Cách Viết Email Xin Việc Hiệu Quả Bạn Nhất định Nên Biết - CareerLink

Nói đến cách viết email xin việc hiệu quả, đôi khi chính những điều nhỏ nhặt lại có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Càng hoàn thiện email của bạn, bạn càng có cơ hội tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng tiềm năng. Thực hiện theo các mẹo sau đây để có email xin việc chuẩn và bạn sẽ tăng cơ hội nhận được một cuộc phỏng vấn.

Những lưu ý trước khi viết email xin việc

Sử dụng địa chỉ email phù hợp

Thật nhanh chóng và dễ dàng để thiết lập một tài khoản email mới. Có nhiều dịch vụ email miễn phí dựa trên web, như Gmail, Outlook mà bạn có thể sử dụng. Hầu hết các điện thoại và máy tính bảng sẽ cho phép bạn truy cập email cá nhân của mình thông qua một ứng dụng, điều này giúp bạn dễ dàng kiểm tra và trả lời email, nhất là khi bạn đang muốn có cơ hội việc làm.

Hãy sử dụng một tài khoản phù hợp với công việc dựa vào “công thức”: tenho@email.com. Tránh sử dụng các địa chỉ email không chuyên nghiệp như cogaibuongbinh@hotmail.com hoặc hoangtube123@gmail.com. Việc sử dụng đúng tên họ của bạn sẽ luôn mang lại hiệu quả tốt.

Địa chỉ email bạn sử dụng là một trong những điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ nhận thấy, vì vậy hãy chắc chắn rằng nó phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn, chứ không phải là cuộc sống cá nhân hay gia đình của bạn.

Thêm chữ ký vào email của bạn

Khi bạn đã sẵn sàng địa chỉ email, hãy thiết lập chữ ký email bao gồm thông tin liên hệ của bạn và thêm nó vào tất cả các email bạn gửi. Chữ ký của bạn nên bao gồm họ tên, địa chỉ nơi ở, địa chỉ email, số điện thoại, trang mạng xã hội (nếu có).

Khi bạn đã thiết lập tài khoản, hãy gửi cho mình một vài tin nhắn thử nghiệm và trả lời để đảm bảo bạn có thể gửi và nhận thư một cách thuận lợi. Sau đó, sử dụng tài khoản email này để liên lạc trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn. Hãy chắc chắn kiểm tra tài khoản email thường xuyên, ít nhất là 1 lần/ngày để có thể trả lời ngay lập tức cho các nhà tuyển dụng.

Cách viết email xin việc chuẩn nhất

Viết dòng tiêu đề đầy đủ thông tin

Một trong những cách viết email xin việc hiệu quả là bạn cần để ý tiêu đề. Dòng tiêu đề email nên bao gồm tên của bạn và vị trí bạn đang ứng tuyển đồng thời bày tỏ rằng đó là một email ứng tuyển công việc. Đây có lẽ là phần dễ bị bỏ qua nhất của một email, đặc biệt là email xin việc làm. Trước khi mở email, nhà tuyển dụng sẽ đọc tiêu đề. Nếu tiêu đề không phù hợp, họ sẽ không mở email.

Nhà tuyển dụng nhận được rất nhiều email hàng ngày nên hãy chắc rằng dòng chủ đề của bạn có nhiều thông tin và đi vào trọng tâm. Trong trường hợp, tin đăng tuyển dụng có mã số công việc, hãy đưa nó vào trong dòng tiêu đề email. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên kết email tìm việc của bạn đến các vị trí ứng tuyển cụ thể.

Công thức của một tiêu đề email xin việc như sau: Họ tên + vị trí ứng tuyển (kèm mã số nếu có) + tên công ty

Lời chào trang trọng

Email xin việc nên được viết một cách chuyên nghiệp. Đây không phải là nơi để cho thấy sự tự nhiên hay thân thiện. Nếu bạn viết email một cách bình thường thì bạn sẽ trông như một kẻ nghiệp dư và thiếu tôn trọng. Sử dụng lời chào trang trọng sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.

Không bao giờ bắt đầu email của bạn với các từ như “Chào” hoặc “Xin chào”. Điều này chỉ dành riêng cho những người bạn đã biết. Cách an toàn và chuyên nghiệp nhất để sử dụng trong email xin việc là Dear Mr./Ms. + tên của nhà tuyển dụng. Lời chào này rất trang trọng và là điều nhà tuyển dụng nào cũng thích nhìn thấy.

Nội dung email

Trong cách viết email xin việc, bạn cần giải thích lí do vì sao bạn viết email này ở đoạn đầu tiên. Hãy đề cập đến nơi bạn đã đọc được thông tin tuyển dụng, ngày mà nó được đăng và cách mà bạn thấy bài đăng đó (chẳng hạn: được đăng trên trang web của công ty, được đăng trên trang tìm kiếm việc làm…)

Đoạn giữa – Phần này của bức thư là nơi bạn đưa vào các điểm nổi bật để thu hút nhà tuyển dụng. Vì sao bạn là người phù hợp với công việc? Bạn có thể mang đến lợi ích nào cho công ty? Hãy làm nổi bật các công việc và trách nhiệm cũng như thành tích liên quan đến vị trí ứng tuyển. Một điều nên nhớ là đừng “sao chép” toàn bộ CV của bạn khi viết phần này.

Đoạn cuối – Sử dụng không gian này để cảm ơn nhà tuyển dụng đã đọc email của bạn và đề cập rằng CV của bạn được đính kèm. Đó cũng là không gian để cảm ơn nhà tuyển dụng đã xem xét email xin việc của bạn và hỏi về thời gian bạn sẽ nhận được câu trả lời.

Lời chào kết thúc

Tương tự như lời chào mở đầu, câu kết thúc email của bạn phải trang trọng và chuyên nghiệp. Đừng kết thúc email với những từ như “Chúc những điều tốt nhất đến với anh/chị”, hay “Chúc anh/chị một ngày tốt lành”. Điều này cho thấy sự thân thiết và không phù hợp với một email xin việc chuyên nghiệp khi bạn chưa gặp nhà tuyển dụng lần nào trước đây. Bạn cần lời chào kết thúc trang trọng hơn. “Trân trọng” là lời kết tốt nhất cho một email chuyên nghiệp.

Luôn thêm tệp đính kèm có liên quan

Email xin việc của bạn chỉ có ý nghĩa nếu nó chứa các tài liệu hỗ trợ như CV cho việc ứng tuyển của bạn. Hãy kiểm tra kỹ xem bạn có thực sự đính kèm chúng vào email hay không. Nếu bạn quên đính kèm các tài liệu này trong email và khi nhà tuyển dụng không thể tìm thấy chúng, họ sẽ bỏ qua việc xem xét. Do đó, hãy chắc chắn rằng bạn đính kèm các tệp này vì cuối cùng chúng sẽ xác định xem bạn có thực sự đủ điều kiện cho một cuộc phỏng vấn hay không.

Cũng nói thêm rằng, cách viết email xin việc không giống với thư xin việc. Nó không thay thế nội dung của thư xin việc hoặc CV xin việc của bạn. Không cần lặp lại tất cả những nội dung đó trong phần thân của email. Bạn cũng không cần thêm địa chỉ của bạn và địa chỉ công ty vào email giống như thư xin việc. Email này chỉ nên làm nổi bật một cách ngắn gọn ý định làm việc của bạn tại một công ty cụ thể.

Mẫu email xin việc chuẩn

Bây giờ bạn đã biết cách viết email xin việc và để tăng thêm sự tự tin khi viết, bạn có thể tham khảo các mẫu email khi ứng tuyển công việc sau đây.

Mẫu email xin việc dành cho sinh viên mới ra trường

Kính gửi anh/chị [Tên nhà tuyển dụng],

Tôi đã đọc được một thông tin tuyển dụng trên trên web công ty của anh/chị mà tôi tin rằng nó rất phù hợp với khả năng của tôi, đó là vị trí [tên vị trí] (mã số là…) tại [tên công ty]. Sau khi đọc mô tả công việc cùng các yêu cầu và đánh giá các kinh nghiệm của bản thân, tôi biết rằng mình sẽ là một mảnh ghép quan trọng trong công ty của anh/chị.

Tôi vừa tốt nghiệp Cử nhân… của Đại học… Hiện tại, tôi rất muốn áp dụng các kỹ năng và kiến thức đã học được vào một công ty như [tên công ty ứng tuyển]. Là một … tôi có thể áp dụng các kỹ thuật để tạo ra… [kết quả mà nhà tuyển dụng mong muốn].

Tôi đã đính kèm thư xin việc, CV và giấy chứng nhận vào email để anh/chị tiện xem xét. Tôi mong rằng anh/chị sẽ dành một chút thời gian để xem qua để có được bức tranh rõ hơn về tôi.

Tôi rất mong muốn được nói chuyện nhiều hơn với anh/chị về cơ hội việc làm này tại công ty và sẽ rất vui khi được nghe phản hồi của anh/chị về việc ứng tuyển của tôi.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Mẫu email xin việc dành cho người có kinh nghiệm

Nếu bạn đã làm việc được một số năm và đang tìm kiếm một công việc mới tại một công ty khác trong ngành của bạn, thì mẫu email này được tạo cho bạn. Kinh nghiệm của bạn ở đây rất quan trọng và cần được nhấn mạnh trong email.

Tiêu đề email: Tên của bạn – Tên vị trí (mã số nếu có) – công ty

Kính gửi anh/chị [Tên nhà tuyển dụng],

Tôi có 4 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên phát triển phần mềm tại công ty trước đây. Tôi đã đọc được thông tin tuyển dụng của anh/chị cho vị trí Nhân viên Kiểm thử phần mềm (Software Tester) trên trang web tìm việc làm… Công ty XYZ nổi tiếng trong việc thử nghiệm tất cả các loại phần mềm và ứng dụng trước khi được đưa vào sử dụng. Khi biết chúng được lập trình như thế nào, tôi có thể nhanh chóng phát hiện tất cả các lỗi và lỗ hỏng cần được sửa chữa. Tôi tin rằng những kỹ năng và chuyên môn của tôi là những gì công ty anh/chị đang tìm kiếm.

Tôi đã đính kèm thư xin việc, CV và giấy chứng nhận để anh/chị tìm hiểu thêm về kỹ năng và kinh nghiệm làm việc của tôi. Tôi rất mong được trò chuyện nhiều hơn với anh/chị về vị trí công việc này. Hi vọng sẽ nhận được phản hồi của anh/chị trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Mẫu email xin việc dành cho thực tập sinh

Bất cứ thực sinh nào cũng có thắc mắc liệu rằng email xin việc dành cho thực tập sinh có giống email xin việc cho vị trí toàn thời gian hay không. Dĩ nhiên là có sự khác biệt. Hãy cùng tham khảo mẫu email xin việc dành cho thực tập sinh sau đây để biết thêm nhé.

Tiêu đề email: Tên của bạn – Vị trí thực tập – Tên công ty

Kính gửi anh/chị [Tên nhà tuyển dụng],

Tôi hiện là sinh viên năm cuối của Đại học [tên trường] và tôi rất mong muốn có được cơ hội thực tập tại ngân hàng của anh/chị. Chuyên ngành chính của tôi là Tài chính doanh nghiệp và mục tiêu của tôi là có một công việc trong ngành ngân hàng. Sau khi tìm hiểu, tôi nhận thấy ngân hàng của anh/chị là nơi phù hợp để tôi có thể học hỏi từ những người giỏi nhất trong ngành.

Tôi đã đính kèm một thư xin việc, CV và bảng điểm vào email để anh/chị có thể xem xét thêm. Tôi hi vọng rằng anh/chị sẽ dành một chút thời gian để xem qua.

Rất mong nhận được câu trả lời từ anh/ chị.

Xin chân thành cảm ơn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Mẫu email xin việc tiếng Anh

Đối với một số công ty, email xin việc tiếng Anh là điều bắt buộc. Vậy, bạn đã biết cách viết email xin việc tiếng Anh hiệu quả hay chưa? Nếu chưa, hãy cùng tìm hiểu thông qua mẫu email sau đây nhé.

Dear Mr./Ms. [Tên nhà tuyển dụng],

I was very interested in reading the job ad for the position of Digital Marketing. I think my experience is suitable for the responsibilities and requirements of this role, so I’m pleased to submit my CV for the position.

I have 5 year’s experience in Digital Marketing, especially SEO, Google ads, Facebook ads, Email marketing, PR on Social Media…

I have attached my CV in this email. I hope you will read to know more about my background, skills, education, achievements and awards.

If you need any further information, please let me know. I look forward to your response about this opportunity.

Thank you for your consideration.

[Tên của bạn]

Một số lỗi nên tránh trong cách viết email xin việc

Viết sai tiêu đề email

Cách bạn giao tiếp nên thể hiện sự tôn trọng, và điều đó bắt đầu bằng sự chính xác và trung thực. Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng các tiêu đề email truyền tải chính xác ý của bạn, chứ không phải các tiêu đề email khuyến khích người đọc mở nhưng khiến họ thất vọng về nội dung.

Không nhà tuyển dụng nào đánh giá cao các tiêu đề email cho thấy rằng ai đó đang có nhu cầu khẩn cấp nói chuyện với họ nhưng khi mở email thì đó chỉ là hồ sơ ứng tuyển. Hãy minh bạch – tiêu đề email chỉ nên bao gồm tên của bạn, vị trí ứng tuyển và tên công ty.

Viết sai tên hoặc chức vụ của nhà tuyển dụng

Một trong những sai lầm nên tránh trong cách viết email xin việc hiệu quả là viết sai tên nhà tuyển dụng. Có thể bạn sẽ nghĩ rằng chắc chắn mình sẽ không thể viết sai tên hoặc chức vụ của họ. Tuy nhiên, khi viết nhiều email xin việc khác nhau, bạn hoàn toàn có thể nhầm lẫn tên của nhà tuyển dụng ở công ty này với công ty khác. Nếu ai đó gọi sai tên bạn, bạn sẽ như thế nào? Dĩ nhiên sẽ có một chút không vui phải không. Nhà tuyển dụng cũng vậy. Kèm với sự khó chịu, họ sẽ đánh giá thấp bạn vì sự thiếu cẩn trọng và nhiệt tình.

Sử dụng các biểu tượng cảm xúc

Nhiều nhà tuyển dụng chia sẻ rằng khoảnh khắc họ nhìn thấy một biểu tượng cảm xúc của ứng viên trong email, họ đã hoàn toàn bỏ qua email đó. Biểu tượng cảm xúc chỉ dành bạn bè hoặc người thân thiết, không phải là mối quan hệ công việc, nhất là khi bạn đang bắt đầu làm quen với nhà tuyển dụng.

Sai chính tả, ngữ pháp

Mặc dù bạn có thể bạn không ứng tuyển vào công việc liên quan đến viết lách nhưng bạn cần nhận ra rằng sai chính tả, ngữ pháp có thể khiến bạn đánh mất cơ hội việc làm. Diễn đạt không rõ ràng có thể dẫn đến những hiểu lầm và nhà tuyển dụng sẽ đánh giá không tốt về khả năng giao tiếp của bạn.

Hãy chứng minh khả năng giao tiếp tốt của bạn bằng cách viết email xin việc rõ ràng, đúng ngữ pháp và chính tả nói lên rất nhiều điều về bạn, rằng bạn kiên nhẫn và tập trung, và điều quan trọng nhất là bạn quan tâm đến cách mà bạn được đánh giá. Đây là đặc điểm mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng sẽ coi trọng.

Bài viết trên đây đã chia sẻ một số mẹo về cách viết email xin việc một cách chuyên nghiệp và lịch sự nhất. Tóm lại, đừng quên giữ dòng tiêu đề cũng như nội dung email của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Email xin việc không nên dài như một bài luận. Ngoài ra, không lặp lại những gì đã viết trong CV của bạn, chỉ cần đưa ra những điểm chính. Bạn cũng cần tạo chữ ký email của riêng mình cho các email xin việc và chỉ nên đính kèm các tài liệu thích hợp.

Bây giờ bạn đã biết cách viết email xin việc của bạn và làm thế nào để định dạng nó rồi phải không? Vậy thì hãy bắt đầu viết và gửi email xin việc của bạn. Nếu áp dụng tốt những gì được chia sẻ, chắc chắn rằng các nhà tuyển dụng sẽ thích những gì họ đang đọc.

Hiền Trần

Về Tác Giả

CareerLink

Bài Mới Nhất

• Góc kỹ năng2024.12.23Đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng: hỏi gì để tạo ấn tượng?
• Góc kỹ năng2024.12.19Cầu thị là gì? Làm thế nào để trở thành người có tính cầu thị?
• Kiến thức kinh tế2024.12.19IPO là gì? Lợi ích và điều kiện để thực hiện IPO
• Tư vấn nghề nghiệp2024.12.19Trung cấp nghề là gì? Có nên lựa chọn học trung cấp nghề?