Cách Quản Lý Vận Tải Của Các Công Ty Hàng đầu Thế Giới | Smartlog

Đây là chuỗi bài Smartlog sẽ giới thiệu những case study về quản lý vận tải được các tập đoàn đa quốc gia áp dụng thành công để kiểm soát chi phí và cải thiện dịch vụ của họ. Chúng ta thường mặc định rằng, những chuỗi cung ứng của các ông lớn trên thế giới như Ford, Lifeway, Goodyear… chắc chắn đã rất hoàn thiện và hiệu quả. Nhưng điều đó có thực sự đúng không?

Với series kiến thức kỳ này, Smartlog sẽ giới thiệu những case study thực tế nhất về những thách thức “khó nhằn” trong cách quản lý vận tải, kiểm soát chi phí và cải thiện dịch vụ của họ. Cách các công ty đa quốc gia phát triển những giải pháp tối ưu để trở nhanh những ông lớn như hiện nay… Và liệu rằng, các công ty Việt Nam có thể áp dụng những giải pháp này không? 

Nội dung bài viết

Toggle

• Case study quản lý vận tải
• Những phát hiện chính và khuyến nghị
• Case study của Ford: Tối ưu hóa chi phí logistics đầu vào (Inbound Cost Optimization)
  • Thách thức phải đối mặt
  • Chiến lược quản lý vận tải
  • Khai thác công nghệ
  • Quy trình và những cải thiện về mặt tổ chức
  • Bài học rút ra
  • Kết quả đạt được

Case study quản lý vận tải

Các nhà quản lý vận tải và chuỗi cung ứng đang đối mặt với áp khi đối phó với thách thức giá về cước và năng lực vận tải (transportation capacity), cũng như đáp ứng nhu cầu thông tin vận tải từ những bộ phận còn lại của tổ chức.

Để xác định yếu tố tạo thành công của các chiến lược quản lý vận tải ngày nay, Aberdeen Group đã nghiên cứu các case study tiêu biểu trong ngành vận tải của các công ty có quy mô vừa và lớn. Nghiên cứu này cho thấy, nhiều công ty đã thành công hoạt động quản lý vận tải của mình. Giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh với các đối thủ khác, trong khi vẫn kiểm soát được chi phí và năng lực vận tải.

 Hãy xem cách các nhà điều hành, quản lý vận tải như thể nào? 

Biểu đồ mô tả về các Thách thức kinh doanh của các công ty vận tải khi triển khai công nghệ

Những phát hiện chính và khuyến nghị

Những case study về vận tải như tập trung hóa việc tổ chức quản lý vận tải, tự động hoá việc gom đơn hàng, kiểm soát hoạt động vận chuyển hàng hóa đầu vào và tự ra hóa đơn (self-invoicing).

Danh sách các yếu tố quan trọng nhất trong vận tải của Aberdeen Group đưa ra có thể được sử dụng để xác định rằng lộ trình quản lý vận tải của một công ty. Liệu chúng có phản ảnh đó là các tiêu chí đánh giá vận tải tối ưu hay chưa?

Mặc dù các công ty này phụ thuộc nhiều vào công nghệ quản lý vận tải để thúc đẩy các chương trình chuyển đổi của họ nhưng họ không xem công nghệ là một giải pháp thần diệu. Việc thực thi các giải pháp này thường liên quan đến việc tạo ra cơ cấu tổ chức mới và gia tăng sự tương tác với các bộ phận nội bộ khác cũng như các đối tác kinh doanh. Các nhà lãnh đạo có những hành động cụ thể xung quanh việc thay đổi quản lý, đào tạo, và các số liệu để giúp các sáng kiến công nghệ dựa trên công nghệ của họ thành công lâu dài.

Đối với công ty dự tính thực hiện một chương trình chuyển đổi vận tải (transportation transformation program), một số chia sẻ kinh nghiệm quản lý vận tải gồm:

• Không nên đưa ra các dự án về công nghệ vận tải theo kiểu “chỉ một lần là xong”. Vận tải là hoạt động đều đặn, thường xuyên, có kế hoạch phát triển lâu dài.
• Tập trung vào việc thúc đẩy thông tin và giá trị đồng bộ cho nội bộ và các bên liên quan.
• Gỡ bỏ hoặc thay bộ máy tổ chức cồng kềnh, lạc hậu để tạo ra các hoạt động vận tải hiệu quả.
• Quản lý chi phí vận tải và năng lực vận tải trong tầm kiểm soát bằng cách thực hiện các hoạt động cộng tác, hợp tác với các nhà chuyên chở (vendor) trên nhiều khía cạnh.
• Đào tạo sử dụng công nghệ, phần mềm quản lý vận tải cho nhân viên, điều phối phối viên thường xuyên.
• Chủ động kiểm soát chất lượng của giải pháp quản lý vận tải, phần mềm quản lý vận tải.
• Kết quả đạt được nhằm thu hút sự ủng hộ của các bộ phận quản lý trong việc thực hiện các bước tiếp theo trong kế hoạch quản lý vận tải.

Case study của Ford: Tối ưu hóa chi phí logistics đầu vào (Inbound Cost Optimization)

Thách thức phải đối mặt

Ford Bắc Mỹ đã chuyển sang hoạt động sản xuất tinh giản (lean manufacturing), khiến cho sự phức tạp của mạng lưới logistics mà nó phải quản lý càng tăng lên. Đội ngũ logistics nguyên vật liệu đã phải thiết kế nhiều nguồn nguyên liệu hơn đến nhà máy từ các nhà cung cấp và lên kế hoạch hoạt động cross-docking để hỗ trợ dòng chảy nguyên liệu just-in-time cho các hoạt động lắp ráp.

Một thách thức quan trọng không chỉ là làm thế nào để lập kế hoạch tần suất cung cấp dịch vụ và dòng chảy nguyên vật liệu để giữu các nhà máy hoạt động với chi phí logistics thấp, mà còn phải làm thế nào để dự báo chính xác các chi phí logistics trong sự phức tạp ngày càng tăng này.

Chiến lược quản lý vận tải

Tầm nhìn của Ford là tập hợp tất cả dữ liệu từng bộ phận, nhà cung cấp và nhà máy và tạo ra một kế hoạch logistics tổng thể về tối ưu hóa chi phí mà sẽ xác định số lượng giao hàng và tần suất cho mỗi bộ phận để đạt được chi phí thấp nhất có thể.

Quy trình lập kế hoạch hiện tại của Ford từng dựa hoàn toàn trên việc tối ưu hóa xung quanh các bộ phận nhất định hoặc các nhà cung cấp, nhưng đến hiện tại Ford muốn tạo ra một kế hoạch logistics có mạng lưới rộng khắp.

Khai thác công nghệ

Để tạo ra một kế hoạch logistics tối ưu hóa chi phí, Ford đã nhận ra rằng họ cần một hệ thống lên kế hoạch mà có thể xác định tần suất tối ưu của các chuyến hàng cho từng bộ phận từ từng nhà cung cấp. Tuy nhiên, các hệ thống mà Ford đã xem xét đòi hỏi người dùng phải nhập vào các tần suất mong muốn hơn là xem tần suất như kết quả đầu ra của hệ thống.

Vì vậy, Ford đã chọn phương án đó là giúp một nhà cung cấp công nghệ mang đến cho thị trường một giải pháp mới tối ưu hóa tổng chi phí mà cùng lúc có thể vừa xem xét các vấn đề như năng lực đầu kéo và tải, kế hoạch sản xuất, mức độ tồn kho mục tiêu của nhà máy, vận tải và chi phí xử lý vật liệu, thời gian vận chuyển và các biến khác. Các kết quả đầu ra là tần suất giao hàng được tối ưu hóa, thứ tự và địa điểm lấy hàng (pick-up), số lượng tải, đo đếm số khối để chất hàng (trailer cubing), và chu chuyển các container quay đầu cho từng bộ phận.

Ford đã hỗ trợ nhà cung cấp này về thông số kỹ thuật hệ thống và bắt đầu triển khai giải pháp hai năm sau khi dự án bắt đầu. Sản phẩm Inbound Planner từ Viewlocity hiện được sử dụng để tạo ra kế hoạch tối ưu hóa chi phí cho 100% vận tải hàng hóa đầu vào (inbound freight) nội địa của Ford Bắc Mỹ. Các kế hoạch logistics sau đó được thực hiện bởi hệ thống vận hành vận tải của Ford và của các đối tác.

Tổng cộng, có 12 nhà lập kế hoạch Ford sử dụng công cụ lập kế hoạch Inbound Planner hàng ngày để tạo ra các kế hoạch logistics tổng thể và ngân sách cho các chương trình xe mới cũng như cải tiến những kế hoạch và ngân sách hiện tại khi các chương trình thay đổi. Ford cũng có kế hoạch mở rộng giải pháp này cho vận tải hàng hóa đầu vào quốc tế của mình.

Quy trình và những cải thiện về mặt tổ chức

Khi thực hiện sản phẩm Inbound Planner, Material Planning & Logistics của Ford đã nhận ra họ phải làm việc chặt chẽ hơn với các phòng ban khác để tạo ra kế hoạch và ngân sách chính xác hơn và để thực hiện điều chỉnh giữa giai đoạn. Thậm chí một sự thay đổi nhỏ trong kích thước các bộ phận, địa điểm cross-docking, hoặc công suất lưu trữ nhà máy có thể có một tác động đáng kể đến chi phí logistics.

Ford đưa ra các quy trình mới xuyên suốt qua các phòng ban chức năng (cross-functional) sao cho mỗi khi có một thay đổi được đề xuất bởi, chẳng hạn như nhóm thu mua hoặc bộ phận logistics nội bộ, tác động lên chi phí có thể được định lượng ngay lập tức và một kế hoạch logistics mới chỉnh sửa được tạo nên.

Các nhà lập kế hoạch cũng so sánh ngân sách với chi phí thực tế sau ba tháng sản xuất toàn bộ một chương trình xe để đo độ chính xác của dự báo ngân sách.

Bài học rút ra

Đảm bảo dữ liệu chính xác để phục vụ cho chương trình Inbound Planner là một thách thức chủ yếu bởi vì các dữ liệu đã bị phân tán ở các hệ thống khác nhau của Ford tại các địa điểm khác nhau. Ford đã có thể tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu và thấy đây là một động lực chính để có thể liên tục sử dụng giải pháp này với cường độ cao.

Nói chung, các công ty cần phải làm việc với nhà cung cấp công nghệ vận tải của họ để hiểu được dữ liệu nào phải có sẵn tại thời điểm bắt đầu dự án và dữ liệu nào sẽ được tích hợp sau hoặc cải thiện theo thời gian để liên tục nâng cao chất lượng của giải pháp.

Kết quả đạt được

Ford đã có thể tiết kiệm 5% chi phí vận tải đầu vào nội địa của mình bằng cách tạo ra các kế hoạch logistics tối ưu hóa chi phí cho đầu vào just-in-time. Họ cũng đã cải thiện đáng kể độ chính xác ngân sách cho các chương trình xe mới.

Bởi vì Ford có dự báo và số liệu tốt hơn về chi phí trên mỗi bộ phận, các phòng ban khác như mua sắm và logistics nội bộ bây giờ có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn. Tiết kiệm chi phí vận tải đã chủ yếu đến từ ba lĩnh vực chính:

1. Chặng đường vận chuyển ít hơn và giảm vận tải LTL và vận chuyển bằng đường hàng không;
2. Tăng sử dụng công suất đầu kéo nhờ vào mô hình chất xếp hàng từ Inbound Planner, trong đó cho thấy một hình ảnh 3-D của mỗi xe tải nên được chất hàng như thế nào
3. Tăng cường tận dụng trên các tuyến đường quay đầu, giảm chi phí container quay đầu.