Cách Viết Mail Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Nhật - Japan IT Work

Các lưu ý về manner khi xin nghỉ phép

Khi xin nghỉ phép cần lưu ý các điểm dưới đây.

Thời điểm lấy ngày nghỉ

Đầu tiên cần xem tình hình công việc của bản thân để xác định khoảng thời gian công việc cho phép nghỉ. Chú ý xem xét cả thời gian đồng nghiệp có dự định nghỉ, vì nếu quá nhiều người nghỉ cùng lúc khối lượng công việc sẽ dồn vào các đồng nghiệp khác. Ngoài ra, đương nhiên cần tránh xin nghỉ vào đợt cao điểm của công việc.

Thảo luận sớm với sempai/ sếp về việc lấy ngày nghỉ

Với những ngày nghỉ ngắn như 1 ngày thông báo/xin nghỉ trước 3 ngày trở lên, tốt nhất là trước 1 tuần. Với những kỳ nghỉ dài trên 3 ngày lý tưởng nhất là xin nghỉ trước 1 tháng.

Tuy nhiên, với những kỳ nghỉ dài, trước khi xin nghỉ cần thảo luận với sempai hoặc sếp về dự định thời gian lấy ngày nghỉ. Trong trường hợp có công việc quan trọng sempai hoặc sếp sẽ có ý kiến về việc thay đổi/ di chuyển lịch nghỉ của bạn vào thời gian hợp lý hơn.

Sắp xếp công việc trong thời gian nghỉ

Cần sắp xếp để công việc không bị ngừng lại trong thời gian bạn xin nghỉ, đặc biệt những công việc chỉ có người phụ trách duy nhất là bạn. Cố gắng hoàn thành hoặc bàn giao công việc cho đồng nghiệp rõ ràng, cụ thể.

Với những công việc quan trọng với khách hàng, cần suy nghĩ trước về phương án liên lạc trong thời gian xin nghỉ khi có việc bắt buộc phải giải quyết.

Thông báo với người trong công ty/ khách hàng về thời gian nghỉ

Nếu có liên lạc trong thời gian nghỉ, cần thông báo cụ thể với người trong công ty cũng như khách hàng trước khi nghỉ. Nội dung thông báo cần bao gồm thời gian nghỉ từ bao giờ đến bao giờ, trong thời gian vắng mặt ai sẽ thay bạn giải quyết/ xử lý công việc.

Gửi lời chào/ cảm ơn sau khi kết thúc kỳ nghỉ

Khi bạn xin nghỉ cũng có nghĩa sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến những người liên quan đến công việc của bạn. Bởi vậy việc thể hiện sự cảm ơn sau khi kỳ nghỉ kết thúc là việc rất quan trọng. Nếu xin nghỉ để đi du lịch, có thể mang một chút quà như những hộp bánh nhỏ để cảm ơn.

Cách viết mail xin nghỉ phép

Mail đăng ký nghỉ

Sau khi đã xin ý kiến và nhận được sự đồng ý của sempai/ sếp về việc lấy ngày nghỉ, cần gửi mail xin nghỉ đến bộ phận quản lý trong công ty. Tuỳ công ty sẽ có form điền xin ngày nghỉ. Với các công ty không có form cố định, sử dụng mail để xin nghỉ có thể tham khảo nội dung dưới đây.

Mail xin nghỉ cần có tiêu đề rõ ràng. Nội dung trong mail cần ghi cụ thể và chính xác ngày tháng thời gian xin nghỉ. Cần kiểm tra thật cẩn thận phần ngày tháng xin nghỉ, tránh sai sót sẽ làm ảnh hưởng đến việc đồng nghiệp/ sếp nắm được thời gian nghỉ của bạn.

Tham khảo mẫu mail xin nghỉ:

Tiêu đề mail：

有給休暇取得の件

Nội dung mail:

○○部長（宛先は取得申請の担当者）

お疲れ様です。○○部の○○です。

有給休暇取得申請の件で連絡をいたしました。

有給休暇取得日

日時：○○月○○日（～△△月△△日）

理由：私用のため、年次有給休暇を取得させていただきます。

○○課長にもお伝えし、業務に支障が無いようにしっかりと引継ぎを行います。

ご迷惑をお掛けして申し訳ありませんが、ご了承ください。

よろしくお願い致します。

○○部　○○

Mail thông báo với đồng nghiệp về việc lấy ngày nghỉ

Có thể thông báo/bàn giao công việc với đồng nghiệp bằng miệng hoặc giấy tờ. Tuy nhiên nếu công việc của bạn có liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty, cần gửi mail để đồng nghiệp trong các bộ phận khác cũng nắm được dự định nghỉ của bạn, tránh ảnh hưởng công việc.

Tham khảo mẫu mail:

Tiêu đề mail:

【勤怠連絡】○月○日（○）～○日（○）にお休みをいただきます（△△※名前）

Nội dung mail:

○○課の皆様

おつかれさまです。△△です。

私用のため、下記の日程で有給休暇を取得させていただきます。

【有給休暇期間】

平成○○年○月○日（○）～○月○日（○）

○○の案件は○○さんに、別途引き継ぎをさせていただきます。

また、休暇の間も携帯電話、メールへの連絡は

なるべく確認するようにいたしますので、

急ぎの案件等ございましたら、下記にご連絡ください。

携帯電話：000-0000-0000

メール：xxx-xxx＠xxxxxx.xx.xx

不在の間はご不便をお掛けしますが、何とぞよろしくお願いいたします。

Việc sử dụng ngày nghỉ có lương là quyền lợi của người lao động, nên bạn không cần quá e ngại sử dụng quyền lợi này. Tuy nhiên để ngày nghỉ của bạn không làm ảnh hưởng đến công việc và mọi người xung quanh, cần lưu ý các manner như trên khi lấy ngày nghỉ.

Theo tomonivj.jp

Japan IT Works