Cách Tạo Các Quy Tắc (Rules) Trong MS Outlook để Tự động Phân Loại ...

Hộp thư đến email của bạn dưng như luôn trong trạng thái đầy ắp các tin nhắn mới. Quyết định phải làm gì với mỗi thư đến có vẻ là quá sức đối với bạn. Bạn thậm chí có thể trả lời trễ một lá thư quan trọng vì bạn không thấy nó trong mớ lộn xộn đó. Tạo các quy tắc (Rules) trong MS Outlook có thể giúp bạn.

Nếu bạn biết cách thiết lập quy tắc trong Outlook, bạn có thể an tâm rằng những email tương tự luôn được nhóm lại với nhau. Cách này sẽ giúp bạn ưu tiên thư đến và được sắp xếp theo trật tự. Bạn cũng có thể sử dụng các quy tắc Outlook để giải quyết các loại thư email mà bạn thường xuyên nhận như thư bản tin và các thông báo. Bạn thậm chí có thể thiết lập một quy tắc để tự động xóa một số loại email nhất định.

Trong bài hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trả lời cho câu hỏi: Một quy tắc trong Outlook là gì? Bạn cũng sẽ biết được các tạo quy tắc trong Outlook và biết cách nhập và xuất các quy tắc Outlook. Cuối cùng, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách chỉnh sửa và xóa các quy tắc trong Out look.

Hướng dẫn về Inbox Zero Mastery (Tải ebook miễn phí)

Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng Microsoft Outlook, hãy đảm bảo tải ebook miễn phí:  The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó đi kèm với các chiến lược và thủ thuật hay nhất về cấu trúc email để quản lý tất cả các email đến hiệu quả hơn.

Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu về các quy tắc (Rules) trong MS Outlook nhé.

Rules trong Outlook là gì (và chúng được sử dụng như thế nào?)

Bạn có thể sẽ thắc mắc: Quy tắc (Rules) là gì? Một quy tắc trong Microsoft Outlook là một quy trình tự động thực hiện khi thỏa mãn các điều kiện đặt ra. Bạn có thể định nghĩa các điều kiện đó cho một quy tắc bằng cách sử dụng công cụ Outlook’s Manage Rules & Alerts. Một quy tắc có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn thường phải thực hiện các hành động giống nhau trong các email tương tự.

Outlook cũng có một Rules Wizard có sẵn để làm cho quá trình tạo ra các quy tắc dễ dàng hơn. Rules Wizard thường sử dụng các quy tắc đã được thiết lập. Tất cả những điều bạn phải làm là tùy chỉnh từng quy tắc trong Wizard đó với các lựa chọn của riêng bạn.

Làm thế nào để tạo các quy tắc trong MS Outlook bằng cách sử dụng Rules Wizard (Video)

Trong screencast trên, tìm hiểu cách sử dụng Rules Wizard trong Microsoft Outlook. Hoặc đọc các hướng dẫn được viết toàn diện để giúp bạn tạo và sửa đổi các quy tắc trong Outlook.

1. Làm thế nào để di chuyển một thư vào một thư mục bằng cách sử dụng Rule

Theo quy tắc phổ biến nhất mà mọi người tạo ra, đó là tự động gửi những lá thư nhất định đến một thư mục. Bạn có thể thực hiện việc này một cách nhanh chóng và dễ dàng bằng đường tắt trong Outlook này. Đường tắt này cũng bao gồm một vài tác vụ phổ biến khác.

Bắt đầu bằng hộp thư email mở. Chọn thư mà bạn muốn tự động di chuyển vào một thư mục bằng cách nhấp vào nó. Nhấp Home > Rules. Chọn Create Rule từ trình đơn thả xuống. Hộp thoại Create Rule xuất hiện:

Lưu ý phía trên cùng của hộp thoại này đã được điền với trường From, Subject, và To từ email đã chọn của bạn. Để chọn một hoặc nhiều các điều kiện như vậy, chỉ cần đơn giản đánh dấu vào hộp kiểm ở bên trái của chúng. Bạn cũng có thể nhập một chủ đề mới và / hoặc chọn một người nhận email mới (nếu bạn có nhiều email gửi vào hộp thư đến của bạn).

Ở phần dưới cùng, bạn có thể chọn tối đa ba tác vụ để thực hiện trên một email để đáp ứng các tiêu chí đã xác định.

1. Hiển thị email trong cửa sổ New Item Alert trên máy tính của bạn.
2. Phát âm thanh khi một email đến đáp ứng tiêu chí đặt ra.
3. Di chuyển thư vào một thư mục bạn chọn

Chọn một hoặc nhiều tác vụ từ danh sách. Xác định những tác vụ đó và sau đó nhấp vào nút OK để lưu các lựa chọn của bạn. Tiếp tục nhấn OK. Một hộp nhắc xuất hiện để hỏi bạn có muốn chạy quy tắc trên email đã có trong hộp thư đến của bạn không. Bạn đã vừa tạo một quy tắc.

2. Cách sử dụng Rules Wizard

Nếu bạn cần thêm các tuỳ chọn cho quy tắc MS Outlook của mình, hãy sử dụng Rules Wizard. Bắt đầu nào:

Bước 1. Truy cập vào Rules Wizard

Mở hộp thư email của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information sẽ hiển thị:

Nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để truy cập vào hộp thoại Rules and Alerts:

Nhấp vào tùy chọn New Rule ở phía trên bên trái của hộp thoại. Rules Wizard xuất hiện:

Chú ý: Bạn cũng có thể truy cập vào Rules Wizard từ Advanced Option của hộp thoại Create Rule.

Bước 2. Chọn một mẫu từ Outlook Rules Wizard

Ở phía trên cùng của Rules Wizard, bạn sẽ thấy một danh sách các mẫu quy tắc được xác định trước trong hai mục:

1. Giữ lại sắp xếp (Stay Organized)
2. Giữ lại cho đến ngày (Stay Up to Date)

Bạn cũng sẽ thấy mục Start từ một quy tắc trống. Bạn sẽ sử dụng mục này để tạo một quy tắc nếu bạn không muốn bắt đầu bằng một trong các mẫu đã được xác định trước.

Xem lại danh sách mẫu quy tắc hiện có và nhấp vào mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn để chọn nó. Sau đó nhấp vào nút Next. Với mục đích của bài hướng dẫn này, tôi đã chọn mẫu "Move messages from someone to a folder". Nếu bạn chọn một mẫu khác, các lựa chọn của bạn có thể khác nhau.

Bước 3. Tùy chỉnh các điều kiện quy định

Sau khi bạn chọn một mẫu với các quy tắc, Rules Wizard sẽ hiển thị một danh sách các điều kiện để áp dụng cho mẫu đó với một hộp kiểm theo từng điều kiện:

Chọn hộp bên cạnh cho mỗi điều kiện mà bạn muốn áp dụng quy tắc. Các điều kiện bạn đã chọn xuất hiện trong hộp dưới Bước 2 trong Rules Wizard. Lưu ý các hyperlink trong mỗi điều kiện. Nhấp vào mỗi hyperlink để tùy chỉnh quy tắc với yêu cầu riêng của bạn. Dưới đây là ví dụ về những gì xuất hiện khi tôi nhấp vào hyperlink quan trọng:

Tiếp tục bấm vào mỗi hyperlink để tạo điều kiện cụ thể cho nhu cầu của bạn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút Next .

Bước 4. Tùy chỉnh Rule Actions

Khi bạn đã tùy chỉnh các điều kiện quy tắc, bạn đã sẵn sàng để tùy chỉnh tác vụ của quy tắc đó. Rules Wizard hiển thị các tác vụ khác nhau mà bạn có thể áp dụng cho quy tắc này:

Màn hình này hoạt động giống như màn hình Rules Wizard trước đó. Chọn các tác vụ bạn muốn thêm vào quy tắc này bằng cách chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi tác vụ đã chọn. Nhấp vàohyperlink trong phân đoạn Bước 2 của màn hình để làm cho tác vụ cụ thể hơn. Khi bạn đã hoàn tất các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào nút Next để chuyển sang màn hình tiếp theo trong Rules Wizard.

Bước 5. Thiết lập ngoại lệ cho Quy tắc

Màn hình Rules Wizard tiếp theo rất giống với hai phần trước, ngoại trừ trong trường hợp này, bạn đang định nghĩa các trường hợp ngoại lệ bất kỳ cho quy tắc. Khi bạn đã hoàn thành xác định các ngoại lệ quy tắc, hãy nhấp vào nút Next một lần nữa.

Bước 6. Đặt tên cho Quy tắc và bật nó lên

Trong màn hình Rules Wizard cuối cùng, bạn sẽ được cảnh báo đặt tên cho rule đó:

Nhập tên quy tắc vào ô chỉ định. Nếu bạn muốn thực hiện quy tắc đó đối với thư hiện có, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh hộp đầu tiên. Để bật quy tắc, đánh dấu vào ô thứ hai. Nếu bạn có nhiều tài khoản, hãy chọn ô thứ ba.

Khi bạn đã hoàn tất việc tùy chỉnh quy tắc, hãy nhấp vào nút Finish. Hộp thoại Rules and Alerts xuất hiện. Nhấp vào Apply và sau đó nhấp vào Ok để kích hoạt quy tắc đó.

Bạn đã tạo ra một quy tắc trong MS Outlook!

4. Làm thế nào để nhập hoặc xuất một quy tắc

Các quy tắc có thể được nhập hoặc xuất. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn chuyển sang một phiên bản Outlook khác. Tôi cũng có thể sử dụng tính năng này để chia sẻ các quy tắc Outlook giữa những người dùng Outlook khác nhau.

Chú ý: Nếu quy tắc được xuất có liên quan đến một thư mục cụ thể hoặc bất kỳ nội dung cụ thể nào khác cho email của bạn, thì Outlook sẽ nhập quy tắc đó phải vào cùng một thư mục.

Bắt đầu nào

Bước 1: Xuất một Quy tắc

Bắt đầu bằng mở hộp thư email mở của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information sẽ hiển thị. Nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để truy cập vào hộp thoại Rules and Alerts. Nhấp vào Options từ trình đơn ở đầu màn hình. Hộp thoại Options xuất hiện:

Lưu ý: Bạn cũng có thể truy cập hộp thoại Rules and Alerts từ tùy chọn Rules bên dưới tab Home trên ribbon của bạn.

Nhấp vào nút Export Rules. Cửa sổ File Explorer mở ra:

Điều hướng tới thư mục nơi bạn muốn lưu tệp các quy tắc đã xuất của mình. Nhập tên của tệp mà bạn muốn lưu trữ các quy tắc và nhấp vào Save.

Bước 2. Nhập một Quy tắc

Quy trình nhập một quy tắc giống như quy trình xuất quy tắcvới một vài sự khác biệt.

Bắt đầu bằng hộp thư email mở của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information sẽ hiển thị. Nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để truy cập vào hộp thoại Rules and Alerts. Nhấp vào Options từ trình đơn ở đầu màn hình.

Khi hộp thoại Options xuất hiện, nhấp vào Import Rules thay vì Export Rules. Khi cửa sổ File Explorer mở ra, điều hướng đến thư mục nơi bạn đã có các quy tắc nhập khẩu được lưu. Nhấp vào tên tệp để chọn và nhấp vào Open. Nhấp OK để nhập quy tắc đó.

Lưu ý: Nếu một số thông số bị thiếu đối với quy tắc nhập, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi. Ví dụ, nếu một thư mục được sử dụng bởi quy tắc không được thiết lập trong email của bạn.

5. Làm thế nào để sửa một Quy tắc

Giả sử bạn đã có một quy tắc được thiết lập để xử lý một loại email nhất định trong Outlook, nhưng bạn cần phải thay đổi quy tắc đó. Với Outlook, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa một quy tắc hiện có để thay đổi nó. Đây là cách thực hiện:

Bước 1. Mở hộp thoại Hộp thoại Rules and Alerts

Bắt đầu bằng hộp thư đến của bạn mở. Nhấp vào File > Manage Rules & Alerts. Hộp thoại Rules and Alerts sẽ mở ra:

Chọn một quy tắc từ danh sách. Nhấp vào tùy chọn Change Rule ở phía trên cùng của hộp thoại. Menu pop-up Change Rule xuất hiện:

Lưu ý: Bạn cũng có thể đến menu pop-up này từ Rules> Manage Rules & Alerts> Change rule trên tab Home trong hộp thư Outlook của bạn.

Từ trình đơn này, bạn có ba lựa chọn:

1. chỉnh sửa nhiều thiết lập quy tắc tại một thời điểm
2. nhanh chóng đổi tên quy tắc

3. nhanh chóng thêm hoặc thay đổi một tác vụ quy tắc đơn lẻ

Chúng ta hãy xem từng tùy chọn này nhé.

Bước 2. Chỉnh sửa nhiều thiết lập Quy tắc

Để chỉnh sửa nhiều thiết lập quy tắc, hãy nhấp vào tùy chọn Edit Rule Settings trên trình đơn thả xuống Change Rule. Hệ thống sẽ mở lại Rules Wizard cho quy tắc đã chọn. Sử dụng Rules Wizard để thay đổi các điều kiện, tác vụ và các ngoại lệ.

Bước 3. Nhanh chóng đổi tên Quy tắc

Nếu tất cả những gì bạn muốn làm là đổi tên các quy tắc đã chọn, bạn không cần phải mở lại Rules Wizard nữa. Thay vào đó, chọn tùy chọn Rename Rule từ menu Change Rule. Hệ thống sẽ nhắc bạn nhập tên mới cho quy tắc đã chọn:

Khi bạn nhập xong tên quy tắc, nhấp vào nút OK.

Bước 4. Thêm hoặc thay đổi một hoặc nhiều tác vụ Quy tắc

Cũng không cần phải mở lại Rules Wizard nếu tất cả những gì bạn muốn làm là thay đổi một số tác vụ thông thường. Trình đơn Change Rule bật lên có một số phím tắt cho các tác vụ thông thường bên dưới tùy chọn Rename Rule:

Các tác vụ mở xuất hiện với hộp màu xanh xung quanh biểu tượng tác vụ đó trong trình đơn pop-up. Để bật hoặc tắt một tác vụ cho quy tắc đã chọn, chỉ cần đơn giản nhấp vào nó.

Đối với một số tác vụ, đó là tất cả những gì bạn cần làm. Đối với các tác vụ khác, hộp thoại thứ hai hiển thị khi bạn thêm hành động đó. Hộp thoại thứ hai cho phép bạn cung cấp thông tin cụ thể hơn.

Ví dụ: Nếu bạn nhấp vào tùy chọn Copy to Folder, thì một hộp thoại sẽ xuất hiện để bạn có thể chọn đúng thư mục:

Khi bạn đã hoàn tất thay đổi cho quy tắc đã chọn, hãy nhấp vào OK trên hộp thoại Rules and Alerts.

6. Làm thế nào để Xóa một Quy tắc

Nếu bạn không còn cần một quy tắc, bạn có thể xóa nó đi. Bắt đầu bằng cách mở hộp thư đến của bạn. Nhấp vào File > Manage Rules & Alerts. Hộp thoại Rules and Alerts sẽ mở ra:

Lưu ý: Bạn cũng có thể truy cập vào hộp thoại Rules and Alerts từ Rules > Manage Rules & Alerts trên tab Home trong hộp thư đến Outlook của bạn.

Chọn quy tắc mà bạn muốn xóa bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh. Sau đó, nhấp vào tùy chọn Delete (trông giống như dấu X) trên menu phía trên cùng của hộp thoại Rules and Alerts. Một dấu nhắc xuất hiện hỏi nếu bạn thực sự muốn: Delete rule [tên của Quy tắc]. Nhấp vào Yes, sau đó nhấp vào nút OK ở cuối cửa sổ Rules and Alerts.

Tìm hiểu thêm về Outlook

Nghiên cứu các hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu thêm về MS Outlook:

• Microsoft Outlook How to Organize Your Outlook Contacts Laura Spencer
• Microsoft Outlook How to Compose & Send New Emails With Microsoft Outlook Laura Spencer
• Microsoft Outlook How to Organize Your Outlook Email Inbox Efficiently Laura Spencer

Các lời khuyên và chiến lược Email hữu ích hơn

Đừng quên đăng ký bản tin Tuts + Business và tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó bao gồm các chiến lược tổ chức hộp thư và các thủ thuật hàng đầu để quản lý tất cả các email đến hiệu quả hơn.

Kết luận

Giữ các thư trong hộp thư của bạn được sắp xếp bằng cách sử dụng các quy tắc của Outlook. Bạn có thể tự động sắp xếp thư vào các thư mục thích hợp bằng cách thiết lập các quy tắc trong Outlook. Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng các quy tắc của Outlook, thư của bạn sẽ luôn được xử lý đúng cách và hộp thư đến của bạn sẽ có tổ chức.