Cách Thiết Kế Bảng Lương Bằng Excel - HRVN ACADEMY

HRVN Academy không đứng trên bục để “dạy” bạn làm HR. Chúng tôi chọn đồng hành, để bạn hiểu đúng gốc rễ nghề, đi làm đủ tỉnh táo trong thực tế Việt Nam, và giỏi lên từ chính những va chạm đó XEM NGAY

• Sitemap
• Disclaimer
• Privacy

• About
• Liên hệ nhanh
• Khóa học Tuyển dụng cơ bản
• Khóa học C&b cơ bản
• Khóa học Luật lao động cơ bản
• More…
  • The HR Dictionary
  • Tài liệu Khóa học Quản trị Nhân sự (HR Management)
  • Bộ luật Lao động 2019
  • Nghị định 145
  • Nghị định 12
  • Thông tư 10

Mentor 1:1 Muốn được Thành HR mentor 1:1 để “lên level” sự nghiệp? - Dịch vụ chưa sẵn sàng cung cấp Bạn có thể xem chi tiết gói Career Mentoring – đồng hành thực tế, không lý thuyết suông. Xem gói mentor Home HR Foundation Khóa học CB Thiết kế bảng lương Excel: Tư duy và kỹ thuật cho C&B Thiết kế bảng lương Excel: Tư duy và kỹ thuật cho C&B Bài 2.5: Hướng dẫn thiết kế Bảng lương Excel (Payroll Template) từ A-Z. Cấu trúc file chuẩn, các hàm Excel cần biết và nguyên tắc "bất di bất dịch" để tránh sai sót. Người hướng dẫn Thành HR Thời gian đọc 10 phút Kỹ năng EXCEL SKILL

🎯 Mục tiêu bài học

• Nắm vững tư duy "Input - Process - Output" để thiết kế bảng lương không bị rối.
• Biết cách sử dụng các Sheet phụ (Master Data, Time Attendance) để hạn chế sai sót.
• Trang bị các hàm Excel cốt lõi: VLOOKUP, IF, SUMIFS để tự động hóa việc tính toán.

Thực tế công việc "Anh Thành ơi, em thấy mấy anh chị làm bảng lương Excel nhìn rối mắt quá, cả trăm cột. Lỡ tay xóa nhầm một công thức là đi tong cả bảng. Sao mình không mua phần mềm dùng cho khỏe ạ?" 😵‍💫 👤 👨‍🏫 Phần mềm là "ô tô", còn Excel là "xe máy". Ở các công ty lớn, ô tô chạy mượt. Nhưng ở đường ngõ hẻm (SME với quy chế lương thay đổi liên tục), thì xe máy (Excel) mới là vua! Học Excel không chỉ để tính toán, mà để rèn tư duy logic. Nếu em không hiểu cách Excel chạy, thì phần mềm có sai em cũng không biết đường nào mà sửa đâu.

🧠 Tư Duy Thiết Kế Bảng Lương (Structure)

1. Nguyên tắc Input - Output

Đừng bao giờ nhập tất cả vào một Sheet. Hãy chia file Excel thành 3 phần rõ rệt:

• Sheet INPUT (Nguyên liệu): Chứa dữ liệu thô (Master Data nhân viên, Bảng chấm công, Dữ liệu KPI/Thưởng).
• Sheet PROCESS (Chế biến): Nơi đặt công thức tính toán (Bảng lương chi tiết).
• Sheet OUTPUT (Thành phẩm): Phiếu lương (Payslip), Báo cáo chuyển khoản ngân hàng, Báo cáo Bảo hiểm/Thuế.

2. Sai lầm "chết người" của Newbie

Những lỗi khiến bảng lương trở thành thảm họa:

• Hardcode (Gõ số chết): Thay vì dùng công thức, bạn gõ trực tiếp số tiền vào ô. Tháng sau copy sang tháng mới quên sửa -> Sai lương.
• Merge Cell (Gộp ô): Trông thì đẹp nhưng là "kẻ thù" của việc xử lý dữ liệu và chạy công thức.
• Không có cột kiểm tra (Check): Không có cột tổng cộng ngang/dọc để đối chiếu (Cross-check) trước khi chốt.

3. Newbie Survival: Bí kíp an toàn

💡 Quy tắc bất di bất dịch:

1. Luôn có file Master Data (Họ tên, Lương cứng, Số tài khoản, Mã số thuế, Mức đóng BHXH) riêng biệt. Khi tính lương, chỉ dùng hàm VLOOKUP để kéo dữ liệu sang. Tuyệt đối không gõ lại tay.

2. Khi phát sinh điều chỉnh lương (truy thu, tạm ứng), hãy tạo một cột riêng là "Điều chỉnh khác" và ghi chú rõ ràng. Đừng sửa trực tiếp vào cột Lương cơ bản.

⚙️ Cấu Trúc Bảng Lương Chuẩn (The Columns)

Một bảng lương tiêu chuẩn thường gồm 4 nhóm cột chính:

1 Nhóm 1: Thông tin định danh (Fixed)

STT, Mã nhân viên, Họ tên, Chức vụ, Phòng ban. (Dùng VLOOKUP từ Sheet Master Data).

2 Nhóm 2: Thu nhập (Earnings)

Lương chính, Phụ cấp, Tăng ca (OT), Thưởng KPI, Thưởng khác. Công thức Total 1: (Lương / Công chuẩn * Công thực tế) + Các khoản khác.

3 Nhóm 3: Các khoản khấu trừ (Deductions)

BHXH-BHYT-BHTN (10.5%), Thuế TNCN, Công đoàn phí, Tạm ứng, Phạt/Bồi thường. Công thức Total 2: Tổng các khoản phải trừ.

4 Nhóm 4: Thực lĩnh (Net Pay)

Số tiền chuyển khoản cuối cùng. Công thức: Thực lĩnh = Tổng thu nhập - Tổng khấu trừ.

🔥 Các Hàm Excel "Thần Thánh" Cho C&B

Bạn không cần biết hết Excel, nhưng bắt buộc phải thạo các hàm này:

1. VLOOKUP (Dò tìm)

Dùng để lấy thông tin nhân viên, mức lương từ các sheet khác.

=VLOOKUP(Mã_NV, Vung_Du_Lieu, Cot_Can_Lay, 0) 2. IF & IFS (Điều kiện)

Dùng để tính Thuế TNCN theo bậc lũy tiến hoặc tính phụ cấp có điều kiện.

=IF(Thu_Nhap_Tinh_Thue