Cách Viết Email Gửi Bài Tập Cho Giảng Viên Bằng ... - Blog Của Thư

Cách viết email tiếng Anh

1. Phần Greeting – Chào hỏi

Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

• Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen

Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

• Hi Kelly, Dear Kelly….

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:

• “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2. Opening comment – Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật):

• How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

• Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
• Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
• Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Thông thường việc viết mail, gửi mail cho thầy cô sẽ khiến bạn phải đầu tư về cả thời gian, công sức hơn rất nhiều, nó không đơn giản là việc gửi tin nhắn cho bạn bè. Đặc biệt, vấn đề học tập lại luôn cần được quan tâm, nó chính là nền tảng vững chắc cho việc làm tương lai của mỗi bạn. Chính vì thế mà mỗi bạn cần phải tự ý thức được việc tương tác với giáo viên thường xuyên hơn để kịp thời trao đổi tình hình học tập. Khi gửi mail cho giáo viên bạn cần phải đảm bảo ngắn gọn, đúng ngữ pháp, hãy cùng cách gửi mail cùng một số vấn đề cần quan tâm đến khi gửi mail cho thầy cô.

1. Cấu trúc cơ bản của một email Tiếng Anh

Trước khi tìm hiểu cách viết email bằng Tiếng Anh, người học cần nắm được cấu trúc của một bức thư bao gồm các phần nào và cần thể hiện những nội dung gì bên trong đó? Cụ thể:

• Greeting: Lời chào đầu thư Tiếng Anh (Dear, Hello…)
• Opening comment: Câu mở đầu email Tiếng Anh bằng việc thăm hỏi
• Introduction: Đây là phần giới thiệu lý do bạn soạn email này hoặc lời cảm ơn.
• Main point: Đề cập đến nội dung chính của thư, người viết có thể sử dụng một hay nhiều đoạn văn.
• Concluding sentence: Phần kết thúc email Tiếng Anh bạn cần nêu sự mong đợi phản hồi sớm từ người nhận hoặc mong muốn có một buổi hẹn gặp mặt trong tương lai…
• Signing of: Lời chào kết email Tiếng Anh

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm hiệu quả

I. Tạo ấn tượng tốt ban đầu

1. Kiểm tra giáo trình về câu hỏi.

Thường thì thắc mắc của bạn đã được giải đáp trong tài liệu mà giảng viên cung cấp vào đầu khóa học. Việc hỏi lại một vấn đề có sẵn sẽ khiến họ xem bạn là một sinh viên không nghiêm túc, và thầy/cô sẽ bực mình vì bạn làm mất thời gian của họ.

+ Giáo trình có thể bao gồm thông tin về bài tập của khóa học, hạn chót nộp bài, chính sách của lớp học và cấu trúc bài làm.

+ Nếu giảng viên chỉ cung cấp cho bạn một loạt các sách đọc thì bạn có thể gửi mail về thắc mắc nào đó chưa được giải đáp trong giáo trình.

2. Sử dụng tài khoản học tập của bạn.

Các giảng viên thường nhận được rất nhiều email mỗi ngày. Bằng cách sử dụng tài khoản của nhà trường, lá thư của bạn sẽ ít đi vào hộp thư rác. Ngoài ra, địa chỉ email mà trường cung cấp trông chuyên nghiệp hơn. Giảng viên sẽ biết được ai là người thực sự gửi email vì tài khoản sinh viên thường dựa trên tên của bạn.

3. Viết dòng tiêu đề thu hút sự chú ý.

Dòng tiêu đề sẽ gợi ý cho giảng viên về nội dung chính của email trước lúc họ đọc thư. Điều này rất hữu dụng vì thầy/cô sẽ dành ra thời gian thích hợp để xử lý nó. Chủ đề của email cũng phải rõ ràng và đúng trọng tâm.

- Chẳng hạn, bạn có thể viết là "Câu hỏi về bài tập hiện tại" hay "Luận văn tốt nghiệp".

4. Mở đầu bằng việc chào hỏi và sử dụng chức danh cùng với họ và/hoặc tên của giảng viên đó.

Dĩ nhiên chúng ta đều muốn lao ngay vào vấn đề của mình. Tuy nhiên, khi viết thư cho một giáo viên, bạn cần xem đó là một lá thư trang trọng. Hãy bắt đầu bằng "Kính gửi Tiến sĩ Trần Văn Dũng," theo sau là một dấu phẩy. Nhớ sử dụng cả họ của người đó nếu như cả hai không mấy thân quen.

+ Nếu bạn không chắc về học vị/học hàm của giảng viên, bạn có thể gọi họ là "Thầy Trần Văn Dũng."

+ Bạn có thể sử dụng cách chào hỏi thân mật hơn một chút, chẳng hạn như "Kính gửi thầy Dũng," nếu bạn và vị giảng viên đã có những tương tác mang tính cá nhân.

Lời khuyên

• Đính kèm hồ sơ resume hay sơ yếu lý lịch của bạn vào email và đề cập đến trong thư rằng bạn có gửi kèm những tài liệu tham khảo.
• Luôn đọc thư trước khi gửi. Đảm bảo rằng không có lỗi chính tả hay ngữ pháp. Nếu bạn không tự tin lắm thì có thể nhờ ai đó xem lại giúp.
• Tránh tỏ ra thúc giục bằng việc gửi một email nhắc nhở vào khoảng một hoặc hai tuần trước khi đến hạn và nói với giáo sư rằng hạn chót đang dần đến.
• Nếu bạn cần một lá thư giới thiệu trong thời gian hơi gấp rút, hãy viết một email ngắn nhằm hỏi xem liệu giáo sư có thời gian để giúp bạn hay không và giải thích tình hình. Nếu nhận được một phản hồi tích cực, bạn có thể viết tiếp một email thứ hai với đầy đủ chi tiết hơn.
• Luôn nhớ ơn những người đã giúp bạn và sẵn sàng đáp lại điều đó. Chẳng hạn, nếu bạn nhận được công việc trong bảo tàng và đang mở một khóa thực tập hè cho sinh viên, bạn nên gọi điện thông báo cho Tiến sĩ Jones để ông ấy có thể nói với học trò của mình về khóa thực tập.
• Dùng bút mực hoặc bút bi đen điền vào các phần trong mẫu đơn mà bạn muốn giảng viên sử dụng (nếu có)
• Mặc dù bài viết này hướng dẫn bạn cách xin thư giới thiệu, nhưng những gì bạn thật sự cần là một lá thư hoàn hảo về bạn. Hãy đọc cách để xin một lá thư giới thiệu tuyệt vời.
• Nếu có thể, hãy đề nghị giáo sư tiến cử bạn một cách trực tiếp. Điều này nhìn chung sẽ mang tính cá nhân hoá và lịch sự hơn.[10]

Cảnh báo

• Một số giảng viên có thể cảm thấy khó chịu khi nhận được email nhờ viết thư giới thiệu. Hãy ghé qua văn phòng của thầy/cô, xin lịch hẹn hay gọi cho họ để thể hiện rằng bạn sẵn sàng bỏ thời gian và công sức nhiều hơn thay vì chỉ viết email.
• Nên nhớ rằng việc này là tùy tâm. Các giáo sư đã phải cống hiến rất nhiều mới xây dựng được danh tiếng của mình. Mỗi khi viết thư giới thiệu, họ đang đặt uy tín của mình vào đó. Nói chung, giảng viên chỉ viết thư giới thiệu cho những người học trò mà họ thực sự tin tưởng.
• Đừng bao giờ liệt kê danh sách người tham khảo khi chưa có sự đồng ý của họ. Đây là điều hiển nhiên, cho dù bạn đã làm việc với những người này rất nhiều và tin chắc rằng họ sẽ viết thư giới thiệu cho bạn.
• KHÔNG yêu cầu được đọc bản sao của lá thư trước khi gửi. Như thế là không phải phép, vì thư giới thiệu là sự đánh giá chân thật của giảng viên mà không cần phải giải thích với học trò của mình. Nếu bạn lo rằng thầy/cô sẽ không có điều gì thực sự hay để nói, bạn nên hỏi xem liệu họ có đủ những ấn tượng và thông tin mà cần thiết để viết một lá thư giới thiệu CÓ lợi cho bạn hay không.
• Nếu giáo sư cho bạn một gợi ý (chẳng hạn như gửi cho bạn một email trước khi hoàn tất lá thư giới thiệu) rằng thư giới thiệu của thầy/cô sẽ không có triển vọng như bạn mong đợi, hãy cảm ơn họ vì sự cân nhắc và nói rằng bạn đã tìm được một người chứng nhận khác.

Nguồn và Trích dẫn

1. ↑https://career.berkeley.edu/Grad/GradLetter
2. ↑http://www2.umf.maine.edu/careers/graduate-school-resources/requesting-and-submitting-letters-of-recommendation/
3. ↑http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
4. ↑http://www2.umf.maine.edu/careers/graduate-school-resources/requesting-and-submitting-letters-of-recommendation/
5. ↑http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
6. ↑https://career.berkeley.edu/Grad/GradLetter
7. ↑https://career.berkeley.edu/Grad/GradLetter
8. ↑http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
9. ↑http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
10. ↑http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf

Theo wikihow.vn

----------------------------

Hợp Tác Cùng YBOX.VN Truyền Thông Miễn Phí - Trả Phí Theo Yêu Cầu tại http://bit.ly/YBOX-Partnership

Đọc tiếp