Cách In Hợp đồng Lao động Hàng Loạt Bằng Mail Merge

Xem series các khóa học trên Kênh Youtube HRVN ACADEMY XEM NGAY

• Sitemap
• Disclaimer
• Privacy

• About
• Liên hệ nhanh
• Khóa học Tuyển dụng cơ bản
• Khoa học Tuyển dụng nâng cao
• Khóa học C&b cơ bản
• More…
  • Khóa học Luật lao động cơ bản
  • Tài liệu Khóa học Quản trị Nhân sự (HR Management)
  • Bộ luật Lao động 2019
  • Nghị định 145
  • Nghị định 12
  • Thông tư 10

Mentor 1:1 Muốn được Thành HR mentor 1:1 để “lên level” sự nghiệp? - Dịch vụ chưa sẵn sàng cung cấp Bạn có thể xem chi tiết gói Career Mentoring – đồng hành thực tế, không lý thuyết suông. Xem gói mentor Home Khóa học CB Cách in Hợp đồng Lao động hàng loạt bằng Mail Merge Nếu công ty bạn chưa sử dụng phần mềm Nhân sự thì mình hãy cùng nhau tìm hiểu cách in Hợp đồng Lao động hàng loạt bằng Mail Merge nhé!

Hướng dẫn chi tiết cách in Hợp đồng lao động hàng loạt bằng Mail Merge (Trộn thư). Bí quyết tự động hóa quy trình C&B, xử lý lỗi định dạng ngày tháng và tiết kiệm 90% thời gian làm việc thủ công.

HR Tech Skill • Productivity Kỹ Năng Mail Merge: In Hàng Loạt Hợp Đồng Lao Động Trong 5 Phút

"Trong kỷ nguyên số, làm C&B không có nghĩa là cặm cụi gõ tên từng nhân viên vào hợp đồng. Hãy để công nghệ làm việc đó thay bạn!"

1. Tại Sao Phải Dùng Mail Merge?

Mail Merge (Trộn thư) là tính năng "thần thánh" trong Microsoft Office giúp bạn tạo ra hàng trăm văn bản cá nhân hóa từ một nguồn dữ liệu duy nhất. Không chỉ Hợp đồng, bạn có thể áp dụng cho:

✅ Quyết định tăng lương / Bổ nhiệm ✅ Thư mời nhận việc (Offer Letter) ✅ Phiếu lương (Payslip) hàng tháng ✅ Thư cảm ơn / Chúc mừng sinh nhật 🚀 Hiệu quả thực tế: Thay vì mất 2 ngày để soạn thủ công 100 hợp đồng (và dễ sai sót lỗi chính tả, copy nhầm tên), Mail Merge giúp bạn hoàn thành trong 15 phút với độ chính xác 100% so với dữ liệu nguồn.

2. Giai Đoạn Chuẩn Bị: "Garbage In, Garbage Out"

Nguyên tắc vàng của xử lý dữ liệu: Đầu vào sạch thì đầu ra mới đẹp. Bạn cần 2 file "sạch":

📄 1. File Word (Template)

Là khung sườn Hợp đồng chuẩn của công ty.

• Soạn thảo đầy đủ các điều khoản cố định.
• Để trống các vị trí cần điền thông tin (Họ tên, Lương, Chức danh...).
• Nên highlight vàng các chỗ trống để dễ nhìn (sau này xóa đi).

📊 2. File Excel (Database)

Chứa thông tin nhân viên.

• Dòng 1: Phải là Tiêu đề cột (Họ tên, CMND, Ngay_sinh...). Không merge cells, không để dòng trống trên cùng.
• Định dạng: Đưa hết về Text hoặc Number chuẩn. Tránh format màu mè không cần thiết.

3. Các Bước Thực Hiện (Word 2016 trở lên)

1 Kết nối dữ liệu (Connect Data)

Tại file Word: Vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Chọn Letters. Tiếp tục chọn Select Recipients -> Use an Existing List... -> Chọn file Excel bạn vừa chuẩn bị.

2 Chèn trường dữ liệu (Insert Fields)

Đặt con trỏ chuột vào chỗ trống cần điền (ví dụ: chỗ Ông/Bà...). Bấm Insert Merge Field -> Chọn trường tương ứng (ví dụ: HO_TEN). Lặp lại cho đến khi hết các mục (Lương, Ngày sinh, Địa chỉ...).

3 Xem trước & Hoàn tất (Preview & Finish)

Bấm Preview Results để xem thử. Dùng mũi tên qua lại để soi các bản ghi khác xem có bị lỗi xuống dòng hay mất chữ không. Nếu ổn, bấm Finish & Merge -> Edit Individual Documents (để xuất ra file Word mới kiểm tra lần cuối) hoặc Print Documents (để in ngay).

4. Pro Tips: Xử Lý Các Lỗi "Kinh Điển" 🛠️

Đây là phần quan trọng nhất giúp bạn khác biệt với người chỉ biết thao tác cơ bản.

⚠️ Lỗi ngày tháng bị đảo ngược (mm/dd/yyyy)

Vấn đề: Excel ghi 15/10/2025 nhưng Word lại hiện 10/15/2025 hoặc 45289.

Cách sửa (Merge Switches):

1. Tại file Word, bôi đen trường ngày tháng (ví dụ: «Ngay_sinh»).
2. Bấm Shift + F9. Mã sẽ hiện ra dạng: { MERGEFIELD Ngay_sinh }
3. Sửa mã thành: { MERGEFIELD Ngay_sinh \@ "dd/MM/yyyy" }
4. Bấm F9 để cập nhật lại. Bingo! Ngày tháng đã chuẩn Việt Nam.

💡 Mẹo định dạng số tiền (Currency)

Tương tự, để số tiền hiện dấu chấm phân cách hàng ngàn (ví dụ: 10.000.000 thay vì 10000000), hãy dùng mã switch này: { MERGEFIELD Muc_Luong \# "#.##0" }

HRVN Academy – Learn HR from the core. Practice HR with purpose.

© 2025 HRVN Academy | Nội dung thuộc bản quyền của Thành HR.

Tôi là Thành HR - Follow mình để nhận bài học mới nhất nha.facebookyoutube Copy Join the conversation (6)

6 comments

1. Anonymous 14:51 e muốn in lần thứ 2 của hợp đồng thì làm cách nào ạ
   1. Admin 22:08 Mình chưa hiểu câu hỏi của bạn?
2. Anonymous 12:18 Add cho mình hỏi: làm thế nào để tạo hàng loạt hợp đồng lao động từ bảng kê excel kia? thao tác tạo hợp đồng tiếp theo như thế nào?
   1. Hrvnacademy 20:02 bạn xem thêm các bài hướng dẫn khác trên youtube nhé, do bài đăng mình ko diễn tả chi tiết được các bước hướng dẫn rồi
3. Anonymous 10:41 mình muốn tải nhiều hợp đồng về được không ạ
   1. Hrvnacademy 20:03 bạn xem thêm các bài hướng dẫn khác trên youtube nhé, do bài đăng mình ko diễn tả chi tiết được các bước hướng dẫn rồi

Post a Comment Hãy để lại lời nhắn tại đây cho Thành nhé! Nhớ đánh dấu tick ở mục "Notify me" để nhận được thông báo khi mình trả lời comment của bạn.

Chuyên mục hot

• Khóa học CB
• Luật Lao động
• Khoá học tuyển dụng cơ bản
• Khoá học tuyển dụng nâng cao
• The HR Dictionary
• Tìm hiểu HRBP

• HR News
• Khóa học online

📣 Sponsor Nhãn hàng muốn đặt banner phù hợp nội dung HR tại HRVN Academy? Liên hệ →

Bài nhiều người xem

Kịch bản gọi điện thoại mời phỏng vấn

Trong bài học này, mình sẽ cùng nhau tìm hiểu rõ hơn về kịch bản gọi điện thoại mời phỏng vấn cụ thể là như thế nào. Để có thể tạo sự chuyên nghiệp v…

Khoá học Tuyển dụng nhân sự cơ bản cho người mới

Khóa học C&B cơ bản cho người mới

Phỏng vấn có cấu trúc và không có cấu trúc

Sponsored content