Cách Trộn Thư Trong Word 2010, 2016, 2020 - Tùng Phát Computer

Có phải bạn đang loay hoay với vấn đề về cách trộn thư trong word hay còn gọi là chức năng của Mail Merge? 

Có thể trộn thư được thực hiện cùng một cách trong nhiều phiên bản của Microsoft Word hay không?

Có được di chuyển điểm chèn khi bạn chèn các trường hợp không?

Tại sao có một trang nhãn xuất hiện khi bạn xem trước thư đã trộn?

Sẽ có muôn vàn câu hỏi mà bạn đang thắc mắc về vấn đề trộn thư phải không nào?

Hãy cùng điểm qua bài viết này để xem Tùng Phát Computer giúp gì được cho bạn nhé!

Mục lục

Toggle

• Trộn thư trong Word (Mail Merge) là gì? Tại sao phải sử dụng tính năng trộn thư trong Mail Merge
• Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word bằng cách tạo danh sách chèn mới
• 3 Bước thực hiện trộn thư trong Word bằng Mail Merge sử dụng file excel có sẵn
• Hướng dẫn cách trộn nhiều thư trong word
• Tổng kết

Trộn thư trong Word (Mail Merge) là gì? Tại sao phải sử dụng tính năng trộn thư trong Mail Merge

Mail merge (Trộn thư) là chức năng được kết hợp giữa Microsoft Word và dữ liệu có trong Microsoft Excel giúp biên soạn thư hàng loạt. Nhờ có mail merge, thay vì phải ngồi điền tên từng người thì bạn có thể vận dụng cách thức này để gửi mail dễ dàng hơn.

Hay nói cách khác, đây là tính năng nâng cao trong word giúp bạn xử lý, chèn các danh sách hay tập tin có sẵn,… vào một số mẫu văn bản cố định như thư mời, phiếu điểm hay thông báo,…

Dưới đây là một số cách trộn thư trong word mà bạn có thể tham khảo.

Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word bằng cách tạo danh sách chèn mới

Trước khi tiến hành việc trộn thư, bạn cần chuẩn bị 2 file dữ liệu sau:

• Văn bản gốc: là văn bản sẽ được soạn sẵn và để trống một số thông tin riêng.
• Dữ liệu gốc: là file danh sách hàng loạt thông tin cần bổ sung vào chỗ trống của văn bản gốc.

Bước 1: Bạn hãy mở văn bản gốc và trên thanh công cụ chọn Mailings >> Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra:

• Step 1 of 6: chọn Letter >> Next: Starting document.
• Step 2 of 6: chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.
• Step 3 of 6: chọn Type a new list >> Next: Write your letter.

Bước 3: Xuất hiện cửa sổ New Address list >> Customize Columns.

Bước 4: Trên hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh:

• Add: Thêm
• Delete: Xóa
• Rename: Đổi tên

Chọn OK khi hoàn tất.

Bước 5: Bạn thêm các thông tin cần thiết như ví dụ ở dưới đây:

• New Entry: Thêm dòng mới.
• Delete Entry: Xóa dòng.
• Find: Tìm kiếm.

Chọn OK khi hoàn tất.

Bước 6: Để lưu lại thì bạn đặt tên cho tệp tin này và chọn Save.

Bước 7: Tiếp theo, tại khung Mail Merge Recipients, bạn có thể điều chỉnh một số chức năng như:

• Sort: Sắp xếp lại dữ liệu theo trường nào đó, tùy từng trường hợp.
• Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài.
• Find duplicates: Tìm và xóa dữ liệu giống nhau.
• Validate address: Xác nhận địa chỉ.

Chọn OK khi hoàn tất.

Bước 8: Trở lại Mail Merge.

• Step 3 of 6: chọn Use an existing list >> Next: Write your letter.
• Step 4 of 6: Chọn More items.

Bước 9:

• Xuất hiện bảng Insert Merge Field >> Database Fields.
• Chọn vào trường đã thiết kế >> Insert tại các vị trí >> Next: Preview your letters.

Bước 10: Sau khi chèn xong các trường >> Next: Complete the merge.

Bước 11:

• Vào tab Mailings trên thanh công cụ.
• Tại mục Finish & Merge >> Edit Individual Documents.
• Xuất hiện khung Merge to New Document >> All >> OK.

Xem thêm: “Cách đánh số trang trong Word 2010, 2016, 2019 cực nhanh, dễ làm“

Chúng ta vừa thực hiện 11 bước cách trộn thư trong word với việc chèn danh sách mới. Tuy nhiên khá dài và phức tạp đúng không nào. Hãy tham khảo xem cách dưới đây có đơn giản hơn không nhé!

3 Bước thực hiện trộn thư trong Word bằng Mail Merge sử dụng file excel có sẵn

Ở cách này với việc sử dụng file excel (thông tin được liệt kê sẵn) sẽ nhanh hơn so với cách ở trên.

Bước 1: thực hiện tương tự như bước 1 và 2 ở trên tuy nhiên:

• Tại Step 3 of 6, chọn Use an existing list >> Browse.
• Chọn file Excel có dữ liệu bạn cần >> Open.

Bước 2: Trong file Excel >> chọn đúng sheet chứa dữ liệu >> OK.

Lưu ý: Khi thực hiện trộn thư với file Excel có sẵn thì danh sách trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên, không có các ô trống ở cả trên và dưới. Nếu không sẽ tạo ra các biểu mẫu trống. Hoặc, khi các trường trống xuất hiện thì tại cửa sổ Mail Merge Recipient >> bỏ chọn chúng đi.

Bước 3: Thực hiện lại từ bước 7 đến bước 11 theo hướng dẫn Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word bằng cách tạo danh sách chèn mới.

Vừa rồi chúng ta đã điểm qua 2 cách trộn thư trong word phổ biến nhất mà dân văn phòng nào hầu như cũng gặp. Bên cạnh đó bạn có thể tham khảo thêm về cách trộn nhiều thư trong word phía dưới nhé!

Hướng dẫn cách trộn nhiều thư trong word

Bước 1: Cần chuẩn bị 02 file gốc như hướng dẫn ban đầu.

Bước 2: Để thực hiện nhân nhiều nội dung cùng lúc, bạn cần copy nội dung ở file Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> Labels >> New Label.

Xuất hiện cửa sổ Label Detail, sau đó thiết lập các thông số theo mong muốn và nhấn OK.

Tiếp theo, bạn hãy dán phần nội dung đã copy ban đầu vào ô nhãn đầu tiên >> Update Labels trong thẻ Mailings để nhân lên nhiều nhãn khác có cùng nội dung trên cùng một trang giấy.

Bước 3: Cũng trong thẻ Mailings đó >> Select Recipients >> Use Existing List >> Chọn file Excel chứa bảng dữ liệu cần chèn.

Bước 4: Tại vị trí cần điền thông tin trên nhãn đầu tiên của file Word >> chọn Insert Merge Field và chọn nội dung tương ứng. Và Update Labels để nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo.

Bước 5: Để kiểm tra kết quả, chọn Preview Results. 

Bạn đang tìm: “Hướng dẫn cách sửa lỗi font chữ trong word đơn giản nhất, không lỗi font“?

Tổng kết

Vậy là vấn đề về cách trộn thư trong word của bạn đã được giải đáp rồi đúng không nào!

Nếu trong quá trình thực hiện bạn gặp phải khó khăn hay các lỗi về máy tính thì hãy comment phía dưới để mình kịp thời hỗ trợ nhé. Cảm ơn và chúc bạn thành công!

Liên hệ ngay Tùng Phát Computer – Hotline: 0777 668 568 để được tư vấn / sử dụng dịch vụ / sản phẩm / giải đáp các vấn về về máy tính và được giảm từ 10 đến 20% ngay hôm nay.

5/5 - (4 bình chọn)