phím laptop (đầy đủ các dòng) phổ biến hiện nay
• Cách khắc phục lỗi pin laptop bị gạch chéo đỏ hiệu quả chi tiết

Hy vọng thông tin trên bài viết sẽ giúp bạn biết cách gộp ô và cột trong Excel không mất dữ liệu chi tiết, đơn giản nhất nhé!