Cách ứng Dụng Nguyên Tắc Pareto Trong Doanh Nghiệp Hiệu Quả

Trong lý thuyết quản lý, có một nguyên tắc quan trọng được gọi là quy tắc 80-20 hay Nguyên tắc Pareto. Ý tưởng này được hình thành bởi nhà kinh tế học và xã hội học người Ý Vilfredo Federico Pareto. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về Nguyên tắc Pareto và tất cả mọi thông tin liên quan tới Lý thuyết này.

Mục lục

• 1. Tổng quan về Nguyên tắc Pareto 
• 2. Ưu và nhược điểm của Nguyên tắc 80/20 
  • 2.1. Ưu điểm
  • 2.2. Nhược điểm khi sử dụng Nguyên tắc 80/20
• 3. Cách ứng dụng Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh
  • 3.1. Tăng năng suất trong doanh nghiệp
  • 3.2. Tăng khả năng sinh lời
  • 3.3. Tối ưu hóa trang web
  • 3.4. Xác định và khắc phục sự cố
  • 3.5. Cải thiện dịch vụ khách hàng
• 4. Ví dụ về thực hiện Nguyên tắc Pareto trong kinh doanh
  • 4.1. Peter Drucker
  • 4.2. Kho hàng tồn kho lớn
  • 4.3. Kiểm soát chất lượng
  • 4.4. Bán hàng và tiếp thị
  • 4.5. An toàn và sức khỏe nghề nghiệp

1. Tổng quan về Nguyên tắc Pareto 

Nguyên tắc Pareto hay còn có gọi là Thuyết 80/20 được đặt tên theo nhà kinh tế học nổi tiếng Vilfredo Pareto . Nguyên tắc Pareto được ông phát hiện khi đang nghiên cứu mối quan hệ giữa sự giàu có và dân số của nước Ý.

Ông nhân ra rằng 80% đất đai ở đất nước này thuộc quyền sở hữu của 20% dân số, điều này còn lặp lại ở trên nhiều các quốc gia khác nhau nữa. Đặc biệt ông còn nhận ra nguyên tắc này còn có thể áp dụng cho rất nhiều các lĩnh vực khác nhau với tính chính xác cao.

Nguyên tắc chỉ rõ ra rằng: 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân, mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là bất bình đẳng. Số phần trăm này có thể thay đổi một chút như 90/10 tuy nhiên luôn đảm bảo tổng bằng 100. Vì vậy, ứng dụng nguyên tắc này vào quản trị doanh nghiệp ta sẽ rút ra được một nhận định: 

• Nguyên tắc Pareto trong kinh doanh đề cập đến cách 80% lợi nhuận của một doanh nghiệp nhất định thường đến từ chỉ 20% khách hàng của nó.
• Các chủ doanh nghiệp sử dụng quy tắc 80/20 sẽ biết cách tốt nhất để tối đa hóa kết quả là tập trung mạnh vào các dự án tiếp thị 20% sản phẩm được ưa chuộng nhất của doanh nghiệp.

Trong marketing, nguyên tắc tương tự có thể được áp dụng để cho thấy rằng khoảng 20% các phương pháp tiếp thị mang lại 80% kết quả tổng thể của bạn.

Ví dụ về nguyên tắc Pareto:

• 20 phần trăm nhân viên tạo ra 80 phần trăm kết quả của công ty.
• 20 phần trăm thời gian của một nhân viên nhất định tạo ra 80 phần trăm sản lượng của họ.
• 20% các khoản đầu tư của một công ty tạo ra 80% lợi nhuận đầu tư của nó.

Xem thêm Thuyết cải tiến liên tục hiệu quả: Kaizen là gì? Ví dụ và 6 Bước ứng dụng Kaizen hiệu quả trong doanh nghiệp

2. Ưu và nhược điểm của Nguyên tắc 80/20 

2.1. Ưu điểm

Khi sử dụng Nguyên tắc Pareto, các nhà quản trị có thể dễ dàng nhận được những lợi ích như:

• Năng suất cao hơn
• Sử dụng năng lượng hiệu quả
• Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt hơn
• Cải thiện kỹ năng ra quyết định
• Có thể tạo ra mức tác động tối đa với lượng công việc ít nhất
• Các vấn đề cần được ưu tiên được xác định rõ ràng hơn 
• Có thể chia phần công việc thành các phân đoạn có thể quản lý được
• Có thể được thông báo về những gì cần sửa chữa 

2.2. Nhược điểm khi sử dụng Nguyên tắc 80/20

• Vì không phải là một công thức hay một định luật toán học mà được xây dựng dựa trên việc quan sát cho nên Nguyên tắc này không thể đúng trong mọi trường hợp
• Các biến thể của Nguyên tắc Pareto có thể xảy ra chẳng hạn như 30% người sử dụng lao động chịu trách nhiệm về 70% doanh số, vì vậy quy tắc 80-20 không phải lúc nào cũng được áp dụng. 
• Nguyên tắc 80/20 chỉ phản ánh dữ liệu từ quá khứ và có thể hữu ích cho việc lập kế hoạch, nhưng nó sẽ không đưa ra dự đoán cho tương lai.
• Nguyên tắc này tập trung vào những dữ liệu trong quá khứ đôi khi khiến nhà quản trị bị cuốn theo, không tìm tòi, khám phá những thứ mới.

Ví dụ: Trong kinh doanh, điều này có nghĩa là tập trung quá nhiều vào việc cải thiện doanh số bán hàng từ khách hàng hiện tại hơn là khám phá thị trường hoặc sản phẩm mới.

Tìm hiểu thêm: Cách quản lý khối lượng công việc giúp bạn tiết kiệm thời gian

3. Cách ứng dụng Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh

Là một Nguyên tắc phục vụ cho quá trình quản trị tổng thể doanh nghiệp. Đối với từng mục tiêu nhất định, nhà quản trị có thể áp dụng Nguyên tắc 80/20 cụ thể như sau:

3.1. Tăng năng suất trong doanh nghiệp

Có thể nói, Lý thuyết 80/20 cực kỳ hữu ích để xác định lĩnh vực nào mà doanh nghiệp cần tập trung và nguồn lực nào mà doanh nghiệp cần chú trọng để có thể đạt được hiệu quả tối đa. Việc tăng năng suất được thể hiện qua các khía cạnh:

• Nhân viên có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên nhiệm vụ của mình để tập trung vào 20% nhiệm vụ quan trọng giúp tạo ra 80% kết quả. 
• Xác định các nguyên nhân gây ra tình trạng không hiệu quả tại nơi làm việc.
• Với tư cách là người quản lý, bạn có thể sử dụng quy tắc 80/20 để xác định 20% nguyên nhân dẫn đến 80% công việc thực hiện không hiệu quả và sau đó thực hiện các biện pháp thích hợp để giải quyết các vấn đề gây ra tình trạng không hiệu quả.

Ví dụ: 

• Sự xao nhãng trên mạng xã hội
• Lao động không có tay nghề trong lĩnh vực của họ hoặc môi trường làm việc không phù hợp.

Bật mí 6 Phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp – 95% doanh nghiệp đã áp dụng thành công

3.2. Tăng khả năng sinh lời

Trong mọi loại hình và ở mọi lĩnh vực kinh doanh, qua các cuộc điều tra, nghiên cứu đã chỉ ra rằng khoảng 20% ​​nhân viên bán hàng của bạn tạo ra 80% doanh số. Việc tăng khả năng sinh lời của doanh nghiệp được thể hiện ở các khía cạnh như:

• Ra quyết định nên lựa chọn 20% nhân viên – những người tạo ra phần lớn doanh số bán hàng để cải thiện kỹ năng của họ hay tập trung vào 80% nhân viên khác đang gặp khó khăn trong việc mang lại bất kỳ doanh số bán hàng nào.
• Chọn ra 20% sản phẩm mang về tỉ lệ lên tới 80% doanh thu của doanh nghiệp để tiến hành phát triển, nâng cao giá trị.
• Xác định tệp khách hàng nào đã tạo ra doanh thu cao nhất giúp doanh nghiệp có thể tập trung theo đuổi khách hàng tiềm năng và ngừng cung cấp những sản phẩm không mang lại doanh thu cho tổ chức. 

3.3. Tối ưu hóa trang web

Nguyên tắc Pareto chỉ ra rằng: 

• 20% nội dung trên trang web của bạn đang thu hút 80% lưu lượng truy cập tổng thể. Vì vậy, đó là những nội dung chính mà doanh nghiệp cần tập trung để phục vụ cho lưu lượng truy cập website
• Thông qua việc tập trung vào những nội dung có lưu lượng truy cập cao, không chỉ giúp tăng doanh số bán hàng mà còn giúp cho khả năng phát triển của doanh nghiệp bạn.
• Bằng cách xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp dựa trên các dự án Marketing đã được chứng minh là hiệu quả, bạn có thể thu hút nhiều sự chú ý hơn đối với doanh nghiệp của mình.

3.4. Xác định và khắc phục sự cố

Thông qua việc sử dụng Lý thuyết 80/20 để quản trị tổng thể doanh nghiệp, Biểu đồ Pareto rất hữu ích trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các vấn đề để bạn có thể xác định vấn đề nào có ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả của một tình huống nhất định. 

3.5. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Dựa trên nguyên tắc Pareto ta có thể thấy: 80% khiếu nại của khách hàng liên quan đến 20% sản phẩm của doanh nghiệp, vì vậy việc phân tích, xác định đúng sản phẩm thể giúp bạn loại bỏ các vấn đề không hay trong trải nghiệm tiêu dùng của khách hàng. Ngoài ra, nhờ vào việc phân tích hàng loạt các vấn đề còn giúp nhà quản trị xác định người lao động nào cần phải giải quyết, xử lý.

Tìm hiểu thêm: Những điều nên biết về Dịch vụ khách hàng (Customer service)

4. Ví dụ về thực hiện Nguyên tắc Pareto trong kinh doanh

4.1. Peter Drucker

Giống như cách Nguyên tắc Pareto nêu bật 20% quan trọng, Peter Drucker nhấn mạnh việc loại bỏ 80% tầm thường. Trong cuốn sách nổi tiếng của mình Người điều hành hiệu quả , chuyên gia quản lý đã giới thiệu thuật ngữ “các ưu tiên” (loại đối lập với các ưu tiên) chỉ ra những điều bạn nên nói “không” vì chúng mang lại ít hoặc không có kết quả đáng kể.

4.2. Kho hàng tồn kho lớn

Đối với danh mục hàng tồn kho, áp dụng quy tắc sẽ giúp bạn xác định 20% hàng hóa tạo ra 80% hoạt động vận chuyển và bán hàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ ưu tiên các mặt hàng này bằng cách có những hoạt động cụ thể để đẩy mạnh khả năng tiêu thụ sản phẩm. 

4.3. Kiểm soát chất lượng

Biểu đồ Pareto đặc biệt hữu ích trong quản lý và kiểm soát chất lượng. Chúng cho nhà quản trị thấy rằng: 20% vấn đề xấu xảy ra sẽ tác động tiêu cực đến 80% quy trình của doanh nghiệp. Biểu đồ có thể giúp bạn xác định tất cả các yếu tố kết hợp để tạo thành vấn đề. Bạn cũng có thể xem vấn đề nào tạo ra nhiều lỗi nhất.

4.4. Bán hàng và tiếp thị

Nguyên tắc Pareto rất phù hợp đối với các chuyên gia Digital marketing. Điều này là do họ có quyền truy cập vào dữ liệu và các công cụ phân tích cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất chiến dịch của họ. Với thông tin này, bạn có thể sử dụng quy tắc 80/20 để cải thiện chiến lược tiếp thị kỹ thuật số của mình. Biết rằng 20% ​​bài đăng của bạn tạo ra 80% lưu lượng truy cập, hãy xác định loại bài đăng nào hoạt động tốt nhất. Sau đó, thiết kế một chiến lược tiếp thị nội dung kết hợp nhiều bài đăng tương tự hơn.

4.5. An toàn và sức khỏe nghề nghiệp

Nghiên cứu của Ủy ban an toàn nghiên cứu vận tải đã chỉ ra rằng 20% người lái xe có liên quan tới 79% tất cả các vụ tai nạn giao thông và 76% tất cả các trường hợp vi phạm. Vì vậy, bằng cách xác định rõ các vấn đề rủi ro có thể gây ra tai nạn, bạn có thể ngăn chặn phần lớn các vụ sai phạm xảy ra.

Nhận tư vấn miễn phí

Qua bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn đọc có cái nhìn toàn diện về Nguyên tắc Pareto và cách áp dụng thực tế vào quá trình vận hành của doanh nghiệp. Nếu còn bất cứ thông tin gì cần tư vấn và giải đáp, quý độc giả có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí. Trân trọng!

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA