Cách Khắc Phục File Excel Bị Lỗi Hiệu Quả

Excel là phần mềm được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hiện nay, kỹ năng Excel là một trong những yêu cầu bắt buộc. Một trong các lỗi phổ biến trong Excel chính là lỗi tập tin excel. Bạn đã biết cách khắc phục file excel bị lỗi như thế nào hiệu quả chưa?

Trong bài viết dưới đây, Cửa Hàng Lâm Phát Đạt sẽ cùng bạn tìm hiểu về lỗi tập tin Excel cũng như cách khắc phục nhé.

1. Một Số Lỗi Và Mẹo Mở File Excel

1.1 Cách mở file excel bị lỗi, file excel chưa lưu

Tại sao không mở được file excel là câu hỏi rất thường gặp? Office của bạn đang sử dụng bình thường nhưng lại không mở được file excel? Bạn không mở được file excel, word khi tải về?

Cách khắc phục sửa file excel bị lỗi không mở được nội dung như sau:

1. Vào menu file để mở tập tin. Nếu Excel 2007 thì chọn Office, chọn Open.
2. Tìm kiếm workbook bị lỗi thông qua bảng điều khiển Look In.
3. Phía dưới danh sách tiếp theo của Open. Bạn chọn tính năng Open And Repair, chọn tiếp repair để khôi phục tập tin lỗi.

Nếu cách này không hiệu quả có thể chọn Extract Data để khắc phục lỗi không mở được file excel. Đối với file Excel 2010 chưa lưu bạn làm như sau:

1. Mở ứng dụng Office excel, chọn tab File, tiếp tục chọn Recent.
2. Chọn Recover Unsaved Workbooks để mở file chưa kịp lưu và tiếp tục làm việc.

Lưu ý: Bạn nhớ tìm đúng file cần khôi phục rồi chọn open. Microsoft Office trên máy tính của bạn phải có chức năng Auto Save, AutoRecover phải ở trạng thái kích hoạt.

1.2 Mở nhiều file excel cùng lúc trên 1 cửa sổ

Để mở nhiều file excel cùng lúc để thuận tiện cho công việc bạn có thể làm như sau:

1. Mở 1 file Excel bất kỳ trước
2. Ở thanh Taskbar có biểu tượng file Excel, nhấn giữ Shift rồi kích chuột trái vào để mở thêm cửa sổ khác.

1.3 Mở file excel bị treo

Excel báo lỗi “Not responding” làm mất quá nhiều thời gian chờ đợi. Cách khắc phục như sau:

Cách 1: Kiểm tra external links

1. Mở 1 file excel mới, vào Excel options\Trust Center Settings\External Content.
2. Chọn: Prompt user about Data Connections và Prompt user automatic update for workbook links.
3. Mở file excel bị treo kiểm tra liên kết ngoài bị lỗi, chọn Break link ở cửa sổ Edit links.

Cách 2: Chạy Excel ở chế độ Safe Mode như hướng dẫn ở mục trên.

1.4 Cách mở file excel bị trắng

Có hai trường hợp làm cho File Excel bị màu trắng:

1. Trường hợp 1: Nếu file bị bôi màu trắng, bạn nhấn Ctrl +A bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu. Vào Fill color chọn vào No fill để file sẽ hiện hàng, cột .
2. Trường hợp 2. Nếu đã dùng lệnh ẩn dòng Gridlines, bạn vào Tool\ Options\View rồi tích vào biểu tượng Gridlines là được.

1.5 Mặc định mở file bằng office 2003

Làm sao để đưa file bị open with về định dạng ban đầu khi máy cài 2 bộ office. Đây cũng là vấn đề khiến nhiều người đau đầu. Nếu bạn muốn thao tác với Office 2003 có thể làm như sau:

1. Kích phải chuột vào file muốn mở, chọn Properties
2. Chọn Change ở khung General, chọn tiếp Open with, chọn Excel 2003.
3. Đánh dấu mục “Always use the selected program to open this kind of file”

2. Cách In, Copy Sheet Trong Excel Bị Lỗi

Khi bạn in hay copy 1 sheet hoặc nhiều Sheet sang Workbook mới, bạn có thể gặp lỗi tập tin excel. Lỗi này là do sheet trong file mới ít dòng hoặc cột hơn file nguồn.

Bạn khắc phục theo các bước sau:

Cách 1: Chọn Save hoặc Save As file gốc về Excel 2003 (định dạng đuôi.XLS).

Cách 2: Lưu file đích lên Excel 2007 (2010, 2013, 2016) định dạng .XLSM hoặc .XLSX.

3. File Excel Bị Lỗi Công Thức, Bị Đơ

Bạn không biết tại sao excel không chạy công thức, không tính toán được? Lâm Phát Đạt trả lời bạn: công thức của bạn bị lỗi.

Khắc phục công thức lỗi:

1. Xóa công thức ban đầu
2. Chọn cột tính công thức
3. Kích chuột phải rồi chọn Format Cell

Đối với file excel bị đơ:

1. Khi bạn đã thiết lập công thức cho 1 ô rồi kéo các ô còn lại. Tuy nhiên ô các ô đó vẫn giữ nguyên kết quả như chưa kéo xuống thì file excel bị đơ.
2. Nguyên nhân có thể là do công thức không tự động cập nhật.

Bạn khắc phục như sau:

Cách 1: Khắc phục thủ công

Sau khi thiết lập công thức 1 ô, kéo công thức cho các ô dữ liệu rồi nhấn phím F9. Cứ mỗi lần nhấn F9 thì giá trị các ô sẽ được cập nhật.

Cách 2: Vào Options để thiết lập lại

1. Đối với Excel 2003: Vào thanh công cụ Tools chọn Options > Chọn tab Calculation > Chọn vào Automatic > OK để lưu cài đặt là được.
2. Đối với Excel 2007 trở lên: Vào File > Options > Chọn Formulas ở cột bên trái. Sau khi tab mới hiện ra chọn Automatic ở bên phải rồi nhấn chọn OK là xong.

4. File Excel Bị Mã Hóa Không Đọc Được

*) Nguyên nhân:

– Virus dùng thuật toán để mã hóa dữ liệu

Bạn nên cài phần mềm diệt virus để bảo vệ dữ liệu. Bạn cũng có thể đến các trung tâm để khôi phục, sửa lỗi dữ liệu excel bị mất định dạng. Tuy nhiên dữ liệu sẽ không phục hồi hết như lúc ban đầu.

– Ổ cứng máy tính bị lỗi

Lỗi ổ cứng làm cho dữ liệu sai lệch. Dẫn đến việc lỗi tập tin excel không mở được.

*) Cách khắc phục: Sử dụng phần mềm quét đĩa kiểm tra, sửa chữa các lỗi đó.

5. Cách Khắc Phục File Excel Bị Lỗi Không Save Được, Lỗi Repaired, Lỗi Định Dạng, Lỗi Không In Được

5.1 Cách khắc phục in không hết trang trong excel

Chức năng Print Preview mà không in hết, bị ngắt sang trang khác.

Bạn hãy làm như sau:

1. Đánh dấu hết Sheet cần in .
2. Vào chọn tab Page Layout
3. Vào Print Area chọn Clear Print Area .
4. Chọn Break, tiếp theo chọn Reset All Page Breaks

5.2 Lỗi file excel không lưu được

Lỗi mở file excel không hiện ra dữ liệu, file excel sửa xong không lưu được cũng rất phổ biến. Trường hợp file excel của bạn báo Unable to save Excel file.

Bạn hãy làm theo các cách dưới đây:

Cách 1: Lưu file với tên mới bằng cách mở File cần lưu, chọn Save As rồi đặt tên mới cho file.

Cách 2: Thay đổi định dạng file

Nếu đã làm như cách 1 mà không được hãy thay đổi định dạng file rồi lưu lại như sau:

1. Vào File cần lưu, chọn Save As.
2. Trên hộp thoại Save As, chọn định dạng file có phần đuôi mở rộng .xlsx hoặc .xlsm.

Cách 3: Lưu file thành định dạng HTML

Bạn cũng có thể lưu file định dạng HTML như sau:

1. Truy cập File cần lưu, chọn Save As.
2. Trên hộp thoại Save As, kích chọn Web Page, nhấn OK.

Cách 4: Lưu file vào vị trí khác

Nếu đã áp dụng các cách trên không được hãy thử lưu file qua vị trí khác để khắc phục.

Cách 5: Vô hiệu hóa Add-In Excel

Đây có thể xem là giải pháp cuối khi áp dụng các cách trên đều không khả dụng. Các bước sau đây:

1. Truy cập vào File chọn Options.
2. Chọn Add-ins, chọn tiếp Manage, chọn tiếp Go khi cửa sổ Excel Options window hiện ra.
3. Vô hiệu hóa từng add-in một để xem lỗi còn hay không. Nếu vẫn không khắc phục được bạn nên mang máy đến gặp kỹ thuật.

5.3 File excel bị mất dữ liệu, mất sheet, có dấu chấm than

Lâm Phát Đạt hướng dẫn bạn cách khắc phục như sau:

1. Cách 1: Hãy copy file Excel đang bị lỗi chạy thử trên máy tính khác
2. Cách 2: Mở file Excel lỗi bằng phiên bản mới hơn. Trong nhiều trường hợp phiên bản cũ như 2003 không mở được nhưng phiên bản 2007, 2010 sẽ mở được.
3. Cách 3: Repair lại file Excel, Word khi bị lỗi.
4. Cách 4: Vô hiệu hóa chế độ tính toán tự động.
5. Cách 5: Lỗi xảy ra khi file Excel đang mở.
6. Cách 6: Mở file Excel bằng định dạng khác.
7. Cách 7: Sử dụng phần mềm sửa lỗi Excel (Easy Office Recovery).

Riêng file excel mất sheet hoặc đã xóa sheet hầu như không thể khôi phục sheet bị xóa trong excel.

5.4 Lỗi không in được file excel

Nguyên nhân trong trường hợp này khá đa dạng. Lâm Phát Đạt hướng dẫn bạn cách khắc phục file excel bị lỗi theo các bước sau:

1. Bấm phím W8K + R, sau khi hộp thoại hiện ra gõ regedit, chọn OK để mở Registry Editor.
2. Tìm đường dẫn:
3. HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindows NT CurrentVersion
4. Kích chuột phải vào các khóa Devices, Printer Ports,Windows rồi chọn Permissions để thiết lập quyền cho 3 khóa trên.
5. Khi mỗi bảng của 3 khóa trên hiện ra,chọn Full Control cho ALL APPLICATION PACKAGES, RESTRICTED chọn Apply, chọn OK.
6. Đóng hộp thoại Registry Editor rồi khởi động lại máy tính.

6. Không Mở Được Print Preview Trong Excel

02 nguyên nhân thường gặp trong trường hợp này:

– Trường hợp 1: Do chưa cài đặt máy in với máy tính.

Cách khắc phục tốt nhất là kết nối máy in thật. Nếu không có máy in thật hãy cài một máy in ảo ( PDF, Cutepdf, Foxit,, Dopdf)… Sau khi cài đặt xong bạn đã có thể sử dụng chế độ xem trước khi in.

– Trường hợp 2: Dịch vụ Spooler chưa mở.

Bạn làm theo các bước như sau:

1. Chọn My Computer rồi mở Manager
2. Chọn mục Services and Applications/ Services bên trái
3. Tìm dòng Print Spooler, kích chuột phải chọn Properties
4. Chọn Automatic trong cửa sổ Startup type chọn Start để bắt đầu kích hoạt Spooler.

7. Cách Làm File Excel Chạy Nhanh Hơn

File excel bị chậm cũng rất hay xảy ra, bạn có thể khắc phục bằng các cách như dưới đây:

Cách 1: Chọn chế độ Safe Mode để mở Excel

1. Đầu tiên đóng file excel.
2. Bạn mở cửa sổ Run bằng cách nhấn tổ hợp Windows + R.
3. Nhập “excel /safe” rồi nhấn Enter/OK.

Cách 2: Vô hiệu hóa tất cả các add-in

1. Chọn File truy cập chọn Options, tìm chọn Add-ins khung bên trái.
2. Chọn menu Manage, tiếp tục chọn Excel Add-ins =>Go… .
3. Bỏ dấu tích tất cả các mục rồi nhấn OK.
4. Bạn đóng và mở lại Excel xem mở file nhanh chưa.

Nếu chưa nhanh hãy vô hiệu hóa hết tất cả mục trong COM Add-Ins, Actions và XML Expansion Packs. Sau đó khởi động lại Excel.

Cách 3: Dùng chế độ Repair

1. Vào Control Panel > Programs >Uninstall.
2. Kích phải chuột vào Microsoft Office, chọn Change.
3. Chọn Quick Repair >Repair rồi chờ kết thúc quá trình sửa chữa.
4. Nếu vẫn còn lỗi mở chậm chọn Online Repair.

Cách 4: Kích hoạt Manual Calculation để tăng hiệu suất với file excel nặng

1. Chọn mục File >Options >Formula.
2. Tìm Calculation Options kích chọn Manual ở mục Workbook Calculation.
3. Bỏ đánh dấu ở mục Recalculate Workbook Before Saving. Lúc này bạn phải nhấn F9 để tính thủ công các công thức excel.
4. Tiếp theo chọn OK.

Cách 5: Chia nhỏ bảng tính nếu file excel quá lớn, nhiều công thức

8. Lỗi Định Dạng Số Trong Excel

Lỗi này xảy ra khi bạn nhập dữ liệu từ nguồn khác vào file excel hoặc ô đó đã được định dạng văn bản. Các ô bị lỗi sẽ hiển thị màu xanh ở góc trái trên cùng. Cách khắc phục như sau:

Cách 1: Kiểm tra phạm vi lỗi ở các ô

1. Chọn ô, phạm vi ô nào báo lỗi. Ô bên cạnh sẽ hiển thị nút lỗi bấm vào để xem hiển thị lỗi.
2. Bấm chuyển đổi sang Số trên Menu.

Cách 2: Chọn dán đặc biệt

1. Chọn một ô trống bất kỳ rồi chọn định dạng số ô đó là kiểu Chung.
2. Nhập 1 vào trong ô rồi nhấn ENTER.
3. Chọn ô sau đó sao chép giá trị vào Bảng tạm.
4. Chọn các ô chứa các số được lưu ở dạng văn bản muốn chuyển đổi.
5. Trong Bảng tạm trên tab Trang đầu bấm mũi tên bên dưới Dán chọn Dán Đặc biệt.
6. Chọn Nhận trong Thao tác, rồi bấm OK.

9. File Excel Bị Mất Định Dạng Sau Khi Lưu Và Đóng Lại

Sau khi bạn đã chỉnh font chữ, cỡ chữ, kẻ bảng… nhưng sau khi lưu, đóng file bị mất định dạng. Thử cách khắc phục file excel bị lỗi này theo các bước sau:

– Mở file excel lỗi ra rồi bấm tổ hợp Alt+F11 để mở cửa sổ Visual Basic. Sau khi mở xong chọn Insert,chọn Module.

– Sao chép và dán vào cửa sổ soạn thảo phần Module nội dung sau:

1. Sub StyleKill()
2. Dim styT As Style
3. Dim intRet As Integer
4. On Error Resume Next
5. For Each styT In ActiveWorkbook.Styles
6. If Not styT.Built In Then
7. If styT.Name <> “1” Then styT.Delete
8. End If
9. Next sty T
10. End Sub

– Chạy các dòng lệnh này trên Visual Basic bằng cách nhấn F5. Tắt Visual Basic sau khi chạy xong là được.

10. Cách Phục Hồi Sửa Lỗi File Excel Bị Lỗi Corrupt

“The file is corrupt and cannot be opened” là một lỗi tập tin excel rất khó chịu! Khi máy bạn chưa nâng cấp phiên bản mới của Microsoft Office sẽ dễ gặp lỗi này.

Cách khắc phục file excel bị lỗi như sau:

1. Bước 1: Mở Microsoft Excel
2. Bước 2: Vào File chọn Options.
3. Bước 3: Kích vào Trust center Settings sau khi chọn mục Trust Center tìm mở cửa sổ Protect View.
4. Bước 4: Bỏ chọn tất cả các mục trong cửa sổ Protect View.
5. Bước 5: Tắt rồi mở lại ứng dụng Excel.

Trên đây là 10 lỗi tập tin Excel thường gặp trong quá trình sử dụng phần mềm này. Lâm Phát Đạt đã hướng dẫn chi tiết cách khắc phục ở trên.