CÁCH SẮP XẾP CHỨNG TỪ VÀ IN SỔ SÁCH KẾ TOÁN CẦN BIẾT

Bạn cần tuân thủ nguyên tắc như sau :

• Sắp xếp theo trình tự thời gian.
• Sắp xếp loại nào đi với loại đấy (ví dụ hóa đơn mua vào đi với nhau, hóa đơn bán ra).
• Đóng quyển: đóng theo năm hoặc quý hoặc tháng tùy theo đặc điểm của từng công ty (nếu số lượng nhiều, đóng theo tháng, còn lại nên đóng theo kỳ kê khai thuế).

Cách đóng hồ sơ sổ sách như sau:

1. TỜ KHAI THUẾ – HÓA ĐƠN GỐC

– Thông báo nộp tờ khai thành công

– Tờ khai thuế (có phần chữ ký điện tử) mẫu 01/GTGT hoặc 03/GTGT; 04/GTGT

– Bảng kê bán ra.

– Bảng kê mua vào.

– Hóa đơn bán ra (theo trình tự thời gian, và theo tờ khai).

– Hóa đơn mua vào (theo trình tự thời gian, và theo tờ khai).

2. HỢP ĐỒNG KINH TẾ

– Hợp đồng mua vào (bán ra)

– Phụ lục hợp đồng

– Biên bản thanh lý hợp đồng

– Báo giá

– Đề nghị chuyển tiền

– Hóa đơn (photo)

3. HỒ SƠ LƯƠNG

– Hợp đồng lao động

– Phụ lục hợp đồng

– Quyết định tăng lương, thưởng, hoa hồng, phụ cấp, trợ cấp (nếu có)

– Quyết định thôi việc (nếu có)

– Bảng chấm công

– Phiếu báo làm thêm giờ

– Chi tiết hoa hồng (nếu có)

– Bảng thanh toán lương (có xác nhận của người lao động)

– Giấy chuyển tiền lương qua ngân hàng (bản photo – nếu có)

4. TỜ KHAI TẠM TÍNH THUẾ TNDN (ĐẾN HẾT Q3/2019)

5. TỜ KHAI TẠM TÍNH THUẾ TNCN (nếu có)

6. SỔ SÁCH

– Báo cáo tài chính

– Sổ nhật ký chung

– Sổ cái tài khoản

– Sổ chi tiết tài khoản

– Sổ tổng hợp phải thu/phải trả

– Sổ chi tiết phải thu/phải trả

– Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn

– Sổ chi tiết hàng hóa, vật liệu

– Bảng phân bổ chi phí trả trước

– Bảng trích khấu hao tài sản cố định

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

Thứ nhất về chứng từ:

–   Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.

–  Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo:\

+ Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.

+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.

+ Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có,…

Chú ý: Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh, kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

Thứ hai đối với báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

–          Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.

–          Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

Thứ ba Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức Nhật Kí Chung )

Sổ nhật ký chung – Sổ nhật ký bán hàng – Sổ nhật ký mua hàng – Sổ nhật ký chi tiền – Số nhật ký thu tiền – Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng – Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp – Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm. – Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng. – Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,… Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định – Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ – Sổ khấu hao tài sản cố định – Sổ khấu hao công cụ dụng cụ – Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư – Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho – Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).

Chú ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

Thứ tư đối với hợp đồng kinh tế:

– Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra: Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng

– Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ – Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

Thứ năm là vấn đề kiểm tra chi tiết:

– Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái).

– Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng Kiểm tra các khoản phải trả Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế Đầu vào và đầu ra có cân đối.

– Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp: Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ.

Một lưu ý vô cùng quan trọng khác là việc Chuẩn bị đầy đủ cả bản gốc và bản photo công chứng (xác thực). – Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế

 Trên đây là cách sắp xếp sổ sách kế toán theo cách hợp lí, dễ nhớ, dễ tìm kiếm để khỏi phải luống cuống khi cơ quan thuế ghé thăm. Bên cạnh đó một nhân viên kế toán đặc biệt là kế toán mới ra trường nên cung trau dồi cho mình những kinh nghiệm thực tế lien quan đến lĩnh vực mình làm việc. Chúc các bạn thành công!