Cách Viết Một Email Nghỉ Bệnh Chuyên Nghiệp (với Các Ví Dụ)

Bạn thức dậy với cảm giác tồi tệ và bạn nhận ra rằng bạn không thể trình báo để làm việc ngày hôm nay.

Nói cho sếp của bạn rằng bạn không thể đi làm thật đáng sợ, ngay cả khi văn phòng của bạn có một chính sách thoáng về nghỉ phép. Bạn không muốn sếp của bạn nghĩ rằng bạn đang uể oải, nhưng bạn cũng không muốn để lộ quá nhiều thông tin rằng cuộc nói chuyện đó trở nên bất tiện.

Hướng dẫn này bao trùm tất cả mọi thứ bạn cần để viết một email nghỉ bệnh chuyên nghiệp, thêm cả những mẫu có thể dễ dàng chỉnh sửa. Bạn cũng sẽ tìm thấy những lời khuyên để viết một email nghỉ bệnh cho những bệnh theo định kỳ hoặc vô hình.

1. Theo qui định của công ty

Theo qui định nghỉ phép có trong sổ tay hướng dẫn cho nhân viên của bạn hoặc tuân theo cách thức liên hệ ưu tiên của người quản lý của bạn . Đối với một số người, điều này có nghĩa là bạn được yêu cầu phải thông báo cho người quản lý của bạn ít nhất hai giờ trước khi có sự thay đổi của bạn. Một số công ty có thể yêu cầu bạn gọi khi bị bệnh thay vì gửi một email hoặc tin nhắn. Bạn cũng có thể cần phải thông báo cho đồng nghiệp và các khách hàng rằng bạn không có mặt tại văn phòng.

Một số người sử dụng lao động sẽ cần giấy bác sĩ khi nghỉ bệnh sẽ kéo dài hơn ba ngày. Nhưng cũng có những công ty nghiêm ngặt mà tại đó bạn phải gửi giấy bác sĩ ngay cả khi bạn chỉ nghỉ một ngày. Hãy hỏi quản lý của bạn hoặc kiểm tra hợp đồng lao động của bạn nếu bạn không chắc chắn người sử dụng lao động của bạn có cần giấy bác sĩ hay không.

2. Xin nghỉ sớm

Email khi bị bệnh hoặc gọi sớm, ngay sau khi bạn nhận ra rằng bạn không thể đi làm. Bị bệnh đột ngột và đi cấp cứu có thể khiến bạn quên đi công việc. Nhưng nó vẫn là trách nhiệm của bạn để gọi cho người quản lý của bạn sớm nhất có thể. Bạn không nên để cho họ mù tịt về nơi có thể tìm thấy bạn.

3. Những thông tin nên có trong email nghỉ bệnh của bạn

Giữ cho email của bạn rõ ràng và ngắn gọn. Dưới đây là danh sách những điều mà bạn cần bao gồm khi gọi điện hoặc email khi bị bệnh:

1. Lý do cho sự vắng mặt của bạn. Giữ cho phần này rõ ràng mà không đi quá sâu vào chi tiết. Viết bệnh cụ thể và những triệu chứng chính mà nó ngăn chặn bạn đến văn phòng. Bạn không cần phải liệt kê tất cả mọi thứ.
2. Bạn sẽ nghỉ việc trong bao lâu. Đây là dự đoán cho nhiều bệnh, chẳng hạn như cúm hoặc cảm lạnh, tồi tệ nhất là trong một hoặc hai ngày. Nếu bạn không chắc chắn khi nào bạn sẽ trở lại, hãy hỏi bác sĩ mất bao lâu để bạn khôi phục lại.
3. Địa chỉ liên hệ với bạn. Thông báo cho sếp của bạn xem bạn có thể trả lời câu hỏi qua email hay không. Bạn cũng có thể đính kèm một số điện thoại khẩn cấp trong trường hợp họ cần để liên hệ với bạn. Nếu bạn bị bệnh quá nặng không thể trả lời các email, hãy trung thực và làm rõ rằng bạn không thể liên lạc trong suốt thời gian vắng mặt.
4. Làm rõ liệu bạn sẽ làm việc hay không. Điều này áp dụng cho nhân viên làm việc qua điện thoại, từ xa, hoặc cấp cao cấp muốn tiếp tục làm việc ngay cả khi nghỉ viêc. Giám sát viên của bạn có thể cho phép bạn để làm việc qua điện thoại nếu bạn đang bị bệnh lây nhiễm, nhưng không quá nặng để có thể nghỉ ngơi hoàn toàn.
5. Giấy bác sĩ và các giấy tờ khác. Đề cập đến đến giấy bác sĩ bất kỳ, toa thuốc, hoặc giấy chứng nhận y tế mà bạn có thể cung cấp để hỗ trợ cho yêu cầu nghỉ bệnh của bạn.
6. Tên người đề xuất của bạn. Đề cập đến những người sẽ tiếp nhận các dự án và các cuộc họp hiện tại của bạn, do đó, người quản lý của bạn sẽ biết ai để liên hệ khi hỏi về công việc của bạn. Bạn có thể chỉ đơn giản viết là, "Ben sẽ tiếp nhận các cuộc họp khách hàng của tôi vào chiều nay, và anh ấy cũng sẽ cập nhật các dự án của tôi với khách hàng X."
7. Kết thúc chuyên nghiệp. Kết thúc email nghỉ bệnh của bạn với một kết thúc đơn giản và tên của bạn.

Bạn cũng có thể gửi email cho nhóm của bạn với một phiên bản rút gọn của email này mà nó không bao gồm các chi tiết của căn bệnh của bạn và giấy bác sĩ.

Bệnh ngày Email mẫu cho nhóm của bạn

Hi Team,

Xin lỗi, nhưng tôi không thể làm việc hôm nay. Tôi bị bệnh (cúm/ cảm lạnh/ đau dạ dày,...), do đó, tôi sẽ nghỉ làm ngày hôm nay. Tôi vẫn có thể (trả lời email/làm việc từ xa)."

Đó cũng là một ý tưởng tốt để thiết lập một email vắng mặt tại văn phòng để thông báo cho những người mà bạn đang làm việc cùng.

4. Những mẫu email nghỉ bệnh

Dưới đây là các mẫu khác nhau để trình bày cho bạn cách gửi email khi bị bệnh, tùy thuộc vào hoàn cảnh của bạn:

1. Mẫu email nghỉ bệnh đơn giản

Sử dụng mẫu này khi bạn nghỉ làm một ngày. Nó khá ngắn và không bao gồm nhiều chi tiết vì nghỉ một ngày không nhất thiết phải mất đến năm đoạn văn để giải thích.

"Xin chào (Tên của người quản lý),

Tôi viết email này để thông báo rằng tôi không thể đi làm hôm nay, (Ngày), vì tôi đang bị bệnh (bệnh của bạn). Tôi vẫn sẵn sàng để trả lời các email nếu bạn cần hỗ trợ gấp, tuy nhiên (tên đồng nghiệp) sẽ giải quyết các công việc của tôi ngày hôm nay để đảm bảo mọi thứ vẫn theo đúng tiến độ.

Mong anh/chị thông cảm,

(Tên của bạn)

Nhóm từ "Hỗ trợ gấp" chỉ là gợi ý rằng bạn sẽ không kiểm tra và trả lời các email cả ngày. Hãy nghĩ về nó như một cách khéo léo rằng bạn cần thời gian để nghỉ ngơi, tuy nhiên bạn cũng thực hiện đầy đủ bổn phận và sẽ sẵn sàng để tham gia nếu có một tình huống phát sinh mà chỉ bạn mới giải quyết được. Hãy bỏ nhóm từ "Hỗ trợ gấp" nếu bạn có kế hoạch trả lời các email như bạn vẫn làm thường ngày tại văn phòng.

2. Mẫu email nghỉ bệnh với yêu cầu sử dụng Đơn nghỉ phép

Sử dụng mẫu này nếu bạn có giấy bác sĩ và nếu bạn sẽ sử dụng ngày phép của mình để bù đắp cho sự vắng mặt đó.

"Kính gửi (tên người quản lý của bạn),

Tôi sẽ không thể trình báo làm việc hôm nay vì tôi cảm thấy không khỏe và bị (các triệu chứng mà bạn đang gặp phải). Tôi đã phải cấp cứu vào đêm qua và bác sĩ đã xác nhận rằng tôi đã bị bệnh (chẩn đoán của bác sĩ).

Bác sĩ yêu cầu (nghỉ bệnh X ngày) vì tôi (cần nghỉ ngơi, sẽ lây bệnh), do đó, tôi có đề nghị (tên người cộng tác) sẽ tiếp quản cuộc họp của tôi với (tên khách hàng) vào chiều nay. Họ cũng sẽ tiếp quả các công việc được giao của tôi khi tôi vắng mặt. Tôi có thể trả lời qua email nếu (anh/chị) cần gấp.

Tôi đã đính kèm giấy bác sĩ trong email này. Tôi rất cảm kích nếu (anh/chị) có thể chuyển email này kèm với đính kèm đến phòng HR để họ có thể thực hiện thủ tục cho ngày nghỉ bệnh của tôi. Cảm ơn sự giúp đỡ của (anh/chị)

Trân trọng,

(Tên của bạn)"

Hãy bỏ nhóm từ về đi cấp cứu nếu bạn không như vậy, hoặc chỉ cần chuyển thành "đi khám bệnh" nếu bạn đến gặp bác sĩ sau khi đi làm về.

Chú ý là luật Liên bang Mỹ không yêu cầu các công ty phải thanh toán tiền cho ngày nghỉ bệnh theo qui định của Bộ Lao động. Những quốc gia khác có thể có những luật lao động riêng về ngày nghỉ bệnh. Kiểm tra hợp đồng lao động của bạn tước khi sử dụng mẫu này.

Nhân sự (HR) không thường có trách nhiệm phải chấp thuận những đơn phép bệnh. Đôi khi người quản lý của bạn sẽ là người quyết định, do đó, bạn có thể sẽ muốn chỉnh sửa phần này trong mẫu vừa rồi tùy tùy theo chính sách của người sử dụng lao động của bạn.

3. Mẫu email nghỉ bệnh không hạn định

Sử dụng mẫu này khi bạn không chắc rằng khi nào bạn có thể trình báo trở lại làm việc.

"Kính gửi (Tên người quản lý),

Tôi viết email này để (anh/chị) biết rằng tôi không thể đến văn phòng hôm nay. Tôi cảm thấy (bệnh, hơi đau đầu,...) từ (tối qua, ngày hôm qua,...) và chỉ đi khám bệnh vào ngày hôm qua.

Họ chẩn đoán tôi bị (bệnh tật của bạn) và kê đơn thuốc trong (X ngày). Tôi cảm thấy đã tốt hơn một chút khi mà liều thuốc đầu tiên của thuốc đã có hiệu lực, nhưng tôi đã được đề nghị nên ở nhà vì cần thời gian để tôi để hoàn toàn hồi phục.

Tôi sẽ cố gắng hết sức để có thể thông báo cho (anh/chị) nếu tôi không thể làm việc vào ngày mai, vì thế, chúng ta có thể sắp xếp tạm thời cho khối lượng công việc của tôi. Trong khi chờ đợi, (tên của đồng nghiệp) đã đồng ý lo liệu nhiệm vụ của tôi cho ngày hôm này."

Để tham khảo thêm thông tin tổng quát về cách viết email chuyên nghiệp, xem các hướng dẫn sau đây:

• Writing How to Write Clear and Professional Emails David Masters

5. Sắp xếp một ai đó hỗ trợ cho bạn

Bạn đã nhận thấy rằng tất cả các mẫu email ở trên đều có sự giúp sức cho công việc của bạn bởi một đồng nghiệp đáng tin cậy? Bạn nên có một sự sắp xếp định trước với đồng nghiệp đó trước khi bạn cần phải vắng mặt, do đó, bạn chỉ cần gọi cho người đó khi bạn cần giúp đỡ.

Đồng nghiệp của bạn không do dự không phải là lý do duy nhất cho một sự sắp xếp được xác định trước. Đồng nghiệp của bạn cần phải biết làm thế nào để làm công việc của bạn, tìm một số các tập tin nhất định ở đâu trong máy tính của bạn, và những người nào sẽ liên hệ của bạn với khách hàng hoặc các nhà cung cấp. Nếu không họ sẽ chẳng có thông tin gì khi hỗ trợ cho bạn.

Bạn không cần phải chuẩn bị một quyển sổ thông tin về công việc của bạn. Chỉ cần viết một số ghi chú về các công việc của bạn, chẳng hạn như:

• những báo cáo mà bạn viết và khi nào sẽ phải nộp, như vậy đồng nghiệp của bạn có thể làm những báo cáo này trong trường hợp bạn ốm gần với một hạn kỳ nộp báo cáo.
• Các liên hệ với phòng ban và các công ty khác mà bạn đang làm việc, bao gồm tên, email và chức danh.
• Danh sách các dự án chờ và những người tham gia vào mỗi dự án đó.
• Các hướng dẫn về các công việc bàn giao mà chỉ bạn mới có thể giải quyết, do đó, một ai đó khác có thể làm việc này nếu bạn ốm quá nặng để làm việc tại nhà.
• Những nguồn liên quan, như website, sách, hay con người.

6. Tạo một thông báo vắng mặt tại văn phòng

Nếu bạn chưa có thông báo này, hãy tạo một thông báo vắng mặt tại văn phòng để báo cho mọi người rằng bạn không đi làm và không thể trả lời các email. Bạn chỉ cần kích hoạt thông báo này nếu bạn đã báo bệnh và đã thông báo cho sếp của bạn rằng bạn sẽ không thể trả lời các email tại nhà.

Thông báo này không giống như email mà bạn đã viết cho sếp và các đồng nghiệp của bạn. Bạn không cần thông báo cho những người bên ngoài nhóm làm việc của bạn về căn bệnh của bạn, lại càng không phải là các triệu trứng của bạn. Họ có thể không muốn nghe những chi tiết đấy đâu.

Bên dưới là một mẫu thông báo đơn giản không có mặt tại văn phòng mà bạn có thể thiết lập nó trong Gmail, Outlook hay những công cụ email khác.

"(Lời chào),

Tôi sẽ không có mặt tại văn phòng từ ngày (ngày bắt đầu) cho đến ngày (ngày cuối cùng).

Vui lòng liên hệ với (tên) tại (địa chỉ email) hoặc (số điện thoại) nếu có việc gấp. Mặt khác, tôi sẽ trả lời email của anh/chị ngay khi tôi trở lại. Xin cảm ơn".

7. Các trường hợp đặc biệt: Email nghỉ bệnh cho những căn bệnh định kỳ và vô hình

Một vài năm trước, tôi gọi là đường dây nóng về lực lượng lao động để thông báo bị bệnh, một thủ tục theo tiêu chuẩn cho công việc của tôi được thực hiện. Sau khi giải thích lý do tại sao tôi không thể đi làm, người ở đường dây bên kia la rầy tôi vì đây là lần thứ ba trong sáu tháng mà tôi gọi báo bệnh vì cùng một lý do. Lý do của tôi là một căn bệnh vô hình - một trong rất nhiều bệnh mà người bệnh trông có vẻ tốt trừ khi bạn nhìn thấy tất cả các loại thuốc theo toa mà họ đang dùng.

Rất nhiều các căn bệnh vô hình và định kỳ tồn tại, một số trong đó có thể kiểm soát được để có thể có một công việc. Theo tìm tòi của tôi, có vẻ như tôi không phải là người duy nhất cảm thấy tội lỗi và sợ hãi trong những cuộc đối thoại khó xử khi báo bệnh. Phần này là dành cho những người cần lời khuyên về làm thế nào để xử lý tình huống này tại nơi làm việc.

Julia Esteve Boyd, một nhà tư vấn nghi thức xã giao với một nền tảng quốc tế trong nghi thức xã giao dành cho doanh nghiệp, nói:

"Những căn bệnh định kỳ là có vấn đề, nhưng hầu hết những người sử dụng lao động đều thấu hiểu khi họ biết tất cả các sự thật quan trọng."

Tiết lộ căn bệnh định kỳ hoặc vô hình của bạn tại nơi làm việc có thể sẽ có sự giám sát chặt chẽ hơn nữa từ sếp hoặc phòng nhân sự của bạn. Đó là lý do tại sao nó bạn nên nghiên cứu các chính sách của người lao động về nghỉ phép tại công ty trước khi bạn tham khảo chủ đề này. Nếu không có gì trong hợp đồng hoặc sổ tay người lao động về nghỉ phép định kỳ, hãy hỏi các đồng nghiệp của bạn nếu họ biết một ai đó có tình huống tương tự trong công ty. Sau đó nói chuyện với người đó để xem cách họ xử lý các yêu cầu trước khi nghỉ bệnh, và sếp và nhân sự của họ xử lý nó như thế nào. Kinh nghiệm của họ sẽ cung cấp cho bạn một đầu mối về những gì bạn có thể mong đợi.

Eva Doyle, một quản lý với hơn 20 năm kinh nghiệm, tư vấn cho các nhân viên bị bệnh theo định kỳ để nói chuyện với quản lý của họ về tình trạng của họ trước khi họ cần phải nghỉ một ngày bệnh. Cô tiếp tục,

"Hãy chuẩn bị sẵn sàng để đến và thảo luận về kế hoạch của bạn để giải quyết tình trạng của bạn và tác động của nó đối với công việc của bạn."

Làm điều này cho phép bạn cộng tác với sếp của bạn để tạo ra một kế hoạch dự phòng cho các công việc của bạn, trong khi giảm thiểu tình trạng bất ngờ, ví dụ như gửi email nghỉ bệnh nhiều lần trong một tháng.

Đối với các cuộc hội thoại khó xử liên quan đến bệnh tật và các triệu chứng của bạn, Boyd và Doyle đều đồng ý rằng bạn chỉ nên tiết lộ các chi tiết quan trọng của tình trạng của bạn. Bạn có thể tiết lộ căn bệnh của bạn là gì và có một giải thích chung chung tại sao bạn lại không thể đi làm, chẳng hạn như đau nửa đầu, cơn đau hoặc sốt. Bỏ qua các chi tiết kỹ hơn về những gì bạn chịu đựng. Sếp của bạn sẽ vui hơn khi không biết về chúng.

Đạo luật Gia đình và Y tế (FMLA) cung cấp cho các nhân viên của người sử dụng lao động được Mỹ hỗ trợ lên tới 12 tuần nghỉ phép không lương cho trường hợp y tế cụ thể, mà họ có thể sử dụng cho chính mình hoặc một thành viên trong gia đình của họ ngay lập tức. Kiểm tra xem nếu người sử dụng lao động của bạn được hỗ trợ bởi các đạo luật FMLA hay không, như vậy bạn có thể sử dụng ích lợi này nếu bạn cần nghỉ phép ngay cả khi sếp của bạn phải miễn cưỡng để đồng ý.

Kết thúc: Gửi Email nghỉ bệnh đúng cách

Có thể bạn sẽ không nhớ tất cả mọi thứ trong bài hướng dẫn này cho đến khi bạn cần gửi email nghỉ bệnh. Như vậy cũng không sao. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể sẽ cần thông tin này, hãy đánh dấu bài này để bạn có thể tham khảo nó sau nhé.

Có một điều mà bạn nên nhớ đó là tuân theo chính sách nghỉ phép bệnh của công ty của bạn. Theo các hướng dẫn để đảm bảo ngày nghỉ bệnh của bạn không khiến bạn bị khiển trách vào ngày hôm sau khi bạn trình báo đi làm.