Cách Làm Chủ Slide Master Trong Microsoft PowerPoint

Một bài thuyết trình giống như một chuyến tàu. Một chuỗi các huấn luyện viên không bị gián đoạn theo sau động cơ và đi đến nơi mà nó dẫn đầu. Slide Master là công cụ điều khiển giao diện của toàn bộ bản trình bày. Đây cũng là phím tắt tiết kiệm thời gian tốt nhất để thực hiện các thay đổi hàng loạt cho tất cả các trang trình bày của bạn từ một nơi.

Hãy tưởng tượng(Imagine) bạn có một bài thuyết trình với hai chục slide. Để thay đổi một phần tử nhỏ, bạn sẽ phải di chuyển qua tất cả các trang trình bày thực hiện thay đổi lần lượt. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể thay đổi chỉ một trang trình bày và nó được áp dụng tự động cho tất cả các trang trình bày còn lại? 

Giúp(Make) việc định dạng trở nên dễ dàng hơn(Easier) với Slide Master(A Slide Master)

Trang trình bày chính giống như các mẫu đặc biệt nhưng chỉ bao quát hơn. Như tên cho thấy, đây là trang trình bày trên cùng(topmost slide) trong bộ bài chứa tất cả thông tin về chủ đề, bố cục, màu sắc và phông chữ mà bạn muốn có trong tất cả các trang trình bày.

Bạn có thể sử dụng nhiều trang chiếu cái trong một bản trình bày. (You can use multiple slide masters in one presentation.)Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm về một nhóm các trang trình bày và bố cục độc đáo của chúng dưới đó. Hệ thống phân cấp trông như thế này:

Bây giờ bạn đã có ý tưởng về các slide master , hãy đi sâu hơn vào chúng. Các hướng dẫn bên dưới áp dụng cho trang chiếu(slide master) cái trong Microsoft PowerPoint 2016 , 2019 và Microsoft 365 .

Cách mở Slide Master trong PowerPoint

Slide Master có tab riêng trên Ribbon . Để xem Slide Master , hãy đi tới View > Slide Master .

Tab Slide Master(Slide Master tab) trong PowerPoint có tất cả các công cụ bạn cần để kiểm soát định dạng.

Ngăn bên trái hiển thị bố cục trang chiếu(slide layout) cho bản trình bày của bạn. Slide Master là trang chiếu trên cùng(topmost slide) trong hệ thống phân cấp và trông giống như trang chiếu nội dung trống mà bạn nhận được khi bắt đầu một bản trình bày mới.

Các kiểm soát được tổ chức thành các nhóm cụ thể với các chức năng rõ ràng:

Edit Master:   Sử dụng(Use) nhóm này để chỉnh sửa Slide Master . Bạn có thể thêm một trang chiếu(master slide) cái khác bằng nút Chèn Trang chiếu(Insert Slide Master button) cái hoặc bạn có thể sử dụng nút Chèn Bố cục(Insert Layout button) để thêm một bố cục mới bên dưới một Bản chính hiện có.

Nút Bảo tồn(Preserve) đảm bảo rằng PowerPoint không xóa Trang chiếu(Slide Master) cái nếu nó không được sử dụng. Chọn trang chiếu, sau đó bấm Bảo tồn(Preserve) . Biểu tượng đinh ghim bên cạnh trang chiếu chính(master slide) cho thấy rằng nó hiện được giữ nguyên.

Bố cục chính: (Master Layout:) Sử dụng(Use) nhóm này để thêm hoặc xóa các phần tử như tiêu đề và chân trang. bằng cách thêm hoặc xóa trình giữ chỗ, tiêu đề và chân trang PowerPoint .

Chỉnh sửa chủ đề:(Edit Theme:) Các điều khiển trong nhóm này cho phép bạn áp dụng chủ đề được tạo sẵn hoặc sử dụng chủ đề tùy chỉnh(custom theme) với các trang trình bày chính.

Nền: (Background:) Đặt(Set) nền cho Bản chiếu(Slide Masters) chính hoặc Bản chính bố cục(Layout Masters) .

Kích thước:(Size:) Chọn kích thước trang chiếu và hướng( slide size and the orientation) theo yêu cầu của bản trình bày của bạn.

Trong các phần sau, chúng ta sẽ xem cách thực hiện các thay đổi đối với trang chiếu(slide master) cái sẽ tự động phản ánh trên các trang chiếu theo sau nó.

Bậc thầy về Bố cục là gì?

Tất nhiên, một số trang chiếu có thể khác nhau về bố cục của chúng với nhau. Một số trang chiếu của bạn sẽ được thiết kế cho hình ảnh, một số cho văn bản, trong khi một số có thể có hoạt ảnh. Chúng được điều khiển bởi một loại slide chuyên đề khác được gọi là Layout Master . 

Đây là những phụ thuộc vào Master Slide . Và mỗi Master Slide có thể có một số Layout Master(Layout Masters) . Ví dụ, bố cục Tiêu đề(Title layout) là một loại Bố cục(Layout Master) Tổng thể .

Bạn có thể sử dụng một Layout Master cho tất cả các slide hiển thị văn bản(display text) . Khác cho hình ảnh… và như vậy. Thay đổi(Change) một phần tử trong một trang chiếu chính của bố cục(layout master slide) và tất cả các trang chiếu phụ thuộc sẽ thay đổi theo nó. Bạn không cần phải lộn xộn với mỗi slide. 

Làm việc trên thiết kế một trang chiếu Layout Master(Layout Master slide) tương tự như sửa đổi một mẫu PowerPoint( modifying a PowerPoint template) .

Do đó, Trình chiếu Thạc sĩ và Trình bày Bố cục(Slide Master and Layout Masters) trong PowerPoint không chỉ có thể giúp bạn xây dựng bản trình bày của mình một cách nhanh chóng mà còn cập nhật nó trong tương lai. Bất kỳ ai khác trong nhóm của bạn đều có thể tham gia và thực hiện các thay đổi mà không cần qua lại giữa các trang trình bày. Thư viện các thiết kế được tạo sẵn cũng có thể giúp bạn thay đổi bố cục của một bản trình bày đơn giản chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Định dạng(Format) bản trình bày bằng trang chiếu cái(Presentation Using Slide Masters)

Trang chiếu(slide master) cái như chúng ta đã thấy có một bố cục mặc định(default layout) . Bạn có thể sử dụng nó hoặc bắt đầu lại từ đầu với thiết kế của riêng bạn.

1. Chuyển đến Dạng xem Trang chiếu cái.(1. Go to the Slide Master View.)

Từ tab Dạng xem(View tab) trên Ruy-băng(Ribbon) , bấm vào nút Bản chiếu(Slide Master) cái trong nhóm Dạng xem Chính.

2. Tab Slide Master trên Ribbon.(2. The Slide Master tab on the Ribbon.)

Tab Slide Master(Slide Master tab) trên Ribbon được hiển thị . Một Slide Master mới xuất hiện với (Slide Master)bố cục mặc định(default layout) của PowerPoint .

3. Sửa đổi Slide Master(3. Modify the Slide Master)

Slide Master có các chỗ dành sẵn mặc định cho trang chiếu tiêu đề(title slide) , tiêu đề phụ, chân trang, ngày tháng và hơn thế nữa. Thực hiện bất kỳ thay đổi định dạng nào bạn muốn cho trang trình bày đơn giản(plain slide) này . Bạn cũng có thể chọn từ các chủ đề có sẵn của PowerPoint để thiết kế Slide Master .

Để chọn các phần tử trong Slide Master , bạn cũng có thể nhấp vào Master Layout và sau đó bỏ chọn các phần giữ chỗ mà bạn không muốn. 

4. Sửa đổi Bố cục Master(4. Modify the Layout Masters)

Mỗi chủ đề đều có một số bố cục trang chiếu. Chọn bố cục để phù hợp với nội dung trang chiếu(slide content) của bạn . Một số tốt hơn cho văn bản, một số để so sánh và một số tốt hơn cho đồ họa. 

Bạn có thể thiết kế bố cục tùy chỉnh của riêng mình từ đầu bằng cách nhấp vào Chèn Bố cục(Insert Layout) từ nhóm Chỉnh sửa Tổng thể.

Giống như một bố cục mặc định(default layout) nhưng muốn điều chỉnh nó một chút? Nhấp chuột phải vào (Right click)hình thu nhỏ của trang trình bày bố cục(layout slide thumbnail) đã nói ở bên trái và chọn Bố cục Nhân bản(Duplicate Layout) . Ngoài ra, xóa các bản gốc bố cục mà bạn không cần bằng phím tắt nhấp chuột phải hoặc nút Xóa(Delete button) trên tab. PowerPoint cung cấp khoảng 25 bố cục để bạn lựa chọn và bạn có thể không cần tất cả.

5. Áp dụng các bố cục(5. Apply the Layouts)

Bấm vào nút Close Master View trên tab Slide Master(Slide Master tab) trên Ribbon để trở về Dạng xem Thường(Normal View) . 

Trong ngăn hình thu nhỏ(thumbnail pane) , bấm vào trang chiếu mà bạn muốn áp dụng lại bố cục đã cập nhật. Chuyển đến Home tab > Slides group > Click Layout . Chọn bố cục mà bạn đã tạo trong Dạng xem Trang chiếu cái(Slide Master View) . Bạn cũng có thể chọn nhiều hình thu nhỏ trang chiếu và áp dụng bố cục chung cho chúng.

Hầu hết bản trình bày của bạn sẽ được điều khiển bởi trình điều khiển bố cục. Chỉ cần(Just) nhớ áp dụng lại các bố cục cho các trang trình bày có liên quan nếu bạn quay lại và thay đổi điều gì đó(change something) trong bố cục chính.

Làm những bậc thầy của bạn trước khi bạn bắt đầu trên trang trình bày của mình(Your Slides)

(HTML)Các tài liệu HTML có các biểu định kiểu. Văn bản Word(Word) có các kiểu. Và, PowerPoint có Slide Master(Slide Masters) . Đây là những khối in giúp cho bất cứ thứ gì có sau chúng được tạo ra dễ dàng hơn rất nhiều. Một thiết kế PowerPoint(PowerPoint design) có thể được tân trang lại và làm mới với một vài chỉnh sửa cho các trang chiếu chính.  

Bạn vừa tiết kiệm được rất nhiều thời gian với các slide chính. Hãy dành thời gian đó để sử dụng tốt hơn nội dung thực tế và làm cho PowerPoint của bạn hấp dẫn hơn( make your PowerPoint more engaging) với khán giả.