Cách Thêm âm Thanh Cho Các Bản Thuyết Trình PowerPoint - Business

Bạn muốn thêm hiệu ứng âm thanh vào các chuyển đổi slide PowerPoint của bạn, hoặc có thể có nhạc nền hoặc âm thanh tường thuật phát tự động trong suốt bài thuyết trình? Bạn may mắn. PowerPoint cung cấp cho bạn một số cách sử dụng âm thanh trong bài trình bày của bạn: bạn có thể phát âm thanh trong suốt quá trình chuyển đổi slide, bạn có thể đính kèm âm thanh vào một nút đặt trên một trang trình bày, bạn có thể phát âm thanh trên một trang trình bày hoặc phát âm thanh trên nhiều trang trình bày.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ cho bạn thấy tất cả mọi thứ bạn cần biết để thêm âm thanh vào các bài thuyết trình PowerPoint của bạn trên máy Mac hay PC và làm cho nó hoạt động chính xác theo cách bạn muốn.

Bạn cần giúp đỡ?

Nếu bạn cần trợ giúp về thiết kế bài thuyết trình, hãy thử một trong những nhà thiết kế bản thuyết trình chuyên nghiệp trên Envato Studio. Họ có thể thiết kế lại các slide của bạn, tạo ra các mẫu, và nhiều hơn nữa, làm cho bài trình bày của bạn trông tinh tế và chuyên nghiệp.

Screencast

How to Add Audio to your PowerPoint Presentations

Trong PowerPoint dành cho Windows, bạn có thể chọn một số nguồn cho âm thanh của mình: từ một thư viện hiệu ứng âm thanh tích hợp, từ một thư viện miễn phí trên Office.com, từ các tệp trên máy tính của bạn và bạn cũng có thể ghi lại âm thanh của riêng mình . Các tùy chọn trên Mac thì giới hạn hơn: bạn có thể chèn một tệp tin âm thanh từ ổ cứng hoặc từ iTunes, hoặc bạn có thể ghi âm của riêng mình. Dù bằng cách nào, thêm âm thanh trong PowerPoint hoạt động hầu hết tương tự như bất kỳ phiên bản PowerPoint gần đây nào trong Windows hoặc Mac.

Nếu muốn, bạn có thể sử dụng bài thuyết trình của mình để làm theo cùng với hướng dẫn này. Bản thuyết trình của bạn cần có nhiều trang trình bày và tốt nhất là không có chuyển tiếp hoặc hình ảnh động được áp dụng. Bạn cũng nên có một số tệp hiệu ứng âm thanh ngắn để sử dụng cùng với nhạc nền kéo dài trong vài phút.

Hoặc nếu bạn thích, hãy tải xuống tệp zip đính kèm trong hướng dẫn này, nó có một bài trình bày mẫu có tên PowerPoint Audio.pptx và một số tệp âm thanh mẫu.

Phát âm thanh trong quá trình chuyển đổi slide

Phát âm thanh trong quá trình chuyển đổi chỉ mất vài lần nhấp chuột, nhưng hãy: sử dụng tính năng này một cách tiết kiệm vì nó có thể khiến người nghe mất tập trung và gây phiền nhiễu. Chúng ta hãy bắt đầu nào.

Để thêm âm thanh vào các chuyển đổi trong slide của bạn trong PowerPoint cho Windows hoặc Mac, hãy chuyển đến tab Transitions trên ribbon và áp dụng chuyển đổi. Ở phía bên phải của ribbon, nhấp vào Sound, và chọn một lệnh từ danh sách thả xuống đó. Hoặc thay vì chọn một trong những âm thanh được cài sẵn, hãy nhấp vào Other Sound ở cuối danh sách và chọn Water Spray. Nếu bạn sử dụng tệp âm thanh của riêng mình, nó phải ở định dạng WAV.

Nhấp Apply to All để áp dụng hiệu ứng chuyển tiếp và âm thanh cho tất cả các slide trong bài thuyết trình đó. Lưu ý các ngôi sao đang quay dưới số trang trình bày trong hình thu nhỏ ở phía bên trái, cho thấy chúng ta đã thêm một sự chuyển tiếp trong trường hợp này, chuyển tiếp bằng âm thanh.

Nhấp vào nút Slide Show để chạy bản trình bày (F5, hoặc Fn-F5 trên MacBook). Nhấp chuột hoặc nhấn phím Enter hoặc Return để chuyển slide.

Nếu bạn không muốn phát âm thanh khi chuyển tiếp, hãy nhấp vào menu Sound thả xuống một lần nữa và chọn No Sound. Nhấp vào Apply to All.

Chơi âm thanh trong một hình động

Trước tiên, chúng ta sẽ áp dụng một hình ảnh động, sau đó chúng ta sẽ gắn một âm thanh vào nó. Vào Slide 2, trong đó có một tiêu đề và các gạch đầu dòng. Nhấp vào tab Animations trên ribbon, sau đó nhấp vào tiêu đề trang trình bày và chọn một trong những hình động đã được liệt kê. Làm tương tự cho các gạch đầu dòng. Lưu ý rằng mỗi dòng văn bản có một số bên cạnh, cho biết thứ tự hình động của nó.

Thêm âm thanh trong Windows

Nếu bạn đang sử dụng Windows, hãy nhấp vào nút Animation Pane trên Ribbon để hiển thị hộp hình động. Các con số trong hộp đó tương ứng với các con số trên trang trình bày (nhấp vào mũi tên xuống để xem tất cả).

Trong hộp Animation, nhấp chuột phải vào Content Placeholder, sau đó chọn Effect Options từ trình đơn bật lên. Nhấp vào danh sách Sound thả xuống và chọn một âm thanh từ danh sách đó hoặc chọn Other Sound ở cuối và chọn Bullet Item Sound có trong hướng dẫn này.

Nếu bạn muốn điều chỉnh âm lượng, hãy nhấp vào biểu tượng Speaker. Nhấp OK để hoàn thành.

Nhấp vào nút Slide Show để chạy trang trình bày này. Nhấp chuột hoặc nhấn Enter hoặc Return để hiển thị các gạch đầu dòng và nghe âm thanh.

Thêm âm thanh trên máy Mac

Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy nhấp vào nút Reorder ở bên phải ribbon để hiển thị hộp công cụ Custom Animation. Trong hộp này, xoáy mở phần Effect Options . Sau đó, giống như trong Windows: nhấp vào trình đơn Sound thả xuống và chọn âm thanh hoặc chọn Other Sound và chọn âm thanh Bullet Item đi kèm với hướng dẫn này.

Nhấp vào nút Slide Show để chạy trang trình bày này. Nhấp chuột hoặc nhấn Enter hoặc Return để hiển thị các gạch đầu dòng và nghe âm thanh.

Gắn âm thanh cho nút hành động (Action Button)

PowerPoint có các Action Buttons mà bạn có thể đặt trên trang trình bày và các nút này có thể phát ra âm thanh. Các nút có thể thực hiện các hành động như liên kết đến trang trình bày hoặc trang web, điều hướng qua bản trình bày, chạy macro và bắt đầu một chương trình. Mặc dù các nút đó có các biểu tượng khác nhau, nhưng tất cả đều có thể thực hiện các tác vụ giống nhau.

Hãy đặt các nút điều hướng trên các trang trình bày này, và gán cho mỗi nút một hiệu ứng âm thanh. Nếu bạn vẫn đang mở hộp công cụ Animation Pane hoặc Custom Animation, hãy đóng nó lại.

Vào Slide 3, và chúng ta sẽ chèn một hình dạng:

• Trong Windows, nhấp vào tab Home trên thanh ribbon, sau đó nhấp vào Mũi tên xuống trong hộp có hình dạng trong đó, Hoặc vào tab Insert, sau đó nhấp vào Mũi tên xuống trên biểu tượng Shapes.
• Trên máy Mac, đi tới tab Insert, sau đó nhấp vào Mũi tên xuống trên biểu tượngShapes.

Nhấp vào nút Home (nút thứ 5 trong Windows, nút thứ hai trên máy Mac)

Khi con chuột trở thành vạch chữ thật, hãy kéo vào góc dưới cùng bên phải của trang trình bày để đặt nút này. (Giữ phím Shift trong khi kéo để giữ độ rộng và chiều cao theo tỷ lệ.)

Khi bạn nhả nút chuột, một hộp thoại xuất hiện. Theo mặc định, nó sẽ liên kết đến trang trình bày đầu tiên, đó là điều chúng ta muốn. Ở phía dưới cùng, nhấp vào hộp kiểm Play Sound và chọn một âm thanh từ danh sách này, hoặc chọn Other Sound ở dưới cùng, và chọn âm thanh Home Button có đính kèm theo hướng dẫn này. Nhấp OK.

Lặp lại quá trình chèn các nút Mũi tên trái và Mũi tên phải. Mũi tên trái tự động liên kết đến trang trình bày trước đó và bạn có thể đính kèm âm thanh Previous Slide, và Mũi tên phải tự động liên kết tới trang trình bày tiếp theo và bạn có thể đính kèm âm thanh Next Slide.

Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc và định dạng của nút, hãy chọn tất cả và trong tab Format của thanh ribbon, nhấp vào nút Shape Styles thả xuống (Windows) hoặc Quick Styles (Mac) và thực hiện lựa chọn.

Trang trình bày của bạn sẽ giống như sau:

Bây giờ đặt các nút trên các trang trình bày khác. Đảm bảo chúng đã được chọn, sau đó sao chép vào bộ nhớ tạm (Ctrl-C trong Windows hoặc Command-C trên máy Mac). Chuyển đến tất cả các trang trình bày khác, sau đó dán (Ctrl-V trong Windows hoặc Command-V trên máy Mac). Lưu ý rằng khi bạn dán các nút, PowerPoint sẽ đặt chúng ở cùng vị trí.

Trên trang trình bày đầu tiên, bỏ chọn các nút, sau đó xóa các nút Home và Mũi tên Trái. Trên slide cuối cùng, bỏ chọn tất cả các nút, sau đó xóa nút Mũi tên phải.

Chạy bản trình bày từ trang slide đầu tiên và thử các nút.

Phát âm thanh trong nền Background

PowerPoint cũng cho phép bạn phát âm thanh trong nền của một trang trình bày duy nhất, hoặc trên các trang trình bày. Quá trình này tương tự trong tất cả các phiên bản. Hãy bắt đầu từ slide đầu tiên.

Chèn âm thanh trong Windows

Âm thanh là điều mà chúng ta sẽ chèn, vì vậy hãy chuyển đến tab Insert trên ribbon và nhấp vào nút Audio. Trong phiên bản 2007 và 2010, bạn sẽ nhận ngay một hộp thoại để chèn clip. Trong phiên bản 2013, bạn có các tùy chọn khác. Chọn Online Audio sẽ cho phép bạn tìm kiếm clip media trên Office.com. Một tùy chọn khác là ghi lại âm thanh trên máy tính của bạn. Tôi sẽ nhấp vào Audio trên PC của tôi, và chọn nhạc nền của riêng tôi.

Chọn bất kỳ nhạc nào trên máy tính của bạn ở định dạng MP3, WAV hoặc M4A. Nếu bạn đã tải xuống tệp zip trong hướng dẫn này, bạn có thể chọn Mountain Lake.mp3 (do Steve Jacobus cung cấp tại www.SteveJacobus.com).

Nó đặt một biểu tượng âm thanh trên màn hình. Kiểm tra nó với một trong hai nút Play:

Chèn âm thanh trên máy Mac

Phương pháp chèn âm thanh trong phiên bản Mac cũng tương tự. Trên tab Home của thanh ribbon, nhấp vào nút Media để hiển thị trình đơn thả xuống. Audio Browser sẽ cho phép bạn chọn một tập tin từ iTunes, và bạn cũng có thể lựa chọn để chèn một tập tin từ ổ cứng của bạn hoặc ghi âm của riêng bạn.

Giống như Windows, chọn Audio From File, và chọn bất kỳ file MP3, WAV hay M4A. Nếu bạn đã tải xuống tệp zip trong hướng dẫn này, bạn có thể chọn Mountain Lake.mp3 (do Steve Jacobus cung cấp tại www.SteveJacobus.com).

Nó đặt một biểu tượng âm thanh trên màn hình. Kiểm tra nó bằng một trong hai nút Play (xem màn hình Windows chụp, ở trên).

Đặt Tùy chọn Phát lại (Playback)

Trong cả Windows và Mac, đảm bảo rằng biểu tượng clip âm thanh được chọn. Trong Windows, hãy chuyển đến tab Playback trên thanh ribbon và trên máy Mac, đi tới tab Format Audio. Chọn các tùy chọn để tự động phát clip và để ẩn biểu tượng đó khi trình chiếu trình trình diễn:

Chạy trình chiếu, và nhạc bắt đầu mở ngay lập tức. Nhưng ngay khi bạn tiến đến slide tiếp theo, âm nhạc sẽ dừng lại. Vì vậy, hãy chọn tùy chọn đó cho Play Across Slides. Trong Windows, bạn cũng có thể chọn Play in Background. Nếu nhạc đã hoàn thành trước khi trình chiếu, bạn cũng có thể chọn tùy chọn Loop Until Stop.

Chạy chương trình một lần nữa, và lần này, nhạc tiếp tục chơi khi bạn tiến lên các trang trình bày. Nó cũng chơi trên các hiệu ứng âm thanh của các nút Hành động.

Windows - Tùy chọn chỉ phát lại

Thanh ribbon có hai lựa chọn tuyệt vời trong phiên bản Windows mà Mac không có (chọn biểu tượng âm thanh đó và ở trên tab Playback của ribbon):

• Trim: nếu bạn chỉ muốn chơi một phần của tệp tin âm thanh, hãy nhấp vào nút Trim Audio và trong hộp thoại xuất hiện, kéo thanh màu xanh lá cây sang phải để đặt thời gian bắt đầu và kéo thanh màu đỏ sang bên trái để đặt thời gian kết thúc. Hoặc thay vì kéo các thanh, bạn có thể chọn các con số một cách trực tiếp.
• Fade In và Fade Out: nếu clip âm thanh không nhỏ dần sẵn, hoặc nếu bạn cắt tỉa clip, bạn có thể áp dụng các hiệu ứng nhỏ dần

Bạn có thể kiểm tra sự lựa chọn bằng cách sử dụng nút Play trong hộp thoại Trim. Nhấp OK khi kết thúc.

Cách tìm các thiết lập bổ sung trong Windows không hiển thị rõ:

1. Đảm bảo chọn clip âm thanh đó
2. Nhấp vào tab Animations trên thanh ribbon
3. Nhấn vào nút Animation Pane để hiển thị hộp đó.
4. Nhấp chuột phải vào mục chọn trong Animation Pane và chọn Effect Options từ trình đơn bật lên
5. Thiết lập các tùy chọn trong hộp thoại Play Audio

Phần Start Playing giống như những gì chúng ta vừa thực hiện nhưng phần Stop Playing cho phép bạn dừng lại khi bạn nhấp chuột (khi bản trình bày đang chạy) hoặc sau trang trình bày hiện tại hoặc sau một trang trình bày cụ thể. Nếu bạn giữ con số cao (999 là mặc định), điều đó sẽ đảm bảo rằng nhạc sẽ phát cho đến cuối bản trình bày. Nhấp OK khi hoàn tất.

Kết luận

PowerPoint có các lựa chọn rất tốt để chơi âm thanh theo các loại khác nhau và từ các vị trí khác nhau. Có rất nhiều lựa chọn và khả năng, có thể sẽ là cám dỗ để sử dụng tất cả chúng, vì vậy hãy cẩn thận đừng lạm dụng chúng như chúng ta đã làm trong hướng dẫn này. Khán giả của bạn sẽ đánh giá cao điều đó!

Tuy nhiên, những điều tuyệt vời về những tính năng tuyệt vời này cho dù bạn sử dụng Windows hay Mac,thì các tùy chọn đều hoạt động gần giống nhau và các tùy chọn được gắn nhãn rõ ràng. Phần khó khăn nhất đó là biết nơi để tìm các tính năng. Hãy nhớ chọn tệp tin âm thanh muốn áp dụng, như vậy bạn có thể tìm các tính năng theo mong muốn.

Tài nguyên

Graphic Credit: Biểu tượng loa do Harold Kim thiết kế từ Noun Project.