Cách Vẽ Sơ Đồ Quy Trình Sản Xuất ? Tạo Lưu Đồ Cơ Bản

Flowchart là gì? 3 bước để vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp (Có ví dụ minh hoạ) Bạn đã biết cách vẽ một flowchart (lưu đồ quy trình) bằng phần mềm sao cho đúng quy tắc và dễ hiểu với người đọc hay chưa? Hướng dẫn và ví dụ minh hoạ dưới đây có thể giúp đỡ bạn.

Mục Lục

• Flowchart là gì?
• Hướng dẫn bạn 3 bướcđểvẽflowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp
  • Bước 1: Quyết định xem bạn có thực sự cần có lưu đồ quy trình hay không
  • Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động
  • Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình
• Ví dụvề 3 lưu đồ quy trình nghiệp vụ phổ biến trong doanh nghiệp
  • 1. Lưu đồ quy trình onboarding nhân viên mới
  • 2. Lưu đồ quy trình phê duyệt công văn
  • 3. Lưu đồ quy trình ứng phó với sự cố phát sinh
• Lời khuyên dành cho bạn: Vì sao nên ngưng lạm dụng lưu đồ và tận dụng tính năng hữu ích của phần mềm quản lý quy trình tự động (BPMS)?

Flowchart là gì?

Flowchart là gì ? 3 bước để vẽ lưu đồ quy trình nhiệm vụ cho doanh nghiệp ( Có ví dụ minh hoạ ) Bạn đã biết cách vẽ một flowchart ( lưu đồ quy trình ) bằng ứng dụng sao cho đúng quy tắc và dễ hiểu với người đọc hay chưa ? Hướng dẫn và ví dụ minh hoạ dưới đây hoàn toàn có thể trợ giúp bạn .

Một quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các nhiệm vụ lặp lại theo thứ tự nhất định mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh.Bạn đang xem: Vẽ sơ đồ quy trình

Bạn đang đọc: Cách Vẽ Sơ Đồ Quy Trình Sản Xuất ? Tạo Lưu Đồ Cơ Bản

Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), mặt khác, là một phương tiện đồ hoạ trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ đó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả,…Bạn đang xem: Cách vẽ sơ đồ quy trình sản xuất

Một số quyền lợi của flowchart so với doanh nghiệp :Là tài liệu khá đầy đủ giúp nhân viên cấp dưới hiểu được phương pháp hoạt động giải trí của quy trình, đặc biệt quan trọng là nhân viên cấp dưới mới ( có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần tương hỗ từ ai, … )Nhìn vào quy trình quản lý và vận hành tiêu chuẩn, hoàn toàn có thể phần nào nhìn nhận chất lượng loại sản phẩm đầu raLàm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, hoàn toàn có thể nhận ra đâu là quy trình cần vô hiệu hoặc nâng cấp cải tiến thêmBài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ lưu đồ quy trình nhiệm vụ theo 3 bước đơn cử, đồng thời đưa ra 3 ví dụ giúp bạn tưởng tượng dễ hơn về cách các yếu tố trong quy trìnhđược nghiên cứu và phân tích và đưa vào lưu đồ .Bạn đang xem : Cách vẽ sơ đồ quy trình sản xuất

Hướng dẫn bạn 3 bướcđểvẽflowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp

Nhìn thoáng qua, việc làm này nghe có vẻ như khá đơn thuần – chỉ là vẽ lưuđồ với vài ba loại hình khối và mũi tên. Nhưng thực sự, để thiết kế xây dựng được một flowchart đúng mực và logic thì không hề thuận tiện, nhất là khi trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn cácquy trình link lại với nhau .

Bước 1: Quyết định xem bạn có thực sự cần có lưu đồ quy trình hay không

Tất nhiên, việc kiến thiết xây dựng flowchart chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp bạn thực sự cần tới nó để liên tục hoạt động giải trí và / hoặc tăng trưởng kinh doanh thương mại, lan rộng ra quy mô nhân sự, …Một số doanh nghiệp lúc bấy giờ vẫn còn quản trị quy trình bằng … miệng – nhân sự sẽ được diễn đạt và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách làm này thực ra vẫn hoàn toàn có thể hoạt động giải trí tốt ởcác đơn vị chức năng quy mô nhỏ với một vàiquy trình đơn thuần, lặp đi lặp lại .Các doanh nghiệp tân tiến thì không dừng ở đó .

Nếu bạn mong muốn “văn bản hoá”trình tự các bước thànhmột quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ.

Nếu bạn tham vọng sẽ “số hoá” quy trình khi tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp, hãy chuẩn bị trước thật kỹ bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan.

Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động

Trừ khi bạn chính là người tham gia trực tiếp vào tổng thể các quy trình nhiệm vụ hằng ngày của doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu và khám phá đểbiết rõ hơn toàn bộ các thông tin cụ thể có tương quan nếu muốn vẽđược một lưu đồ quy trình chuẩn xác .

Ngay cả khi quy trình có vẻ đơn giản hoặc thời gian diễn ra chỉ khoảng 1-2 ngày, mọi chi tiết dù nhỏ nhất đều cần quan tâm tới. Ví dụ:

Mục đích của quy trình này là gì ? Tên gọi đúng chuẩn của nó ?Quy trình này gồm có bao nhiêu bước ? Tên gọi của các bước là gì ?Ai là người đảm nhiệm bước này ? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm ?Bước này có hướng dẫn diễn đạt đơn cử không ? Có số lượng giới hạn thời hạn là bao nhiêu tiếng ?Sau bước này có hai năng lực sẽ xảy ra. Nếu xảy ra năng lực A, quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ ? Trong trường hợp xảy ra B, có phải cần quay trở lại bước trước đó và lặp lại một đoạn quy trình, hay sẽ dẫn sang 50% sau quy trình trọn vẹn khác ?Có sự kiện nào hoàn toàn có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không ?Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công xuất sắc và kết thúc quy trình ? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại ?

Để thực sự hiểu được sâu bên trong và tất cả khả năng có thể xảy ra của một quy trình, hãy tham khảo ý kiến nhân viên trực tiếp làm việc trong đó. Bạn có thể lựa chọn cách đi tới trò chuyện với từng người, hoặc mở một cuộc họp tập thể và khuyến khích họ chia sẻ cùng nhau. Có thể nhân viên của bạn đã ấp ủ từ lâu và đangsẵn sàng để nảy ra các ý tưởng thú vị.

Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình

Khi bạn đã có trong tay đủ các thông tin về cách một quy trình hoạt động giải trí trên trong thực tiễn, cùng mở màn “ vẽ ” lại chúng thành lưu đồ .

Dưới đây là các ký hiệu cơ bản được quy định khi vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ:

Ghi nhớ các ký hiệu sau khi kiến thiết xây dựng và đọc – hiểu các flowchart

Với các ký hiệu chung đó, bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp theo 3 cách khác nhau:

Cách thứ nhất : Dùng bút và giấy :Đây là cách đơn thuần nhất, bạn chỉ cần lấy một mảnh giấy, một cây bút và mở màn vẽ ra một bản cứng của lưu đồ. Bạn hoàn toàn có thể dùng thêm thước kẻ để loại sản phẩm bằng tay thủ công này trông có vẻ như đẹp tươi và sang trọng và quý phái hơn .Sau khi vẽ, bạn hoàn toàn có thể chụp ảnh lại để lưu vào bộ nhớ nào đó, hoặc chừa lại một bản cứng cất giữ trong kho sau khi photocopy ra và phân phát nó tới tổng thể những người có tương quan trực tiếp tới quy trình nhiệm vụ .Cách thứ hai : Dùng các công cụ để vẽ “ digital flowchart ” trên thiết bịRất hoàn toàn có thể, bạn sẽ muốn lưu đồ của mình được vẽ dưới dạng bản mềm kỹ thuật số. Điều này giúp bạn thuận tiện hơn nhiều trong việc triển khai các chỉnh sửa, tàng trữ cũng như san sẻ nó với nhân viên cấp dưới, …Ở mức độ cơ bản, bạn hoàn toàn có thể dùng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc các ứng dụng phong cách thiết kế đồ họa chuyên được dùng như Adobe Illustrator ( Ai ), Adobe Photoshop ( Ps ), … Cao cấp hơn, các công cụ tương hỗ tạo sơ đồ trực tuyến như LucidCharts là một sự lựa chọn không tồi nếu bạn muốn mẫu sản phẩm đạt tới trình độ chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp có số lượng lớn lưu đồ cần kiến thiết xây dựng .Cách thứ ba : Dùng ứng dụng quản trị quy trình nhiệm vụ ( BPMS )

Chức năng của Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS) không phải là vẽ lưu đồ, nhưng chúng có thể thiết lập và tự động hóa mọi quy trình nghiệp vụ.

Nếu bạn đã có trên tay bản vẽ flowchart, thao tác đưa chúng lên phần mềm vô cùng dễ dàng.

Xem thêm : Cách Thay Đổi Mật Khẩu Wifi Trên Máy Tính 2021, Cách Kết Nối Lại Wifi Khi Mật Khẩu Wifi Thay Đổi

Nếu bạn đang có file Excel mô tả các bước của quy trình và một số nhiệm vụ đang thực hiện; thật tuyệt, bạn có thể upload trực tiếp lên hệ thống để hô biến file đó thành quy trình tự động.

Nếu bạn chỉ mới mường tượng ra quy trình trong đầu, không sao cả, hãy thực hiện theo chỉ dẫn trên phần mềm để thiết kế ra một sự tự động hóa hoàn chỉnh.

Thông tin về từng bước thực hiện sẽ được mô tả chi tiết với deadline, người thực hiện, người phụ trách, tiêu chuẩn hoàn thành, file đính kèm,… Khi nhiệm vụ đi đến bước nào thì hệ thống sẽ bắn thông báo tự động cho người nhận việc. Không có độ trễ, không có sai sót hay quên việc xảy ra, nhìn vào phần mềm là ngay lập tức thấy được tiến độ của công việc.

Xem thêm: Nguyên liệu chính dùng để sản xuất nhôm là gì ?

Điểm cộng lớn khi sử dụng ứng dụng là doanh nghiệp chỉ cần set up một lần duy nhất cho mỗi quy trình, nhân viên cấp dưới và các đầu việc cứ thế chạy theo luồng trôi chảy. Bạn thậm chí còn còn chẳng cần đào tạo và giảng dạy nhân viên cấp dưới cách ghi nhớ lưu đồ : Họ chỉ cần thao tác kéo-thả ở phần việc của họ thôi, còn lại ứng dụng sẽ tự động hóa giải quyết và xử lý .Giải pháp quản trị và tự động hoá quy trình justisofa.com Workflow là “ ứng viên sáng giá ” nếu bạn đang muốn dùng thử một BPMS cho doanh nghiệp .Video trình làng tổng quan ứng dụng quản trị quy trình justisofa.com Workflow

Ví dụvề 3 lưu đồ quy trình nghiệp vụ phổ biến trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp hoàn toàn có thể có vô số quy trình nhiệm vụ, tương ứng với toàn bộ phòng ban / đội nhóm của Marketing, Sales, Hành chính – Nhân sự, Sản phẩm, Chăm sóc người mua, … hoặc bất kỳ sự cộng tácnào đóng vai trò liên kết ở giữa .Bài viết này sẽ lấy ví dụ về 3 quy trình quen thuộc mà doanh nghiệp nào cũng cần .

1. Lưu đồ quy trình onboarding nhân viên mới

Mọi nhân viên mới đều cần onboarding để có thể làm quen với công việc và văn hoá doanh nghiệp, nhưng cách triển khaiquy trình onboarding ở mỗi nơi là khác nhau. Đây là các bước cơ bản:

Nhân viên mới triển khai xong hồ sơ sách vở và thủ tục pháp lýHồ sơ này trải qua quy trình phê duyệt của bộ phận HR và quản trị cấp cao của công tyNhân viên HR trình làng về cấu trúc cũng như các lao lý của công tyNhân viên quản trị tài nguyên nội bộ chuyển giao trang thiết bị thao tác, thông tin tài khoản đăng nhập, đồng phục, mã chấm công, …

Và đây làlưu đồ quy trình onboarding:

Đọc chi tiết: Hướng dẫn bạn cách triển khai quy trình onboarding cho nhân viên mới

2. Lưu đồ quy trình phê duyệt công văn

Như bạn hoàn toàn có thể đã biết, việc luân chuyển công văn qua lại giữa nhiều email để phê duyệt yên cầu độ cụ thể và độ đúng chuẩn cao. Chưa kể tới việc chỉnh sửa rất dễ khiến chúng bị thất lạc, nhầm lẫn hoặc bỏ quên trong một hòm thư nào đó .

Đây là các bước cơ bản bạn có thể dùng để xét duyệt các loại công văn, hồ sơ giấy tờ:

Công văn được gửi điNếu công văn không được chấp thuận đồng ý, quy trình bị huỷ bỏNếu công văn được chấp thuận đồng ý, chỉnh sửa theo nhu yếuLưu trữ công văn trong một thư mục được pháp luật trướcTự động gửi email xác nhận xét duyệt thành công xuất sắc tới người gửi công văn

Và đây là lưu đồ của quy trình xét duyệt công văn, hồ sơ giấy tờ:

Đọc chi tiết: Quy trình xử lý và lưu trữ công văn có thể được hiện đại hoá như thế nào?

3. Lưu đồ quy trình ứng phó với sự cố phát sinh

Doanh nghiệp nào cũng nên có một kế hoạch dự trữ cho các rủi ro đáng tiếc tiềm ẩn và chuẩn bị sẵn sàng phát sinh thành sự cố .Mặc dù bạn hoàn toàn có thể phần nào đoán được những điều sắp xảy ra, nhưng một kế hoạch về cách phản ứng trong những trường hợp như vậy là thiết yếu để nhân sự của bạn không bồn chồn .

Lấy ví dụ về các bước xử lý một cuộc tấn công vào hệ thống an ninh mạng trong công ty bạn:

Trường hợp khẩn cấp được báo cáo giải trình bởi một nhân viên cấp dưới công ty sau khi phát hiện ra có một USB lạ đang cắm vào máy tính của họCác mối rình rập đe dọa được nhìn nhận bởi đội bảo mật an ninh. Nếu báo động sai hoặc yếu tố nhỏ thuận tiện xử lý, quy trình kết thúcNếu đây là mối đe doạ thực sự nguy khốn, gửi email khẩn cấp tới ban chỉ huy công tyBan chỉ huy và đội bảo mật an ninh tổ chức triển khai cuộc họp khẩn cấpĐề xuất giải pháp và tiến hànhNếu giải pháp không hiệu suất cao, quay lại tổ chức triển khai một cuộc họp khác. Nếu có hiệu suất cao như mong đợi, hoàn tất quy trình .

Cùng xem lưu đồ của quy trình ứng phó với sự cố phát sinh:

Một số quy trình nghiệp vụkhác có thể bạn quan tâm:

Lời khuyên dành cho bạn: Vì sao nên ngưng lạm dụng lưu đồ và tận dụng tính năng hữu ích của phần mềm quản lý quy trình tự động (BPMS)?

Dùjustisofa. com Workflowchỉ mới được tiến hành gần ba tháng, Dermafirm đã nhận thấy những chuyển biến đáng kể trong việc quản lýquy trình chăm nom người mua của phòng Kinh doanh và quy trình nhập – xuất hàng của phòng Kho vận .( Anh Phạm Trường Linh – Giám đốc CTCP Labo de Dermafirm Nước Ta )

Trên thực tế, xây dựng flowchart chỉ dừng lại ở việc đưa thông tin các bước của quy trình vào một bản vẽ để lưu trữ lại và truyền đạt cho các nhân viên mới. Còn chức năng triển khai quy trình hằng ngày, theo dõi tiến độcũng như nhanh chóng phát hiện sai sót để xử lý kịp thời, rõ ràng lưu đồ chưa thể đáp ứng được.

Ví dụ, người mua phàn nàn là 7 ngày rồi mà vẫn chưa nhận được bản cứng hợp đồng để mở màn tiến hành dịch vụ. Lúc này bạn mới ngỡ ngàng bởi số lượng 7 ngày là quá lâu so với quy trình tiến độ kỳ vọng. Bạn thiết yếu phải tìm ra “ nút cổ chai ” của quy trình – nơi hợp đồng bị ùn tắc .Bạn nhìn vào lưu đồ, có 5 bước toàn bộ. Bây giờ bạn cần phải gọi cho tất thảy 5 phòng ban để hỏi xem rốt cuộc hợp đồng đang ở đâu và yếu tố xảy ra là gì. Quá mất thời hạn và sức lực lao động !

Còn bây giờ, với một phần mềm BPM điển hình như justisofa.com Workflow, bạn có thể làm những gì trong trường hợp này?

Xem thêm: Soạn bài Tục ngữ về thiên nhiên và lao động sản xuất | Soạn văn 7 hay nhất

Khi có yếu tố phát sinh, bạn không cần lục lọi lưu đồ để kiểm chứng, chỉ cần truy vấn vào mạng lưới hệ thống ứng dụng. Gõ mã hợp đồng vào thanh tìm kiếm, và kìa, bạn thấy nhiệm vụđó đang bị cảnh báo nhắc nhở màu đỏ vì chậm deadline. Nhìn vào đó, bạn biết ngay hợp đồng đã xong bước thoả thuận lao lý, nhưng đang bị tắcở bước ký duyệt bởi CEO – do nhân viên cấp dưới pháp chế chịu nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai .Ngay dưới nhiệm vụđó, bạn có thể bình tag nhân viên pháp chế vào bình luận: “Chuyên mục: Tổng hợp Ngay dưới nhiệm vụđó, bạn hoàn toàn có thể bình tag nhân viên cấp dưới pháp chế vào phản hồi : “ Chuyên mục : Tổng hợp