Cách Soạn Thảo Công Văn Phúc đáp Cục Sở Hữu Trí Tuệ

Tình huống: Em có làm thủ tục đăng ký nhãn hiệu, tuy nhiên có thông báo từ chối về mặt hình thức của Cục Sở hữu trí tuệ. Em có kiểm tra lại và có hỏi mọi người đều không có sai sót gì. Giờ em muốn làm công văn phúc đáp để phản hồi lại thông báo của cục sở hữu trí tuệ, vậy mẫu văn thư dùng để phản hồi lại công văn của cục sở hữu trí tuệ như thế nào, thời gian và thủ tục thực hiện như thế nào ạ?

Công văn trả lời Cục Sở hữu trí tuệ trường hợp nhận thông báo thẩm định hình thức

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày tiếp nhận đơn đăng ký nhãn hiệu, Cục sở hữu trí tuệ sẽ có thông báo Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Cục sẽ gửi thông báo dự định từ chối đơn do không hợp lệ hình thức hoặc cố thiếu sót trong đơn đăng ký.

Các trường hợp chủ đơn nhận được thông báo dự định từ chối về hình thức:

– Đơn nhãn hiệu thiếu các tài liệu đi kèm: Giấy ủy quyền; Tài liệu xác nhận quyền nộp đơn; Tài liệu xác nhận quyền ưu tiên…

– Đơn hoặc các tài liệu đi kèm bị rách, mờ nhòe hoặc không đáp ứng các điều kiện form mẫu, ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ.

– Thông tin chủ đơn chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ.

– Mẫu nhãn hiệu chưa đáp ứng điều kiện hoặc phần mô tả nhãn hiệu chưa rõ ràng, chi tiết.

– Danh mục sản phẩm chưa được phân loại chính xác theo Bảng phân loại Nice.

– Chủ đơn chưa đóng đủ phí và lệ phí.

Thời hạn gửi công văn phúc đáp Cục Sở hữu trí tuệ

Trong các trường hợp trên, người nộp đơn có thời hạn 02 tháng để nộp công văn trả lời cục sở hữu trí tuệ. Đồng thời bổ sung, sửa chữa các thiếu sót trong thông báo của Cục sở hữu trí tuệ. Trường hợp người nộp đơn không sửa chữa, bổ sung thiếu sót hoặc nội dung công văn gửi cục sở hữu không đạt hoặc không có ý kiến phản đối hoặc có ý kiến phản đối nhưng không xác đáng thì Cục sở hữu trí tuệ sẽ chính thức từ chối chấp nhận đơn.

Cách soạn thảo công văn phúc đáp Cục Sở hữu trí tuệ

Bước 1: Xác định nội dung cần trả lời Cục sở hữu trí tuệ

Công văn trả lời Cục Sở hữu trí tuệ giai đoạn thẩm định hình thức khi có thông báo dự định từ chối đơn không hợp lệ, không đáp ứng về mặt hình thức. Vì vậy, khi nhận được thông báo của Cục, người nộp đơn cần xem xét và lưu ý ý kiến của cục trong thông báo để có phương án trả lời.

Trường hợp Cục Sở hữu trí tuệ yêu cầu bổ sung các tài liệu do thiếu – sai sót hoặc không đảm bảm yêu cầu về hình thức thì người nộp đơn cần nêu rõ trong công văn trả lời cục sở hữu trí tuệ về việc “bổ sung hoặc chỉnh sửa…”. Đồng thời nộp kèm tài liệu theo yêu cầu.

Bước 2: Soạn thảo mẫu công văn phúc đáp Cục Sở hữu trí tuệ

Công văn trả lời Cục Sở hữu trí tuệ cần đảm bảo về hình thức và hiệu quả về mặt nội dung, người soạn thảo cần có bước chuẩn bị, lập dàn ý, tìm hiểu và tập hợp các căn cứ pháp lý, án lệ (tình huống tương tự).

Yêu cầu chung khi soạn thảo công văn trả lời Cục Sở hữu trí tuệ:

– Thống nhất nội dung, chủ đề của công văn. Mỗi công văn chỉ chứa đựng và tập trung một chủ đề, nêu rõ ràng và không lan man.

– Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.

– Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, hạn chế sử dụng ngôn ngữ địa phương.

– Có thể thức, hình thức đúng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định thể thức văn bản hành chính.

Cụ thể:

TÊN ĐƠN VỊ GỬI CÔNG VĂN                                                             CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số:                                                                                                                   Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ************ Hà Nội, ngày    tháng     năm 20…. CÔNG VĂN V/v: trả lời thông báo số…../SHTT về thẩm định hình thức/thẩm định nội dung/bổ sung tài liệu… cho đơn nhãn hiệu 4-2022-XXXX Kính gửi: Cục sở hữu trí tuệ Công ty …. – chủ đơn đăng ký nhãn hiệu số ….. Mở đầu: trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề… Nội dung: tùy thuộc vào mục đích công văn là gì mà chủ đơn trình bày nội dung mang tính thống nhất và trọng tâm tại phần nội dung trên. – Công văn trả lời cục sở hữu trí tuệ về thẩm đình hình thức: Người nộp đơn cần nêu rõ nội dung xin bổ sung, chỉnh sửa, đính chính…. – Công văn trả lời cục sở hữu trí tuệ khi có kết quả thẩm định nội dung: Người nộp đơn nêu rõ quan điểm đồng ý với kết quả hay phản đối ý kiến của Cục. Vì sao? Nêu căn cứ và ví dụ, phân tích cụ thể…. – Công văn gửi cục sở hữu trí tuệ trong các trường hợp khác: Kết thúc: Trên đây là nội dung phản hồi/ý kiến của đơn vị… Rất mong Quý Cục quan tâm/xem xét và có phản hồi trong thời gian sớm…. Trân trọng cảm ơn! Nơi nhận: Cục SHTT                                                                                                                Đại diện công ty Phòng hành chính                                                                                 (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

»DOWNLOAD MẪU CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ TẠI ĐÂY

Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung thêm các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.