Cách Làm Bảng Chấm Công Tăng Ca Chi Tiết Nhất Cho Nhà Quản Lý

Để đảm bảo quyền lợi về lương thưởng và các chế độ khác của người lao động, người sử dụng lao động cần sử dụng công cụ quản lý chấm công. Trong đó, hình thức làm bảng chấm công tăng ca excel là phổ biến nhất.

Mục lục

• 1 Bảng chấm công tăng ca là gì?
• 2 Đối tượng liên quan đến bảng chấm công tăng ca
  • 2.1 Nhân viên làm thêm giờ
  • 2.2 Người quản lý bảng chấm công tăng ca
• 3 Cách làm bảng chấm công tăng ca
  • 3.1 Nội dung bảng chấm công tăng ca
  • 3.2 Mẫu bảng chấm công tăng ca excel
• 4 Kết luận

Bảng chấm công tăng ca là gì?

Tham khảo thêm:

>> Bảng chấm công làm thêm giờ và những điều bạn chưa biết

>> Bạn đã hiểu hết về mẫu bảng chấm công làm thêm giờ chưa?

>> Phần mềm tích hợp mẫu chấm công làm thêm giờ cho nhà quản lý

Có thể nói, bảng chấm công tăng ca là một trong loại biểu mẫu được sử dụng phổ biến bởi những người quản lý, cán bộ nhân sự. Nhằm lưu trữ thông tin tổng thời gian làm thêm của người lao động tại tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp mình. 

Theo quy định của Bộ luật lao động Việt Nam năm 2019, người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương như sau:

• Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;
• Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%;
• Lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, tết.

Vì những cơ chế tính lương khác biệt nên các công ty cần làm bảng chấm công làm thêm giờ để ghi lại thời gian thực tế làm việc của nhân viên.

Đối tượng liên quan đến bảng chấm công tăng ca

Bảng chấm công làm thêm giờ có vai trò quan trọng và tác động qua lại với nhiều cá nhân, bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Do đó, có nhiều đối tượng liên quan đến bảng chấm công tăng ca.

Nhân viên làm thêm giờ

Đối tượng chính chịu ảnh hưởng nhiều nhất là những người lao động có phát sinh thời gian làm việc.

Khi nhân viên có phát sinh ngoài giờ phải làm thêm giờ, thời gian làm việc của người đó sẽ được ghi nhận trên hệ thống chấm công làm căn cứ tính lương cho người lao động.

Thông qua đó, nhân sự cũng có thể kiểm soát, đối chiếu việc ghi nhận thực tế của công ty có chính xác hay không. Từ đó, tạo cơ chế minh bạch thông tin, tránh tình trạng mâu thuẫn và tranh chấp.

Người quản lý bảng chấm công tăng ca

Người quản lý bảng biểu chấm công thường là cán bộ nhân sự hoặc quản lý bộ phận có nhân viên làm thêm giờ. Đây là những người sẽ quản lý và xác nhận bảng chấm công làm thêm giờ của nhân viên tại công ty, doanh nghiệp.

Tất cả những dữ liệu chấm công tăng ca này sẽ được người quản lý tổng kết một cách minh bạch, rõ ràng vào cuối tháng hoặc cuối kỳ tính lương để quy ra tiền lương. Sau đó, chuyển đến bộ phận kế toán để họ làm lương cho nhân viên.

Ngoài hai đối tượng nêu trên, một đối tượng khác cũng liên quan đó là bộ phận tiếp nhận thông tin (thường sẽ là bộ phận kế toán). Các cán bộ phòng Kế toán sẽ tiếp nhận bảng chấm công từ bộ phận quản lý, sau đó dựa vào những dữ liệu ấy để tính lương.

Cách làm bảng chấm công tăng ca

Nội dung bảng chấm công tăng ca

Mỗi công ty, tổ chức có các đặc thù khác nhau. Vì vậy, có rất nhiều mẫu bảng chấm công tăng ca Excel khác nhau để phù hợp với từng đối tượng công ty. Tuy nhiên, nhìn chung trong một bảng chấm công tăng ca cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Tiêu đề bảng chấm công: Ở phía dưới tên cơ quan và ở chính giữa trang giấy.

• Thông tin của nhân viên làm thêm giờ: họ tên, mã nhân viên, vị trí, bộ phận, phòng ban;
• Thời gian làm thêm giờ: tổng số thời gian người lao động làm thêm giờ trong tháng;
• Kết quả chấm công: liên quan đến thời gian người lao động làm thêm giờ vào ngày lễ, ngày nghỉ, ca đêm…;
• Thông tin về cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp: tên của cơ quan, địa chỉ…;
• Ký xác nhận: chữ ký, xác nhận của người quản lý, người liên quan khác về nội dung của bảng chấm công là đúng và đủ.

Mẫu bảng chấm công tăng ca excel

Tìm hiểu thêm:

>> 5 phút tạo bảng tính lương làm thêm giờ cho doanh nghiệp

>> 5 ưu thế vượt trội của phần mềm tính lương trên điện thoại

>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp

Thực tế, có rất nhiều phương pháp làm bảng chấm công tăng ca nhưng với ưu thế là không tốn chi phí lại đáp ứng nhiều nhu cầu xử lý số liệu khác nhau, Excel đang là ứng dụng phổ biến được các doanh nghiệp sử dụng để làm chấm công và tính lương.

Bước 1: Xác định bố cục, nội dung cho bảng chấm công. Bảng cần đầy đủ những nội dung tối thiểu chúng tôi đã nêu ở phần trên.

Bước 2: Sau khi đã xác định được bố cục, chúng ta sẽ sử dụng các hàm Excel để tính ngày tháng năm làm việc. Các hàm được sử dụng phổ biến như hàm tính ngày, tháng, năm DATE(year, month, day), hàm tính các thứ trong tuần WEEKDAY(serial_number,[return_type]).

Bước 3: Thiết lập công thức tính công

Sau khi đã hoàn thiện tất cả các công đoạn định dạng, thiết lập ngày tháng, cuối cùng chúng ta thực hiện các thao tác tính toán để tính số công của nhân viên. Ta có thể ký hiệu các ngày làm căn cứ tính công như ngày lễ, ngày nghỉ,…

Kết luận

Hiện nay, việc làm thêm giờ, tăng ca đã rất phổ biến. Đồng thời, vấn đề tiền lương, thưởng cũng là vấn đề nhạy cảm. Vì vậy, bảng chấm công tăng ca sẽ trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự.

Trong đó, phần mềm chấm công tính lương Happy Time được tích hợp bảng chấm công thêm theo giờ và đáp ứng tối đa nhu cầu của doanh nghiệp.

Happy Time chính là giải pháp tối ưu cho quá trình chấm công tính lương với nhiều tính năng hữu ích như:

• Đồng bộ dữ liệu tự động, nhanh chóng từ máy chấm công
• Quản lý chấm công thông qua hệ thống wifi nội bộ
• Tích hợp nhiều hình thức chấm công như chấm công vân tay, chấm công thẻ từ, chấm công trên điện thoại…
• Tạo, duyệt và quản lý đơn từ trực tuyến
• Xuất file Excel dễ dàng

Hy vọng những nội dung trên đây của Happy Time đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích để việc làm bảng chấm công làm thêm giờ không còn khó khăn.

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.