Cách Sắp Xếp Và Tạo Bộ Lọc Cho Dữ Liệu Bảng Tính Trên Google Sheets

Dữ liệu đang kiểm soát thế giới. Và thông thường, chúng ta phải tiếp xúc nhiều với nó. Điều đó có nghĩa là một thử thách để hiểu chúng trong tầm tay.

Bảng tính là một trong những cách hay để phân tích dữ liệu theo cấu trúc của chúng và dễ dàng sử dụng. Nhưng nhiều dữ liệu quá lớn để có thể dễ dàng nắm được. Bạn cần phải tìm hiểu và chia nhỏ dữ liệu ra.

Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ học cáp áp dụng bộ lọc Google Sheets để giới hạn dữ liệu bạn nhìnthấy. Sau đó, bạn sẽ học những bí mật trong việc sử dụng chức năng sắp xếp dữliệu của Google Sheets theo trật tự cần hiển thị.

Xem và tìm hiểu

Trong phần ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu cách sắp xếp và tạo bộ lọc dữ liệu trong một Sheets. Bạn sẽ thấy những phần thực hành hay nhất về cách áp dụng bộ lọc và sắp xếp đúng trên mỗi Sheets.

Tiếp tục thực hiện theo hình minh họa với những kỹ thuật trên Sheets: Sắp xếp và tạo bộ lọc cho dữ liệu của bạn.

Hãy thử xem nào

Trong lúc bạn thực hiện theo bài hướng dẫn này, hãy sử dụng các ví dụ của tôi đừng ngần ngại. Tôi đã chuẩn bị một vài dữ liệu mẫu, bạn có thể sử dụng để sắp xếp và tạo bộ lọc trong Sheets.

Tải về tập tin ở đây, nạp nó lên Sheets và sử dụng nó để áp dụng các kỹ thuật mà tôi mô tả trong bài hướng dẫn này.

1. Sắp xếp Google Sheets

Việc sắp xếp dữ liệu trên các Sheets là cách thay đổi thứ tự dữ liệu việc xuất hiện bảng tính của bạn.

Khi tôi nghĩ về việc sắp xếp, tôi nghĩ về hai yếu tố:

1. Cột nào là dữ liệu được sắp xếp dựa trên nó? Ví dụ, bạn có thể muốn sắp xếp một danh sách bán hàng theo tổng số tiền bán hàng.
2. Dữ liệu được sắp xếp như thế nào?Ví dụ: Dữ liệu bán hàng phải được sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Một trong những chìa khóa để sắp xếp là đảm bảo rằng toàn bộ bảng sắp xếp lại với nhau. Thông thường, mỗi dòng dữ liệu có thể được dùng cho một "hồ sơ", hoặc một điểm dữ liệu duy nhất. Mỗi hàng chứa một dữ liệu và mỗi cột có một thuộc tính khác nhau hoặc cách để mô tả dữ liệu đó.

Ví dụ, mỗi dòng trong bảng tính của bạn có thể hiển thị cho một cách bán hàng bạn đối với loại khách hàng trên cửa hàng trực tuyến của bạn. Đồng thời, mỗi cột (thuộc tính) sẽ giữ một chi tiết quan trọng về việc bán, chẳng hạn như thời gian thực hiện, địa chỉ của khách hàng và tổng số tiền mua bán.

Khi bạn sắp xếp dữ liệu, điều quan trọng là chúng được sắp xếp cùng với nhau. Nếu bạn chỉ sắp xếp các cột có chứa số lượng bán, bạn sẽ gặp phải tình trạng mất kết nối trong dữ liệu của bạn! Số tiền bán cho khách hàng sẽ sai, chẳng hạn.

Điều này lý giải tại sao việc sắp xếp dữ liệu đúng là rất quan trọng. Hãy xem qua một số ví dụ dưới đây.

Cách sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets

Một trong những tác vụ sắp xếp phổ biến nhất của Google Sheets là sắp xếp dữ liệu từ A-Z. Nó làm cho đọc dữ liệu dễ dàng hơn và nó cũng đơn giản hóa việc tìm kiếm các hàng cụ thể mà bạn đang tìm kiếm.

Trước khi tôi bắt đầu việc sắp xếp, bước đầu tiên là tôi luôn luôn đánh dấu toàn bộ bảng. Điều này giảm thiểu cơ hội chúng ta sẽ vô tình sắp xếp cột sai hoặc chỉ sắp xếp các phần của dữ liệu.

Một khi bạn đã thiết lập toàn bộ dữ liệu được đánh dấu, đi đến trình đơn Data > Sort Range như bạn có thể thấy trong hình dưới đây.

Các tùy chọn sẵn để sắp xếp dữ liệu từ A-Z hoặc Z-A giúp dễ dàng hơn trong việc sắp xếp các Sheets. Trong ảnh chụp màn hình dưới đây, bạn có thể thấy một ví dụ điển hình về cách để áp dụng việc sắp xếp. Chỉ đơn giản là chọn cột mà bạn muốn áp dụng sắp xếp.

Đồng thời, hãy chắc chắn rằng, bạn đang sắp xếp "theo hướng" mà bạn muốn. Đối với dữ liệu dạng text, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự alphabet (A-Z) hoặc ngược lại (Z-A.)

Một khi bạn làm điều đó, bạn sẽ tìm thấy dữ liệu của bạn được sắp xếp, an toàn và hợp lý! Chú ý trong hình dưới đây mà chúng tôi đã sắp xếp dữ liệu của chúng tôi dựa trên tên của công ty là ứng cử viên làm việc.

Nó cũng là một ý tưởng hãy để sắp xếp dữ liệu của bạn. Trường hợp xấu nhất là bạn sắp xếp chỉ một cột, trong khi phần còn lại của dữ liệu ở yên chỗ. Trong hình ở trên, thực tế là các cột ID không còn (1, 2, 3, 4...) để cho thấy rằng tất cả các cột dữ liệu chuyển vào phía sau.

2. Google Sheets sắp xếp dựa trên hai nguyên tắc

Nếu bạn muốn sắp xếp dựa trên hai tiêu chí? Chẳng hạn, trong dữ liệu nhân viên của chúng tôi, có lẽ chúng ta muốn sắp xếp dựa vào sở thích và sau đó là tên công ty của họ. Hãy thử một ví dụ như vậy.

Với dữ liệu được chọn, quay lại trình đơn Data > Sort Range. Lần này, click vào Add another sort column để thêm một tiêu chí thứ hai cho các dữ liệu đang phân loại. Bây giờ, bạn có thể sắp xếp dựa trên nhiều quy tắc.

Trong menu này. Hãy chú ý theo nguyên tắc đầu tiên "sort by" và sau đó là quy tắc thứ hai "then by" Trong ví dụ dưới đây, tôi đã thiết lập trình đơn sắp xếp dựa trên sở thích theo thứ tự ABC và tên công ty theo thứ tự ABC.

Sử dụng cách sắp xếp nhiều cấp độ này thật sự là cách đặc biệt về cách dữ liệu hiển thị. Bạn có thể thêm nhiều nguyên tắc sắp xếp mà bạn muốn theo đúng trật tự.

3. Sử dụng bộ lọc trên Google Sheets Filters

Việc thay đổi trật tự việc sắp xếp và trình tự dữ liệu trong một bảng tính, việc lọc dữ liệu làm thay đổi dữ liệu đang được hiển thị trong bảng tính. Hãy tìm hiểu cách áp dụng bộ lọc trên Google Sheets để có thể giới hạn dữ liệu hiển thị.

Để bắt đầu thêm bộ lọc, tô sáng dữ liệu trên bảng dữ liệu. Sau đó, đi tới Data > Create a Filter trên menu Sheets.

Bây giờ, bạn đã bật chức năng bộ lọc. Bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ trên góc, phía bên phải của tiêu đề. Nhấp vào biểu tượng đó và sau đó bạn sẽ thấy một danh sách các giá trị trong cột từ trình đơn xuất hiện như bạn có thể thấy trong hình dưới đây.

Trên cửa sổ pop-up này, đơn giản là mở hoặc tắt các tiêu chí mà bạn muốn dữ liệu hiển thị. Khi bạn bấm OK, bảng tính sẽ được thu hẹp, chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp với những quy tắc của bộ lọc Google Sheets.

Giống như việc sắp xếp, bạn có thể tạo bộ lọc theo nhiều cấp độ. Trong ví dụ dưới đây, tôi thêm vào bộ lọc cột Salary Grade.

Đây là một ví dụ hoàn hảo về cách bộ lọc có thể thiết lập cách sắp xếp dữ liệu. Bằng cách kết hợp bộ lọc theo tiêu chí "interest" với  "salary grade", tôi đã có thể lọc ra hai ứng viên trong số 100.

Một điều khác biệt quan trọng cần nhớ là việc lọc dữ liệu không làm xóa hay di chuyển dữ liệu. Nó vẫn còn tồn tại và hiển thị khi bạn thay đổi thiết lập bộ lọc.

Coi chừng dữ liệu "Biến mất"

Dưới đây là một vài điều cân nhắc khi bạn làm việc với bộ lọc dữ liệu: phải thận trọng với dữ liệu chưa hiển thị. Tôi không thể nói chính xác tôi đã thực hiện bao nhiêu lần trong một bảng tính và dữ liệu "biến mất" bởi vì nó bị xóa bỏ hiển thị từ bộ lọc Google Sheet.

Tôi luôn chú ý hai điều sau nếu dữ liệu không thấy:

1. Biểu tượng bộ lọc ở cột phía trên
2. Số dòng trong Sheets ở bên trái

Hai thủ thuật sau đây khá hoàn hảo để đảm bảo bạn không bao giờ "mất" dữ liệu trong bảng tính.

Tóm lại

Việc lọc và sắp xếp dữ liệu là công cụ quan trọng để giới hạn và chọn lọc dữ liệu. Hãy kiểm tra các hướng dẫn dưới đây để biết thêm nhiều mẹo về cách xem và phân tích dữ liệu.

• Google Sheets 20 mẫu Google Sheets dành cho kinh doanh trong năm 2018 miễn phí  Andrew Childress
• Google Sheets Hướng dẫn cách sử dụng phím tắt Google Sheets (Tiết kiệm thời gian) Andrew Childress
• Bảng tính Google Sheets to Excel: How to Move Back & Forth Between Spreadsheets Andrew Childress
• Google Sheets Cách chỉnh sửa và định dạng ô trong Google Sheets Spreadsheets Andrew Childress

Bạn vừa học cách sử dụng các bộ lọc và sắp xếp trên Google Sheets. Cách bạn có thể xử lý công việc thông qua thiết lập dữ liệu rất lớn? Liệu bạn có sử dụng Google Sheets sort và công cụ Google Sheets để giới hạn dữ liệu hay sử dụng các công cụ phân tích khác?