Cách Trả Lời Email Mời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Nhật

Như mọi người đã biết, trong thời kì hội nhập hiện nay, ngày càng nhiều các công ty, doanh nghiệp nước ngoài đầu tư, phát triển cũng như xúc tiến hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, nhất là Nhật Bản. Vì vậy, từ đó nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp Nhật Bản cũng ngày càng tăng cao. Thế nhưng để có được một công việc, vị trí tốt trong các công ty Nhật nổi tiếng với môi trường làm việc chuyên nghiệp, nghiêm túc thì thật sự không phải là điều dễ dàng.

Đối với các nhà tuyển dụng việc làm tiếng Nhật Bản, họ luôn đòi hỏi cao tinh thần “Yaruki (やる気)”- sự sẵn sàng, động lực, khí thế làm việc. Điều này không chỉ cần thể hiện qua các buổi phỏng vấn hay trong quá trình làm việc mà nó còn được dùng để đánh giá, gây ấn tượng ngay từ đầu cả trong những e-mail trả lời thư mời phỏng vấn. Tuy rằng hiện tại có nhiều doanh nghiệp đã sử dụng nhân viên nhân sự người Việt và đa số thư mời phỏng vấn điều được viết bằng tiếng Việt, nhưng nếu gặp trường hợp đích thân sếp người Nhật gửi thư thì sẽ xử lý như thế nào ?

I. Kết cấu mail

Thông thường trong một mail trả lời phỏng vấn bằng tiếng Nhật có 6 phần cơ bản và được sắp xếp theo thứ tự như mẫu mail dưới đây:

1. 【件名】 – Tiêu đề, Subject

Đầu tiên, như những bức mail thông dụng, mail trả lời thư mời phỏng vấn này cũng có phần đầu là tiêu đề hay còn gọi là subject. Khi trả lời mail nhận được từ nhà tuyển dụng, chọn chức năng relay trên mail của trang web hay ứng dụng để được tự động thiết đặt tiêu đề “Re: (tiêu đề của mail đã nhận)” sẽ hiệu quả hơn. Vì nếu tự soạn một mail mới với tiêu đề khác có thể khiến cho người tuyển dụng không hiểu hoặc bỏ lỡ qua, nên tốt nhất là sử dụng lại tiêu đề đó.

Re: 面接のご案内

2. 【宛先】 – Nơi đến, thông tin người nhận

Trong mail tiếng Nhật, địa chỉ hay thông tin người nhận luôn được xếp trên đầu thư, không chỉ trong đây mà trong bất kì thư nào cũng vậy. Bao gồm: 「会社名 (tên công ty)」 + 「部署 (bộ phận)」 + 「役職 (Chức vụ)」+ 「氏名 (họ tên)」＋様(Mr/Mrs/Ms). Nếu không biết rõ thông tin người nhận thì có thể thay bằng 「採用ご担当者様 (Người tuyển dụng)」 chứ không nên lượt bỏ. Trong phần tên công ty, nếu là công ty Cổ phần（株）hay Trách nhiệm hữu hạn（有）cũng phải ghi rõ ràng.

株式会社◯◯ ◯◯部　◯◯課 課長　◯◯様

3. 【挨拶】 – Lời chào

Các câu chào ở phần này thường là các cụm từ được quy ước sẵn, nhưng đối với mail trao đổi với người mình lần đầu quen biết thì sẽ sử dụng 「お世話になっております」kèm theo đó là giới thiệu họ tên mình. Cụm từ này thể hiện sự biết ơn nhà tuyển dụng vì đã liên lạc với mình. Tránh sử dụng 「こんにちは」 và「おはようございます」 và cũng không cần đính kèm vị trí công việc hiện tại nếu vừa đi làm vừa tìm việc.

お世話になっております。 （名前）です。

4. 【本文】 – Nội dung chính

Trước tiên vẫn là thể hiện sự cám ơn về mail liên lạc của nhà tuyển dụng, sau đó ghi lại nội dung thời gian, địa điểm đã được chỉ định trọng mail. Ngoài ra, nếu xảy ra vấn đề gì trong ngày phỏng vấn, mong muốn được hẹn lại thời gian khác thì cũng chỉnh sửa nội dung trong phần này. Cụ thể mọi người hãy tham khảo 2 mẫu mail phần sau. Câu văn trong phần này cần ngắn gọn, rõ ràng, trình bày dễ xem, dễ hiểu.

このたびは、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 ご指示いただきました下記の日程にてお伺いします。 日時／○月○日（○曜）00：00～ 場所／○○本社ビル　○階

5. 【締め】 – Câu kết

Giống như trong tập quán hành lễ thì trong việc viết mail người Nhật cũng thể hiện rõ sự khiêm nhường, kính trọng của họ đối với người nhận. Ở phần này thêm một lần nữa gửi lời cám ơn sâu sắc để kết thúc thư, trong bề bộn công việc, cám ơn người tuyển dụng đã dành thời gian quý báu để đọc mail, như vậy chắc chắn sẽ truyền đạt được ấn tượng tốt.

お忙しい中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。 当日は何卒よろしくお願いいたします。 hay お忙しい中恐れ入りますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。

6. 【署名】 – Chữ kí, Sign

Trong phần chữ ký gồm các phần cơ bản và theo thứ tự là 「名前」「住所」「電話番号」「Email」. Có thể sử dụng các kí hiệu *** hay —- để ngăn cách phần nội dung mail với chữ ký để người nhận dễ đọc.

*********************************** 名前 ○○市／県○○町00-00-00 TEL：000-000-000 MAIL：aaaaa_aaaaa@aaaaa.com/.vn ***********************************

II. Mẫu mail trả lời thư phỏng vấn

Khi kết hợp lại tất cả 6 phần chính ở trên ta có mẫu email như sau. Trong bài kì này, tôi sẽ giới thiệu mọi người 2 mẫu mail cơ bản thường được sử dụng là: Mail trả lời xác nhận thư mời phỏng vấn và Mail yêu cầu điều chỉnh thời gian phỏng vấn.

1. Mail trả lời xác nhận thư mời phỏng vấn

【件名】Re：（受け取ったメールの件名）

株式会社◯◯ ◯◯部　◯◯課 （役職）◯◯様 お世話になっております。 （名前）です。 このたびは、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 下記いただいた日程で、伺います。 日時／◯月◯日（○曜）00：00～ 貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。 当日は何卒よろしくお願いいたします。 *********************************** 名前 ◯◯市／県◯◯町…. TEL／000-000-0000 MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.com/.vn ***********************************

2. Mail yêu cầu điều chỉnh thời gian phỏng vấn

Mẫu 1: Không thể tham gia phỏng vấn vào ngày quy định, mong muốn nhà tuyển dụng sắp xếp lại lần nữa thời gian phỏng vấn

【件名】Re：（受け取ったメールの件名）

株式会社◯◯ ◯◯部　◯◯課 （役職）◯◯様 お世話になっております。 （名前）です。 書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。 大変嬉しく、ぜひ面接に伺いたく存じます。 ただ、現職の都合上、ご指定いただいた日時ですが、調整（変更）するのが難しい状況です。 誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、面接日時を再設定していただけないでしょうか。 こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、 ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 *********************************** 名前 ◯◯市／県◯◯町…. TEL／000-0000-000 MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.com/.vn ***********************************

Mẫu 2: Đưa ra thời gian cụ thể mà mình có thể tham gia để nhà tuyển dụng lựa chọn

株式会社◯◯ ◯◯部　◯◯課 （役職）◯◯様 お世話になっております。 (名前)と申します。 ×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、 (調整できなくなった理由)のため、貴社にお伺いすることが難しくなりました。 大変申し訳ございません。 メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。 誠に勝手なお願いで恐縮ですが、 もし可能であれば、以下の日程の中で 面接を再調整頂けないでしょうか。 【1】 〇月〇日（〇曜）〇時〜〇時 【2】 〇月〇日（〇曜）〇時〜〇時 【3】 〇月〇日（〇曜）〇時〜〇時 後ほど改めてお電話させて頂きます。 お手数をお掛けして大変申し訳ありませんが、 ご検討頂けますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 *********************************** 名前 ◯◯市／県◯◯町…. TEL／000-0000-000 MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.com/.vn ***********************************

Khi nhận được thư mời, cần chú ý cố gắng phản hồi cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt, trong 24 tiếng và tốt nhất gửi trong giờ hành chính. Thông qua mail trả lời thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng cũng có thể phán đoán được phần nào thái độ làm việc của người ứng tuyển. Khi bạn mong muốn có được vị trí ứng tuyển đó, trân trọng cơ hội tham gia buổi phỏng vấn, chắc chắn bạn sẽ phải chăm chút ngay từ những bước đầu.

Hãy tham khảo và lựa chọn công việc tiếng Nhật ưng ý tại: Việc làm tiếng Nhật

Bài blog liên quan:

1. Chuẩn bị gì trước khi phỏng vấn tại công ty Nhật 2. Top 10 các câu hỏi phỏng vấn tiếng Nhật thường gặp

_____________________________

Mọi thông tin liên hệ:

Việc làm IconicJob.vn – Website tuyển dụng nhân sự tiếng Nhật, tìm việc làm tiếng Nhật uy tín tại Việt Nam. Chuyên tuyển dụng các Jobs tiếng Nhật cấp cao cho các Cty tầm cỡ của Nhật Bản đầu tư tại Việt Nam.