Cách Hạch Toán Tài Khoản 642 - TK Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

642 là tài khoản gì? Hạch toán TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp như thế nào? TK chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Xem chi tiết tại bài viết này.

Nội dung chính:

• I. Khái niệm, nguyên tắc kế toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
  • 1. Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
  • 2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
• II. Kết cấu, nội dung phản ánh tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
• III. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
• IV. Câu hỏi thường gặp về tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

I. Khái niệm, nguyên tắc kế toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

1. Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp, ảnh hưởng đến lợi nhuận và số thuế TNDN phải nộp.

Vì vậy, CPQLDN cần phải được theo dõi đúng nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tính toán chính xác lợi nhuận.

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 642 phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm:

• Các khoản phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp như tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN;
• Chi phí vật liệu dùng cho văn phòng như văn phòng phẩm, CCDC…;
• Chi phí khấu trừ tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho quản lý doanh nghiệp;
• Các loại thuế và phí như: tiền thuê đất, thuế môn bài...;
• Các khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi;
• Dịch vụ mua ngoài (tiền điện, nước, điện thoại, fax, chi phí trả cho nhà thầu phụ, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...);
• Chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, công tác phí của nhân viên, hội nghị khách hàng...).

Những chi phí quản lý doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo chế độ kế toán nhưng lại không được coi là chi phí khi tính thuế TNDN thì chỉ được điều chỉnh trong tờ khai quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp mà không được ghi giảm chi phí kế toán.

Ngoài những tài khoản chi tiết cấp 2 đã được mở theo quy định, tùy theo nhu cầu quản lý mà doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí.

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

II. Kết cấu, nội dung phản ánh tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bên Nợ: Các chi phí quản lý thực tế phát sinh trong kỳ; Số dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng nợ phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).	Bên Có: Các khoản làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp; Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng nợ phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết); Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

➤ Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp có 8 tài khoản cấp 2, bao gồm:

• Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý;
• Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý;
• Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng;
• Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định;
• Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí;
• Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng;
• Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài;
• Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác.

III. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho các nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, các khoản hỗ trợ khác

Nợ TK 6421;

Có TK 334, 3383, 3384, 3382, 3386.

2. Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 6422 (giá trị vật liệu xuất kho dùng/giá mua chưa thuế);

Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);

Có TK 152 (giá vật liệu xuất kho dùng);

Có TK 111, 112, 242, 331... (tổng giá trị thanh toán).

3. Giá trị CCDC xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 6423 (giá trị CCDC xuất kho dùng/giá mua chưa thuế);

Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được KT);

Có TK 153 (giá trị CCDC xuất kho dùng);

Có TK 111, 112, 331... (tổng giá trị thanh toán).

4. Trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp

Nợ TK 6424;

Có TK 214.

5. Thuế, phí và lệ phí phải nộp nhà nước

Nợ TK 6425;

Có TK 333, 111, 112…

6. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi; dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa và công trình xây dựng)

➤ Trích lập dự phòng bổ sung:

Nợ TK 6426;

Có TK 2293, 352.

➤ Hoàn nhập dự phòng:

Nợ TK 2293, 352;

Có TK 6426.

7. Các chi phí dịch vụ mua ngoài như: tiền điện thoại, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ...

Nợ TK 6427 (giá mua chưa thuế GTGT);

Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);

Có TK 111, 112, 331, 335... (tổng giá trị thanh toán).

8. Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận quản lý

➤ Trường hợp có trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

>> Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

Nợ TK 642;

Có TK 335 (nếu việc sửa chữa đã được thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn);

Có TK 352 (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải được bảo dưỡng, duy tu định kỳ).

>> Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh:

Nợ TK 335, 352 (giá mua chưa thuế GTGT);

Nợ TK 133 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);

Có TK 111, 112, 152, 331, 241... (tổng giá trị).

➤ Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh:

Nợ TK 642;

Có TK 242.

9. Các chi phí khác chi bằng tiền

Các chi phí khác, bao gồm: hội nghị, tiếp khách, chi cho nhân viên, nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác:

Nợ TK 6428 (giá mua chưa thuế GTGT);

Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);

Có TK 111, 112, 331... (tổng giá trị).

10. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 642 (thuế GTGT không được khấu trừ);

Có TK 1331, 1332 (thuế GTGT không được khấu trừ).

11. Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ sử dụng cho bộ phận quản lý

Nợ TK 642 (giá xuất kho để sử dụng);

Có TK 155, 156 (giá xuất kho để sử dụng);

Nợ TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ nếu phải kê khai);

Có TK 3331 (thuế GTGT được khấu trừ nếu phải kê khai).

12. Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp khi phát sinh

Nợ TK 111, 112…;

Có TK 642.

13. Các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành công ty cổ phần, các khoản nợ phải thu khó đòi được xử lý khi xác định giá trị doanh nghiệp

➤ Đối với các khoản nợ phải thu doanh nghiệp không có khả năng thu hồi được:

Nợ TK 111, 112, 331, 334 (khoản tổ chức, cá nhân phải bồi thường);

Nợ TK 2293 (khoản đã lập dự phòng);

Nợ TK 642 (khoản được tính vào chi phí);

Có TK 131, 138... (khoản nợ không thu hồi được).

➤ Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được doanh nghiệp bán theo giá thỏa thuận:

>> Trường hợp không lập dự phòng nợ phải thu:

Nợ TK 111, 112 (giá bán thỏa thuận);

Nợ TK 642 (khoản tổn thất còn lại);

Có TK 131, 138... (khoản nợ phải thu quá hạn).

>> Trường hợp đã được lập dự phòng nợ phải thu:

Nợ TK 111, 112 (giá bán thỏa thuận);

Nợ TK 2293 (khoản đã trích lập dự phòng);

Nợ TK 642 (khoản tổn thất còn lại);

Có TK 131, 138... (khoản nợ phải thu quá hạn).

➤ Đối với các khoản bị xuất toán, chi để biếu tặng, chi trả cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần hóa doanh nghiệp:

Nợ các TK 111, 112, 334 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường);

Nợ TK 642;

Có TK 353.

14. Phân bổ khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ việc cổ phần hóa

Nợ TK 642;

Có TK 242.

>> Lợi thế kinh doanh phát sinh được phân bổ dần tối đa không quá 3 năm.

15. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ

Nợ TK 911;

Có TK 642.

Xem thêm:

Hạch toán tài khoản 641 - Chi phí bán hàng;

Hạch toán tài khoản 331 - Phải trả người bán.

IV. Câu hỏi thường gặp về tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Câu hỏi: Vào dịch lễ Tết Nguyên Đán, công ty chúng tôi mua 9 phần quà trị giá 5.000.000 đồng/phần để tặng cho các quản lý của công ty, thuế GTGT 10%, đã chuyển khoản thanh toán. Vậy chi phí mua quà tặng đó của chúng tôi có được xem là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không, hạch toán trên sổ sách như thế nào và có phải xuất hóa đơn hay không?

➤ Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, đối với chi phí mua quà tặng của công ty nếu có hóa đơn chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật và thanh toán chuyển khoản thì sẽ được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

➤ Hạch toán trên sổ sách như sau:

>> Nếu mua về tặng ngay:

Nợ TK 6428 : 45.000.000 (9 x 5.000.000)

Nợ TK 1331 : 4.500.000 (45.000.000 x 10%)

Có TK 331 : 49.500.000

Nợ TK 6428 : 4.500.000

Có TK 33311 : 4.500.000

Nợ TK 331 : 49.500.000

Có TK 1121 : 49.500.000

>> Nếu mua về nhập kho, sau đó mới xuất kho để tặng:

Nợ TK 156 : 45.000.000 (9 x 5.000.000)

Nợ TK 1331 : 4.500.000 (45.000.000 x 10%)

Có TK 331 : 49.500.000

Nợ TK 331 : 49.500.000

Có TK 1121 : 49.500.000

Nợ TK 6428 : 49.500.000

Có TK 156 : 45.000.000 (9 x 5.000.000)

Có TK 33311 : 4.500.000 (45.000.000 x 10%)

➤ Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, phải lập hóa đơn kể cả khi biếu tặng quà cho nhân viên. Vì vậy, công ty bạn phải xuất hóa đơn đối với phần quà đã tặng cho nhân viên.

Yến Nhi - Phòng Kế toán Anpha