CÁCH GỬI HỒ SƠ XIN VIỆC QUA MAIL NHANH CHÓNG, HIỆU QUẢ

Mặc dù có nhiều nền tảng tuyển dụng, việc làm cho phép ứng viên ứng tuyển trực tuyến chỉ bằng một bước đơn giản nhưng hình thức gửi hồ sơ xin việc qua email vẫn rất phổ biến. Vậy, bạn đã thực sự biết cách gửi hồ sơ xin việc theo hình thức này sẽ cần chuẩn bị gì, làm sao cho đúng chuẩn?

I. Vì sao nhiều ứng viên chọn gửi hồ sơ xin việc qua email?

Có rất nhiều ứng viên có suy nghĩ rằng, chỉ là ứng tuyển qua email thôi thì gần như ai mà chẳng biết gửi, đâu có gì khó khăn. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh là chẳng phải ai cũng biết cách gửi hồ sơ xin việc qua email. Trước hết, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem vì sao giữa nhiều phương án khác nhau, hình thức ứng tuyển này lại được ưa chuộng đến vậy nhé.

Thông thường, các ứng viên ngày nay có thể lựa chọn một số cách gửi hồ sơ xin việc như sau: Gửi qua email, ứng tuyển trực tuyến qua nền tảng/ website tuyển dụng, gửi bằng cách inbox qua Facebook hoặc mạng xã hội khác. Ở một số cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đặc thù thì yêu cầu ứng viên gửi hồ sơ bản cứng, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Mỗi hình thức có ưu nhược điểm riêng nhưng không thể phủ nhận rằng trong đó, gửi qua email vẫn gần như là phổ biến nhất.

Nguyên nhân chủ yếu là vì cả ứng viên và nhà tuyển dụng đều đã khá quen thuộc khi gửi và nhận hồ sơ xin việc qua email. Ở dưới mỗi tin đăng tuyển, nhà tuyển dụng cũng đều đính kèm thông tin email và số điện thoại để ứng viên gửi CV hoặc đặt câu hỏi, thắc mắc khi cần về công việc cũng như các thông tin liên quan. Hơn nữa, với nhà tuyển dụng thì việc ứng viên biết cách gửi hồ sơ xin việc qua email hay không cũng phần nào thể hiện tính cách (cẩn thận, chi tiết) và sự chuyên nghiệp.

II. Một bộ hồ sơ xin việc gửi qua email gồm những gì?

1. CV xin việc

CV xin việc là tài liệu đầu tiên, không thể không có trong hồ sơ xin việc của bạn dù gửi qua email hay qua kênh nào khác. Thường thì ngay khi nhận được email ứng tuyển của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ đọc lướt nội dung trên email và kéo xuống xem phần đính kèm để tìm kiếm CV. Không có gì quá đặc biệt ở phần này vì dù thế nào, CV vẫn luôn quan trọng và để xin việc thành công, việc bạn gửi CV qua đâu không quan trọng bằng trong CV bạn viết những gì.

Hãy đảm bảo rằng CV xin việc của bạn chọn đúng mẫu, có định dạng rõ ràng mạch lạc, bố cục các phần hợp lý, màu sắc và font chữ dễ đọc. Hơn nữa, nội dung CV, cách trình bày các phần cũng phải đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu của nhà tuyển dụng, trong đó tập trung làm nổi bật thế mạnh ở học vấn, kinh nghiệm và kỹ năng. Lưu ý là CV xin việc của bạn nên được gửi đi dưới định dạng file PDF - tránh gửi file Word vì cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

2. Thư xin việc

Không phải yêu cầu bắt buộc nhưng nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao các ứng viên chủ động viết và gửi thư xin việc (còn gọi là đơn xin việc hay thư ứng tuyển). Mặc dù đây chỉ là một tài liệu ngắn gọn, trình bày trong khoảng một trang giấy nhưng ưu điểm là qua đó, ứng viên có thể giới thiệu nhiều hơn về mình, giải thích một số thông tin trong CV hoặc bày tỏ nguyện vọng tha thiết muốn được trả thành một thành viên của công ty.

3. Portfolio

Portfolio thường được một số nhà tuyển dụng trong những ngành nghề cụ thể yêu cầu ứng viên gửi để họ có thể kiểm tra, đánh giá đầy đủ, chính xác hơn về năng lực hoặc phong cách của bạn. Những công việc như kiến trúc sư, thiết kế đồ họa, thiết kế nội thất, biên tập viên, báo chí - truyền thông... thường sẽ yêu cầu bạn gửi portfolio. Bạn có thể gửi dưới dạng file PDF là tốt nhất.

4. Tài liệu khác (nếu có)

Một số vai trò đặc biệt yêu cầu ngoại hình chẳng hạn, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn gửi kèm ảnh chụp chân dung hoặc tương tự. Đôi khi, dù không được yêu cầu nhưng nếu muốn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn có thể chủ động gửi kèm - không nhất thiết phải đầy đủ như portfolio nhưng có thể là 1, 2 trang cái link bài viết đã đăng, dự án bạn đã tham gia...

III. Cách gửi hồ sơ xin việc qua email

1. Cách đặt tiêu đề email khi gửi hồ sơ xin việc

Tiêu đề email (phần Subject) tưởng như đơn giản nhưng lại là một phần đặc biệt quan trọng. Suy cho cùng, những người biết cách gửi hồ sơ xin việc qua email trước hết là người biết cách viết tiêu đề thế nào để nhà tuyển dụng click vào, không bỏ qua hoặc tệ hơn là bị hệ thống cho vào mục spam (thư rác).

Tiêu đề email thường bao gồm: Họ tên ứng viên, vị trí ứng tuyển, có thể bao gồm cả thông tin về CV ứng tuyển. Ví dụ: "NGUYEN VAN A - LAP TRINH VIEN"; hoặc "CV XIN VIEC LAP TRINH VIEN - NGUYEN VAN A".

2. Cách trình bày nội dung trong email

2.1. Lời chào

Lời chào đầu tiên trong email xin việc rất ngắn gọn nhưng chào sao cho hợp lý thì không dễ. Bạn viết rằng "Chào Ngài" hay "Chào ông/ bà"? Bạn muốn chào một cá nhân hay chào một bộ phận, phòng ban mục tiêu? Điều này rất khó để quyết định nhưng lại ảnh hưởng tới ấn tượng bạn mang tới cho nhà tuyển dụng.

Lời khuyên của JobOKO là bạn nên giữ thái độ lịch sự trong phần này và thêm một chút khéo léo. Nếu không biết về nhà tuyển dụng bạn liên lạc, hãy chào chung chung như: "Kính gửi Anh/ Chị" hoặc "Kính gửi Phòng hành chính Nhân sự công ty...". Tránh trường hợp bạn chào người A nhưng hồ sơ xin việc được gửi tới người B xử lý. Dĩ nhiên, nếu bạn chắc chắn về người nhận email thì hãy viết đầy đủ họ tên, chức danh của họ nhé, chẳng hạn: "Kính gửi Anh Nguyễn Văn A, Trưởng phòng Hành chính nhân sự Công ty...".

2.2. Đừng quên giới thiệu bản thân

Nội dung tiếp theo trong email xin việc là bạn phải giới thiệu bản thân để nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Chỉ một câu ngắn gọn nhưng cần được trau chuốt, kiểm tra kỹ lưỡng. Bạn hãy viết họ tên, có thể giới thiệu cả về trường lớp, ngành học hoặc số năm kinh nghiệm (tùy vào điều kiện của bản thân). Ví dụ: "Tôi là Nguyễn Văn A, sinh viên tốt nghiệp tháng 6/2021 chuyên ngành Cơ khí, Đại học Bách khoa Hà Nội"; hoặc "Tôi là Nguyễn Văn A, có 3 năm kinh nghiệm trong vai trò kỹ sư cơ khí".

2.3. Bạn đã thấy tin tuyển dụng tại đâu, qua kênh nào?

Để đo lường hiệu quả tuyển dụng qua các kênh khác nhau, nhiều nhà tuyển dụng sẽ muốn biết (hoặc yêu cầu cụ thể) rằng ứng viên thấy tin đăng tuyển qua kênh nào. Khi bạn gửi CV trực tuyến qua website tuyển dụng thì thông tin sẽ hiển thị luôn, còn gửi hồ sơ xin việc qua email thì cần viết rõ. Rất đơn giản, cấu trúc sẽ là: "Sau khi thấy tin tuyển dụng trên Joboko.com, tôi cảm thấy mình có thể đáp ứng được các yêu cầu và khá phù hợp với vai trò Nhân viên Biên tập nội dung website"...

2.4. Trình bày lý do ứng tuyển, nguyện vọng, mong muốn

Có thể nói đây là phần chính trong nội dung email xin việc. Dù bạn bắt đầu email như thế nào, giới thiệu ra sao thì rõ ràng, bạn cần phải trình bày lý do chính khiến bạn gửi email này. Bạn có thể viết rằng: "Từ lâu tôi đã quan tâm đến các cơ hội việc làm tại quý công ty và tôi cảm thấy thật may mắn khi thấy tin tuyển dụng vị trí [tên vị trí] phù hợp với mình. Do đó, tôi gửi email ứng tuyển vào vị trí này với mong muốn có được cơ hội phỏng vấn và sớm trở thành một thành viên chính thức trong công ty".

2.5. Nhắc tới file đính kèm

Đương nhiên, nếu bạn chỉ viết mỗi nội dung email thì dù có ấn tượng tới đâu, lời lẽ thu hút tới đâu cũng không đủ. Điều quan trọng hơn mà nhà tuyển dụng muốn thấy sẽ là CV xin việc của bạn và tài liệu khác trong file đính kèm. Làm thế nào để "nhắc" họ rằng bạn đã đính kèm file trong email xin việc? Rất đơn giản, trong nội dung email, bạn hãy viết rằng "Thông tin chi tiết tôi xin được gửi đến quý công ty qua các file đính kèm bao gồm [liệt kê danh sách các file bạn gửi]" hoặc "Thông tin chi tiết, anh/ chị vui lòng xem trong file đính kèm".

Cuối cùng, bạn cũng đừng quên "nhắc nhẹ" lại một lần nữa rằng bạn mong muốn nhận được phản hồi sớm nhất.

3. Về chữ ký trong email ứng tuyển và các file đính kèm

Nói đến cách gửi hồ sơ xin việc qua email, có một yếu tố rất nhỏ nhưng có thể cũng khá quan trọng đó là chữ ký email ở cuối thư. Bạn có thể thắc mắc rằng mình đã đính kèm CV xin việc bao gồm cả thông tin liên hệ ở đó thì vì sao cần chữ ký để làm gì? Thực tế, chữ ký thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên và cũng tiện nếu nhà tuyển dụng muốn liên hệ (dễ dàng hơn so với việc phải tìm thông tin qua CV). Chữ ký thường chỉ gồm có: Họ tên, số điện thoại, email. Bạn có thể ẩn chức danh ở công ty cũ, vị trí cũ.

Trong khi đó, đối với các file đính kèm, bạn hãy nhớ rằng phải kiểm tra hết nội dung các file trước khi gửi đi, đồng thời đặt tên file rõ ràng, không để tất cả chỉ bao gồm tên bạn vì nhà tuyển dụng sẽ chẳng biết đó là file gì. Bạn nên phân biệt rõ như "CV xin viec - Nguyen Van A", "Thu xin viec - Nguyen Van A". Nếu như phải gửi cả portfolio và ảnh, tất cả quá nặng thì bạn có thể gửi dưới dạng file nén (hiếm khi xảy ra).

IV. Lỗi cần tránh khi gửi hồ sơ xin việc qua email

1. Viết sai, viết thiếu, thông tin không rõ ràng

Ứng tuyển là một nhiệm vụ cần sự nghiêm túc vì qua đó có thể thể hiện sự tôn trọng của bạn với công việc, với nhà tuyển dụng và với chính mình. Nếu như không chỉn chu, không kiểm tra kỹ để cho email viết sai tên bạn, tên công ty, thông tin bị thiếu hoặc không rõ ràng,... dù là lỗi chính tả cũng có thể khiến bạn mất đi cơ hội việc làm mơ ước. Đối với phần tiêu đề hoặc những phần cần viết hoa, hãy viết hoa tất cả, tránh trường hợp không thống nhất, nhìn chữ bị lộn xộn khó đọc.

2. Quên không đính kèm file CV xin việc, tài liệu khác theo yêu cầu

Sẽ thật tệ nếu bạn viết ở phần nội dung email xin việc rằng bạn đính kèm CV cũng như tài liệu khác nhưng nhà tuyển dụng lại không tìm được tài liệu đó. Hãy chắc chắn bạn đã đính kèm rồi mới gửi email nhé.

3. Vấn đề xưng hô không phù hợp

Nhìn chung, các xưng hô như ngài, ông, bà đều khá lịch sự nhưng không thích hợp trong đa số các tình huống. Người đứng đầu công ty có thể gọi như vậy nhưng thường họ cũng không trực tiếp duyệt CV của bạn ở bước đầu tiên. Đối tượng liên hệ của bạn thường là chuyên viên tuyển dụng nhân sự, trưởng bộ phận... Hãy gọi anh/ chị thì thân thiện và không bị "quá", không cầu kỳ và gây cảm giác cứng nhắc.

4. Dùng email của công ty bạn đang làm việc

Email bạn dùng để gửi hồ sơ xin việc nên là email cá nhân của bạn, đặc biệt tránh dùng email công việc tại công ty bạn đang làm việc vì như vậy có thể dẫn tới nhiều vấn đề cho bạn hay đơn giản là nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp. Thậm chí nếu cần, bạn cũng có thể lập 1 tài khoản gmail mới để tìm việc, ứng tuyển thay vì sử dụng địa chỉ email không phù hợp.

Nguồn: Joboko