Cách Viết Email “chuẩn” Tiếng Nhật Trong Công Việc (P1)

Vậy nên, hôm nay Japan IT Works giúp các bạn biết cách viết email tiếng Nhật (có kèm mẫu email tiếng Nhật) nhé!

Nội dung của bài viết về chủ đề “cách viết email tiếng Nhật chuẩn” này sẽ gồm hai bài chính:

1. Bài 1, tức là bài viết này, nói về phong cách viết email của người Nhật và cấu trúc của email
2. Bài 2, bài viết sau đó, đi vào chi tiết các mẫu câu thường dùng, các tip và chú ý khi bạn viết email cho người Nhật bàn chuyện làm ăn.

Email tiếng Nhật nhập môn – Phong cách viết email của người Nhật

Người Nhật rất đề cao sự trang trọng trong email. Trái ngược với người châu Âu, người Mỹ hay những quốc gia nói tiếng Anh khác, ngay cả khi viết email business, người Nhật vẫn ưa lòng vòng và tránh những câu chữ quá “negative”, quá đả kích hay đòi hỏi một cách quá thẳng thắn trong email. Đối với người phương Tây, email của họ đề cao sự rõ ràng và ngắn gọn (chỉ cần lịch sự vừa đủ, không suồng sã quá mức là được) để không mất quá nhiều thời gian cho việc soạn thảo, trả lời email.

Người Nhật thì không như thế. Bạn sẽ không thể bỏ qua kính ngữ trong email, dù nó dài dòng đến mấy, mất thời gian đến mấy. Lễ nghĩa và sự khéo léo khi trình bày vấn đề được đề cao, có khi là trên cả sự “hiệu quả” (productive). Trừ khi là người thân cực kì thân trong công ty, bạn có thể soạn những email trả lời ngắn gọn và lược bớt sự khách khí trong email, còn không, tốt nhất bạn đừng cố bỏ qua kính ngữ.

Thật lòng mà nói, việc viết và trả lời email cho khách hàng là đối tác người Nhật rất mệt. Nếu so sánh, với khách hàng nói tiếng Anh, chỉ cần 10-15p là có thể hoàn thành 1 email dài bằng cái sớ với lời lẽ trang nghiêm lịch sự hết mực. Tuy nhiên, để viết được nội dung tương tự với khách hàng Nhật, phải đánh vật mất cả buổi sáng. Nhiều khi viết xong còn phải tra lại coi người ta có hay viết thế không, viết thế đã đủ lịch sự chưa?

Ngoài mối quan hệ thân-sơ, độ lịch sự trong email của người Nhật cũng phụ thuộc vào mức độ quan trọng của nội dung bức thư. Những kiểu thư nhờ vả, nhờ đề xuất tiến cử, cho lời khuyên… chắc chắn sẽ cần nội dung viết trang trọng và có trình bày đầu đuôi cho trọn vẹn hơn những email mang tính chất ít quan trọng đúng không? Và cũng tùy thuộc vào độ quan trọng (内容の重いさ) mà bạn cần sử dụng kính ngữ cho đúng. Càng quan trọng và cần trang trọng thì càng cần dùng nhiều kính ngữ và khiêm nhường ngữ. Nội dung không quá quan trọng thì có thể dùng desu, masu (thể lịch sự) là được. Phức tạp quá nhỉ?

Nói vậy chứ Tỳ tin là ban đầu thì ai cũng thấy mệt thật, nhưng rồi làm nhiều sẽ quen. Bởi, quanh đi quẩn lại thì viết email tiếng Nhật cũng chỉ có ngần ấy quy tắc, dông dài mào đầu (vào đề) cũng chỉ có ngần đấy cách, kính ngữ dùng trong email cũng thường chỉ có ngần đấy câu hay dùng… Viết nhiều ắt sẽ quen.

Cấu trúc một email tiếng Nhật chuẩn business của người Nhật

Nội dung 1 email tiếng Nhật gồm các phần:

Tiêu đề (件名)

Phần 1: gọi là 前置き (まえおき) hay 書き出し (かきだし), tức là phần mào đầu, lời mở đầu “bức mail”

Phần 2: gọi là 本文 (ほんぶん), phần nội dung chính

Phần 3: cũng là phần cuối, 結び (むすび) (từ này còn có nghĩa là “buộc lại, thắt lại”)

Sau phần 3 còn có 1 đoạn gọi là phần chữ ký 署名 (しょめい)

Tiêu đề email tiếng Nhật – Viết thế nào?

Tương tự như các email khác gửi bất kỳ người nào trong công việc, bạn cần phải tóm lược nội dung email mình gửi trong một câu tiêu đề email. Tiêu đề email cần ngắn gọn, dễ hiểu và cụ thể về thời gian, có kèm từ mang tính nhắc nhở về độ gấp, độ quan trọng nếu cần thiết.

Để viết về Việt Nam hay dùng từ “Về việc ~” (V/v), ở Nhật thì dùng ~の件(けん). Tuỳ thuộc vào nội dung email mà bạn thêm danh từ thích hợp sau từ “の”. Ví dụ, thông báo về việc A vào ngày XXX thì là XXXにAのお知らせ, xin lỗi/cảm ơn về điều gì thì viết ~のお詫び/~の御礼, yêu cầu xác nhận cái gì đó thì là ~の確認, thư mời dự sự kiện thì là ~ご案内, nhờ vả về XYZ thì XYZのお願い…

Cũng có lúc, bạn có công việc cần đối tác trả lời gấp, hoặc muốn nhấn mạnh vào tính quan trọng của bức thư để người nhận ưu tiên xử lý email của mình trước, bạn có thể thêm một số tiền tố như sau vào trước tiêu đề email của mình:

至し急(しきゅう): GẤP

重要(じゅうよう): QUAN TRỌNG

社外秘(しゃがいひ): NỘI BỘ (THÔNG TIN MẬT)

業務外(ぎょうむがい): CÁ NHÂN/RIÊNG TƯ

再送(さいそう): GỬI LẠI

問い合わせ(といあわせ): THÔNG TIN TRUY VẤN/TRỢ GIÚP/YÊU CẦU (thường thấy trong các email trả lời các vấn đề liên quan đến dịch vụ, sản phẩm…)

回答(かいとう): HỒI ĐÁP

Cách viết phần mở đầu email thế nào?

Mở đầu email sẽ là phần chào hỏi, xưng tên, đưa đẩy để chuẩn bị “vào vấn đề chính” ở phần dưới. Thứ tự của từng việc một sẽ là:

• 宛先(あてさき) – chào hỏi, liệt kê các thành phần tên người nhận, chức vụ, phòng ban, công ty
• 送信者(そうしんしゃ) – xưng tên người gửi (là bạn đó!). Tuy nhiên nếu gửi cho người quen thì bạn có thể lược bớt phần này. Bởi, biết rồi mắc gì nhắc lại ?

• 挨拶(あいさつ) hay 書き出し: văn vẻ một tý để “dẫn chuyện”, nói xa nói gần chẳng qua là để một lần nói tiếp =)) Gomen, đoạn này vẫn là trò chuyện lịch sự nghiêm túc nhé. Mình sẽ viết mẫu mấy câu xã giao thường dùng ở phần này trong bài kế tiếp, khi viết về mẫu câu khi viết email tiếng Nhật ?

Thường các câu dùng trong phần này sẽ là những câu nói về tình hình thời tiết, mùa xuân-hạ-thu-đông kiểu “trong những ngày xuân ấm áp này…” hoặc “thời tiết vào thu dễ chịu…”, hoặc là câu nói hỏi thăm tình hình sức khoẻ, cảm ơn/cáo lỗi khách sáo…

Nội dung chính của email

Nội dung chính của email nên được trình bày rõ ràng mạch lạc, không nên viết những câu rối rắm và quá dài. Câu đầu tiên nên nói luôn là bạn đang có ý định làm gì với email này. Trong tiếng Anh thường là “In this email, I’d like to~” hoặc “I’m writing this email to~”, tức là “Tôi viết email này là để~”. Để làm gì? Xác nhận, đồng ý, bày tỏ quan điểm rằng, hẹn lại, mời đến dự… Dù là để làm gì, hãy nói ngay và luôn! (mời bạn đọc phần 2 của bài này để biết các mẫu câu viết email tiếng Nhật hay dùng nhé!).

Ngoài ra, có 1 số từ nối câu bạn nên biết cách dùng để cho văn vẻ được mượt mà tự nhiên, và có sự liên kết giữa các đoạn với nhau. Tiêu biểu như また (thêm vào đó), さて (sau đây)… Mình cũng sẽ liệt kê rõ hơn các từ nối câu chuyển đoạn ở bài viết tiếp theo nhé!

Cuối đoạn nội dung chính của email, bạn nên nhắc lại một lần nữa mong muốn của mình và ghi rõ bạn mong muốn đối phương làm gì (phản hồi lại, xác nhận lại, gửi gì đó… sau khi đọc email). Đây chính là phần “buộc lại” (結び : tóm lại) trong mail đó.

Vậy là coi như xong nhiệm vụ rồi (viết xong cái mail tới đây nhìn đồng hồ thấy Trái Đất đã quay được một vòng xung quanh nó, ahihi)!

では、

Phần cuối là phần chữ ký. Kính chào (best regards), xưng tên công ty bạn, chức vụ và tên bạn nữa. Trình bày “vở sạch chữ đẹp” và đừng có ham sử dụng mỗi dòng 1 font chữ khác nhau nhé!

Sơ cua cái cấu trúc viết email tiếng Nhật nó như vầy. Mời bạn đọc tiếp phần 2 để biết cách viết email với các mẫu câu cụ thể hơn, cũng như thêm các tip viết email nữa nhé!

Theo HoctiengNhatCNTT.com

Japan IT Works