Cách Vẽ Sơ đồ Tổ Chức Trong Excel Chi Tiết Có Video Hướng Dẫn

Nếu bạn đang muốn minh họa những mối quan hệ báo cáo trong công ty hay tổ chức của mình thì bạn có thể sử dụng công cụ SmartArt trong Excel để tạo 1 sơ đồ tổ chức theo ý muốn. Và nếu bạn chưa biết cách làm thì hãy theo dõi bài viết cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel sau đây nhé!

Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Excel 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2019 với thao tác tương tự.

I. Sơ đồ tổ chức là gì? Có những gì trong sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức là 1 dạng sơ đồ mô tả bộ máy của 1 tổ chức, công ty hay xí nghiệp được vẽ dưới dạng sơ đồ là các hình khối, các ô đại diện cho từng người, các đường ngạch ngang chỉ thứ tự cấp bậc, đường ngạch thẳng đứng chỉ quan hệ trình báo giữa cấp dưới và cấp trên.

Công dụng của 1 sơ đồ tổ chức:

• Truyền đạt thông tin về công ty, tổ chức.
• Hoạch định được nguồn nhân lực.
• Hoạch định cho từng bộ phận, nhóm làm việc.
• Họach định các nguồn tài nguyên khác cung ứng cho nhu cầu cá nhân hay bộ phận nào đó.
• Xem xét và thay đổi được phương pháp, quy trình quản lý.
• Tái cấu trúc công ty.
• Phân tích được trách nhiệm công việc.

II. Cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel

Ở cách này mình sẽ sử dụng công cụ SmartArt trong Excel để vẽ vì trong đó có rất nhiều kiểu sơ đồ sẵn có để chúng ta lựa chọn, vừa tiết kiệm được thời gian, vừa có tính thẩm mĩ cao.

1. Hướng dẫn nhanh

Mở file Excel > Tab Insert > Phần Illustration > SmartArt > Hộp thoại hiện lên > Mục Hierarchy > Chọn sơ đồ > Nhấn OK > Nhập nội dung vào sơ đồ > Click ra ngoài để hoàn thành vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở file Excel > Tab Insert > Phần Illustration > SmartArt.

Mở hộp thoại SmartArt

Bước 2: Hộp thoại hiện lên > Mục Hierarchy > Chọn sơ đồ > Nhấn OK để chèn sơ đồ tổ chức vào Excel.

Chèn sơ đồ tổ chức vào Excel

Bước 3: Nhập nội dung bạn muốn vào hộp thoại Type your text here ở bên trái.

Lưu ý: Bạn hãy để ý đúng vị trí Text muốn nhập nhé, phần Text nào có dấu chấm gần lề bên trái sẽ có thứ tự cao hơn phần Text có dấu chấm gần lề bên phải.

Nhập nội dung vào hộp thoại Type your text here

Bước 4: Sau khi đã nhập xong nội dụng bạn có thể click vào dấu mũi tên như trong hình để đóng hộp thoại Type your text here ở bên trái.

Ẩn hộp thoại Type your text here

Và đây là kết quả sau khi hoàn thành.

Kết quả sau khi hoàn thành

Tuy nhiên, nếu như sơ đồ tổ chức đã tạo vẫn chưa đưng ý bạn thì bạn có thể chọn lại kiểu sơ đồ khác bằng cách sau:

Nhấn vào sơ đồ tổ chức đã tạo > Chọn thẻ Design > Đến phần Layouts > Chọn kiểu sơ đồ bạn muốn đổi.

Đổi kiểu sơ đồ tổ chức

III. Cách chỉnh sửa sơ đồ trong Excel

1. Tạo sơ đồ tổ chức có ảnh

Ngoài việc sơ đồ tồ chức có thể nhập text vào thì bạn cũng có thể chọn các dạng sơ đồ tổ chức có chứa hình ảnh nữa đấy nhé.

Bước 1: Bạn cũng mở hộp thoại để lựa chọn sơ đồ tổ chức lên > Chọn mục Hierarchy > Chọn 2 kiểu sơ đồ như trong hình bên dưới để chèn sơ đồ tổ chức có ảnh vào Excel.

Sơ đồ tổ chức có ảnh

Bước 2: Để chèn hình ảnh thì bạn nhấn vào phần Picture ở cửa sổ bên trái > Ở hộp thoại hiện lên > Chọn vị trí lấy ảnh > Chọn ảnh bạn muốn > Nhấn Insert để chèn ảnh vào sơ đồ trong Excel.

Chèn hình ảnh vào sơ đồ tổ chức

Hình ảnh sẽ được chèn vào đúng với khung hình ảnh của sơ đồ.

Hình ảnh đã được chèn vào đúng với khung hình ảnh của sơ đồ

2. Thêm hoặc xóa các ô chứa nội dung trong sơ đồ

Để thêm ô chứa nội dung trong sơ đồ bạn thực hiện như sau:

Chọn SmartArt vừa chèn > Chọn tab Design > Chọn Add Shape để chèn thêm các ô chứa nội dung hoặc chọn các lựa chọn Add Shape khác khi nhấn dấu mũi tên sổ xuống.

Trong đó:

• Add Shape After: Chèn ô chứa nội dung mới ở cùng hàng với ô được chọn nhưng ở phía bên phải.
• Add Shape Before: Chèn ô chứa nội dung mới ở cùng hàng với ô được chọn nhưng ở phía bên trái.
• Add Shape Below: Chèn ô chứa nội dung mới ở phía trên ô được chọn.
• Add Shape Above: Chèn ô chứa nội dung mới ở phía dưới ô được chọn.
• Add Assistant: Thêm hộp thoại trợ giúp (Hộp trợ giúp được thêm vào ở phía sau hộp được chọn ở cùng một mức trong sơ đồ, không phải kiểu sơ đồ tổ chức nào cũng có thể thêm được hộp thoại trợ giúp này).

Thêm ô chứa nội dung trong sơ đồ

Để xóa các ô chứa nội dung trong sơ đồ bạn thực hiện như sau:

Nhấn vào phần viền của ô bạn muốn xóa > Nhấn Delete trên bàn phím để xóa ô đã chọn.

Xóa các ô chứa nội dung trong sơ đồ tổ chức

3. Thay đổi đường liên kết giữa các ô chứa nội dung

Ở phần này thì bạn sẽ có thể thay đổi được các đường nối giữa các ô chứa nội dung, có thể thay đổi thành mũi tên, đường thẳng, đường đứt nét với các màu khác nhau.

Cách thực hiện như sau: Click chọn vào đường liên kết cần thay đổi > Nhấn chuột phải > Ở menu lối tắt hiện lên > Chọn kiểu đường liên kết tại phần Style.

Thay đổi đường liên kết giữa các ô chứa nội dung

4. Thay đổi bố cục sơ đồ

Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi được bố cục cho sơ đồ tổ chức đúng theo ý của bạn bằng các bước sau đây:

Click chọn ô nội dung bạn muốn thay đổi bố cục > Chọn tab Design > Nhấn vào Layout để chọn các lựa chọn cho bố cục sơ đồ.

Trong đó:

• Standard: Căn giữa tất cả các ô dưới ô bạn đã chọn.
• Both: Căn giữa ô dữ liệu đã chọn ở trên, các ô phía dưới nó sẽ được sắp xếp theo chiều ngang với hai ô trong mỗi hàng.
• Left Hanging: Ô được chọn sẽ canh sang phải, các ô bên dưới ô được chọn sẽ được canh sang trái.
• Right Hanging: Ô được chọn sẽ canh sang trái, các ô bên dưới ô được chọn sẽ được canh sang phải.

Thay đổi bố cục sơ đồ

5. Thay đổi màu của sơ đồ

Để thay đổi màu cho sơ đồ tổ chức bạn thực hiện như sau: Click vào sơ đồ tổ chức đã tạo > Chọn tab Design > Nhấp vào Change Color > Chọn màu bạn thích.

Lưu ý: Với cách này bạn chỉ có thể chọn màu có sẵn mà Excel đưa ra.

Thay đổi màu của sơ đồ

6. Thay đổi màu từng ô chứa nội dung

Để tự đổi màu cho 1 ô trong sơ đồ thì bạn thực hiện như sau: Click chọn ô nội dung cần đổi màu > Chọn tab Format > Nhấn vào Shape Fill > Chọn màu cho ô cần đổi.

Thay đổi màu từng ô chứa nội dung

7. Thêm hiệu ứng vào sơ đồ tổ chức

Việc thêm hiệu ứng vào sơ đồ tổ chức để làm cho sơ đồ nổi bật hơn, đẹp hơn cũng là 1 việc rất quan trọng đấy nhé. Và cách để thêm hiệu ứng như sau:

Click vào sơ đồ tổ chức đã chèn > Chọn thẻ Design > Đi đến phần SmartArt Styles > Nhấp vào icon > Chọn kiểu hiệu ứng bạn muốn.

q

Thêm hiệu ứng vào sơ đồ tổ chức

IV. Cách xóa sơ đồ tổ chức trong Excel

Để xóa sơ đồ tổ chức đã tạo trong Excel thì bạn hãy thực hiện như sau: Click vào viền ngoài của toàn bộ sơ đồ đã chèn > Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa.

Cách xóa sơ đồ tổ chức trong Excel

Một số phần mềm Office đang kinh doanh tại TGDĐ: Microsoft 365 Personal chính hãng 990.000₫ 1.490.000₫ -33% Microsoft 365 Family chính hãng 1.490.000₫ 1.990.000₫ -25% Microsoft Office Home & Student 2021 chính hãng

Hết hàng tạm thời

Xem thêm sản phẩm Phần mềm

Và đó là cách có thể giúp bạn vẽ và chỉnh sửa sơ đồ tổ chức trong Excel cực nhanh chóng và đơn giản có video hướng dẫn. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Nếu bạn có thắc mắc về cách làm hãy để lại bình luận ở phía dưới nhé. Chúc bạn thành công!!