Cách Sử Dụng Hàm Replace Nâng Cao Trong Excel Hiệu Quả Nhất

Chào các bạn, chắc hẳn các bạn bạn đã từng cần thay đổi một hoặc nhiều ký tự của một chuỗi văn bản trong Excel. Để làm điều này, các bạn có thể sử dụng công cụ Replace hoặc hàm Replace trong Excel. Tuy nhiên, có những trường hợp bạn nên sử dụng công cụ Replace và có trường hợp bạn lại nên dùng hàm Replace để tối ưu hiệu quả công việc hơn. Vậy tại sao lại như thế và chúng khác nhau như thế nào? Hãy cùng mình tìm hiểu rõ hơn về điều này trong bài viết dưới này của Blog hỗ trợ chúng mình nhé!

Xem Nhanh Mục Lục

• SO SÁNH CÔNG CỤ REPLACE VÀ HÀM REPLACE TRONG EXCEL
• CÁCH DÙNG HIỆU QUẢ CÔNG CỤ REPLACE VÀ HÀM REPLACE TRONG EXCEL (KÈM VÍ DỤ)
  • CÔNG CỤ REPLACE
    • Ví dụ 1: bỏ đi tất cả những chữ H từ A10 đến A14
    • Ví dụ 2: thay thế kí tự đại diện trong excel (dấu *, dấu ?, dấu ~): thay thế tất cả các dấu hỏi (?) trên một trang tính bằng số 1  
    • Ví dụ 3: Sửa công thức
  • HÀM REPLACE TRONG EXCEL
    • Ví dụ 1: thay thế từ “năm” thành từ “sáu” vào chuỗi ký tự ở ô B2:
    • Ví dụ 2: thay thế ký tự “/” vào một số chỗ trong chuỗi ký tự ở ô B3:
    • Ví dụ 3: thay thế từ “ba” thành cụm từ “tư là” vào chuỗi ký tự ở ô B4

SO SÁNH CÔNG CỤ REPLACE VÀ HÀM REPLACE TRONG EXCEL

• Giống nhau: Đều là cách thay đổi một hoặc nhiều ký tự của một chuỗi văn bản trong vùng dữ liệu đã chọn, toàn bộ trang tính hoặc bảng tính trong Excel thành một/nhiều ký tự mới
• Sự khác biệt:

CÔNG CỤ REPLACE TRONG EXCEL	HÀM REPLACE TRONG EXCEL
Là một công cụ	Là một hàm
Cách thực hiện thường đơn giản, dễ và nhanh chóng thao tác: 1.   Chọn vùng dữ liệu bạn muốn thay thế. Để thay thế ký tự đó trên toàn bộ bảng tính , bạn nhấn chuột vào bất kỳ ô nào trên trang tính đó 2.   Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở thẻ Replace của hộp thoại Find & Replace. Các bạn cũng có thể di chuyển đến tab Home > Editing và nhấn chọn Find & Select > Replace Nếu bạn vừa sử dụng Tìm kiếm (Ctrl + F) trên Excel thì sau đó chỉ cần chuyển sang tab Replace 3.    Trong ô Find what, gõ giá trị tìm kiếm, trong ô Replace with, gõ giá trị thay thế, nếu muốn để giá trị là khoảng trắng thì các bạn không nhập gì vào mục này. 4.   Cuối cùng, nhấn Replace để thay thế từng kết quả tìm kiếm một, hoặc Replace All nếu bạn muốn thay đổi tất cả các mục trong một lần.	Cách thực hiện thường phức tạp, khó, bạn cần suy nghĩ và thao tác lâu hơn nhưng sử dụng linh hoạt trong nhiều trường hợp hơn: Câu lệnh để thực hiện hàm là: =REPLACE(old_text;start_num;num_chars;new_text) Trong đó: old_text: chuỗi văn bản bạn cần xử lý start_num: vị trí của ký tự mà bạn muốn bắt đầu thay thế trong chuỗi văn bản bạn cần xử lý (old_text), tính từ bên trái sang num_chars: là số lượng ký tự trong old_text mà bạn muốn hàm Replace thay bằng new_text new_text: là một hoặc là một chuỗi ký tự mới mà bạn muốn thay cho các ký tự trong old_text.
Phạm vi áp dụng: để thay thế nhanh trên toàn vùng dữ liệu đã chọn, bảng tính, trang tính	Phạm vi áp dụng: để thay thế và có thể thêm vào một/chuỗi ký tự tại vị trí cụ thể muốn thay đổi trong một bảng tính
Nếu thực hiện xong, lưu kết quả rồi thì có thể sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý tính chính xác của dữ liệu văn bản gốc trước khi thay đổi và sau khi thay đổi	Nếu thực hiện xong, lưu kết quả rồi thì có thể dễ dàng quản lý tính chính xác của dữ liệu văn bản gốc trước khi thay đổi và sau khi thay đổi (vì thực hiện bằng công thức nên nếu dữ liệu gốc bị sửa, sẽ phát hiện ra ngay)
Lưu ý: Không thể tìm kiếm các giá trị nếu nó là kết quả của 1 công thức trong bảng tính Ví dụ: không tìm được từ “cáp” trong bảng tính để thay thế khi nó là kết quả của những hàm trong cột C của bảng tính	Lưu ý: Vẫn tìm kiếm được các giá trị, thay thế được khi nó là kết quả của 1 công thức trong bảng tính Ví dụ: vẫn tìm được từ “cáp” trong bảng tính để thay thế thành “dây” khi nó là kết quả của những hàm trong cột C của bảng tính

Ở một bài viết chia sẻ về hàm Replace trong Excel thì mình cũng chia sẻ qua rồi nên ở đây chủ yếu mình chỉ thực hiện để so sánh sử dụng nâng cao hơn thôi nhé. Để hiểu rõ hơn, bây giờ hãy cùng mình xem những khác biệt trên chi tiết hơn ở các ví dụ trong phần dưới này nhé!

CÁCH DÙNG HIỆU QUẢ CÔNG CỤ REPLACE VÀ HÀM REPLACE TRONG EXCEL (KÈM VÍ DỤ)

CÔNG CỤ REPLACE

Ví dụ 1: bỏ đi tất cả những chữ H từ A10 đến A14

1. Chọn dải ô A10:A14, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở thẻ Replace của hộp thoại Find & Replace
2. Nhập lần lượt thông tin vào như ảnh dưới, sau đó nhấn nút Replace All (lưu ý: ở mục Replace with không nhập gì vào)
3. Các bạn nhận được thông báo Excel đã tìm kiếm và thay thế xong 5 vị trí, kết quả như ảnh dưới đây

Ví dụ 2: thay thế kí tự đại diện trong excel (dấu *, dấu ?, dấu ~): thay thế tất cả các dấu hỏi (?) trên một trang tính bằng số 1  

Chúng ta có bảng tính cần thay thế dấu ? là bảng bên trái, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở thẻ Replace của hộp thoại Find & Replace, nhập vào thông tin như ảnh, sau đó nhấn Replace All, chúng ta thu được kết quả ở bảng tính bên phải

Ví dụ 3: Sửa công thức

Bước 1: Tìm nội dung cần sửa

Trong bảng tính của hình dưới, cần sửa hết các kí tự B thành A trong các công thức ở cột D :

• Tại D2: sửa B2 thành A2
• Tại D3 sửa B3 thành A3
• Tiếp tục như vậy cho đến hết D6

Bước 2: Thực hiện theo thứ tự sau

• Nhấn chọn ô D2, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở thẻ Replace của hộp thoại Find & Replace, chọn Options>> để mở ra hộp thoại như hình dưới
• Nhập B vào mục Find what, nhập A vào mục Replace with
• Mục search: chọn By Columns (do đang sửa trong cùng 1 cột)

Bước 3: Lần lượt nhấn Replace, xem và kiểm tra kết quả ở dải ô D2:D6

HÀM REPLACE TRONG EXCEL

Ví dụ 1: thay thế từ “năm” thành từ “sáu” vào chuỗi ký tự ở ô B2:

• Ta có các trường như sau: old_text là ô B2, start_num là 5, num_chars là 3 và new_text là “sáu”.
• Cú pháp : =REPLACE(B2;5;6;”sáu”)
• Kết quả được hiển thị ở phần ô D2 : Thứ sáu ngày 27

Ví dụ 2: thay thế ký tự “/” vào một số chỗ trong chuỗi ký tự ở ô B3:

• old_text là chuỗi REPLACE(B3;3;0;“/”) nghĩa là chuỗi mới ở ô B3 sau khi vị trí thứ 3 của nó đã bị thay thế ký tự “/” vào (tức là chuỗi 26/112020), start_num bây giờ là 6, num_chars là 0 và new_text là “/”. Num_chars mình để là 0, như thế có nghĩa là sẽ thêm new_textvào old_text theo vị trí xác định tại
• Cú pháp : =REPLACE(REPLACE(B3;3;0;“/”);6;0;”/”)

Ví dụ 3: thay thế từ “ba” thành cụm từ “tư là” vào chuỗi ký tự ở ô B4

Mình dùng hàm Find (các bạn có thể dùng hàm Search) để xác định start_num và dùng hàm Len để xác định num_chars

• Các trường bao gồm: old_text là ô B4, start_num là FIND(“ba”;B4) nghĩa là tìm vị trí từ “ba” trong ô B4, num_chars là LEN(“ba”) nghĩa là đếm số ký tự của chuỗi “ba”
• Cú pháp : =REPLACE(B4;FIND(“ba”;B4);LEN(“tư”);”tư là”)

Một số lưu ý khi sử dụng hàm Replace trong Excel

• Bạn có thể nhập số 0 ở mục num_chars của hàm. Khi đó hàm sẽ có tác dụng là thêm một hoặc là một chuỗi ký tự mới vào hàm mà không thay thế cho bất kỳ ký tự nào trong đoạn văn bản gốc (như ví dụ trên).
• Khi xác định start_num của hàm thì bạn phải nhập giá trị số. Nếu bạn xác định giá trị này bằng hàm Find thì chú ý hàm này có phân biệt cách viết hoa – viết thường, còn dùng hàm Search thì không phân biệt.
• Trong mục new_text, nếu viết như thế nào thì sẽ được đưa vào đúng như thế (về cách viết hoa – viết thường). Bạn có thể kết hợp các hàm Proper, Upper, Lower để thay đổi cách viết cho phù hợp với old_text.
• Thông thường bạn chỉ có thể dùng hàm Replace để thay thế (hoặc thêm vào) đoạn văn bản gốc một lần tại một vị trí xác định. Nếu muốn thay thế nhiều lần, bạn phải lồng ghép nhiều hàm Replace vào với nhau (như ví dụ trên) hoặc dùng hàm Substitute.

Tổng kết

Hi vọng bài viết này của mình sẽ giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc chọn lựa dùng công cụ Replace hay dùng hàm Replace trong Excel để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì bạn có thể góp ý ngay dưới bài viết này để mình có thể giải đáp cho bạn sớm nhất. Chúc các bạn thành công!