Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh - Gia Sư Tâm Tài Đức

5/5 - (1 bình chọn)

Mục Lục

Toggle

• Cách viết email tiếng Anh
  • 1. Phần Greeting – Chào hỏi
  • 2. Opening comment – Hỏi thăm
  • 3. Introduction – Lý do viết thư
  • 4. Main point – Nội dung chính
    • Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó
    • Dạng 2: Yêu cầu
    • Dạng 3: Thông báo tin tốt
    • Dạng 4: Thông báo tin xấu
    • Đề cập đến tài liệu đính kèm:
  • 5. Concluding sentence – Kết thúc thư
  • 6. Signing off – Ký tên
  • Trường hợp thân mật
  • Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)
  • Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)
• Các lưu ý khi viết email
• Một số từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh
• Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh
  • Salutation – Chào hỏi
  • Starting – Mở đầu
  • Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó
  • Making a request – Đưa ra lời yêu cầu bằng tiếng Anh
  • Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ
  • Giving good news – Thông báo tin tốt bằng tiếng anh
  • Giving bad news – Thông báo tin xấu
  • Complaining – Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn
  • Các mẫu câu tiếng anh thường dùng để kết thúc email
  • Các mẫu câu tiếng Anh thương mại thường dùng khi viết email
    • Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đặt hàng
    • Cách viết email tiếng Anh trong công việc khi muốn viết thư xin lỗi
    • Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đề cập đến thanh toán
    • Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết hỏi giá
    • Các mẫu câu viết email tiếng Anh thư tín thương mại khi muốn kết nối liên lạc cho những lần giao dịch trong tương lai
  • Form viết email tiếng Anh mang tính trang trọng
  • Form email tiếng Anh khi viết thư thân mật
• Các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh
  • 1. Emails of invitation (thư mời) – Các mẫu email tiếng Anh
    • Email 1
    • Email 2
  • Can’t attend the meeting (Cách viết email thông báo bằng tiếng Anh khi không tham dự được cuộc họp)
    • Email 1
    • Email 2
    • Email 3
  • Emails of thanks (thư cảm ơn)
    • Email 1
    • Email 2
    • Email 3
  • Formal email of complaint (thư phàn nàn)
  • Formal email of request (thư yêu cầu)
  • Informal email of request (thư yêu cầu, thân mật) – Cách viết thư nhờ giúp đỡ bằng tiếng Anh
  • Formal email of apology (thư xin lỗi)
  • Mẫu cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh
    • Email mẫu bằng tiếng Anh khi viết thư cảm ơn về lần mua đầu tiên
• 101 cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn cho mọi tình huống
  • 1. Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh
  • 1.1. Phần mở đầu email tiếng Anh
  • 1.2. Nội dung chính
  • 1.3. Kết thúc thư
• 2. Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
  • 2.1. Cách viết lời chào đầu thư
  • 2.2. Cách viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh
  • 2.3. Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh
    • 2.3.1. Khi phản hồi thư
    • 2.3.2. Khi chủ động viết thư
  • 2.4. Các thông tin chi tiết khi viết email bằng tiếng Anh
    • 2.4.1. Cách viết thư đưa ra yêu cầu hoặc hỏi thông tin
    • 2.4.2. Phản hồi về yêu cầu hoặc cung cấp thông tin
    • 2.4.3. Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh
    • 2.4.4. Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh
    • 2.4.5. Thư thông báo hoặc thắc mắc về file đính kèm
    • 2.4.6. Đề nghị giúp đỡ hoặc cung cấp thêm thông tin – Thể hiện sự mong chờ phản hồi
  • 2.5. Lời kết trước khi ký tên
• 3. Những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh
  • 3.1. Xác định đối tượng nhận mail và độ trang trọng tương ứng
• 4. Mẫu email bằng tiếng Anh thông dụng trong công việc
  • 4.1. Cách viết email yêu cầu bằng tiếng Anh
  • 4.2. Mẫu thư phản hồi bằng tiếng Anh về tài liệu
  • 4.3. Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh
  • 4.4. Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh
  • 4.5. Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh (Formal email of apology)
• 5. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh
• 6. Một số mẫu câu có thể sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh
  • 6.1. Cách viết email liên lạc lại với khách hàng cũ
  • 6.2. Cách viết email nói về cuộc họp
  • 6.3. Cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh
  • 6.4. Cách viết email thông báo tin tốt
  • 6.5. Cách viết email cung cấp những tin tức xấu
  • 6.6. Cách viết email nói về những kì nghỉ và ngày lễ
  • 6.7. Viết email yêu cầu làm rõ một vấn đề nào đó
  • 6.8. Cách viết email nói về những vấn đề và hướng giải quyết
  • 6.9. Cách viết email nói về những đơn hàng bằng tiếng Anh
  • 6.10. Cách viết email kết thư
  • Emails in English – How to Write an Email in English – Business English Writing
• Một Số Từ Viết Tắt Thường Sử Dụng Khi Viết Email

Cách viết email tiếng Anh

1. Phần Greeting – Chào hỏi

Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

• Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen

Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

• Hi Kelly, Dear Kelly….

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:

• “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2. Opening comment – Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật):

• How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

• Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
• Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
• Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

3. Introduction – Lý do viết thư

Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….

• I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
• I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)
• We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
• I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)

4. Main point – Nội dung chính

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Dạng 2: Yêu cầu

• I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
• I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)
• I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)

Dạng 3: Thông báo tin tốt

• We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
• You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Thông báo tin xấu

• It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
• We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
• After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)

Đề cập đến tài liệu đính kèm:

– Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)

– Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)

– Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)

5. Concluding sentence – Kết thúc thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

• Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)
• I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

6. Signing off – Ký tên

Trường hợp thân mật

• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,

Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)

• Best regards,
• Warm regards,
• Yours sincerely,

Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

• Yours faithfully,

Các lưu ý khi viết email

1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen
2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …
3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu
5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ thành phần chủ- vị và tân ngữ nếu có.
6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
7. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả
8. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.
9. Cuối thư:
   • Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
   • Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”
   • Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

Một số từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

• ASAP = as soon as possible
• CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
• ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
• PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
• PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
• PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
• RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh

Để xây dựng nên một email phù hợp trong từng tình huống, bạn có thể tham khảo cách viết một email bằng tiếng Anh thông qua các mẫu câu dưới đây.

Salutation – Chào hỏi

• Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận)
• Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận)

Hoặc bạn cũng có thể tiếp cận 1 cách chi tiết hơn thông qua việc sử dụng các cấu trúc câu tiếng anh dưới đây:

• I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị)
• Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1).
• I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày hôm nay).
• It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua)
• I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).

Starting – Mở đầu

• I am writing – Tôi viết e-mail nhằm…
• to inform you that … – thông báo với bạn rằng…
• to confirm … – xác nhận…
• to request/ enquire about … – yêu cầu
• I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…
• I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…

Hoặc bạn cũng có thể mở đầu bằng cách nêu rõ mục đích của email này thông qua các mẫu câu tiếng anh thông dụng như:

• I am writing – Tôi viết e-mail nhằm… to inform you that … – thông báo với bạn rằng…
• I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…
• I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…
• Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó
• Thank you for your e-mail – Cám ơn bạn đã gửi mail luyện giao tiếp tiếng anh
• Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
• In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
• Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…
• With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
• Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…
• It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
• I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó

• Thank you for your e-mail of March 15. – Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.
• Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
• In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
• Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…
• With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
• Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…
• It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
• I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

Making a request – Đưa ra lời yêu cầu bằng tiếng Anh

• We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…
• I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…
• Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…
• Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…
• In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….
• It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá
• Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn

Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ

• Would you like us to …? – Bạn có muốn chúng tôi…?
• We would be happy to … – Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…
• We are quite willing to … – Chúng tôi rất sẵn sàng…
• Our company would be pleased to … – Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…

Giving good news – Thông báo tin tốt bằng tiếng anh

• We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…
• I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…
• You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…

Giving bad news – Thông báo tin xấu

• We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…
• I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….
• Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…
• After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…

Complaining – Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn

• I am writing to express my dissatisfaction with … – Tôi viết nhằm bày tỏ sự không hài lòng với…
• I am writing to complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….
• Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.
• We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.

Các mẫu câu tiếng anh thường dùng để kết thúc email

• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
• Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, (kính thư).
• Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau: Yours faithfully, (kính thư)

Các mẫu câu tiếng Anh thương mại thường dùng khi viết email

Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đặt hàng

• Thank you for all your quotation of …
• We’d like to cancel our order n° …..
• We’re pleased to place an order with your own company for..
• We could guarantee you delivery before …(date)
• Please confirm receipt of my order.
• I’m pleased to acknowledge receipt of your own order n° …..
• It’ll take about (two/three) weeks to process your own order.
• Your order is going be processed as quickly as possible.
• Unfortunately these articles are out of stock/ are no longer available.

Cách viết email tiếng Anh trong công việc khi muốn viết thư xin lỗi

• Once again, please accept our apologies for …
• I regret all inconvenience caused (by) …
• I’d like to apologise for the (delay, inconvenience)…
• We’re sorry for the delay in replying to …

Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đề cập đến thanh toán

• payment of …
• My records show that we haven’t yet received
• Please send payment as soon as possible.
• According to my records …
• You’ll receive a credit note for the sum of …
• My terms of payment are as follows …

Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết hỏi giá

• I have pleasure in enclosing a detailed quotation.
• Please send me the price list.
• Please note that my prices are subject to change without notice.
• You’ll find enclosed my price list and most recent catalogue.
• I could make you some firm offer of …

Các mẫu câu viết email tiếng Anh thư tín thương mại khi muốn kết nối liên lạc cho những lần giao dịch trong tương lai

• I look forward to a really successful relationship in our future.
• I’d be glad to do business with your own company.
• we’d be happy to have a great opportunity to work with your own firm.

Form viết email tiếng Anh mang tính trang trọng

Chào đầu thư	Dear Mr/ Mrs + surnameKính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư)
Dear Sir or MadamKính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận)
Bắt đầu viết thư	Thank you for your letter/ email about…Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…
Many thanks for your letter/ email.Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều.
I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologize for…Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…
I am writing regarding your letter.Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.
I would like to offer congratulations on…Let me congratulate you on…Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về…
Chuẩn bị kết thư	I look forward to hearing from you without delay.Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào.
I hope to hear from you at your earliest convenience.Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.
I hope to hear from you at your earliest convenience.Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.
Chào kết thư	Yours faithfullyNếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”.
Yours sincerelyNếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”.
Regards/ Best regards/ Kind regards.Trân trọng.

Form email tiếng Anh khi viết thư thân mật

Chào đầu thư	Hello/ Hi + nameXin chào/ Chào + tên
Dear + nameGửi + tên
Hi there!Chào đằng ấy!
Bắt đầu viết thư	Thanks for your letter/ email.Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé!
Thanks for writing to me.Cảm ơn vì đã viết thư cho mình
I am writing to tell you about…Mình viết để kể với bạn về…
uess what?Bạn đoán được không?
How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday?Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào?
I’m sorry I haven’t written for a while…Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn…
It was great to hear from you again.Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn.
Chuẩn bị kết thư	Hope to hear from you soon.Mong sớm nhận được thư của cậu.
Looking forward to seeing you/ hearing from you.Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.
I can not wait to meet up soon.

Các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh

Dưới đây là các mẫu email bằng tiếng Anh sử dụng trong các tình huống cụ thể mà bạn có thể tham khảo để vận dụng tốt hơn những cách viết mail tiếng Anh mà Topica Native đã giới thiệu.

1. Emails of invitation (thư mời) – Các mẫu email tiếng Anh

Email 1

Hi Ian,We’re holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we’ve had with the loss of customer data.

The meeting will take place next Thursday at 2pm in meeting room 3 in the Corley Building in Leeds.

If there’s anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda.

Let me know as soon as possible if you can attend.

Regards,David Mitchell

IT Project Manager

Email 2

Dear Mr Smith,My name is Sue Jenkins and I am writing on behalf of Reef Technologies plc.

We are pleased to announce that we are sponsoring a series of presentations on the future of renewable energy. The presentations are going to be performed by world-renowned experts in the field (for example Dr Josh Bartlett from MIT and Mrs Jennifer Woods from Clean Future inc.) and will consider future advances in the technology of renewable technology.

Due to your company having worked with Reef Technologies plc in the past, we would like to invite you to the event. The event will be held at the Randalls Conference Centre in Leeds between 3pm and 8pm on the 12 April 2013. If you require directions to the venue, please let me know.

If you would like to attend, please confirm your attendance by replying to this email by the 18 March 2013.

If you have any questions about the event, please don’t hesitate to contact me by email (on sjenkins@reeftech.com) or by mobile/cell (on 07867 7433123).

I look forward to receiving your reply.

Yours faithfully,Sue Jenkins

PR Manager

Reef Technologies plc

Can’t attend the meeting (Cách viết email thông báo bằng tiếng Anh khi không tham dự được cuộc họp)

Email 1

Dear Mr Smith,

Thank you for the invitation to the review meeting on the 12 July. Unfortunately, due to a prior commitment that I am unable to change, I will not be able to attend the meeting.

If you need to contact me, please do not hesitate to do so on my mobile, 6902341899.

I apologise for any inconvenience this may cause.

Yours sincerely,T Berridge

Email 2

Hi John,I hope that everything’s going well over there?

I’m afraid that I can’t make tomorrow’s meeting. Something very important has just come up and I’m going to be very busy tomorrow.

I’m sorry for the short notice, but I just found out this morning.

Is there any chance we can put the meeting back until Friday?

Let me know if that’s OK for you.

RegardsWill

Email 3

Dear Miss Garland,

With reference to the upcoming review meeting on Thursday the 13 November, I am afraid that due to personal reasons, I will not be able to attend.

Would you object if we postponed the meeting to next week? If this is appropriate, what day would be convenient for you?

If you have any questions, please do not hesitate to contact me on my mobile, 1902341892.

Allow me to apologise for any inconvenience this may cause.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,D Mitchell

Emails of thanks (thư cảm ơn)

Email 1

Dear Mr Trotter,

I would like to take this opportunity to thank you for showing myself and my colleague around your factory on Monday. It was both a very informative and productive visit for both myself and my colleague. I really appreciate that you took time out of your busy work schedule to show us around and meet with us.

It was a pleasure to meet with you and your staff. All of whom treated us with the utmost kindness and respect during the whole of our visit. If you could pass our thanks onto your staff, it would be very much appreciated.

Once again, thank you for the visit.

Yours sincerely,Eric Banner

Account Executive

Merlin Components plc

Email 2

Dear all,

I would just like to make you aware that our company has won the contract to supply photocopiers to the American government for the next 3 years.

I would like to thank you all for the hard work you have done over the last four months. The winning of this contract is a recognition of all your hard work and dedication that you have made over the years to make our company great. This wouldn’t have been possible without you.

Thank you,Ron Lowe

CEORunners Ink inc.

Email 3

Hi Peter,

Thanks a lot for sending me a copy of the report. It’s really appreciated.

Regards,Sally

Formal email of complaint (thư phàn nàn)

Dear Mrs Boswell,I wish to draw your attention to an issue we have with a recent order from yourselves (ref no. 34ED12QP). Not only was the delivery four days later than agreed, but when we tried to use the components, we found that 40% of them were damaged and basically useless.

As is normal, I spoke to your Customer Service Manager, Peter Taylor on this matter. I expected that you would replace the damaged components, but this has not been the case. When I last spoke to Peter, last week, he informed me that the components were undamaged when delivered to us and that it was our fault. To make matters worse, he has still not replied to an email I sent to him on Monday. Not very professional customer service.

As you are aware, we have been a customer of your company for over 5 years. The damaged components are severely impacting our production at the moment. We have orders which we can not send because of this problem with the components.

Although, I appreciate that you are all very busy. I believe that I am entitled toan explanation why Peter Taylor has not answered my email, and is refusing to replace the components.

Unless this issue is resolved promptly, then unfortunately, we will be forced to take further action.

I expect an email from yourself by 5pm today at the latest, to inform me how you are going to resolve this issue.

Yours sincerely,Craig Smith

EGO Production Director

Formal email of request (thư yêu cầu)

Dear Mr Mitchell,I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.

First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We would also appreciate it if you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.

In addition, at the end of our last meeting we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.

Could you also please confirm whether the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? In particular, we would like to have confirmation if the cost of parts and labour are included in the package? We require this information as soon as possible.

And lastly, we are considering extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. We would be very grateful ifyou could provide us with a quote for this extension.

I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,Ian McAdam

Development Manager

Informal email of request (thư yêu cầu, thân mật) – Cách viết thư nhờ giúp đỡ bằng tiếng Anh

Hi Dave,I hope that everything is OK over there. I just have a few questions about the Skipton Airport Project.

First, can you give me an update on where you are on the project? I’d also appreciate if you could explain what the current issues with the delivery system are? And confirm when you expect them to be resolved.

Also, at the end of our last meeting I asked for a copy of the latest Project Report. I still haven’t received one. Can you forward it to me?

Can you also confirm if the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? We’d especially like to know if the cost of parts and labour are included in the package? We need this information as soon as possible.

And lastly, we’re thinking about extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. Can you give us a quote for this extension?

Please get back to me with the information as soon as possible.

Thanks,Ian McAdam

Development Manager

Formal email of apology (thư xin lỗi)

Dear Mr Smith,Further to your email of the 17th December 2009 regarding your order (ref no. 34ED12QP). First of all, please allow me to apologise for Peter Taylor not responding to your email. I can confirm that Peter has been on sick leave for the whole of this week. And although this explains the issue, it does not justify it.

It transpires that there was a miscommunication in his department and the person who should have been taking care of this issue, did not. I have already taken all the necessary measures to ensure that this does not happen again in the future.Thank you for bringing this matter to my attention.

With regards to the issues about your order, I have taken personal charge of them. First of all, let me apologise for the late delivery. We should have made you aware about the delay at the time.

Regarding the damaged components, I can confirm the following:

It is normal policy here that we do not accept liability for problems with components if we are not notified within 7 working days of delivery. And due to the fact that you did not notify us until after 15 working days of the delivery, the Customer Service Department followed procedure.

But as we view you as a valuable customer, and we have worked together for over five years, rest assured that I will sort out this issue as a matter of urgency. I have already spoken to the Production Director here and he will confirm tomorrow when we can send the replacement components to you. I will update you about the situation with the components by the end of tomorrow at the latest.

Could you please confirm if this is adequate?

I do hope that this situation has not damaged your confidence in working with us.

Once again, please accept our apologises for any inconvenience caused.

If you have any questions, do not hesitate to contact me on mobile 07995 348236.

Yours sincerely,Mrs Sally Boswell

Rugger Sales Director

Mẫu cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh

Email mẫu bằng tiếng Anh khi viết thư cảm ơn về lần mua đầu tiên

Trả lời email bằng tiếng Anh để cảm ơn vì sự ủng hộ của khách hàng trong suốt một năm

27 mẫu viết email tiếng Anh

101 cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn cho mọi tình huống

1. Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh

Bước đầu tiên bạn cần làm để viết được một email thật chuyên nghiệp bằng tiếp Anh chính là nắm vững bố cục. Nhìn chung, các email trang trọng dù viết bằng ngôn ngữ nào cũng cần có ba phần chính là mở đầu, nội dung chính và kết thúc.

1.1. Phần mở đầu email tiếng Anh

Nội dung	Email ví dụ
Lời chào	Dear Ms. Wilson,⟶ Thưa/ Gửi bà Wilson,
Lời mở đầu (không bắt buộc)	I hope this email finds you well.⟶ Tôi mong là bà vẫ khỏe./ Bà vẫn khỏe chứ?

Nội dung	Email ví dụ
Mục đích viết mail	With reference to our previous meeting, I would like to send you the quotation of our fingerprint door locks.⟶ Liên quan đến buổi họp trước của chúng ta, tôi xin gửi đến bà báo giá của các mẫu khóa cửa điều khiển bằng vân tay của bên chúng tôi.
Nội dung chi tiết	The prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.⟶ Giá của tất cả các mẫu được đề cập trong báo giá chi tiết đính kèm bên dưới.

1.2. Nội dung chính

Nội dung	Email ví dụ
Mục đích viết mail	With reference to our previous meeting, I would like to send you the quotation of our fingerprint door locks.⟶ Liên quan đến buổi họp trước của chúng ta, tôi xin gửi đến bà báo giá của các mẫu khóa cửa điều khiển bằng vân tay của bên chúng tôi.
Nội dung chi tiết	The prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.⟶ Giá của tất cả các mẫu được đề cập trong báo giá chi tiết đính kèm bên dưới.

1.3. Kết thúc thư

Nội dung	Email ví dụ
Đề nghị giúp đỡ/cung cấp thêm thông tin nếu người đọc có nhu cầu	For further information, please contact me via email or at 0984 867 1xx.⟶ Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc gọi số 0984 867 1xx.
Mong muốn nhận được phản hồi nhanh chóng	I’m looking forward to hearing from you.⟶ Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bà.
Lời cảm ơn người đọc	Thanks!⟶ Cảm ơn bà!
Ký tên	Yours truly,⟶ Trân Trọng,(ký tên)

2. Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

2.1. Cách viết lời chào đầu thư

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp của một email công việc, bạn chỉ nên dùng ‘Dear…,’ thay vì ‘Hi…,’ hay ‘Hello…,’ bạn nhé.

Phía sau ‘Dear’ chúng ta sẽ để tên của người nhận. Tên người nhận cần viết sau ‘Mr.’ (dùng cho nam, không phân biệt đã kết hôn hay chưa) hoặc ‘Ms.’ (dùng cho nữ, không phân biệt đã kết hôn hay chưa). Ta có thể dùng ‘Miss’ để dùng cho người phụ nữ chưa kết hôn và ‘Mrs.’ cho người phụ nữ đã kết hôn. Tuy nhiên, nếu bạn không biết về tình trạng hôn nhân hoặc muốn đề cao sự tôn trọng với cuộc sống riêng tư của người nhận, bạn có thể dùng ‘Ms.’.

Lưu ý:

• Nếu người nhận là người nước ngoài, sau ‘Mr.’ hoặc ‘Ms.’, ta sẽ viết họ (last name) thay vì tên (first name) của người nhận. Ví dụ, người nhận tên Sarah (tên) Parker (họ), ta viết lời chào là ‘Dear Ms. Parker,’. Hoặc ta cũng có thể viết đầy đủ tên họ của họ theo tứ tự first name (tên) trước, last name (họ) sau. Ví dụ: ‘Dear Ms. Sarah Parker,’.
• Nếu người nhận là người Việt Nam, ta có thể viết tên đệm và tên chính (VD: Mr. Anh Tuấn) hoặc tên họ đầy đủ của họ (VD: Mr. Đoàn Anh Tuấn).
• Trong trường hợp ta không biết tên người nhận, ta có thể viết ‘Dear Sir,’ (dành cho nam, không phân biệt đã kết hôn hay chưa) hoặc ‘Dear Madam,’ (dành cho nữ, không phân biệt đã kết hôn hay chưa). Tuy nhiên, bạn không nên dùng cách này thường xuyên mà nên cố gắng tìm hiểu tên của người nhận bạn nhé.
• Trong trường hợp người nhận là nhiều người, ta sẽ dựa trên trường hợp cụ thể để gọi những người đó. Ví dụ:

. Dear team, (Gửi team,) . Dear Accounting Department, (Gửi phòng Kế toán,) . Dear Marketing Team and HR team, (Gửi team Marketing và team HR,)

2.2. Cách viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh

Trước khi tìm hiểu về những mẫu câu lời mở đầu, bạn nên lưu ý rằng việc viết lời mở đầu không bắt buộc. Sau khi viết lời chào, bạn có thể trình bày luôn mục đích viết email.

Lời mở đầu thường được chia thành hai dạng:

• Hỏi thăm sức khỏe người nhận.
• Cảm ơn vì trước đó người nhận đã phản hồi email của bạn hoặc chủ động email cho bạn.

Lưu ý:

Việc hỏi thăm sức khỏe không nên dùng với mọi đối tượng người nhận mà chỉ nên dùng với những người bạn đã có mối quan hệ khá thân thiết và thoải mái hoặc cảm thấy họ thích được hỏi thăm. Đối với những đối tượng còn lại, bạn nên trực tiếp đi thẳng vào mục đích viết email vì có rất nhiều người khi làm việc, họ thích ngắn ngọn và vào thẳng vấn đề để tiếp kiệm thời gian.

Bảng tổng hợp các lời mở đầu:

Tiếng Anh	Tiếng Việt
I hope this (email) finds you well.	Tôi mong ông/ bà/ v.v. vẫn khỏe.
I hope you had a great week.	Tôi hy vọng ông/ bà/ v.v. đã có một tuần tuyệt vời.
I hope you are all doing well.	Tôi hy vọng mọi người đều khỏe.
Thank you for getting back to me.	Cảm ơn vì đã phản hồi tôi.
Thank you for contacting me/ us/ ABC (tên công ty).	Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi/ chúng tôi/ ABC.
I’m/ We’re happy to receive your email.	Tôi/ Chúng tôi vui khi nhận được email của bạn/ ông/ bà/ v.v.

2.3. Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh

2.3.1. Khi phản hồi thư

Tiếng Anh	Tiếng Việt
I’m writing to reply to your… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Tôi viết email này để phản hồi về… của bạn.Ví dụ: I’m writing to reply to your concern about the shipping delay.⟶ Tôi viết email này để phản hồi lo lắng của bạn về vấn đề việc giao hàng bị trì hoãn.
I’m writing with/ in regard to your… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Tôi viết email này để phản hồi về… của bạn.Ví dụ: I’m writing with regard to your request for a product exchange.⟶ Tôi viết email này để phản hồi yêu cầu đổi sản phẩm của ông/ bà.

2.3.2. Khi chủ động viết thư

Tiếng Anh	Tiếng Việt
With reference to… (1), I would like to… (2) … (1): Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing … (2): Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác	Liên quan đến…, tôi muốn…Ví dụ: With reference to our last discussion (1), I would like to send you the list of the VIP guests (2).⟶ Liên quan tới buổi thảo luận gần đây nhất của chúng ta, tôi gửi tới anh/ chị/ bạn danh sách các khách VIP.
I’m writing to… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác	Tôi viết email này để…Ví dụ: I’m writing this email to request for a product exchange.⟶ Tôi viết email này để yêu cầu đổi sản phẩm.
I’m writing with/ in regard to… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Tôi viết email này để bàn về/ liên quan đến…Ví dụ: I’m writing with regard to our upcoming event.⟶ Tôi viết email này để bàn về sự kiện sắp tới của chúng ta.
I’m reaching out to… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác	Tôi liên lạc để…Ví dụ: I’m reaching out to make a complaint about your delivery service. ⟶ Tôi liên lạc để khiếu nại về dịch vụ giao hàng của bên bạn.
I wish to draw your attention to… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Tôi mong muốn bạn có thể quan tâm đến…Ví dụ: I wish to draw your attention to the problem we’re having with the photocopier we purchased from your company last week.⟶ Tôi mong muốn bạn có thể quan tâm đến vấn đề mà chúng tôi đang gặp phải với máy photocopy mà chúng tôi mua từ công ty bạn tuần trước.

2.4. Các thông tin chi tiết khi viết email bằng tiếng Anh

2.4.1. Cách viết thư đưa ra yêu cầu hoặc hỏi thông tin

Tiếng Anh	Tiếng Việt
I would (highly) appreciate it if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác	Tôi sẽ (rất) cảm kích nếu bạn có thể…Ví dụ: I would highly appreciate it if you could send me the list of the office supplies that your department needs before this Friday.⟶ Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể gửi tôi danh sách đồ văn phòng phẩm mà phòng ban của bạn cần trước thứ Sáu này.
I would be grateful if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác	Tôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể…Ví dụ: I would be grateful if you could inform me of the number of attendants of our upcoming event.⟶ Tôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể thông báo cho tôi số lượng người tham dự của event sắp tới của chúng ta.
It would be great if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác	Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể…Ví dụ: It would be great if you could help us get the contact of Ms. Wilson- the client we mentioned in our discussion this morning.⟶ Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể giúp chúng tôi xin thông tin liên lạc của bà Wilson- khách hàng mà chúng ta đã đề cập đến trong buổi thảo luận sáng nay.
It would be a great support/ help if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác	Sẽ là một sự hỗ trợ/ giúp đỡ tuyệt vời nếu bạn có thể…Ví dụ: It would be a great help if you could send us the minutes of our last meeting tomorrow.⟶ Sẽ là một sự giúp đỡ tuyệt vời nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi biên bản của cuộc họp gần đây nhất trong ngày mai.

2.4.2. Phản hồi về yêu cầu hoặc cung cấp thông tin

Tiếng Anh	Tiếng Việt
The… that you need is attached below. … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	… mà bạn cần được đính kèm bên dưới.Ví dụ: The list of VIP guests that you need is attached below.⟶ Danh sách khách VIP mà bạn cần được đính kèm bên dưới.
The… that you’re seeking can be found in the… attachment below. … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	… mà bạn đang tìm kiếm có thể được tìm thấy trong file đính kèm bên dưới.Ví dụ: The detailed price information that you’re seeking can be found in the attachment below.⟶ Thông tin giá cả chi tiết mà bạn đang tìm kiếm có thể được tìm thấy trong tệp đính kèm bên dưới.
I’m/ We’re glad to inform you that I/ we can… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác	Tôi/ Chúng tôi lấy làm vui khi thông báo với bạn rằng tôi/ chúng tôi có thể…Ví dụ: I’m glad to inform you that I can absolutely get the contact you need within today. I will forward the information to you as soon as I get it.⟶ Tôi lấy làm vui khi thông báo với bạn rằng tôi chắc chắn có thể lấy thông tin liên lạc mà bạn cần trong ngày hôm nay. Tôi sẽ chuyển tiếp thông tin đến bạn ngay khi tôi nhận được.

2.4.3. Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh

Tiếng Anh	Tiếng Việt
… has negatively affected… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	… đã (và đang) tác động tiêu cực lên…Ví dụ: The delay in your delivery has negatively affected our productivity. We need the equipment for our production.⟶ Sự trì hoãn/ chậm trễ trong việc giao hàng của bên bạn đã và đang tác động tiêu cực lên năng suất của chúng tôi. Chúng tôi cần thiết bị để sản xuất.
I/ We found… (1) (very/ quite)… (2) … (1): Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing … (2): Điền tính từ	Tôi/ Chúng tôi thấy… (rất/ khá)…Ví dụ: We found the quality of the printer quite disappointing.⟶ Chúng tôi thấy chất lượng của máy in khá đáng thất vọng.
I/ We absolutely would like to see your immediate effort in… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Tôi/ Chúng tôi hoàn toàn muốn thấy sự nỗ lực tức thì của (các) bạn trong việc…Ví dụ: We absolutely would like to see your immediate effort in improving the service.⟶ Chúng tôi hoàn toàn muốn thấy sự nỗ lực tức thì của bên bạn trong việc cải thiện dịch vụ.
I’m/ We are interested in how your company can make up for… I/ we have experienced. … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Tôi/ Chúng tôi đang quan tâm về việc công ty bạn có thể bồi thường như thế nào cho … mà chúng tôi phải trải qua.Ví dụ: We are interested in how your company can make up for the inconvenience that we have experienced.⟶ Chúng tôi quan tâm đến việc công ty của bạn có thể bồi thường như thế nào cho sự bất tiện mà chúng tôi đã trải qua.
Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unfortunately, we will have to take further action.	Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, chúng tôi e rằng chúng tôi sẽ phải có biện pháp quyết liệt hơn.

2.4.4. Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh

Tiếng Anh	Tiếng Việt
I/ We sincerely apologized for… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Tôi/ Chúng tôi chân thành xin lỗi về…Ví dụ: We sincerely apologized for your unpleasant experience.⟶ Chúng tôi chân thành xin lỗi về trải nghiệm không tốt của bạn.
Please allow me/ us to apologize for… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Cho phép tôi/ chúng tôi được xin lỗi về…Ví dụ: Please allow us to apologize for the delay in the delivery of your order.⟶ Cho phép tôi/ chúng tôi được xin lỗi về sự chậm trễ trong việc giao đơn hàng của bạn.
Please accept my/ our sincere apology for… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi/ chúng tôi về…Ví dụ: Please accept our sincere apology for the inconvenience.⟶ Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.
Please let us know what we can do to compensate for… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Mong bạn cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường/ bù đắp cho…Ví dụ: Please let us know what we can do to compensate for your unpleasant experience.⟶ Mong bạn cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bù đắp cho trải nghiệm không tốt của bạn.

2.4.5. Thư thông báo hoặc thắc mắc về file đính kèm

Tiếng Anh	Tiếng Việt
Kindly find the information in the attachment(s) below.	Vui lòng đọc thông tin trong (những) tệp đính kèm bên dưới.
You can find… in the file(s) attached below. … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Bạn có thể tìm thấy… trong (những) tệp được đính kèm bên dưới.Ví dụ: You can find the detailed quotation in the file attached below.⟶ Bạn có thể tìm thấy báo giá chi tiết trong tệp được đính kèm bên dưới.
Please accept my/ our sincere apology for… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi/ chúng tôi về…Ví dụ: Please accept our sincere apology for the inconvenience.⟶ Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.
I’m sending you … as an attachment. … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Tôi gửi cho bạn … dưới dạng tệp đính kèm.Ví dụ: I’m sending you the contract as an attachment.⟶ Tôi gửi cho bạn hợp đồng dưới dạng tệp đính kèm.
I’m afraid I can’t open the attachment(s). Could you please help me check it/ them?	Tôi e là tôi không thể mở (các) tệp đính kèm. Bạn có thể giúp tôi kiểm tra nó/ chúng được không?
Could you please send… again in PDF format? … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing	Bạn có thể gửi lại … dưới dạng PDF được không?Ví dụ: Could you please send the contract again in PDF format?⟶ Bạn có thể gửi lại hợp đồng dưới dạng PDF được không?

2.4.6. Đề nghị giúp đỡ hoặc cung cấp thêm thông tin – Thể hiện sự mong chờ phản hồi

Tiếng Anh	Tiếng Việt
For further information, please reach/ contact me at… … : Điền địa chỉ email/ số điện thoại/ cả hai	Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua… Ví dụ: For further information, please reach me at abc@gmail.com or the phone number: 098 *** 1088. ⟶ Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua email abc@gmail.com hay gọi số điện thoại 098 *** 1088.
If you have any questions, please let me know. I’m always eager to answer.	Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy cho tôi biết. Tôi luôn sẵn sàng trả lời.
If you need any help or support, please don’t hesitate to contact me.	Nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ hay hỗ trợ gì, hãy đừng ngần ngại mà liên lạc với tôi nhé
I/ We look forward to hearing from you.	Tôi/ Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.

2.5. Lời kết trước khi ký tên

• Appreciatively
• Best regards,
• Respectfully,
• Sincerely,
• Thanks again,
• Warm regards,
• Yours sincerely,
• Yours truly,

Lưu ý: Khi ký tên, bạn hãy ghi đầy đủ họ tên nhé. Để tăng sự chuyên nghiệp, bạn nên tìm hiểu về cách tạo chữ ký trong email.

3. Những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Trước khi bắt tay vào viết email bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý những điều sau:

3.1. Xác định đối tượng nhận mail và độ trang trọng tương ứng

Chắc hẳn, không ít bạn đọc cũng biết khi viết email công việc, dù là bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, ta cũng cần chú trọng đến độ trang trọng. Đặc biệt là khi đối tượng nhận email là cấp trên, khách hàng hay đối tác, sự trang trọng và lịch sự càng được đề cao. Sự trang trọng này được thể hiện qua một bố cục đầy đủ và chỉnh chu cùng từ ngữ và văn phong phù hợp với dạng văn viết trang trọng.

Tuy nhiên, không phải đối với người nhận nào chúng ta cũng cần phải viết email thật trang trọng. Trong trường hợp người nhận là một đồng nghiệp thân thiết và ta không cần phải “CC” hay “BCC” cho lãnh đạo hay các đồng nghiệp khác, ta có thể viết email một cách gần gũi và thân thiện hơn. Điều này sẽ giúp chúng ta có phần “dễ thở” hơn và tiết kiệm được thêm thời gian khi làm việc.

4. Mẫu email bằng tiếng Anh thông dụng trong công việc

4.1. Cách viết email yêu cầu bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Ms. Thảo Trang,

I’m writing to request for the minutes of our meeting on Tuesday, September 7th, 2021

Our new project has just kicked off, and we all find the information mentioned in the meeting very helpful for our project. We ourselves did jot down the important points that day. However, we all agree that it’s better to take a look at the complete minutes taken by you- the minutes taker of that meeting.

We would highly appreciate it if you could send us the minutes before this Friday.

We look forward to hearing from you. Thank you!

Sincerely,

Doan Anh Tuan

• Tiếng Việt:

Gửi chị Thảo Trang,

Tôi viết email này để nhờ chị gửi cho chúng tôi biên bản của cuộc họp vào ngày thứ Ba, ngày 7 tháng 9, năm 2021.

Dự án mới của chúng tôi vừa bắt đầu và chúng tôi đều thấy các thông tin được đề cập trong buổi họp rất hữu ích cho dự án của chúng tôi. Hôm đó, bản thân chúng tôi cũng có ghi chép lại những điểm quan trọng. Tuy nhiên, chúng tôi đều đồng ý là sẽ tốt hơn nếu xem biên bản hoàn chỉnh được viết bởi chị- người viết biên bản của buổi họp đó.

Chúng tôi rất cảm kích nếu chị có thể gửi biên bản cho chúng tôi trước thứ Sáu này.

Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi từ chị. Cảm ơn chị!

Trân trọng,

Đoàn Anh Tuấn

4.2. Mẫu thư phản hồi bằng tiếng Anh về tài liệu

• Tiếng Anh:

Dear Mr. Parker,

With reference to your request in our last meeting, I would like to send you the quotation of our printers.

The prices and other information about all models can be found in the PDF file below. I hope this can help you choose the printers that are to your liking.

For further information and support, please contact me at ngo***lam@gmail.com or the phone number: 098 *** 108.

Hope to hear from you soon. Thank you so much!

Yours truly,

Ngo Thach Lam

• Tiếng Việt:

Thưa ông Parker,

Liên quan đến yêu cầu của ông trong buổi họp gần nhất của chung ta, tôi gửi ông báo giá máy in của chúng tôi.

Giá cả và các thông tin khác về tất cả các mẫu có thể được tìm thấy trong file PDF bên dưới. Tôi mong rằng nó có thể giúp ông chọn những chiếc máy in vừa ý.

Để biết thêm thông tin và được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi tại địa chỉ mail: ngo***lam@gmail.com hoặc số điện thoại: 098 *** 108.

Mong sớm nhận được phản hồi từ ông. Cảm ơn ông!

Trân trọng,

Ngô Thạch Lam

4.3. Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Sales Department and Marketing Department,

I hope you are all doing well.

I’m writing to inform you of our meeting on Wednesday, September 29th, 2021.

The purpose of this meeting is to discuss and draw up the plan for our year-end sales event.

Here is the detailed information about the meeting:

• Date: Wednesday, September 29th, 2021
• Time: 2:30pm
• Location: Meeting room 2

Considering its importance, Ms. Smith would like to see you all at the meeting. Please confirm your attendance by replying to this email.

Thank you so much for your time!

Best regards,

Nguyen Kim Tuyen

• Tiếng Việt:

Gửi phòng Kinh doanh và phòng Tiếp thị,

Các bạn vẫn khỏe chứ?

Tôi viết email này để thông báo với các bạn về buổi họp của chúng ta vào thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021.

Mục đích của buổi họp này là thảo luận và lên kế hoạch cho sự kiện sale cuối năm của chúng ta.

Thông tin chi tiết về buổi họp như sau:

• Ngày: Thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021
• Giờ: 2 giờ 30 chiều
• Địa điểm: Phòng họp số 2

Vì tầm quan trọng của buổi họp, bà Smith mong muốn tất cả các bạn đều có mặt. Vui lòng xác nhận tham dự bằng cách phản hồi email này.

Cảm ơn các bạn!

Trân trọng,

Nguyễn Kim Tuyền

4.4. Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Sir/ Madam,

I wish to draw your attention to a problem we have with an order from you (Code:SON83103). The printer we ordered was supposed to be delivered to us 5 days ago. However, until now, we haven’t received it. We have tried to reach your customer service department several times, but the line has always been busy.

The delay in the delivery has negatively affected our working process since we need the printer for our paperwork.

We are very disappointed at your service. We expect an email from you by 4pm tomorrow at the latest, to inform me of how you are going to solve this problem.

Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unfortunately, we will have to take further action.

Yours truly,

Ho Nhat Mai

• Tiếng Việt:

Chào ông/ bà,

Tôi viết email này mong muốn ông/ bà chú ý đến một vấn đề mà chúng tôi gặp phải với một đơn hàng mà chúng tôi đã đặt bên ông/ bà (Mã đơn hàng: SON83103). Máy in mà chúng tôi đặt lẽ ra phải được giao tới cho chúng tôi vào 5 ngày trước. Tuy nhiên, tới nay, chúng tôi vẫn chưa nhận được nó. Chúng tôi đã cố gắng liên lạc với phòng chăm sóc khách hàng của bên ông/ bà nhiều lần nhưng đường dây luôn bận.

Sự chậm trễ trong việc giao hàng đã và đang ảnh hưởng tiêu cực lên quá trình làm việc của chúng tôi vì chúng tôi cần máy in cho các công việc giấy tờ của chúng tôi.

Chúng tôi rất thất vọng về dịch vụ của bên ông/ bà. Chúng tôi sẽ chờ đến trễ nhất là 4 giờ chiều mai để nhận email của bên ông/ bà về việc bên ông/ bà sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào.

Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, chúng tôi sẽ buộc phải có biện pháp quyết liệt hơn.

Trân trọng,

Hồ Nhật Mai

4.5. Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh (Formal email of apology)

• Tiếng Anh:

Dear Mr. Wilson,

First of all, please allow us to apologize for the delayed delivery.

Due to the pandemic, the shipping procedure has been complicated. This must have resulted in your order taking longer to arrive.

However, we should have made you aware of the delay at the time. Once again, let us apologize for our negligence. We have already taken all necessary measures to ensure that this will not happen again in the future.

As I have been informed, the product you ordered left our warehouse 5 hours after the order was confirmed. It is currently in a transit warehouse that is 5 kilometers away from your company. We are doing everything we can to make sure that the product will reach you within tomorrow.

Besides, we are offering you a 30% discount for your next purchase as a compensation for your unpleasant experience.

Once again, please accept our sincere apology.

For further information and support, please contact me via email or at the phone number: 098 *** 328.

Yours truly,

Mai Nhat Cuong

• Tiếng Việt:

Thưa ông Wilson,

Trước hết, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự chậm trễ trong việc giao hàng.

Do đại dịch, thủ tục giao hàng đã bị phức tạp hóa. Điều này ắt hẳn đã khiến cho đơn hàng của ông được vận chuyển lâu hơn.

Tuy nhiên, chúng tôi nên báo với ông về sự chậm trễ ngay thời điểm đó. Một lần nữa, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự sơ suất này. Chúng tôi đã thực hiện tất cả những biện pháp cần thiết để đảm bảo điều này sẽ không tái diễn trong tương lai.

Theo như tôi được biết, sản phẩm ông đặt đã rời kho của chúng tôi 5 tiếng sau khi đơn hàng được xác nhận. Nó hiện đang ở một nhà kho trung chuyển cách công ty của ông 5 cây số. Chúng tôi đang làm tất cả những gì có thể để đảm bảo sản phẩm sẽ được giao đến nơi vào ngày mai.

Bên cạnh đó, chúng tôi đề nghị giảm giá 30% cho lần mua hàng tiếp theo của ông như một cách để bồi thường cho trải nghiệm không tốt của ông.

Một lần nữa, mong ông sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi.

Để biết thêm thông tin hoặc được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi qua email hoặc số điện thoại: 098 *** 328.

Trân trọng,

Mai Nhật Cường

5. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Ms. Brown,

I was keenly interested after reading your job posting for the position of Content Writer. I believe my experience is a strong match for this position and I’m pleased to submit my application.

My most recent content writer position was at Make My Day Pizza where I was in charge of writing advertising content. I also took part in the script writing process of some of the company’s television commercials.

I have attached my resume down below. Through it, I hope you will get to know more about my educational background, work experience, skills and achievements.

Please let me know If I can provide any further information. I look forward to hearing from you.

Thank you so much for your consideration.

Yours sincerely,

Tran Thuy Anh

• Tiếng Việt:

Thưa bà Brown,

Tôi thấy rất hứng thú sau khi đọc thông báo tuyển dụng cho vị trí Content Writer của công ty bà. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi rất phù hợp cho vị trí này và tôi xin gửi thư ứng tuyển.

Ví trị content writer gần đây nhất mà tôi đảm nhiệm là tại Pizza Make My Day. Tại đây, tôi chịu trách nhiệm viết nội dung quảng cáo cho công ty. Tôi cũng tham gia vào quá trình viết kịch bản của một số clip quảng cáo của công ty.

Tôi đã đính kèm lý lịch nghề nghiệp của mình bên dưới. Thông qua nó, tôi hy vọng rằng bà có thể biết thêm về học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và những gì tôi đã đạt được.

Vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần cung cấp thêm thông tin gì. Mong sớm nhận được phản hồi từ bà.

Cảm ơn bà!

Trân trọng,

Trần Thụy Anh

6. Một số mẫu câu có thể sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

6.1. Cách viết email liên lạc lại với khách hàng cũ

• So happy we reconnected after this time. ⟶ Rất vui vì lần này chúng ta lại gặp nhau.

• So glad that we’re in touch again. ⟶ Thật vui vì chúng ta đã liên lạc trở lại.
• Can’t believe it’s been [period of time] since we last spoke! Feels like yesterday. ⟶ Không thể tin rằng [khoảng thời gian] kể từ lần cuối chúng ta nói chuyện! Cảm giác như ngày hôm qua.
• Glad you’re back in our life! ⟶ Rất vui vì bạn đã quay trở lại cuộc sống của chúng tôi!
• Glad to see our old friends again! ⟶ Rất vui khi được gặp lại những người bạn cũ!
• It’s always nice to get in touch with old friends! ⟶ Thật tuyệt khi được liên lạc với những người bạn cũ!
• Long time no see! Glad to hear from you again. ⟶ Lâu rồi không gặp! Rất vui khi được nghe tin từ bạn.

6.2. Cách viết email nói về cuộc họp

• Let’s discuss this at the meeting if you don’t mind. ⟶ Hãy thảo luận vấn đề này tại cuộc họp, nếu bạn không phiền.
• At our last meeting, we talked about [topic]. ⟶ Trong cuộc họp lần trước, chúng tôi đã nói về [chủ đề cuộc họp].
• At the meeting, we agreed to [do something]. ⟶ Tại cuộc họp, chúng tôi đã đồng ý [làm điều gì đó].
• We’d like to have a meeting about [topic] on Thursday. ⟶ Chúng tôi muốn mở một cuộc họp về [chủ đề] vào thứ năm.
• Let’s have a meeting sometime this week. ⟶ Chúng ta có một cuộc họp vào tuần này.
• How about talking this over at a meeting?⟶ Làm thế nào để nói chuyện này trong cuộc họp?
• Why don’t we talk this over at a meeting?⟶ Tại sao chúng ta không nói chuyện này trong cuộc họp?
• I’d be glad to tell you more about this at the meeting today. ⟶ Tôi rất vui khi được nói với bạn nhiều hơn về vấn đề này tại cuộc họp hôm nay.
• This issue came up at the meeting we had on Friday. ⟶ Vấn đề này đã được đưa ra trong cuộc họp ngày thứ sáu.
• Let’s have a meeting to discuss this issue. ⟶ Chúng ta hãy họp để bàn về vấn đề này.

6.3. Cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh

• Thank you for your consideration. ⟶ Cảm ơn bạn đã quan tâm.
• I appreciate that you [did something] ⟶ Tôi đánh giá cao việc bạn [đã làm điều gì đó]Ví dụ: I appreciate that you took the time to give me these details.⟶ Tôi đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian để cung cấp cho tôi những thông tin chi tiết này.
• Thank you for taking the time to [do something]⟶ Cảm ơn bạn đã dành thời gian để [làm điều gì đó]Ví dụ: Thanks for taking the time to give us your feedback.⟶ Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian để cung cấp phản hồi cho chúng tôi.
• Thank you for [Verb-ing/noun]⟶ Cảm ơn bạn vì đã [Động từ V-ing/ Danh từ]Ví dụ: Thank you for writing to us.⟶ Cảm ơn bạn đã viết thư cho chúng tôi.
• Thanks a lot for everything. ⟶ Cảm ơn vì tất cả.
• Thank you for your time. ⟶ Cảm ơn bạn đã dành thời gian.

6.4. Cách viết email thông báo tin tốt

• We are pleased to announce that…⟶ Chúng tôi rất vui khi thông báo với bạn rằng…
• We have some good news for you. [News]. ⟶ Chúng tôi có một số tin tốt cho bạn. [Tin tức].
• It is my pleasure to let you know that [news]. ⟶ Tôi rất hân hạnh khi được cho bạn biết [tin tức] đó.
• I’m glad to tell you that… ⟶ Tôi rất vui khi được nói với bạn điều này…
• I just wanted to let you know that… ⟶ Tôi chỉ muốn cho bạn biết điều này…
• You will be pleased to learn that…⟶ Bạn sẽ rất vui khi biết được điều này…

6.5. Cách viết email cung cấp những tin tức xấu

• We regret to inform you that …⟶ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng …
• I regret to inform you that due to a mistake in our database, … ⟶ Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng do lỗi trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi, …
• Unfortunately, we cannot/we are unable to …⟶ Rất tiếc, chúng tôi không thể/chúng tôi không thể …
• After careful consideration, we have decided (not) to …⟶ Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định (không)…
• Despite my best efforts, it has proved to be impossible to… ⟶ Dù tôi đã cố gắng hết sức, nhưng không thể nào…
• I’m afraid I’ve got some bad news for you. ⟶ Tôi e rằng tôi có một số tin xấu cho bạn.
• I’m afraid it would not be possible to …⟶ Tôi e rằng sẽ không thể …
• Unfortunately, I have to tell you that… ⟶ Thật không may, tôi phải nói với bạn rằng …
• I’m afraid that we can’t [do something]. ⟶ Tôi sợ rằng chúng ta không thể [làm gì đó].
• That’s not really possible. ⟶ Điều đó thực sự không thể.

6.6. Cách viết email nói về những kì nghỉ và ngày lễ

• I’m planning a vacation in June. Would that be all right with you?⟶ Tôi đang lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ vào tháng Sáu. Điều đó có ổn với bạn không?
• We have a national holiday in our country on [Date]. Therefore, our office will not be working on that date. ⟶ Chúng tôi có một ngày lễ quốc gia ở đất nước của chúng tôi vào [Ngày]. Vì vậy, văn phòng của chúng tôi sẽ không làm việc vào ngày đó.
• I’m currently on vacation. If you have questions about [topic], please write to [Name] at [email address]. ⟶ Tôi hiện đang trong kì nghỉ. Nếu bạn có thắc mắc về [chủ đề], vui lòng viết thư đến [Tên] tại [địa chỉ email].
• Our company is celebrating [holiday] from [start date] until [finish date]. (e.g. Our company is celebrating Christmas and New Year from December 30 until January 4.) ⟶ Công ty chúng tôi đang tổ chức [kỳ nghỉ] từ [ngày bắt đầu] cho đến [ngày kết thúc].Ví dụ: Our company is celebrating Christmas and New Year from December 30 until January 4.⟶ Công ty chúng tôi tổ chức lễ Giáng sinh và Năm mới từ ngày 30 tháng 12 cho đến ngày 4 tháng 1.

6.7. Viết email yêu cầu làm rõ một vấn đề nào đó

• I didn’t/don’t fully understand [something]. Could you please explain that again?⟶ Tôi không hoàn toàn hiểu [điều gì đó]. Bạn có thể vui lòng giải thích điều đó một lần nữa không?
• I didn’t quite get your point about [something]. Could you be more specific?⟶ Tôi không hiểu ý bạn về [điều gì đó]. Bạn có thể cụ thể hơn được không?
• If you could please shed some light on this topic, I would really appreciate it.⟶ Nếu bạn có thể làm sáng tỏ về chủ đề này, tôi thực sự sẽ đánh giá cao nó.
• Could you please clarify [something]?⟶ Bạn có thể vui lòng làm rõ [điều gì đó] được không?
• Could you please clarify when you would like us to finish this?⟶ Bạn có thể vui lòng làm rõ khi nào bạn muốn chúng tôi hoàn thành việc này không?
• When exactly are you expecting to have this feature?⟶ Chính xác thì bạn mong đợi có tính năng này vào lúc nào?
• Could you please clarify what you would like us to do about…?⟶ Bạn có thể vui lòng làm rõ những gì bạn muốn chúng tôi làm về …?

6.8. Cách viết email nói về những vấn đề và hướng giải quyết

• There seems to be a problem with the new feature.⟶ Có vẻ như có vấn đề với tính năng mới.
• Which option would you like us to work on? ⟶ Bạn muốn chúng tôi làm việc dựa trên phương án nào?
• The first solution will take about 3 days, and the second one can take up to 10 days. ⟶ Giải pháp đầu tiên sẽ mất khoảng 3 ngày và giải pháp thứ hai có thể mất đến 10 ngày.
• If we implement the first solution, we can have [possible problems] in the future. ⟶ Nếu chúng tôi thực hiện giải pháp đầu tiên, chúng tôi có thể gặp [các vấn đề có thể xảy ra] trong tương lai.
• However, the second solution will take much longer, and we cannot give even a rough estimate at the moment. ⟶ Tuy nhiên, giải pháp thứ hai sẽ mất nhiều thời gian hơn và chúng tôi không thể đưa ra ước tính sơ bộ vào lúc này.
• We’d like to research this problem a bit more in order to give you a more detailed list of options.⟶ Chúng tôi muốn nghiên cứu vấn đề này thêm một chút để cung cấp cho bạn danh sách các lựa chọn chi tiết hơn.
• We’ve found a bug in [where].⟶ Chúng tôi đã tìm thấy một lỗi [ở đâu].
• Here’s how we would like to take care of this issue. ⟶ Đây là cách chúng tôi muốn giải quyết vấn đề này.

6.9. Cách viết email nói về những đơn hàng bằng tiếng Anh

• I’d like to cancel the order I placed on [Date]. ⟶ Tôi muốn hủy đơn hàng mà tôi đã đặt vào [Ngày].
• I’d like to place an order for [product]. ⟶ Tôi muốn đặt hàng cho [sản phẩm].
• Please confirm that you’ve received our order.⟶ Vui lòng xác nhận rằng bạn đã nhận được đơn đặt hàng của chúng tôi.
• Your order will be processed as quickly as possible.⟶ Đơn hàng của bạn sẽ được xử lý nhanh nhất có thể.
• We’ve received your order #… ⟶ Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn # …
• Please confirm your order.⟶ Vui lòng xác nhận đơn đặt hàng của bạn.
• We’re processing your order and we’ll get back to you as soon as we can.⟶ Chúng tôi đang xử lý đơn đặt hàng của bạn và sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi có thể.
• Thank you for your order. ⟶ Cảm ơn bạn đã đặt hàng.
• Your order shouldn’t take more than 2 days to arrive.⟶ Đơn đặt hàng của bạn sẽ không mất quá 2 ngày để đến nơi.
• We’re glad that you chose us to help you with this! ⟶ Chúng tôi rất vui vì bạn đã chọn chúng tôi để giúp bạn việc này!

6.10. Cách viết email kết thư

• If we can be of any further assistance, please let us know.⟶ Nếu chúng tôi có thể giúp gì thêm, vui lòng cho chúng tôi biết.
• Thank you for taking this into consideration.⟶ Cảm ơn bạn đã xem xét vấn đề này.
• We hope you are happy with this arrangement.⟶ Chúng tôi hy vọng bạn hài lòng với sự sắp xếp này.
• Thank you once more for your help in this matter.⟶ Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này.
• If you require any further information, please let me know. ⟶ Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, vui lòng cho tôi biết.
• Looking forward to hearing from you,⟶ Mong nhận được phản hồi từ bạn,
• Let me know if you need any help.⟶ Hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ nào.
• If I can help in any way, please do not hesitate to contact me. ⟶ Nếu tôi có thể giúp gì được cho bạn, xin đừng ngại liên lạc với tôi.
• If there’s anything I can do to help you, just drop me a line. ⟶ Nếu tôi có thể làm gì để giúp bạn, chỉ cần gửi cho tôi một dòng.
• Please let me know what you think. ⟶ Xin vui lòng cho tôi biết những gì bạn nghĩ.
• Thank you for taking your time. ⟶ Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian.

Emails in English – How to Write an Email in English – Business English Writing

Một Số Từ Viết Tắt Thường Sử Dụng Khi Viết Email

• ASAP = as soon as possible
• CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
• ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
• PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
• PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
• PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
• RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

Xem thêm

Văn mẫu Tiếng Anh lớp 6	Gia sư tiếng Anh tại nhà
Viết Đoạn Văn Miêu Tả Một Chuyến Đi Dã Ngoại	Kể về chuyến du lịch Vũng Tàu bằng tiếng Anh
Kể về chuyến du lịch bằng tiếng Anh	Kể về chuyến đi Đà Lạt bằng tiếng Anh
Viết Một Đoạn Văn Ngắn giới Thiệu Về Tà Áo Dài Việt Nam	Bài Văn Tiếng Anh Kể Về Chuyến Du Lịch Đáng Nhớ
Bài Văn Tiếng Anh Chủ Đề Người Bố Đáng Kính	Bài Văn Tiếng Anh Chủ Đề Về Trường Học
Bài Văn Tiếng Anh Chủ Đề Miêu Tả Về Bố	Viết Đoạn Văn Ngắn Về Dự Định Tương Lai Bằng Tiếng Anh
Viết một đoạn văn về món ăn yêu thích bằng tiếng Anh	Cách viết email bằng Tiếng Anh