Cách Tạo List Trong Excel Mà Dân Văn Phòng Nào Cũng Nên Biết!

Tạo list trong Excel cho phép người dùng có thể chọn dữ liệu để nhập vào ô theo danh sách đã được cài đặt từ trước, giúp dữ liệu được trình bày nhất quán và dễ dàng lọc ra dữ liệu các cột dựa trên mỗi mục trong danh sách. Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để sớm trở thành cao thủ Excel trong học tập và công việc các bạn nhé!

Sơ lược về Excel và lợi ích của nó

Microsoft Excel là một công cụ bảng tính đa năng và phổ biến, là một phần không thể thiếu của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Excel không chỉ giúp người dùng dễ dàng quản lý và xử lý dữ liệu, mà còn cung cấp những khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ và linh hoạt.

Khi nói đến quản lý dữ liệu, Excel cung cấp các chức năng như sắp xếp và lọc, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và tổ chức thông tin. Các công thức và hàm sẵn có cho phép thực hiện một loạt các phép tính, từ những phép tính cơ bản như cộng, trừ, nhân, chia, đến những phép tính phức tạp hơn như tìm giá trị trung bình, tổng hợp dữ liệu và thậm chí là giải các phương trình toán học.

Excel không chỉ mạnh mẽ về mặt số liệu, mà còn hỗ trợ người dùng trực quan hóa dữ liệu thông qua các biểu đồ và đồ họa. Từ biểu đồ cột, dạng line, đến biểu đồ tròn, người dùng có thể chọn lựa từ một loạt các kiểu biểu đồ để biểu diễn dữ liệu của mình một cách sinh động và dễ hiểu. Excel còn hỗ trợ chia sẻ và hợp tác trực tuyến, cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu cùng một lúc, đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin mới nhất và đồng bộ.

Excel có miễn phí hay không?

Excel không được cung cấp miễn phí theo nghĩa truyền thống. Để sử dụng đầy đủ các tính năng của Excel, bạn cần mua một bản quyền của Microsoft Office hoặc đăng ký gói Office 365, hiện được gọi là Microsoft 365, một dịch vụ đăng ký mang lại quyền truy cập không chỉ vào Excel mà còn nhiều ứng dụng Office khác. Tuy nhiên, Microsoft cung cấp phiên bản Excel trực tuyến với các tính năng cơ bản thông qua Microsoft Office Online, hoàn toàn miễn phí.

Để truy cập, bạn chỉ cần một tài khoản Microsoft và kết nối internet. Phiên bản trực tuyến này thích hợp cho các tác vụ cơ bản và làm việc nhóm, nhưng nó có thể không bao gồm tất cả các tính năng nâng cao mà phiên bản trả phí cung cấp.

Drop List là gì? Sử dụng Drop List khi nào?

Drop List hay danh sách thả xuống là kiểu định dạng dữ liệu được sử dụng với nhiều mục đích tiện lợi và hữu dụng như sau:

• Tạo các danh mục cần nhập vào ô trống nhanh chóng.
• Phù hợp cho các địa điểm cần lấy thông tin cá nhân với số lượng lớn.
• Giúp thực hiện khai báo, chấm công dễ dàng hơn tại các cơ quan, đoàn thể,...
• Quản lý chuyện kinh doanh thông qua Drop List cũng rất tiện lợi.

Cách tạo Drop List trong Excel bằng Data Validation

Bước 1:Mởfile Excel= Chọnô muốn tạo Drop List= Chọnthẻ Data= ChọnData Validation.

Bước 2: Chọntab Settings= ChọnList trongmục Allow.Bước 3: Đi đến mục Sources=Kéo chọn các ô bạn muốn lập Drop List= NhấnOKđểtạo Drop List trong Excel.

Bước 4: Kết quả thu về sẽ như dưới đây.

Tạo List Box trong Excel có phụ thuộc vào 1 list khác

Cách này sẽ giúp bạn có thể lấy ra danh sách có liên quan đến các từ được nhập ở 1 list khác.

Bước 1: Thực hiện nhập liệu các dữ liệu có liên quan với nhau như bên dưới.

Bước 2: Thực hiện các bước đặt tên cho các Tỉnh như sau:

Tô chọn dãy ô là thành phố của 1 tỉnh bất kỳ = Nhấp chuột phải= ChọnDefine Name= Ở hộp thoại hiện lênnhập tên của các tỉnh tương ứng:

Ở hộp thoại hiện lênnhập tên của các tỉnh tương ứng:Lưu ý:Tên của cácTỉnhđược đặt phải giống với tên củaTỉnh đã nhập +không có khoảng trắng.

Ví dụ:

Tô chọn từ B1 đến B7: Đặt tên QuảngNinh.

Tô chọn từ C1 đến C5:Đặt tênHảiPhòng.

Tô chọn từ D1 đến D7:Đặt tên TháiBình.

Bước 3:Chọnô cần đặt Drop List= Chọnthẻ Data= Nhấn chọnData Validation.

Bước 4: Ở hộp thoại hiện lên = ChọnSetting= Đi đếnmục Allow= Nhấn chọn List.Ở phần Sourcebạn nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(C11;' ';')) = NhấnOK.

Giải thích hàm:SUBSTITUTE(C11;' ';'): Dữ liệu được lấy ở ô C11 sau đó bỏ đi dấu cách ở giữa để đúng với tên bạn đã thực hiện đặt ở bước 2.

Hàm INDIRECT: Có vai trò gián tiếp lấy các dãy ô có chứa Tỉnh đã đặt tên bên trên thích hợp với Tỉnh được nhập trong bảng bên dưới.

Bước 5:Và đây là danh sách thả xuống có phụ thuộc 1 danh sách khác đã được tạo.

Cách xóa Drop List trong Excel

Bước 1:Chọnô đã định dạng Drop List= Chọnthẻ Home.Bước 2: TạiEditing= Nhấn vàoClear= ChọnClear Allđểxóa Drop List trong Excel.Tạm kết:

Trên đây là các cách có thể giúp bạn tạo Drop List trong Excel mà Sforum chia sẻ đến mọi người. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân các bạn nhé. Chúc bạn thành công!

• Xem thêm: Thủ thuật Windows, Thủ thuật Excel cơ bản

[Product_Listing categoryid='878' propertyid=' customlink='https://cellphones.com.vn/laptop.html' title='Danh sách Laptop đang được quan tâm nhiều tại CellphoneS']