Cách Thiết Lập Để In Vừa Khổ Giấy A4 Trong Excel - VPP VINACOM

Thủ thuật excel – Bạn có bao giờ cảm thấy bực bội khi in dữ liệu từ Excel ra giấy a4 nhưng bị mất cột hay không? Như các bạn đã biết việc sử dụng công cụ Excel là một yêu cầu khá phổ biến mà dân văn phòng ít nhiều cũng va chạm. Khi in dữ liệu từ file Excel thì không chỉ trình bày nội dung sao cho đẹp mắt và ấn tượng thì việc in ra giấy sao cho vừa khổ giấy a4 cũng là điều cần phải có. Trong bài viết này, vppvinacom.vn sẽ hướng dẫn cách thiết lập để in vừa khổ giấy A4 trong Excel nhé!

THIẾT LẬP IN KHỔ GIẤY A4 TRONG EXCEL:

Đầu tiên chúng ta phải thiết lập kích thước giấy để in vừa khổ giấy A4 trong excel theo các bước sau đây:

• Bước 1: Tại chương trình MS Excel chúng ta sẽ chuyển qua tab Page Layout sau đó click vào ô dưới (xem hình) để mở cửa sổ Page Setup

• Bước 2: Sau đó tab Page Setup được mở ra chúng ta sẽ chọn tab Page -> chọn Paper size -> chúng ta nhấn vào mũi tên để cửa số mở xuống và chọn A4 -> sau đó nhấn OK. (Xem hình minh họa)

THIẾT LẬP CHIỀU CỦA TRANG GIẤY A4:

Bạn muốn in vừa khổ giấy A4 với nội dung được trình bày theo chiều ngang hay chiều dọc? Chính vì vậy hãy chọn chiều trang giấy là Portrait hay Landscape thì dữ liệu khi được in ra sẽ như ý muốn của mình. Các bước thực hiện như sau:

Chúng ta quay trở lại TAB Page Layout sau đó chọn Orientation => Nhấn chọn Portrait hoặc Landscape để in.

• Portrait: chiều dọc
• Landscape: chiều ngang

THIẾT LẬP CĂN LỀ TRONG TRANG GIẤY A4:

Sau khi chúng ta chọn kích thước giấy A4 và chọn in theo chiều ngang hoặc dọc của trang giấy thì việc tiếp theo chúng ta cần phải kiểm tra lại việc căn lề. Bởi khổ Letter là khổ giấy mặc định trong máy in vì vậy việc căn lề không chỉ giúp chúng ta in đúng khổ giấy A4 mà còn tạo nội dung được trình bày cân đối hơn trong trang giấy, tránh việc nội dung bị nhảy sang trang khác.

Các bước thực hiện căn lề trang giấy A4 như sau:

Tại Page Setup chúng ta sẽ chọn Tab Margins sau đó tại đây sẽ có các hạng mục căn lề trên – dưới và trái – phải

Lưu ý: Mặc định chương trình Excel sẽ được thiết lập là đơn vị Inches. Nếu các bạn muốn quy đổi sang Cm thì quy đổi theo tỷ lệ 1 inches = 2,54 cm

THIẾT LẬP LUÔN IN VỪA TRANG GIẤY A4:

Cuối cùng sau khi thực hiện 3 bước trên thì việc thiết lập luôn in vừa khổ giấy A4 là việc làm quan trọng nhất. Không giống như cách in hết khổ giấy A4 trong Word (Word là từng trang giấy riêng) còn Excel là 1 bảng tính liên tục. Chính vì vậy, việc định dạng dữ liệu trong Excel có thể khiến nội dung cần in hay bị vượt quá trang in mà chúng ta không biết. Do đó để in đúng khổ giấy A4 và tránh nội dung cần in vượt quá phạm vi trang giấy, chúng ta sẽ thiết lập để luôn luôn in vừa trang giấy. Các bước thực hiện như sau:

Trong cửa sổ Page Setup => chúng ta chuyển qua tab Page sau đó chọn mục Scaling. Trong mục scanling này các bạn sẽ thấy có 2 lựa chọn:

• Adjust to: Co dãn theo tỷ lệ
• Fit to: Tự động ép cho vừa đủ vào số trang quy định

Thông thường nếu chỉ có 1 trang hoặc biết rõ số trang cần in, chúng ta chọn Fit to 1 – 1 hoặc Fit to 1-Số trang cần in. Như vậy nội dung sẽ luôn vừa đúng số trang cần in mà không phát sinh thêm.

* Lưu ý: Việc dùng Fit to trong mục scaling của tab Page có thể khiến nội dung bị co dãn đột ngột. Do đó trước khi sử dụng Fit to nên quy định trước phạm vi cần in trong mục Print Area.

TỔNG KẾT:

Chỉ với 4 bước đơn giản như vậy là các bạn đã biết cách in vừa khổ giấy A4 trong Excel rồi (Áp dụng với tất cả phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016).

Chúc các bạn thành công!