Cách Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Tiếng Anh

Sau bước gửi CV thì phản hồi thư mời phỏng vấn khá quan trọng. Vì đây là bước đầu tiên giúp bạn ghi điểm tốt trong mắt nhà tuyển dụng. 4Life English Center (e4Life.vn) sẽ chia sẻ cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây.

1. Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

1.1. Chấp nhận lời mời phỏng vấn

1.1.1. Tiêu đề thư

Một bức thư hoàn chỉnh phải có tiêu đề thư. Nếu bạn chuẩn bị kỹ càng phần nội dung mà không có tiêu đề kèm trong mail thì khả năng thư trả lời của bạn sẽ vào thùng rác “ngồi” là rất cao đấy. Bởi vì có rất nhiều người như bạn ứng tuyển vào 1 vị trí như bạn nên đương nhiên cũng có nhiều thư phản hồi. Nếu bạn không viết rõ ràng tiêu đề thư thì người phản hồi sẽ không biết bạn là ai và họ không có thời gian đi check lại thông tin. Vì vậy hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của mình bằng với cú pháp: [tên vị trí ứng tuyển] – [tên bạn].

1.1.2. Lời chào đầu thư

Chúng ta thường mở đầu thư bằng cấu trúc “Dear Sir/Madam”. Tuy nhiên, bạn chỉ nên áp dụng trong trường hợp chưa biết tên người phỏng vấn hay nhà tuyển dụng thôi nhé. Để trang trọng hơn thì bạn nên sử dụng cú pháp Dear Mr/Ms [Tên nhà tuyển dụng].

1.1.3. Lí do viết thư – Xác nhận lịch phỏng vấn

Trong nội dung thư bạn nên ghi thêm một lý do viết thư sẽ khiến bức thư trở nên trang trọng và đầy đủ. Ngoài ra còn giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Một số mẫu lý do có thể tham khảo như:

• I have received interview information on the position…[vị trí bạn ứng tuyển]. I am very happy to receive this opportunity from the company. (Tôi đã nhận được thông tin phỏng vấn cho vị trí…. Tôi rất vui vì nhận được cơ hội này từ phía công ty.
• I have received detailed information for the position of [vị trí bạn ứng tuyển] interview  at your company. (Tôi đã nhận được thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn tại quý công ty).
• I would like to thank you for your consideration for my application for the position of…[vị trí bạn ứng tuyển] (tôi rất cảm ơn về sự cân nhắc của bạn cho sự ứng tuyển của tôi ở vị trí…).

1.1.4. Yêu cầu hoặc thắc mắc (Nếu có)

Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào về buổi phỏng vấn như cần chuẩn bị những gì? Giấy tờ cần thiết như chứng minh thư công chứng, bằng cấp, chứng chỉ liên quan,… Thì hãy hỏi ngay trong mail luôn nhá. Nếu quên mất thứ gì quan trọng cho buổi phỏng vấn. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là người không cẩn thận đấy.

1.1.5. Lời chào và ký tên

Cuối cùng bạn nên gửi lời chào trân trọng đến nhà tuyển dụng khi kết thúc thư. Đừng quên để lại những thông tin cá nhân như tên, số điện thoại, email. Những thông tin này tuy nhỏ những lại rất cần thiết cho nhà tuyển dụng. Một số ví dụ về lời chào cuối mail:

• Yours faithfully, (sử dụng nếu đầu thư sử dụng Dear Sir/Madam).
• Yours sincerely, (sử dụng nếu đầu thư dùng Dear Mr/Ms…).
• I look forward to hearing from you. (tôi rất mong phản hồi từ bạn).

1.2. Từ chối lời mời phỏng vấn

Phản hồi thư mời phỏng vấn không chỉ mỗi việc xác nhận đi phỏng vấn mà còn bao gồm cả việc từ chối lời mời nếu bạn không có nhu cầu cho vị trí. Nếu bạn gửi CV và Cover Letter nhưng nhà tuyển dụng phản hồi quá lâu và bạn đã có 1 công việc mới. Trong trường hợp này nhiều bạn chọn cách im lặng nhưng lời khuyên là bạn hãy phản hồi nhà tuyển dụng để họ không mong đợi và tìm ứng viên khác. Cấu trúc thư từ chối phỏng vấn khá giống với thư chấp nhận, chỉ khác phần lý do. Sau đây là một số lý do mà bạn nên bỏ vào mail phản hồi:

This position is a great opportunity. However, after careful consideration, I have decided to accept a position at another company. (Vị trí này là một cơ hội tuyệt vời. Tuy nhiên, sau khi xem xét cẩn thận, tôi đã quyết định chấp nhận một vị trí tại một công ty khác).

Thank you very much for considering me for the position of [vị trí ứng tuyển] and for inviting me to interview with your company. However, I would like to withdraw my application for this position (Rất cám ơn bạn vì đã xem xét tôi về vị trí…và đã mời tôi phỏng vấn với công ty của bạn. Tuy nhiên, tôi muốn rút đơn xin việc ở vị trí này).

2. Những lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh

• Trả lời thư càng sớm càng tốt, tốt nhất là ngay sau khi nhận được mail. Không để lâu mới phàn hồi thư.
• Tránh viết sai chính tả, câu cụt, thiếu ý. Nên viết câu mạnh lạc, rõ ràng, đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ.
• Sử dụng những câu ngữ pháp đơn giản, không cần thiết phải sử dụng các câu hoa mỹ, phức tạp.
• Kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắc rằng mail phàn hồi không mắc lỗi sai ngớ ngẩn nào.

3. Một số mẫu Email trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Mẫu số 1

Dear Freshwall Company Limited,

I am very grateful to receive the Invitation Letter from your company; Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the Corporate Communications Manager position.

Therefore, I am writing to confirm that I am going to the interview  on Tuesday, June 14, 2020.

Once again, sincerely thank you!

Best regards!

Mẫu số 2

Dear Sir or Madam,

After receiving the email from your company, I feel  extremely grateful. Thank you for giving me the opportunity to join the interview. and select key account manager.

I confirm that I will definitely participate in the interview at 9:00 am, on November 6th, 2020 at  the company with Mrs. Hoa.

If you need any additional documents for  the interview, please contact me  so that I can be prepared most thoroughly.

Yours faithfully,

Jame.

Mẫu số 3

Dear LBI International Company Limited,

I am very happy to receive an invitation to interview area sales manager position in your company.

I certify that I will participate in the interview on September 18th, 2020 at the company office.

Once again, I would like to thank your company and see you soon.

Best regards,

Kieu My.

Mẫu số 4

Dear Tagency MTV Company Limited,

I am very happy and thankful that your company has given me the opportunity to join the interview for the  account manager position.

I am writing this letter to confirm my interview appointment on Wenesday, July 15th, 2020 at the company office.

I believe that my working experience  in marketing will help me become an ideal candidate for this position. I look forward to sharing my passion and skills at work with you in the interview.

If the company needs any documents before and during the interview, please respond to me so that I can have the most careful preparation.

Regard,

Lam.

Mẫu số 5

Dear Mr.Stark  – PR Manager of Ha Noi Lymiart Company Limited,

I am very pleased to receive the invitation to join the interview with your company this morning.

Thank you very much for giving me the opportunity to participate in the interview to select new marketing executive for your company. I would like to confirm that I will definitely attend the interview on Tuesday, December 15th, 2020.

However, during the call from the Human Resources department this morning, I have not heard about the interview location, so please let me know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.

I’m looking forward to  hearing  from your company soon so that I can have the best preparation!

Best regards,

Tuyet Nhu.

Trên đây là các cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp mà 4Life English Center (e4Life.vn) tổng hợp. Hy vọng những tips và mẫu thư phản hồi trên đây sẽ giúp bạn tạo ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.

Tham khảo thêm:

• Hướng dẫn cách viết tên công ty bằng tiếng Anh
• Hướng dẫn cách viết kinh nghiệm làm việc trong CV tiếng Anh
• Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh
• 10 Câu hỏi và trả lời phỏng vấn tiếng Anh thường gặp
• Những công ty nước ngoài cần TOEIC bao nhiêu?