Cách Làm PowerPoint đẹp Và Chuyên Nghiệp

Để làm một PowerPoint thật đẹp và chuyên nghiệp phục vụ cho việc thuyết trình, bạn không chỉ cần để ý tới nội dung mà còn phải để ý tới cả bố cục và cách trình bày nội dung để có thể truyền tải thông tin tới người xem một cách hiệu quả nhất. Vì vậy bạn cần phải có những phương pháp hoặc skill quan trọng nhằm tạo được những chuỗi slide thật đẹp và chuyên nghiệp mang một phong cách riêng biệt cho bản thân.

1. Chuẩn bị

Trước khi tạo một chuỗi các slide bằng PowerPoint các bạn cần phải chuẩn bị sẵn một số tài nguyên trước khi bắt tay vào làm một "PowerPoint".

1.1 Vạch sẵn bố cục cho các slide

Đầu tiên bạn cần phải xác định rõ các vấn đề mà mình cần trình bày trong một slide. Để dễ dàng hơn bạn có thể xác định nó bằng các câu hỏi sau đây:

- Chủ đề bạn muốn trình bày là gì?

Mỗi một bài thuyết trình đều có một chủ đề nhất định, bạn cần phải xác định rõ ràng chủ đề của mình để từ đó đưa ra phong cách làm PowerPoint chính xác nhất. Nó có thể là phong cách nghiêm túc chứa lượng thông tin lớn cũng có thể là một bài mang phong cách thoải mái dí dỏm có tính truyền tải cao.

- Đâu là những vấn đề bạn cần trình bày?

Mở bài thân bài kết bài, toàn bộ kết cấu của một bài PowerPoint sẽ quyết định những gì bạn muốn trình bày cho người xem và nó là giàn khung để bài thuyết trình có thể dựa vào đó đắp nặn lên một sự kết hợp hoàn chỉnh.

Nội dung của những vấn đề này cần cô đọng, không được dài dòng quá nhưng cũng không nên quá ngắn để tránh thiếu sót thông tin.

Những gì bạn trình bày trong PowerPoint chỉ là tiền đề mở lời cho bài thuyết trình, bắt nguồn của các câu nói bạn sẽ phát biểu trước mọi người. Thế nên vấn đề đặt ra ở đây là nếu các bạn trình bày hết mọi thứ cần nói lên PowerPoint thì khi thuyết trình bạn sẽ phải nói cái gì nữa? Điều tối kị trong thuyết trình đó chính là nhìn chằm chằm vào slide trình chiếu và đọc hết tất cả các nội dung trên đó lên và không có chút thông tin nói thêm nào khác.

Việc bạn chỉ nhìn lên trên màn chiếu mà không nhìn khán giả sẽ làm họ cảm thấy bạn thiếu tự tin và không tôn trọng người nghe. Cộng thêm việc khi thuyết trình chỉ đọc các thông tin trên slide sẽ khiến các khán giả hoặc giám khảo (nếu có) đánh giá bạn không hề chuẩn bị trước cho bài thuyết trình của mình.

Xin hãy tin rằng việc này sẽ tạo điểm trừ rất nặng cho bài thuyết trình của bạn.

Tóm lại khi vạch ra các nội dung cần trình bày, bạn chỉ cần viết ra những câu nói cô đọng và súc tích nhất, thậm chí nếu có thể đủ tự tin thì chỉ cần viết đề mục mà thôi, mọi vấn đề chuyên sâu hơn có thể được giải thích bằng lời với người nghe thuyết trình.

- Sắp xếp các vấn đề cần trình bày như thế nào cho hợp lý?

Các vấn đề đã vạch ra cần phải được sắp đặt một cách hợp lý và logic. Cần phải có mở bài, thân bài và kết bài như một bài văn.

Có một số kiểu sắp xếp vấn đề như sau:

+ Diễn dịch: Mở đầu bằng cách khái quát toàn bộ các vấn đề sẽ nói tới trong bài PowerPoint và phần thân bài sẽ tiến hành đi sâu và làm rõ hơn các vấn đề mà mở bài đã nhắc tới.

+ Quy nạp: Ngược lại với phương pháp diễn dịch, cách sắp xếp quy nạp là ban đầu bạn sẽ trình bày các ý nhỏ đến ý lớn trước, từ chi tiết tới khái quát sau đó chờ đến cuối cùng mới tổng kết lại tất cả và đưa ra nhận xét tổng hợp.

+ Kết hợp diễn dịch cùng quy nạp: Mở đầu khái quát các vấn đề cần nói trong bài PowerPoint, thân bài tiếp tục đi sâu vào phân tích và làm rõ nếu có thể thì nên đưa thêm các dẫn chứng hay ví dụ sinh động. Cuối cùng bài PowerPoint là sự tổng kết và nhận xét cho toàn bộ các vấn đề đã phân tích.

1.2 Ví dụ và dữ liệu

Một bài thuyết trình để được gọi là hay thì không thể chỉ có những lý thuyết xuông. Bạn cần phải chuẩn bị các dẫn chứng và ví dụ đi kèm để người nghe có cái nhìn trực quan nhất với bài thuyết trình của bạn.

Các ví dụ và dữ liệu có thể được mô tả bằng bảng biểu hoặc hình vẽ tranh ảnh, video…

Càng nhiều ví dụ được đưa ra thì bài thuyết trình bằng PowerPoint của bạn càng dễ hấp dẫn người xem hơn là chỉ những kiến thức khôn khan sáo rỗng. Những ví dụ và dữ liệu này nên được chèn xen kẽ trong các phần của bài PowerPoint để có thể đạt được hiệu quả cao nhất.

1.3 Hình nền hoặc hình ảnh minh họa

Hình nền của PowerPoint và hình minh họa ảnh hưởng tới độ hấp dẫn và tính tập trung của các slide.

Nói về tính tập trung của một slide, đó là một phương pháp dẫn lối ánh mắt của người xem vào một điểm mà người làm slide muốn. Phương pháp này thường được sử dụng trong nghệ thuật chụp ảnh hoặc làm phim, những nhà sản xuất đã khôn khéo hướng ánh mắt của khán giả vào một điểm trên khung hình mà bạn muốn.

Phương pháp đó có nhiều cách thực hiện và sẽ khá phức tạp và chuyên sâu nên chúng ta không cần phân tích về nó quá nhiều. Nhưng để các bạn có thể hình dung rõ ràng hơn với vấn đề muốn nói ở đây thì Powerpoint.com.vn xin đơn cử một ví dụ gần như tương tự như vậy. Mời các bạn hãy nhìn bức ảnh dưới đây:

Khi nhìn vào bức ảnh này, thứ đầu tiên các bạn chú ý tới chắc chắn là cốc nước kia. Vì sao lại như vậy, rõ ràng chùm chìa khóa mới là thứ to lớn hơn trong khung hình và gần với tầm mắt của người nhìn hơn nhưng bạn lại bỏ qua nó để nhìn tới cốc nước.

Câu trả lời rất đơn giản, chắc hẳn khi các bạn đọc đến đây cũng đã suy đoán được đôi phần. Đó là vì chùm chìa khóa đã bị làm mờ đi và trở nên không rõ nét bằng cốc nước. Chùm chìa khóa bị làm mờ đi khiến nó trở thành "nền" làm nổi bất cốc nước được đặt chính giữa khung hình.

Theo đó, thứ mà người xem nhìn tới đầu tiên hay nói một cách chuyên nghiệp hơn thì ánh mắt của người xem đều được hướng về phía cốc nước theo ý đồ của người chụp ảnh.

Giờ quay trở lại với việc làm PowerPoint, thứ mà một người làm PowerPoint muốn người xem để ý đầu tiên tất nhiên là nội dung chữ hoặc biểu đồ được ghi trên slide rồi. Vậy nên tương tự với nguyên lý được nói tới ở trên, muốn người xem tập trung nhìn vào nội dung bạn thể hiện trên PowerPoint, hình nền slide của các bạn không được quá bắt mắt và thu hút ánh nhìn.

Nó phải để ra một khoảng trống đáng kể, tốt nhất là một khoảng trống ngay giữa khung hình để bạn có thể chèn nội dung mình cần diễn đạt trên slide.

Màu sắc của hình nền cũng cần phải chú ý tới, nếu bạn cần trình chiếu và thuyết trình bài PowerPoint của mình ở một nơi có ánh sáng đầy đủ (không phải phòng kín) thì tốt nhất màu nền phải có tông màu tươi sáng để khi chiếu lên màn hình không bị hắt sáng và khó nhìn. Bởi vì nếu bạn chọn một cái nền đen và trình chiếu bài thuyết trình trong một điều kiện có ánh sáng kể cả có là ánh sáng tự nhiên thì màn chiếu vẫn bị lóa chữ, gây khó chịu cho người nhìn.

Dưới đây là một ví dụ điển hình về một hình nền PowerPoint phù hợp nhất dành cho bạn, có chừa khoảng trống để ghi nội dung, có tính tập trung vì con mắt người xem sẽ không quá để ý tới những đường viền giấy xung quanh nhưng quan trọng là vẫn không mất tính thẩm mĩ và thú vị cho slide của bạn.

Nền của slide đó bạn có thể tìm thấy rất nhiều trên mạng, powerpoint.com.vn có một bài tổng hợp các hình nền PowerPoint thật đẹp dành cho các bạn, bạn có thể ghé vào đường link dưới đây để tải những hình nền PowerPoint về máy:

Hình nền Powerpoint đẹp

2. Bắt tay vào làm một PowerPoint đẹp và chuyên nghiệp

Sau khi đã chuẩn bị tất cả những gì mà powerpoint.com.vn nhắc tới ở phần 1, các bạn đã gần như hoàn thành xong một bài PowerPoint rồi đấy, những công việc còn lại chỉ là xào nấu và sắp đặt các "nguyên liệu" đã chuẩn bị ra đĩa mà thôi.

Để làm được những việc này thì các bạn cần phải có những kỹ năng "xào nấu" để làm việc với PowerPoint một cách hiệu quả.

Trong phần 2 này, Powerpoint.com.vn sẽ chỉ dẫn cho các bạn các loại kỹ năng đó để các bạn có thể vận dụng chúng một cách linh hoạt vào bài PowerPoint của mình.

2.1 Các thao tác với slide

Các slide là phần tử quan trọng cấu thành lên một bài PowerPoint. Giống với việc một file tài liệu Word có thể có nhiều trang thì một bài PowerPoint cũng có thể có nhiều Slide.

Để chèn thêm một slide mới vào bài PowerPoint thì bạn vào ribbon Home. Trong ribbon này có mục Slides, mục này có tất cả những gì bạn cần quan tâm về Slide.

Với New Slide, bạn có thể tạo ra một slide mới ngay bên dưới slide hiện tại bạn, trong đó có các dạng slide như sau:

- Title Slide: Slide này thường dùng cho trang bìa cho biết tiêu đề của cả slide, cũng chính là nội dung vừa ví dụ ở trên.

- Title and Content: Tiêu đề và nội dung.

- Section Header: Tiêu đề mục.

- Two Content: Hai nội dung.

- Comparison: So sánh.

- Title Only: Chỉ tiêu đề.

- Blank: Trang slide trắng để bạn có thể thiết kế tự do.

- Content with Caption: Nội dung có chú thích.

- Picture with Caption: Hình ảnh với chú thích.

- Panoramic Picture with Caption: Ảnh toàn cảnh với chú thích.

- Title and Caption: Tiêu đề và chú thích.

- Quote with Caption: Trích dẫn với chú thích.

- Name Card: Thẻ tên.

- 3 Column: 3 cột.

- 3 Picture Column: 3 cột và hình.

Với Layout, bạn có thể đổi kiểu cho slide hiện tại bạn đang chọn. Nó cũng có các dạng slide y như của New Slide.

Khi click chuột phải vào một slide, bạn sẽ thấy một bảng lựa chọn để thao tác với slide đó. Trong đó thì New Slide và Layout có tác dụng y hệt như ở trên ribbon Home.

Duplicate Slide: Tạo một slide khác giống y hệt Slide bạn vừa chọn (nhân đôi một slide).

Delete Slide: Xóa slide bạn vừa chọn.

2.2 Cách chèn hình nền (hình ảnh) vào PowerPoint

PowerPoint có sẵn các dạng hình nền hoặc theme cho bài thuyết trình của bạn, bạn có thể chọn ngay kiểu nền cho PowerPoint bằng cách click vào các mẫu theme hiện lên khi mở phần mềm PowerPoint.

Tuy vậy các dạng hình nền có sẵn của PowerPoint đều khá là đơn giản và không có gì đặc biệt. Chính vì vậy bạn mới cần chuẩn bị sẵn những hình nền ở ngoài để có thể chèn vào PowerPoint như đã nói ở trên.

Để chèn hình ảnh các bạn làm theo các bước sau đây.

Bước 1: Mở một PowerPoint với trang trắng bằng cách click đúp vào theme Blank Presentation trong giao diện mở đầu của PowerPoint (lựa chọn đầu tiên).

Bước 2: Vào ribbon Insert rồi chọn Pictures trong mục Images.

Bước 3: Chọn hình nền PowerPoint bạn đã tải về máy sau đó click vào Insert để chèn hình.

Bước 4: Hình được chèn vào không nhất định sẽ vừa đúng size của một trang slide, thế nên bạn có thể di chuột tới vị trí dấu chấm tròn ở trên cạnh của ảnh vừa được chèn. Bấm giữ chuột và kéo ảnh ra để vừa bằng với trang slide.

Bước 5: Trong ribbon Format ở mục Arrange, bạn click vào Send Backward và chọn Send to Back.

Thực hiện bước này để gửi bức ảnh nền của bạn ra phía sau khung chữ (xuất hiện mặc định khi bạn chọn theme Blank Presentation).

Như vậy là bạn đã thực hiện trọn vẹn việc chèn hình nền vào slide của PowerPoint. Kết quả bạn nhận được sẽ tương tự như hình dưới đây.

Với cách tương tự, bạn có thể chèn thêm bất cứ hình ảnh nào khác trong máy tính vào để trang trí cho slide của mình.

*Chỉnh sửa hình ảnh

Việc chỉnh sửa hình ảnh có thể thực hiện bên ngoài PowerPoint bằng những phần mềm chỉnh sửa ảnh khác điển hình là Photoshop nhưng nếu bạn không có phần mềm chỉnh sửa ảnh nào khác bạn có thể trực tiếp sử dụng các chức năng chỉnh sửa đơn giản của PowerPoint.

Các chức năng chỉnh sửa của bức ảnh đều nằm trong ribbon Format, muốn chỉnh sửa ảnh nào thì bạn click vào ảnh đó (ảnh được chọn sẽ hiện đường viền và chấm tròn xung quanh rất dễ phân biệt) và ribbon Format sẽ xuất hiện, bạn có thể lựa chọn các chức năng trong này để chỉnh sửa bức ảnh vừa chọn.

- Remove Background: Tách và xóa nền của bức ảnh.

- Corrections: Chỉnh sửa độ tương phản cùng với độ cứng mềm của các đường nét.

- Color: Phủ màu lên bức ảnh.

- Artistic Effects: Tạo các hiệu ứng tranh vẽ lên bức ảnh.

…

Ngoài việc chèn hình ảnh, bạn cũng có thể chèn được cả video vào PowerPoint. Để thực hiện được việc này không khó, hãy đọc và làm theo bài viết dưới đây của Powerpoint.com.vn để hiểu rõ hơn về cách chèn video vào PowerPoint:

Cách chèn Video vào PowerPoint

2.3 Chữ viết trong PowerPoint

Với trang đầu tiên của PowerPoint, bao giờ cũng có mặc định với hai dòng chữ để ghi tiêu đề và phụ đề. Chữ trong PowerPoint cũng được định dạng giống hệt với chữ trong Word hoặc Excel.

Có thể đổi kiểu font chữ, kích cỡ chữ, màu chữ và các style chữ khác nhau…

Chữ trong PowerPoint phải chú ý không được quá mức màu mè, font chữ phải gọn gàng để người xem dễ dàng đọc được. Quan trọng là màu sắc phải có độ tương phản cao so với nền, nói cách khác nền là màu trắng thì chữ phải là màu đen, nền là màu xanh thì chữ phải là màu đỏ…

Cách chọn màu này để chữ được hiển thị rõ ràng, tạo tính tập trung để người xem có thể đọc được dễ dàng hơn.

2.4 Biểu đồ trong PowerPoint

Để chèn một biểu đồ vào trong PowerPoint, các bạn hãy vào ribbon Insert.

Tại ribbon này có mục Illustrations, click vào Chart của mục này để mở giao diện chèn biểu đồ.

Ô cửa sổ chức năng Insert Chart sẽ đề ra những loại biểu đồ mà bạn có thể chèn vào PowerPoint, có dạng biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ hình tròn, biểu đồ mảng… Bạn có thể xem trước kiểu dáng của biểu đồ tại phần privew ở phía bên phải.

Sau khi chọn được kiểu dáng biểu đồ phù hợp, click vào OK để chèn. Biểu đồ bạn chọn sẽ được chèn lên nền Slide kèm một bảng Excel nhỏ để ghi dữ liệu cho biểu đồ đó. Thay đổi số liệu trong bảng Excel đó để có được một biểu đồ chính xác với dữ liệu của bạn nhất.

Tất cả các chỉnh sửa của biểu đồ bạn có thể tìm thấy trong ribbon Design hoặc Format.

2.5 Hiệu ứng chuyển động trong PowerPoint

Có hai kiểu hiệu ứng chuyển động trong PowerPoint, đó là Transtions và Animations.

Trong đó Transitions là hiệu ứng chuyển giao giữa hai slide với nhau. Subtle là cách mà slide của bạn xuất hiện, Exicting là cách mà slide trước biến mất nhường chỗ cho slide mà bạn hiện đang chọn.

Và Animations là hiệu ứng chuyển động xuất hiện cho một phần tử nằm trong slide của bạn.

Các bạn không nên quá lạm dụng các hiệu ứng chuyển động này, bởi vì quá nhiều hiệu ứng sẽ khiến người xem rối mắt và chỉ tập trung vào sự chuyển động của nó. Đây là tâm lý thường thấy của con người, người ta hay để ý vào sự chuyển động hơn là vật tĩnh.

Nhưng nếu người xem quá để ý vào sự chuyển động thì sẽ mất tập trung vào nội dung của PowerPoint. Chính vì thế nên bạn có thể tạo chuyển động xuất hiện và biến mất đơn giản cho các phần tử trong PowerPoint của mình nhưng đừng quá chú trọng và làm phức tạp nó lên.

Phía trên là tất cả những vấn đề cần thiết nhất để tạo ra một PowerPoint đẹp nhưng cũng không kém phần chuyên nghiệp. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của Powerpoint.com.vn, chúc các bạn có thể tạo ra những bài PowerPoint tuyệt vời nhất dành cho mình.