Cách Tải Hóa đơn điện Tử File XML Như Thế Nào Thuận Tiện? - Thái Sơn

Cách tải hóa đơn điện tử file XML như thế nào nhanh chóng là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử. Khi tiến hành tải và đọc file hóa đơn điện tử XML, phần lớn các doanh nghiệp đều lúng túng hoặc gặp lỗi không mở được. Dưới đây là hướng dẫn để tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp.

1. Định dạng XML của hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 5, Thông tư 68/2018/TT-BTC, định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm 2 thành phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số của doanh nghiệp.
• Riêng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, định dạng hóa đơn điện tử có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.

Để tải hóa đơn điện tử về máy, Kế toán cần biết, hóa đơn điện tử sẽ ở 2 dạng là XML hoặc PDF. Trong đó:

• File XML: Chứa toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
• File PDF: Còn được gọi là bản thể hiện của hóa đơn điện tử, có giá trị như một tờ hóa đơn thông thường, thể hiện nội dung kinh tế và các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, không có giá trị pháp lý.

File XML của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.

2. Hướng dẫn tải hóa đơn điện tử file XML

Doanh nghiệp có thể xem và tải hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, cách tải nhanh chóng và thuận tiện nhất là truy cập phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Dưới đây là hướng dẫn cách tải hóa đơn điện tử XML đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp.

Bước 1: Truy cập website của E-invoice

Để tải và xem những hóa đơn điện tử đã lập, đã phát hành, bạn truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice theo đường link: https://einvoice.vn/.

Bước 2: Tra cứu hóa đơn điện tử

Để tải hóa đơn điện tử, trước tiên bạn cần thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống. Tại giao diện chính, bạn bấm “Tra cứu”, hệ thống sẽ tự động chuyển sang giao diện tra cứu hóa đơn, bạn nhập các thông tin bao gồm “Mã nhận hóa đơn” và “mã kiểm tra”, bấm “Tra cứu hóa đơn”.

Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của E-invoice.

Bước 3: Tải hóa đơn điện tử file XML về máy

Nếu các thông tin nhập ở mục tra cứu hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử ở hai định dạng là .pdf và .zip. Bạn ấn nút “Tải về”, click vào ô “Dạng XML” để thực hiện tải hóa đơn điện tử file XML.

Tải hóa đơn điện tử về máy.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử sau khi tải như thế nào?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 11 thuộc Thông tư 32/2011/TT-BTC, quy định việc lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử:

“Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.”

Cũng theo Khoản 2 của Điều này, điều kiện để lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:

• Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng, tham chiếu khi cần thiết.
• Việc lưu trữ cần đảm bảo giữ nguyên khuôn dạng mà hóa đơn điện tử được khởi tạo, gửi hoặc nhận trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn điện tử.
• Cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử cần đảm bảo cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, thời gian gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử.

Từ những quy định trên, có thể rút ra quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

Đối với bên mua:

• Sử dụng một email riêng để lưu trữ (email này cần thông báo để bên bán được biết).
• Email lưu trữ được chuyển tiếp về email riêng của giám đốc để quản lý và phòng trừ trường hợp Kế toán nghỉ.
• Lập riêng một thư mục Google Drive từ các email lưu trữ.
• Khi nhận được email hóa đơn điện tử của bên bán thì cần tải xuống và lưu trữ thêm trên máy tính theo một file danh sách trên excel.

Đối với bên bán:

• Kiểm tra kỹ các thông tin, dữ liệu của hóa đơn điện tử trước khi thực hiện ký số.
• Trước khi gửi cho bên mua, cần xem lại để tránh sai sót.
• Lưu trữ vào một thư mục riêng trên máy tính.
• Gửi hóa đơn điện tử vào một email riêng của công ty và sao lưu email đó lên một email khác đã tạo trước đó.
• Cập nhật các thông tin hóa đơn điện tử bằng một file danh sách trên excel để quản lý hóa đơn.

Trên đây là hướng dẫn cách tải hóa đơn điện tử file XML. Doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện tải và lưu trữ, phục vụ cho các nghiệp vụ liên quan. Mọi thắc mắc, doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.

Bài viết liên quan:

• Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng theo cách nào nhanh chóng, thuận tiện?
• Những điều doanh nghiệp cần biết về hóa đơn chuyển đổi
• Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?
• Có thể sử dụng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử song song không?