Cách Viết Mail Xin Việc đúng Chuẩn, Tạo ấn Tượng Tốt

Hiện nay, thị trường lao động đang có sự thay đổi lớn khi dịch chuyển từ hình thức tuyển dụng truyền thống sang tuyển dụng online. Lúc này, để gây ấn tượng với doanh nghiệp, ứng viên cần trang bị một số kỹ năng mềm cần thiết và một trong số đó là kỹ năng viết mail xin việc, ứng tuyển.

Nếu bạn là sinh viên mới ra trường hoặc là người chưa quen với công nghệ, hãy theo dõi bài viết này để biết cách viết mail xin việc đúng chuẩn và gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng nhé!

» Có thể bạn quan tâm: Cách viết mục tiêu nghề nghiệp trong CV

Chuẩn bị trước khi viết email xin việc

Trước khi viết email xin việc chúng ta tìm hiểu xem: Email xin việc là gì?

Hiểu đơn giản thì mail xin việc là phần nội dung được trình bày qua email và gửi kèm hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng. Mail xin việc giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho cả người tuyển dụng và bên ứng tuyển.

Trên thực tế, email xin việc đã trở nên phổ biến từ lâu và không quá khó để hoàn thành nó. Tuy nhiên, đối với những ứng viên mới thực hiện lần đầu sẽ không tránh khỏi những bỡ ngỡ.

» Tham khảo: Cách viết thư cảm ơn sau phỏng vấn

Dưới đây là một số điều cần chuẩn bị trước khi viết mail xin việc:

1. Tên (địa chỉ) email

Đối với tên email, nên để tên ngắn gọn sẽ gây ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Có nhiều bạn hay tạo email với những tên rất dài hoặc tên ngộ nghĩnh đáng yêu như: meoconngonghinhhaycuoi@gmail.com.vn chẳng hạn.

Nếu bạn đang sở hữu một email như vậy, hãy cân nhắc thay đổi ngay. Một số gợi ý về cách đặt tên mail để bạn tham khảo:

1. Để tên gắn liền với ngày tháng năm sinh của mình ví dụ như: “ngocanh1993gmail.com” hoặc “nguyenthang410gmail.com”;
2. Để tên gắn liền với công việc, nghề nghiệp của bạn. Ví dụ: “trang.design@gmail.com”.

2. Tên hiển thị email

Tên hiển thị email là một trong những điều mà phần lớn chúng ta ít để ý đến nhưng đây lại là phần rất quan trọng cần chú ý khi viết email xin việc.

Không viết hoa và không dùng tên thật là 2 lỗi chính mà các bạn thường mắc phải khi đặt tên hiển thị email. Mặc dù không phải lỗi quá lớn nhưng với các nhà tuyển dụng bạn có thể bị một điểm trừ đấy.

Trong mỗi đợt tuyển dụng, có nhiều ứng viên tham gia ứng tuyển nên tỷ lệ cạnh tranh rất cao. Trong vô vàn email xin việc, nhà tuyển dụng sẽ nhanh chóng bỏ qua những email có tên kém chuyên nghiệp. Liệu việc bị loại ngay từ đầu chỉ vì tên email có khiến bạn thấy khó chịu? Nếu có, hãy cân nhắc đổi tên ngay nhé.

Để đổi tên email rất đơn giản các bạn có thể làm theo 3 bước sau:

- Bước 1: Nhấn chọn vào phần Cài đặt <setting> sau đó chọn Tài khoản và Nhập <Accounts and Import>

- Bước 2: Chọn vào Chỉnh sửa thông tin < Edit info>

- Bước 3: Sửa tên hiển thị trong bảng hiện ra rồi chọn lưu thay đổi <Save>

Như vậy là bạn đã có tên email hiển thị rất chuyên nghiệp với 3 bước thật ngắn gọn rồi. Bạn có thểÇ đặt tên email hiển thị theo mẫu như tên, họ tên hoặc tên với trường hay cơ quan làm việc. Ví dụ Nguyễn Thăng, Huyền NEU…

Cách viết email xin việc đúng chuẩn, tạo ấn tượng tốt

Ở phần này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách viết email xin việc đúng chuẩn, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng một cách cụ thể và chi tiết nhất:

1. Tiêu đề mail xin việc

Thông thường có 2 trường hợp hay xảy ra với tiêu đề email xin việc:

- Trường hợp thứ 1: Bên phía tuyển dụng có hướng dẫn ghi cụ thể, rõ ràng tiêu đề mail xin việc

Đối với trường hợp này nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu rõ ràng ở cuối thông tin tuyển dụng như ứng viên tham gia tuyển dụng nộp hồ sơ và cv xin việc theo địa chỉ email “abc@gmail.com” với tiêu đề là “ Họ và tên - Tên công ty - Ứng tuyển vị trí”.

Lúc này, bạn chỉ cần thay tên, vị trí ứng tuyển và tên công ty theo tiêu đề họ đưa ra là được. Điều này cũng dễ dàng để nhà tuyển dụng dễ dàng phân loại và sàng lọc email tiện lợi cho công việc của họ hơn.

- Trường hợp thứ 2: Bên phía nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu cụ thể đối với tiêu đề của email xin việc

Trong trường hợp này bạn nên viết ngắn gọn, rõ ràng bao gồm: Tên và vị trí mình ứng tuyển trên tiêu đề của email.

Lưu ý: Không nên viết quá lan man, dài dòng đan xen cảm xúc cá nhân vào nhé.

2. Nội dung email xin việc

- Phần mở đầu

Đầu tiên, hãy dùng cụm từ “Kính gửi” làm mở đầu nội dung của email xin việc để thể hiện sự tôn trọng cần có đối với người nhận.

Lúc này, có thể xảy ra 2 trường hợp:

Bạn biết rõ người nhận email là cá nhân, hãy để tiêu đề là: “Kính gửi tên cá nhân và tên phòng ban”.

Ví dụ: Kính gửi anh Ngô Văn Toàn - Bộ phận nhân sự

Nếu bạn không biết rõ người nhận đơn xin việc là cá nhân nào mà chỉ biết bộ phận trực thuộc nào thì có thể ghi “Kính gửi tên bộ phận - Tên của công ty”

Ví dụ: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự - Công ty liên doanh TNHH KFC Việt Nam

- Phần nội dung

Thông thường, nội dung của email xin việc sẽ bao gồm 3 phần sau:

1. Giới thiệu ngắn gọn về bản thân;
2. Mục đích của việc viết email này hoặc vị trí bạn muốn ứng tuyển là gì?
3. Trình bày các kỹ năng nghiệp vụ, kinh nghiệm bạn đã có cũng như mục tiêu phấn đấu trong công việc để ghi điểm tuyệt đối cho lĩnh vực bạn đang ứng tuyển.

- Phần kết

Ở phần này, bạn nên gửi lời cảm ơn tới phía nhà tuyển dụng vì đã tạo điều kiện để bạn được ứng tuyển cũng như dành thời gian xem email xin việc này của bạn.

3. Chữ ký email

Một trong những cách gửi mail xin việc chuyên nghiệp là cài đặt chữ ký email bao gồm:

1. Họ và tên
2. Số điện thoại
3. Các thông tin khác như địa chỉ website
4. Nghề nghiệp

Cách để tạo chữ ký email như sau:

- Bước 1: Nhấn chọn vào phần Setting <cài đặt>

- Bước 2: Trong mục “General” chọn “Chữ ký”

- Bước 3: Tiến hành sửa chữ ký theo ý của bạn

- Bước 4: Sau khi sửa xong chọn Save < lưu thay đổi>

4. Đính kèm tệp (nếu có)

Thông thường email xin việc mẫu sẽ bao gồm:

1. Đơn xin việc
2. CV xin việc
3. Bằng cấp chứng chỉ kèm theo.

Những tài liệu này sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về bạn, đây cũng là cách chứng minh năng lực và thế mạnh của bạn.

Để đảm bảo thông tin chính xác không bị lỗi định dạng, chúng ta nên lưu tài liệu dưới dạng PDF và đặt tên tiếng Việt không dấu cho các tài liệu này.

5. Kiểm tra lại email trước khi gửi

Cuối cùng, trước khi gửi email xin việc, bạn cần kiểm tra thật kỹ lại toàn bộ nội dung và các file để tránh tình trạng thiếu hoặc sai sót.

Danh sách các phần cần kiểm tra bao gồm:

1. Tên email
2. Tên hiển thị email
3. Tiêu đề của email
4. Địa chỉ của người nhận
5. Nội dung của email
6. Các tài liệu đính kèm
7. Ngoài ra có một vài chú ý khác trong cách viết email xin việc khác như:
8. Phần “Kính gửi” nên in đậm;
9. Trong email nên sử dụng văn phong lịch sự, trang trọng không nên dùng nhiều cảm xúc biểu cảm cá nhân;

Và cuối cùng là tuyệt đối không mắc phải lỗi sai chính tả.

Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức liên quan đến việc viết mail xin việc. Có thể nói, khi biết cách viết email xin việc đúng chuẩn, tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng là bạn đã có thành công bước đầu trong hành trình chinh phục công việc ước mơ của mình rồi đấy. Chúc các bạn thành công!

Xem ngay những vị trí KFC đang tuyển dụng » TẠI ĐÂY