Cách Viết Email Cảm ơn (+Mẫu) - LiveAgent

Email tri ân khách hàng là gì và tại sao công ty nên gửi chúng?

Email tri ân khách hàng được các doanh nghiệp sử dụng như một chiến lược củng cố mối quan hệ cá nhân với khách hàng và nhân tính hóa thương hiệu của công ty. Một email tri ân được cá nhân hóa, có cấu trúc tốt (email gửi thường xuyên) được gửi đúng thời điểm sẽ có tác động gần giống như lời cảm ơn cá nhân với khách hàng. Điều này thực sự có thể trở thành bước ngoặt trong việc tạo ra trải nghiệm khách hàng tích cực và nhận thức thương hiệu.

Khi nào nên gửi email tri ân khách hàng?

Chắc chắn không bao giờ có chuyện bạn cảm ơn khách hàng và thể hiện sự trân trọng dành cho họ vào sai thời điểm. Nhưng có những thời điểm và sự kiện nhất định sẽ khiến lời cảm ơn trở nên tự nhiên và thích hợp hơn. Bạn không nhất thiết chỉ gửi email cảm ơn cho khách hàng khi họ mua sản phẩm nào đó. Nếu bạn đang sử dụng nền tảng tự động hóa tiếp thị qua email, thì các email tri ân có thể được kích hoạt dựa trên các hành động khác nhau của người dùng.

Email follow up này (dạng email gửi thường xuyên) có thể được gửi:

• trong các ngày lễ theo mùa như; Giáng sinh, Lễ tình nhân hoặc Lễ tạ ơn
• vào ngày sinh nhật của khách hàng
• vào ngày kỷ niệm của khách hàng
• khi khách hàng trung thành đạt được các cột mốc quan trọng của công ty
• sau lần mua đầu tiên hoặc mua lại
• sau khi khách hàng phản hồi, đánh giá hoặc có lời chứng thực
• khi cảm ơn khách hàng đã giới thiệu
• khi khách hàng tiềm năng đăng ký/tham gia/trở thành thành viên
• cho người đăng ký bản tin
• đến một sự kiện hoặc những người tham dự hội thảo trên web

Cách viết email cảm ơn: 10 bước cần làm theo

Khi viết một email cảm ơn, hãy xem xét 10 bước sau đây để làm email trở nên phù hợp và hiệu quả. Các bước này cũng có thể được sử dụng chung cho một email follow up.

1. Nghĩ về dòng tiêu đề tốt nhất

Tiêu đề được coi là quan trọng vì thông thường chúng có thể ảnh hưởng đến việc người nhận có thực sự mở email hay không. Một báo cáo của Retention Science cho biết các tiêu đề có 6 đến 10 từ mang lại tỷ lệ mở email cao nhất. Hãy đảm bảo rằng bạn tạo ra tiêu đề hấp dẫn và sáng tạo hơn câu ‘Cảm ơn’ đơn thuần và vẫn giữ độ dài hợp lý.

2. Bắt đầu với đúng lời chào

Lời chào phù hợp sẽ thiết lập giọng văn cho toàn bộ tin nhắn. Nếu bạn biết người nhận, bạn có thể bắt đầu tin nhắn bằng “Xin chào …” hoặc “Kính gửi …“. Nếu tin nhắn khá thân mật, hãy nhắc đến người nhận bằng tên của họ. Nếu không, hãy gọi người nhận là “Ông” hoặc “Bà” rồi ghi họ của người nhận.

3. Thể hiện sự trân trọng và cung cấp thông tin cụ thể

Đi thẳng vào vấn đề và nêu rõ lý do mà bạn cảm ơn họ. Toàn bộ thông điệp phải nói về việc tri ân khách hàng. Tránh quảng cáo cho doanh nghiệp của bạn, trừ khi bạn đang cung cấp nội dung giáo dục, ưu đãi đặc biệt hoặc thứ gì đó có giá trị.

4. Nhân tính hóa thông điệp

Hãy làm cho thông điệp nghe giống con người nhất có thể. Hãy cân nhắc gửi email từ một người thật tại công ty của bạn thay vì dùng địa chỉ chung chung và quá phổ biến như kiểu “Không cần trả lời”. Một cách khác để nhân tính hóa thông điệp là sử dụng biểu tượng cảm xúc, nếu thấy phù hợp.

5. Thêm sự cá nhân hóa

Email được cá nhân hóa có tỷ lệ tương tác cao hơn. Trên thực tế, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng email có tiêu đề cá nhân hóa có khả năng được mở cao hơn 26% so với những email không cá nhân hóa. Bạn cũng có thể cá nhân hóa thông điệp bằng cách đề cập đến các chi tiết cụ thể khiến bạn gửi lời tri ân đến khách hàng.

6. Duy trì giọng văn thân thiện nhưng chuyên nghiệp

Tùy theo đối tượng của bạn, tuy văn phong vận dụng một chút thân thiện và sự hài hước có thể chấp nhận được, nhưng điều cần thiết là bạn vẫn duy trì giọng văn tổng thể thật chuyên nghiệp, nghĩa là không sử dụng tiếng lóng và các câu nói thông tục.

7. Hướng về tương lai

Tránh tạo một thông điệp mang tính phiến diện bằng cách cung cấp cho khách hàng cơ hội tiếp tục cuộc trò chuyện và cho họ biết rằng chỉ cần vài cú nhấp chuột là họ sẽ được bạn hỗ trợ:

If you have any questions about using our product/ service in the future, please don’t hesitate to contact me via live chat or email. Chép vào bộ nhớ tạm thời

8. Nhắc lại lời cảm ơn

Sau khi nói hết ý chính, mọi việc sẽ hợp lý hơn nếu bạn kết thúc email với dòng cuối cùng là nhắc lại lời tri ân với khách hàng:

Thanks again for your feedback/for your support/for the purchase/for being a loyal customer for years. Chép vào bộ nhớ tạm thời

9. Sử dụng cách kết thúc thích hợp

Khi cần chọn đoạn kết phù hợp, hãy xét đến mức độ trang trọng đối với người nhận. Một số câu kết phù hợp với doanh nghiệp phổ biến nhất có thể bao gồm: “Trân trọng …”, “Chân thành cảm ơn…”, “Chúc quý khách những điều tốt đẹp nhất …”, “Trân trọng/Trân trọng nhất …”, “Biết ơn”, “Chúc một ngày/cuối tuần tuyệt vời … ”.

10. Đọc lại trước khi gửi

Trước khi nhấn nút “Gửi”, hãy đọc lại toàn bộ bức thư để đảm bảo nội dung trôi chảy, truyền đạt chính xác ý nghĩa bày tỏ sự cảm kích và biết ơn của bạn, đồng thời không để lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp đáng xấu hổ nào làm hỏng ấn tượng.

Ví dụ về email cảm ơn

Cảm ơn khách hàng đã mua hàng

Dear ****, Thank you for your order! We’d like to inform you that your payment has been confirmed and your order No. ******** has been successfully processed. Once your items have been packed, they will be shipped to you immediately. Meanwhile you can check the current status of your order at any time by clicking this link. If you have any queries regarding your order, please do not hesitate to contact us. Thanks again for your purchase. Hope you enjoy shopping with us! Sincerely, **** Chép vào bộ nhớ tạm thời

Cảm ơn khách hàng đã giới thiệu

Hi John,

****@gmail.com installed Dropbox after getting your invite. To thank you, we’ve awarded you 500 MB of bonus space. You now have 12,75 GB on Dropbox!

Thanks!

– The Dropbox Team

P.S. To get even more space, invite your friends or upgrade your Dropbox!

Chép vào bộ nhớ tạm thời

Cảm ơn khách hàng về phản hồi của họ

Dear ****,

Thank you for your feedback! I’m delighted to hear that you had a great experience interacting with our customer support team. I completely understand how rewarding it can feel when your problem is solved within minutes, and I’m glad to hear that our support team was able to do just that.  Feedback like yours helps us deliver better customer experiences by knowing what we are doing right and where we can improve. So, I really appreciate you taking the time to send us your response. If you have any more questions, comments, or concerns, don’t hesitate to reach out!

Regards, ****

Chép vào bộ nhớ tạm thời

Tự khám phá

Kiến thức là đơn quan trọng, nhưng chỉ khi nó được áp dụng vào thực tế. Hãy kiểm tra mọi thứ trong học viện của chúng tôi ngay tại LiveAgent.

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!

FREE TRIAL Lên lịch cho Demo Quay lại Học viện Tạo tài khoản MIỄN PHÍ Bài liên quan

Chuyển tiếp email

Tìm hiểu cách chuyển tiếp email với LiveAgent để nâng cao tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn. Khám phá quy trình đơn giản để thiết lập và quản lý hộp thư đến hiệu quả, không yêu cầu thẻ tín dụng. Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay!

25 hệ thống hỗ trợ qua email tốt nhất

Khám phá 25 hệ thống hỗ trợ qua email tốt nhất cho doanh nghiệp với so sánh chi tiết tính năng và giá cả. Tìm giải pháp hoàn hảo mà không cần đăng ký dùng thử miễn phí.

VoIP và email: Những ưu điểm tuyệt vời nhất

Khám phá cách kết hợp VoIP và email để tối ưu hóa dịch vụ hỗ trợ khách hàng, đào tạo nhân viên, và tăng doanh thu doanh nghiệp. Tận dụng công nghệ này để cải thiện tốc độ giải quyết khiếu nại và tăng cường trải nghiệm khách hàng đa kênh. Đọc ngay để biết thêm chi tiết!

Mẫu Email Cảm Ơn Khách Hàng E-commerce

Khám phá các mẫu Email Cảm Ơn Khách Hàng E-commerce mạnh mẽ từ LiveAgent để xây dựng lòng trung thành và niềm tin với khách hàng. Dễ dàng sao chép & dán miễn phí để nâng cao chiến lược email marketing của bạn.