Cách Lập Bảng Công Nợ Khách Hàng Bằng Excel Chính Xác Nhất

Việc quản lý công nợ khách hàng bằng file excel sẽ giúp các nhà bán hàng kiểm soát được các nguồn thu từ khách hàng từ đó đưa ra các phương án thu hồi phù hợp để đảm bảo tài chính lành mạnh cho công ty. Vậy làm thế nào để quản lý công nợ khách hàng bằng Excel chính xác? Trong bài viết này Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh sẽ hướng dẫn cho bạn cách quản lý công nợ khách hàng nói riêng và công nợ doanh nghiệp nói chung một cách đơn giản và hiệu quả nhất.

• 1.Công nợ và công nợ khách hàng
• 2. Mục đích và vai trò của bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
• 3. Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
• 4. Cách lập bảng công nợ phải thu khách hàng trên Excel
• 5. Quản lý công nợ khách hàng đơn giản, chính xác với phần mềm Nhanh.vn

1.Công nợ và công nợ khách hàng

1.1 Công nợ là gì?

Công nợ của doanh nghiệp là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… Người đảm nhận việc theo dõi công nợ trong công ty gọi là kế toán công nợ. Công nợ của doanh nghiệp được chia ra làm các loại như công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả.

1.2. Công nợ phải thu khách hàng là gì?

Công nợ phải thu khách hàng được hiểu là khi một tổ chức doanh nghiệp đã bán hàng hóa thành phẩm cho khách hàng và xuất hóa đơn, chứng từ kê khai thuế nhưng khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc mới thanh toán được một phần. Để thu hồi được công nợ một cách hiệu quả thì bên tổ chức, doanh nghiệp cần phải có chính sách công nợ khách hàng rõ ràng, quản lý công nợ khách hàng chặt chẽ, chính xác. 

Khi theo dõi công nợ, bạn cũng cần quản lý thông tin khách hàng hiệu quả. Bạn có thể tham khảo thêm mẫu file quản lý thông tin khách hàng bằng Excel để đồng bộ dữ liệu dễ dàng.

2. Mục đích và vai trò của bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

Bảng tổng hợp/ ghi chép công nợ khách hàng là công cụ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình biến động công nợ của khách hàng có giao dịch phát sinh trong kỳ. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát, tổng kết, thu hồi công nợ hiệu quả, hỗ trợ duy trì sự ổn định và lành mạnh cho tài chính doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bảng tổng hợp công nợ cũng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định, chính sách về thanh toán, thời hạn nợ và các chương trình bao gồm chiết khấu, khuyến mãi,… với với khách hàng.

3. Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

Phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp, tổ chức mà bảng quản lý công nợ khách hàng có thể có những chỉ tiêu khác nhau nhưng về cơ bản thì một bản tổng hợp công nợ khách hàng phải đảm bảo được những thông tin quan trọng là số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. 

Sau đây là mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng phổ biến mà bạn có thể tham khảo: 

Ngoài bảng công nợ cơ bản, bạn nên áp dụng thêm các cách theo dõi công nợ nâng cao sẽ giúp bạn nắm được phương pháp chi tiết, giảm rủi ro sai sót.

4. Cách lập bảng công nợ phải thu khách hàng trên Excel

Bảng tổng hợp công nợ khách hàng trên Excel phải đảm bảo đủ các thông tin liên quan sau:

• Mã số: Mã số từng khách hàng, lấy dữ liệu ở phần “Mã số” trong Cột diễn giải của Sổ chi tiết công nợ
• Tên nhà cung cấp: Ghi rõ tên của từng khách hàng
• Số dư đầu kỳ bên Nợ: Lấy từ “Số dư Nợ đầu kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ
• Số dư đầu kỳ bên Có: Lấy từ “Số dư Có đầu kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ
• Số phát sinh trong kỳ bên Nợ: Lấy từ “Tổng số phát sinh Nợ trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ
• Số phát sinh trong kỳ bên Có: Lấy từ “Tổng số phát sinh Có trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ
• Số dư cuối kỳ bên Nợ: Lấy từ “Số dư Nợ cuối kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ
• Số dư cuối kỳ bên Có: Lấy từ “Số dư Có cuối kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ
• Dòng “Cộng”: Cộng toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của cả bên Nợ và bên Có của các nhà cung cấp

Sau khi đã nhập đủ thông tin thì áp dụng các hàm tính toán trong excel để phân loại và tổng hợp lại thông tin. 

Để tính số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ ta sử dụng hàm VLOOKUP và hàm SUMIFS. Tuy nhiên để tối ưu và đảm bảo dữ liệu chính xác khi thay đổi khoảng thời gian thì ta sử dụng thêm các hàm MIN, MAX

Xem thêm: Hướng dẫn tạo file Excel quản lý công nợ chi tiết đơn giản

Nếu bạn cảm thấy Excel quá thủ công và khó kiểm soát, hãy tham khảo các phần mềm quản lý công nợ hiện đại như Nhanh.vn giúp tự động ghi nợ khi khách hàng không thanh toán hết, lọc các công nợ khách hàng để dễ dàng tra cứu.

5. Quản lý công nợ khách hàng đơn giản, chính xác với phần mềm Nhanh.vn

Việc quản lý công nợ khách hàng bằng excel có ưu điểm là miễn phí và dễ tìm kiếm dữ liệu nhưng bên cạnh đó lại tồn tại rất nhiều nhược điểm/ vấn đề như phức tạp, mất thời gian, không quản lý được lượng thông tin lớn, theo dõi thông tin không thống nhất, độ bảo mật không cao và rất khó sử dụng cho người không biết về excel.

Nhằm giúp các nhà bán hàng quản lý công nợ dễ dàng hơn, chính xác hơn và khắc phục được tối đa những nhược điểm của việc quản lý công nợ khách hàng bằng excel, Nhanh.vn cung cấp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh với tính năng/ lợi ích quản lý công nợ khách hàng như sau: 

Với phần mềm Nhanh.vn, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình ghi nhận công nợ khách hàng. Mọi giao dịch từ đơn bán lẻ, bán buôn đến hóa đơn chưa thanh toán hết đều được hệ thống tự động hạch toán. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chủ động nhập công nợ đầu kỳ hoặc các khoản vay ngoài trực tiếp tại module Kế toán để quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất.

Để thu công nợ khách hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn việc thu tất cả công nợ của khách hàng. Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các hình thức lập Phiếu thu cho tiền mặt hoặc Phiếu báo có cho các giao dịch chuyển khoản và quẹt thẻ, giúp dòng tiền luôn được đối soát minh bạch.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể chọn việc thu công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn. Bạn chỉ cần tìm đến ID hóa đơn cần thanh toán. Chọn hành động Thanh toán công nợ bằng tiền mặt/ Thanh toán công nợ bằng chuyển khoản

Điểm ưu việt của Nhanh.vn nằm ở hệ thống bộ lọc thông minh, cho phép chủ doanh nghiệp kiểm soát nợ theo trạng thái thời gian như: nợ quá hạn, hạn hôm nay, hay hạn trong 7 ngày tới. Các chỉ số về Phát sinh trong kỳ (cột Nợ/Có) và Số dư cuối kỳ (Phải thu/Phải trả) luôn được cập nhật thời gian thực, giúp bạn nắm bắt chính xác tình hình tài chính và lên kế hoạch thu hồi vốn kịp thời.

Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp dễ dàng, chính xác với Nhanh.vnĐơn giản - Hiệu quả - Tiết kiệm

Trên đây là toàn bộ những gì mà Nhanh muốn chia sẻ về cách lập bảng công nợ khách hàng trên Excel nhanh chóng và hiệu quả. Rất mong những kiến thức, chia sẻ trên của Nhanh.vn sẽ hữu ích với các bạn, giúp các bạn có những bài học bổ ích để áp dụng vào công việc. Lưu ý, nếu muốn thay thế Excel bằng phần mềm quản lý bán hàng, Nhanh.vn cũng sẽ đáp ứng được bạn. Liên hệ với chúng tôi để có những tin tức mới nhất. Nhanh.vn chúc bạn thành công!