Cách Tạo Và Sửa đổi Truy Vấn Trong Microsoft Access - 101 Help

Truy vấn(Query) là một công cụ lấy dữ liệu từ một bảng hoặc nhiều bảng; nó là công cụ mạnh mẽ nhất để phân tích dữ liệu của bạn trong Microsoft Access ; Về cơ bản(Basically) , Truy vấn(Query) chỉ là một câu hỏi được trình bày theo cách mà Access có thể xử lý hoặc một yêu cầu về dữ liệu.

Tạo và sửa đổi truy vấn trong Access

Trong Nhóm truy vấn(Queries Group) , có hai công cụ có thể tạo Truy vấn(Query) của bạn, đó là:

1. Trình hướng dẫn Truy vấn(The Query Wizard) : Giúp bạn tạo một Truy vấn đơn giản

• • Trình hướng dẫn Truy vấn Đơn giản(Simple Query Wizard) : Tính năng này tạo Truy vấn từ các trường bạn chọn.
  • Trình hướng dẫn Truy vấn Dấu chéo(Cross Tab Query Wizard) : Trình hướng dẫn này tạo Truy vấn(Crosstab Query) Bảng chéo hiển thị dữ liệu ở định dạng bảng tính.
  • Trình hướng dẫn Truy vấn Tìm trùng lặp(Find Duplicate Query Wizard) : Trình hướng dẫn này tạo một Truy vấn(Query) tìm dữ liệu có giá trị trường trùng lặp trong một bảng và Truy vấn(Query) .
  • Trình hướng dẫn Truy vấn Tìm chưa đối sánh(Find Unmatched Query Wizard) : Điều này tạo một Truy vấn tìm các bản ghi hoặc hàng trong một bảng mà không có bản ghi liên quan trong một bảng khác.

1. Thiết kế Truy vấn(The Query Design) : Tạo một truy vấn trống mới trong Dạng xem Thiết kế(Design View) . Bạn có thể sử dụng hộp thoại Hiển thị Bảng để thêm truy vấn và bảng vào (Show Table)Thiết kế Truy vấn(Query Design) .

Ưu điểm(Advantages) của việc sử dụng Truy vấn là gì?

Trong Microsoft Access , Truy vấn có thể trả lời một câu hỏi đơn giản, hợp nhất dữ liệu từ các bảng khác nhau, thực hiện các phép tính, thêm, thay đổi và xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách:

1. Cách tạo một truy vấn(Query) trong Wizard Query .
2. Cách tạo truy vấn(Query) trong thiết kế truy vấn(Query Design)
3. Thêm dữ liệu(Data) vào lưới thiết kế(Design Grid) trong cửa sổ truy vấn thiết kế(Design Query Window)
4. Cách xóa truy vấn

1] Cách(How) tạo một truy vấn(Query) trong Wizard Query

Nhấp vào tab Tạo(Create Tab) . Trên Nhóm truy vấn(Queries Group) , bạn có thể chọn Trình hướng dẫn(Wizard) hoặc Thiết kế truy vấn(Query Design) . Đầu tiên(First) , chúng tôi sẽ giải thích cách tạo Query trong Wizard Query .

Bấm Thuật sĩ Truy vấn(Wizard Query) , sau đó chọn Thuật sĩ Truy vấn Đơn giản(Simple Query Wizard) , cho phép bạn tạo một Truy vấn(Query) đơn giản , Bấm (Click) OK . Chọn bảng và các trường bạn muốn đưa vào Truy vấn của mình; nhấp vào Tiếp theo(Next) .

Bạn sẽ thấy hai tùy chọn để mở Truy vấn(Query) của mình ; bạn có thể chọn mở Truy vấn(Query) để xem thông tin, thao tác này sẽ tạo ngay Truy vấn(Query) hoặc chọn sửa đổi truy vấn. Sau đó Kết thúc(Finish) . Một truy vấn đang được thực hiện.

2] Cách(How) tạo truy vấn(Query) trong thiết kế truy vấn(Query Design)

 

Để sử dụng Thiết kế truy vấn(Query Design) . Nhấp vào Thiết kế truy vấn(Click Query Design) . Trong cửa sổ Thiết kế Truy vấn(Query Design) , có một hộp thoại Hiện Bảng(Show Table) , với các danh mục như Bảng(Tables) , Liên kết(Links) , Truy vấn(Queries) hoặc Tất cả(All) .

Trong bài viết này, chúng tôi đang bám sát danh mục Bảng(Table) và chọn một bảng mà chúng tôi muốn sử dụng trong Truy vấn(Query) . Nhấp vào (Click) Thêm bảng đã chọn(Add Selected Table ) hoặc nhấp đúp. Bảng sẽ thêm vào cửa sổ Truy vấn(Query) ; các bảng phải được kết nối với nhau (xem bài viết về các mối quan hệ).

3] Thêm dữ liệu(Add Data) vào lưới thiết kế(Design Grid) trong cửa sổ truy vấn thiết kế(Design Query)

Lưới Thiết kế(Design Grid) nằm ở ngăn dưới của cửa sổ và chỉ định các trường và tiêu chí Truy vấn(Query) . Lưới thiết kế(Design Grid) bao gồm Trường(Fields) , Bảng(Table) , Sắp xếp(Sort) , Tiêu chí(Criteria) và hoặc(or) .

Để thêm dữ liệu vào Lưới thiết kế(Design Grid) , hãy nhấp đúp vào Trường(Fields) từ bảng đã chọn của bạn mà bạn muốn đưa vào Truy vấn(Query) . Bạn sẽ thấy dữ liệu trong Lưới thiết kế(Design Grid) . Tùy chọn khác là đi tới Lưới thiết kế(Design Grid) , nhấp vào hàng Trường(Field) ; bạn sẽ thấy một menu thả xuống, chọn các trường của bạn.

Bên dưới hàng trường là hàng Bảng(Table) . Chọn bảng mong muốn của bạn. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu của mình trong hàng Sắp xếp(Sort ) .

Hàng Tiêu chí(Criteria) là để tìm kiếm những gì bạn đang tìm kiếm từ Bảng hoặc Truy vấn(Query) của mình . Ví dụ: bạn đang tìm kiếm những sinh viên có Bằng Tài khoản(Accounts) và Quản trị Kinh doanh(Business Administration Degree) . Đầu tiên(First) nhập Tài khoản(Accounts) vào hàng Tiêu chí(Criteria) trong trường Bằng cấp(Degree) và Quản trị kinh doanh(Business Administration) trong hoặc hàng bên dưới Tài khoản(Accounts) . Nhấp vào Chạy(Run) .

Một truy vấn được tạo. Bấm vào lệnh Lưu(Save) trên thanh công cụ truy cập nhanh, đặt tên cho Truy vấn(Query) của bạn , sau đó bấm OK .

4] Để xóa một Truy vấn(Query) . Định vị Truy vấn(Query) trên Ngăn Dẫn hướng(Navigation Pane) . Chọn Truy vấn(Query) , nhấp chuột phải, sau đó nhấp vào Xóa(Delete) . Truy vấn(Query) sẽ bị xóa khỏi Ngăn Dẫn hướng(Navigation Pane) .

Đọc tiếp theo(Read next) : Cách tạo biểu mẫu trong Microsoft Access .