Cách Hạch Toán Các Khoản Tạm ứng - Tài Khoản 141

Hướng dẫn cách hạch toán khoản tạm ứng - Tài khoản 141, hạch toán Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động, hạch toán nhập lại khoản tạm ứng.

1. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 141 - Tạm ứng

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

b) Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc (Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.

c) Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.

- Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.

d) Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

Sơ đồ chữ T hạch toán Tài khoản 141

2. Kết cấu và nội dung Tài khoản 141

Bên Nợ:	Bên Có:
- Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.	- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán; - Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương; - Các khoản vật tư đã tạm ứng sử dụng không hết nhập lại kho.
Số dư bên Nợ: Số tạm ứng chưa thanh toán.

3. Cách hạch toán tạm ứng một số nghiệp vụ.

a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 141 - Tạm ứng Có các TK 111, 112, 152,...

b) Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi: Nợ các TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642, ... Có TK 141 - Tạm ứng.

c) Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 334 - Phải trả người lao động Có TK 141 - Tạm ứng.

d) Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi: Nợ các TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,... Có TK 111 - Tiền mặt.

Kế toán Thiên Ưng xin đưa ra ví dụ như sau: Ngày 28/6/2024 anh Nguyễn Văn A tạm ứng 8.000.000đ để đi mua ống đồng phục vụ thi công lắp đặt điều hòa => Hạch toán: Nợ TK 141: 8.000.000đ (anh A) Có TK 111: 8.000.000đ Ngày 29/6 anh A đi mua ống đồng hết 6.000.000đ chưa VAT 10% => Hạch toán Nợ TK 152: 6.000.000đ Nợ TK 133: 600.000đ Có TK 141: 6.600.000đ (anh A) Kế toán lập phiếu thu để thu lại số tiền thừa đã tạm ứng cho anh A để nhập quỹ => Hạch toán Nợ TK 111: 1.400.000 Có TK 141: 1.400.000 (anh A)

Chú ý: Đây là khoản tiền tạm ứng cho nhân viên để mua nguyên vật liệu, vật tư ... Còn nếu là khoản tạm ứng lương thì phải hạch toán qua tài khoản 334.

Chi tiết xem tại đây: Cách hạch toán tiền lương ứng trước.

Chúc các bạn thành công! Kế toán Thiên Ưng liên tục khai giảng các lớp học kế toán thực hành thực tế, thực hành lập Báo cáo tài chính, quyết toán thuế trực tiếp trên chứng từ thực tế.

-----------------------------------