Cách Vẽ Sơ đồ Kho Hàng Trong Excel & Lưu Ý Quan Trọng

Cách vẽ sơ đồ kho hàng trong excel HIỆU QUẢ

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ kho hàng trên excel với một vài bước đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi, mang đến hiệu quả cao khi quản lý hàng hóa. Xem thêm TẠI ĐÂY.

Để quản lý và kiểm soát tình trạng hàng hóa trên quầy tốt nhất, hãy áp dụng cách vẽ sơ đồ kho hàng trong excel cùng một số lưu ý quan trọng sau.

 

Hoạt động kinh doanh muốn tốt nhất, người chủ phải biết cách quản lý. Và một trong những công cụ hỗ trợ vấn đề này chính là vẽ sơ đồ kho hàng trong excel. Việc này sẽ giúp bạn chủ động điều chỉnh hàng hóa phù hợp, đặc biệt là khi xuất nhập hàng hay kiểm kê sản phẩm.

 

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách vẽ sơ đồ kho hàng trong excel đúng. Chính vì thế, Kệ Sắt ANT quyết định chia sẻ một số phương pháp và lưu ý trong bài viết lần này, hy vọng có thể giúp quý khách phần nào.

Các thông tin cơ bản khi vẽ sơ đồ kho hàng

Theo các chuyên gia, mẫu sơ đồ kho hàng quản lý vật tư cơ bản sẽ gồm những phần sau:

 

 

Quản lý thông tin hàng hóa

+ Để quản lý kho hàng 1 cách khoa học và chuyên nghiệp, bạn cần sử dụng mã cho mỗi mặt hàng.

+ Thiết lập danh mục hàng hóa cho từng loại theo sổ nhập hàng để thuận tiện hơn khi quản lý.

Nhập kho

+ Thực hiện đầy đủ và chính xác các bước trong quy trình nhập kho tiêu chuẩn để có thể kiểm soát hàng hóa tốt nhất.

+ Trước tiên cần kiểm tra giấy tờ liên quan, hóa đơn và cả sản phẩm.

+ Sau đó đến kiểm tra phiếu nhập kho và chuyển hàng vào kho theo đúng hóa đơn.

+ Cuối cùng, cập nhật số lượng hàng sau khi đã hoàn thiện các giao dịch lên phần mềm excel

Xuất kho

+ Tương tự như nhập kho, cũng kiểm tra đầy đủ thông tin trước khi cho hàng xuất kho.

+ Tuy nhiên, sau khi đã lập phiếu xuất và chuyển hàng ra ngoài, cần lập thống kê xuất kho chi tiết để kiểm soát hàng, tránh thất thoát.

 

 

Báo cáo tồn kho

+ Đây là công việc cần thiết giúp người chủ doanh nghiệp, cửa hàng dễ dàng cân đối hàng hóa trong kho.

+ Đầu tiên, cần thống kê số lượng sản phẩm.

+ Sau đó dựa vào báo cáo xuất - nhập hàng và kiểm tra hàng thực tế để đưa ra số lượng tồn chính xác.

+ Đối với những mặt hàng nhỏ hơn hoặc chạm đến mức tối thiểu thì cần lên kế hoạch nhập hàng kịp thời, điều tiết kinh doanh sao cho không bị gián đoạn.

Kiểm kê kho

+ Tùy theo thời gian và mặt hàng để lên kế hoạch kiểm tra định kỳ phù hợp.

Cách vẽ sơ đồ kho hàng trong excel đơn giản

Excel là công cụ hỗ trợ đắc lực cho mọi kho xưởng trong việc quản lý hàng hóa. Vừa đơn giản lại thuận tiện, đặc biệt là không tốn bất kỳ khoản chi phí nào.

 

 

Sau đây là cách vẽ sơ đồ quản lý kho hàng bằng phần mềm excel mà Kệ Sắt ANT soạn ra để quý khách tham khảo.

Bước 1: Tạo file dữ liệu và nhập thông tin

Ở bước này, bạn tiến hành thêm các trường thông tin tương ứng với sản phẩm và đơn vị đang kinh doanh.

 

Ví dụ: STT, Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Giá bán, Số lượng, Hạn sử dụng, Đơn vị cung cấp,...

Bước 2: Sử dụng công thức mã hóa để tính hàng hóa

Excel có hỗ trợ tính năng để đưa ra công thức tính toán và kiểm soát hàng hóa.

 

Ví dụ: Số lượng tồn = Số lượng nhập - Số lượng bán.

Hoặc, Giá trị hàng tồn = Số lượng tốn * Giá bán

 

Để có thể áp dụng những công thức này, bạn có thể tìm hiểu thêm tại các website hướng dẫn sử dụng excel, các hàm tính toán cơ bản.

Một vài lưu ý quản lý kho quan trọng

Nếu muốn mẫu sơ đồ kho hàng của mình hoàn hảo nhất thì bạn không nên bỏ qua những lưu ý sau đây:

 

 

1) Quản lý hàng hóa xuất - nhập - tồn

+ Có đầy đủ giấy tờ xuất nhập hàng, phiếu xuất, phiếu nhập kho và phiếu ghi chú trên kệ hàng.

+ Mỗi ngày cần theo dõi hàng xuất nhập tồn và cập nhật tương ứng trên file excel.

2) Quản lý hàng tồn kho tối thiểu

+ Luôn đảm bảo tất cả hàng hóa phải có mức tồn kho tối thiểu.

+ Luôn có kế hoạch thay đổi và điều chỉnh giá trị định mức phù hợp khi có biến động.

3) Thực hiện đầy đủ thủ tục đặt hàng của kho

+ Lên kế hoạch xuất nhập định kỳ

+ Trực tiếp kiểm soát thủ tục xuất nhập hàng

 

 

>>>> Tham khảo thêm: 3+ Kinh nghiệm mua kệ kho thanh lý Không Phải Ai Cũng Biết

 

4) Tiêu chuẩn sắp xếp kho

+ Bố trí theo hướng dẫn của nhà sản xuất

+ Sử dụng các mẫu kệ kho phù hợp

+ Tuân thủ nguyên tắc FIFO( nhập trước, xuất trước) với các mặt hàng mau hỏng.

 

5) Tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy

+ Kiểm tra hàng trong khi thường xuyên để kịp thời phát hiện nguy cơ cháy nổ.

+ Sắp xếp hàng đúng tải trọng, phân loại hàng hóa theo quy định.

 

Trên đây là cách vẽ sơ đồ kho hàng trong excel và một vài lưu ý quan trọng khi quản lý kho mà quý khách nên nắm chắc. Nếu cần cung cấp thêm thông tin, quý khách vui lòng liên hệ Kệ Sắt ANT để được hỗ trợ nhé.

 

THÔNG TIN LIÊN HỆ

+ Địa chỉ: Số 1A, Đường 18B, P. Bình Hưng Hòa A, Q. Bình Tân, TP. HCM

+ Hotline: 0937 051 302

+ Email: Tangmydung86@gmail.com