Cách Quản Lý Các Hàm Excel: Copy, Paste Và Autofill - Business

Bảng tính không chỉ dành cho các chuyên gia tài chính hoặc kế toán; chúng cũng dành cho những người làm nghề tự do hoặc người kinh doanh nhỏ giống như bạn. Bảng tính có thể giúp bạn nắm bắt các dữ liệu quan trọng về kinh doanh, nghiên cứu sản phẩm bán chạy và sắp xếp cuộc sống của bạn.

Mục đích chung của Excel là làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn xây dựng các kỹ năng cơ bản để làm việc với chúng. Các hàm là trái tim của Excel.

Dưới đây là một vài kỹ năng quan trọng trong hướng dẫn này sẽ giúp bạn thêm:

• Tìm hiểu cách viết công thức đầu tiên của bạn trong Microsoft Excel để tự động hoá toán học.
• Cách sao chép (copy) và dán (past) một công thức làm việc vào một ô khác.
• Cách sử dụng autofill để nhanh chóng áp dụng công thức cho toàn bộ cột.

Trong bảng tính dưới đây, bạn có thể xem lý do tại sao Excel lại mạnh như vậy. Phần trên của màn hình hiển thị công thức phía sau, trong khi ảnh chụp màn hình dưới cùng cho thấy các công thức hiển thị.

Hướng dẫn này sẽ dạy bạn cách nắm vững các bảng tính và quản lý các công thức. Tốt nhất là hướng dẫn này sẽ áp dụng nhiều cho các ứng dụng bảng tính; cho dù bạn sử dụng các ứng dụng như Apple Numbers, Google Sheets, hoặc Microsoft Excel, bạn sẽ tìm thấy những thủ thuật chuyên nghiệp để làm việc với các công thức một cách nhanh chóng trong một bảng tính. Hãy bắt đầu nào.

Cách quản lý Những hàm Excel (Video hướng dẫn nhanh)

Xem video hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu cách quản lý những hàm Excel tốt hơn. Tôi sẽ chỉ mọi thứ từ cách viết những công thức đầu tiên đến việc sao chép và dán chúng.

Please accept preferences cookies to load this content.

Hãy đọc để tìm ra nhiều cách quản lý công thức và bảng tính.

Cách điều hướng một bảng tính Excel

Hãy viết công thức đầu tiên của chúng ta trong Microsoft Excel. Chúng ta viết công thức bên ngoài các ô, các hộp cá nhân trong một bảng tính. Excel là gã khổng lồ, tiếp nối các hàng và cột. Nơi gặp gỡ các hàng và cột được gọi là ô.

Mỗi ô là nơi mà chúng ta có thể nhập dữ liệu, hoặc công thức làm việc với dữ liệu của chúng ta. Mỗi ô có một tên mà chúng ta có thể tham khảo khi nói về bảng tính.

Hàng (Rows) là những hộp nằm ngang bên trái được đánh số. Cột (Columns) chạy từ trái sang phải và được đánh bằng chữ. Khi các hàng và cột giao nhau, Excel có hình dạng là các ô. Nơi cột C và dòng 3 giao nhau, chúng ta tham khảo ô C3.

Trong ảnh chụp màn hình dưới đây, tôi đã tự nhập tên ô trong các ô để giúp bạn hình dung cách thức hoạt động của một bảng tính Excel.

Bây giờ, chúng ta đã hiểu rõ cấu trúc của một bảng tính, hãy chuyển sang viết một số công thức và chức năng Excel.

Làm việc với các công thức (Formulas) và hàm chức năng (Functions) Excel

Formulas và functions là những gì chúng ta sử dụng để nhập dữ liệu. Excel có tích hợp chức năng như =AVERAGE để tính số trung bình, các công thức đơn giản hoạt động giống như thêm hai ô lại với nhau. Trong thực tế, các thuật ngữ được sử dụng thay thế cho nhau.

Mục đích của hướng dẫn này, tôi sẽ sử dụng Formula để đề cập cho cả hai, vì chúng ta thường làm việc kết hợp cả hai trong một bảng tính.

Để viết công thức đầu tiên, nhấp đúp chuột vào một ô và gõ dấu =. Hãy thực hiện ví dụ đầu tiên cực kỳ đơn giản bằng cách cộng hai giá trị với nhau.

=4+4

Xem kết quả hiển thị bên dưới trong Excel:

Sau khi bạn nhấn Enter trên bàn phím, Excel sẽ ước lượng những gì bạn nhập. Điều đó có nghĩa rằng nó sẽ tính toán công thức bạn đã nhập vào, và cho kết quả. Khi chúng tôi cộng hai giá trị, Excel sẽ tính toán những gì chúng cộng lại và in tổng số.

Chú ý thanh Formula Bar trên bảng tính và công thức hiển thị công thức cộng hai số với nhau. Công thức vẫn còn phía sau, ngay cả khi chúng ta xem ở ngoài.

Các ô có công thức "= 4 + 4", trong bảng tính cho ra kết quả. Hãy thử sử dụng công thức tương tự với phép trừ, phép nhân (với biểu tượng dấu *) và chia (với biểu tượng /) Bạn có thể gõ công thức tại một trong hai công thức hoặc trong một ô.

Đây là một ví dụ cực kỳ đơn giản nhưng nó minh họa một khái niệm quan trọng: đằng sau các ô trong bảng tính, bạn có thể tạo nên các công thức làm việc mạnh mẽ với dữ liệu của bạn.

Những hàm Excel với ô tham chiếu

Thực sự là có hai cách để làm việc với các công thức:

• Sử dụng công thức với dữ liệu ngay bên trong của công thức như ví dụ mà chúng tôi cho thấy ở trên (=4+4)
• Sử dụng công thức với ô tham chiếu để làm việc với dữ liệu dễ dàng hơn, chẳng hạn như =A2+A3

Hãy nhìn vào ví dụ dưới đây. Trong ảnh chụp màn hình dưới đây, tôi đã đăng nhập vào danh sách bán hàng cho công ty trong 3 tháng đầu năm 2016. Bây giờ, tôi sẽ tổng hợp chúng bằng cách cộng ba tháng bán hàng với nhau.

Trong trường hợp này, tôi đang sử dụng một hàm nội tuyến với ô tham chiếu. Tôi thêm vào ô B2, C2 và D2 cộng ba tháng lại.

Công thức mà chúng tôi đã thực hiện chỉ là một vài trong số những công thức có sẵn trong Excel. Để tìm hiểu, hãy thử một số các chức năng được xây dựng trong trong Excel:

• =AVERAGE để tính giá trị trung bình.
• =COUNT để đếm số trong một bộ dữ liệu.
• =TODAY để hiển thị ngày hôm nay trong một ô.
• =TRIM để loại bỏ khoảng trống từ ô bắt đầu đến ô kết thúc.

Cách sao chép và dán các hàm trong Excel

Bây giờ, chúng ta viết một vài công thức trong Excel, hãy tìm hiểu cách sao chép và dán chúng lại với nhau.

Khi chúng ta sao chép và dán một ô với một công thức ở trong đó, chúng ta không phải sao chép giá trị - chúng ta sao chép công thức. Nếu chúng ta dán nó ở một nơi nào đó, đó là chúng ta đang sao chép công thức Excel qua.

Trong ví dụ dưới đây là các bước tôi đã thực hiện:

1. Tôi đã sao chép (Ctrl + C) ô E2, là một công thức thêm B2, C2 và D2.
2. Sau đó, tôi đã chọn tất cả các ô khác trong cột E bằng cách kéo thả trên các cột.
3. Tôi nhấn (Ctrl + V) để dán công thức Excel cùng với tất cả các ô trong cột E.

Như bạn thấy trong hình ở trên, dán công thức không dán giá trị ($ 21.933). Thay vào đó, nó dán công thức.

Công thức mà chúng tôi đã sao chép trong ô E2. Nó thêm các ô B2, C2 và D2. Khi chúng tôi dán nó vào E3, chẳng hạn, nó đã không làm điều tương tự - thay vào đó, nó cộng vào các giá trị từ B3, C3 và D3.

Về cơ bản, Excel đoán rằng bạn muốn cộng ba ô bên trái , là một trường hợp hoàn hảo. Khi bạn sao chép và dán một công thức, nó trỏ đến những ô tham chiếu liên quan (xem thêm ở dưới) thay vì sao chép và dán các tài liệu tham chiếu chính xác giống nhau.

Cách Autofill các hàm trong Excel

Autofilling formulas là một trong những cách nhanh nhất để mở rộng công thức của bạn. Nếu tất cả ô mà bạn muốn sao chép công thức của bạn để được gắn kết, bạn có thể tự động điền công thức trong bảng tính của bạn.

Để tự động điền trong Excel, hãy di chuột qua các ô với công thức của bạn. Khi bạn đặt con trỏ chuột ở góc dưới bên phải, bạn sẽ thấy con trỏ chuột biến thành một hình dạng trông giống như một dấu cộng. Bấm đúp để tự động điền công thức.

Lưu ý: Một vấn đề khi sử dụng tự động điền trong Excel mà không lphải lúc nào cũng tốt. Hãy chắc chắn nhấp đúp để kiểm tra việc tự động điền các công thức đúng vào bảng tính của bạn.

Mối quan hệ với tài liệu tham chiếu

Chúng ta hãy tìm hiểu nâng cao hơn và mối quan hệ với tham chiếu toàn bộ trong Excel.

Trong ví dụ, chúng tôi tính toán tổng doanh số bán hàng quý, chúng tôi đã viết một công thức với các tham chiếu liên quan. Đó là lý do tại sao công thức của chúng tôi chính xác khi chúng tôi kéo công thức xuống. Nó cộng ba ô thành ô bên trái  - không giống chính xác như những ô được lặp đi lặp lại.

Các tham chiếu tuyệt đối đóng băng những ô mà chúng ta đang đề cập đến. Hãy nhìn vào một ví dụ về lý do tại sao tham chiếu tuyệt đối cũng rất hữu ích.

Hãy tính toán tiền thưởng quý cho các nhân viên bán hàng. Dựa trên doanh số bán hàng được tạo ra, chúng ta sẽ tính tiền thưởng bán hàng là 2,5%. Hãy bắt đầu bằng cách nhân số lần bán hàng theo tỷ lệ phần trăm tiền thưởng cho nhân viên của chúng tôi trước tiên.

Tôi đã có tỷ lệ phần trăm tiền thưởng, và tôi sẽ nhân số lần doanh thu tiền thưởng bán hàng theo tỷ lệ phần trăm:

Bây giờ, chúng ta đã tính toán tiền thưởng bán hàng đầu tiên, hãy kéo các công thức xuống để tính toán tất cả các khoản tiền thưởng bán hàng:

Tuy nhiên, điều này đã không thực hiện. Bởi vì tỷ lệ phần trăm tiền thưởng luôn luôn là trong ô tương tự - H2; Vì vậy, công thức không hoạt động khi chúng tôi kéo nó xuống. Chúng ta sẽ không có gì trong mỗi ô.

Dưới đây là cách thức Excel đã cố gắng tính toán F3 và F4, làm ví dụ:

Về cơ bản, chúng ta cần phải thay đổi công thức Excel bằng cách sử dụng ô H2 để nhân số tiền thưởng. Đây là nơi mà chúng tôi sử dụng một tham chiếu tuyệt đối.

Tham chiếu tuyệt đối cho Excel để đóng băng các ô được sử dụng trong công thức, và không thay đổi nó như chúng ta di chuyển công thức xung quanh.

Cho đến bây giờ, công thức của chúng ta là:

=E2*H2 

Để đóng băng công thức này sử dụng ô H2, hãy biến nó thành một tham chiếu tuyệt đối:

=E2*$H$2 

Nhận thấy rằng, chúng ta thêm dấu đô la vào ô tham chiếu. Điều này nó lên rằng, không có vấn đề gì ở chỗ chúng ta đặt vào công thức, hãy nhìn lại ô H2 để xem tỷ lệ phần trăm. Chúng tôi loại bỏ ô "E2" thì vẫn không thay đổi, bởi vì khi chúng tôi kéo công thức xuống, chúng tôi muốn có công thức thích ứng với mỗi nhân viên bán hàng.

Tham chiếu tuyệt đối cho phép bạn thực sự có được cụ thể với công thức của bạn sẽ như thế nào. Trong trường hợp này, chúng tôi sử dụng tham chiếu tuyệt đối để khóa công thức trên cùng tỷ lệ phần trăm tiền thưởng cho mỗi nhân viên.

Tóm lại

Những hàm Excel thì rất mạnh mẽ. Viết một công thức và kéo nó xuống, và bạn đã loại bỏ cách làm việc thủ công trên bảng tính.

Hướng dẫn này được thiết kế để giới thiệu về cách làm việc với bảng tính. Chúng tôi đã xây dựng thêm nội dung mới để giúp đỡ các doanh nhân và freelancer nắm vững bảng tính:

• Trong hướng dẫn này, chúng tôi sử dụng công thức toán học; đây là một hướng dẫn đầy đủ về Cách làm việc với công thức toán học trên Excel.
• Có lẽ bạn đang kế thừa một bảng tính lộn xộn hoặc danh sách dữ liệu xấu. Bạn có thể Tìm và loại bỏ các bản sao với chỉ một vài lần nhấp chuột.
• Nếu bạn đang di chuyển giữa các phân tích và trình bày dữ liệu, bạn có thể sử dụng PowerPoint. Dưới đây là Cách để chèn một tập tin Excel vào PowerPoint trong 60 giây.

Bạn đã tìm hiểu về cách làm việc với các hàm như thế nào? Để lại một bình luận nếu bạn có thủ thuật hoặc thắc mắc về bảng tính Excel.