Cách Viết Thư Từ Chối Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh Lịch Sự Nhất

Khi nộp hồ sơ xin việc và sau đó trúng tuyển nhưng bạn có thể thấy rằng vị trí đó dường như không còn phù hợp  hoặc bạn đã tìm thấy một công việc tốt hơn. Điều cần làm lúc này là nên viết một bức thư từ chối lời mời phỏng vấn tới doanh nghiệp. Hãy cùng 4Life English Center (e4Life.vn) tìm hiểu cách viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh lịch sự, chuẩn mực và đầy đủ nhất.

1. Cấu trúc của thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Sau khi nhận được lời mới phỏng vấn thì trong vòng 24h thì ứng viên nên có hồi âm lại với nhà tuyển dụng. Mặc dù khi nhận lại thư từ chối từ bạn tất nhiên ít nhiều sẽ khiến nhà tuyển dụng thấy hụt hẫng, tuy nhiên bạn cũng nên thực hiện bởi vì:

• Thứ nhất, để nhà tuyển dụng có thể chủ động thay đổi kế hoạch phỏng vấn, không làm ảnh hưởng tiến độ tuyển dụng của họ.
• Thứ hai, đó là phép lịch sự và đồng thời thể hiện bạn là người có trách nhiệm.

Sau đây, là cấu trúc của một bức thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh:

1.1. Tiêu đề thư

Ứng viên chỉ cần Reply lại tiêu đề Email mà nhà tuyển dụng đã gửi đến khi mời phỏng vấn. Việc làm này giúp bạn đỡ phải suy nghĩ nhiều nên viết tiêu đề thế nào cho người đọc không cảm thấy buồn. Và điều này cũng tạo sự thuận lợi cho nhà tuyển dụng khi sàng lọc Email nhận về.

1.2. Lời chào đầu thư

Gửi lời chào trực tiếp tới người gửi Email mời bạn phỏng vấn. Thường thì thông tin này sẽ được thể hiện ở phần chữ ký cuối Email. Bạn nên ghi rõ tên và kèm theo chức danh thì càng tốt. Lúc này nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy được sự tôn trọng của bạn và không khiến bạn “mất điểm” khi từ chối họ.

Ví dụ: Dear Mr. Alex _ HR manager

1.3. Gửi lời cảm ơn

Một việc không thể thiếu khi hồi đáp thư tuyển dụng là một lời cảm ơn. Vì việc đưa bạn vào vị tri ứng viên phỏng vấn đã là một quá trình sàng lọc kỹ càng, tốn nhiều công sức và thời gian của các nhà tuyển dụng. Nhưng thứ họ lại nhận lời lời từ chối từ bạn thì họ sẽ cảm thấy rất hụt hẫng. Hãy sử dụng lời cảm ơn chân thành nhất để giảm đi tâm trạng của họ và mang tới không khí vui vẻ hơn.

Ví dụ: I’m grateful for the opportunity to interview at Company Name for Job Title.

Thank you so much for the invitation to interview at Company Name. I appreciate being considered as a candidate.

1.4. Đưa ra lí do từ chối

Dù bạn không làm việc tại doanh nghiệp đó nhưng bạn nên giữ lại ấn tượng tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Đây cũng là cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp thông minh. Bất kể lý do nào mà bạn từ chối có thể là môi trường làm việc căng thẳng, lương thấp, chỗ làm xa… thì thay vì nói thẳng sự thực, bạn nên chọn những lý do khác nhẹ nhàng hơn. Chẳng hạn như bạn đã nhận lời tuyển dụng từ một doanh nghiệp khác hay bạn có lý do vì gia đình,…

Ví dụ: Since I initially put in my application for this position, I was offered—and accepted—a job at another company, so I’m respectfully declining this offer.

1.5. Gửi lời chúc và hi vọng sự hợp tác trong tương lai

Đừng quên gửi một lời chúc tốt đẹp tới nhà tuyển dụng của bạn. Vì họ đã cho bạn một cơ hội việc làm nên việc gửi một lời chúc sẽ phần nào giúp họ vui vẻ trở lại và có thể để lại ấn tượng tốt đẹp hơn trong tương lai.

Ví dụ:  I wish you all the best in your search for a candidate.

Mở ra cơ hội trao đổi thông tin cùng một nhà tuyển dụng tiềm năng cũng là cách mở rộng cơ hội nghề nghiệp tương lai. Biết đâu đó có thể là đối tác làm ăn của bạn trong tương lai thì sao!

Ví dụ: Thank you again for considering me for this position. Please do not hesitate to get in touch if you have any questions.

1.6. Lời chào cuối thư

Kết thúc một bức thư đúng chuẩn và lịch sự luôn là lời chào thân ái và chữ ký của mình. Với mail từ chối phỏng vấn thì nên bổ sung thêm thông tin liên lạc để thuận lợi trao đổi khi cần.

Ví dụ: Sincerely,

{Tên của bạn}

Email:

Handphone:

2. Một số lưu ý khi viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

2.1. Hãy giữ phép lịch sự

Phép lịch sự là một yếu tố quan trọng để đánh giá con người của bạn. Cư xử lịch sự cũng là một phần của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống. Sau khi từ chối lời mời phỏng vấn, có thể bạn sẽ không còn làm việc với họ những biết đâu được bạn sẽ làm việc với họ trong một tương lai không xa. Như câu nói “Trái Đất hình tròn”, vì thế đừng để mình đánh mất cơ hội tốt trong tương lai vì đã để lại ấn tượng xấu với người khác. Hãy từ chối một cách khéo léo và lịch sự nhất có thể bạn nhé.

2.2. Hãy cẩn trọng

Tuyệt đối đừng nói ra chi tiết lý do thực sự bạn từ chối lời mời tham gia phỏng vấn. Có thể bạn nghe đâu đó những thông tin xấu vè công ti như phúc lợi không tốt, môi trường không phát triển,… nhưng hãy nên giữ cho riêng mình. Việc nói ra những thông tin chưa được xác thực này rất có thể sẽ khiến họ cảm thấy phật ý và để lại ấn tượng xấu với họ. Vì thế hãy giữ thông tin ngắn gọn và đơn giản.

2.3. Cân nhắc việc gợi ý ứng viên khác

Nếu đây là công ty có danh tiếng tốt, hãy kiểm tra lại những bạn bè, người thân xem có ai phù hợp với vị trí công việc đó. Nhà tuyển dụng có thể sẽ hứng thú với thông tin đó nếu họ thực sự cần. Điều này không những giúp được bạn bè mà còn gây được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Lưu ý nên hỏi ý kiến của bạn mình trước khi giới thiệu họ cho nhà tuyển dụng nhé.

3. Một số mẫu thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

3.1. Mẫu số 1

• Mẫu đơn giản

Dear [Hiring Manager’s name],

Thanks so much for taking the time to consider me for the [job title]

However, I would like to withdraw my application for this position.

I truly appreciate your taking the time to review my application.

Wishing you and your company the very best on the upcomings projects.

Best regards,

[Your full name]

[Your phone number]

“Chào anh/chị [tên nhà tuyển dụng]

Cảm ơn rất nhiều vì đã dành thời gian để xem xét về công việc [tên công việc] cho tôi.

Tuy nhiên, tôi muốn rút đơn cho vị trí này.

Tôi thật sự đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian để xem xét đơn đăng ký của tôi.

Chúc bạn và công ty của bạn những điều tốt nhất cho các dự án sắp tới.

Trân trọng,

[Tên người viết]

[Số điện thoại]”

3.2. Mẫu số 2

Dear Mr.John

First of all, I would like to express my special thanks for your concerns and your opportunity that you gave me.

I am extremely worried and sorry to inform you that my mother is suspected in breast cancer, endometrial cancer and gallstone. I have just received the diagnosis from doctor since yesterday. That’s why I must stay in hometown to take care her and bring her to see doctors for treatment if necessary. So I can not arrive to 4Life to work at present. I’m really sorry when I have to give up this great chance.

One more time, I would like to say warmly thank you, Mr. John. I hope that we will have another opportunity to work for you in the future. Wish you all health, success and happiness.

Best regards,

Nguyet Han

3.3. Mẫu số 3

Dear Mr.Smith,

My name is Nguyen Gia Han and I am applying for the Manager Marketing position in your company. I really regret and sorry to inform you that I am unable to accept that position.. After careful consideration, I found myself not really suitable for this job.

One more time, I would like to say warmly thank you. I hope that we will have another opportunity to cooperate in the future.

Wish you all health, success and happiness!

Best regards,

Gia Han

3.4. Mẫu số 4

Dear 4Life English Center,

First of all, I want to thank you for the opportunity to work as a SEO Specialist in your company. Honestly, I appreciate this chance a lot.

However, I am really sorry to inform you that I am unable to accept this position. For me, this was a very difficult decision, but after careful consideration, I realized that I was not really suitable for the job.Once again, I am very sorry and would like to thank your company for inviting me to work. I also sincerely apologize if this decision is inconvenient and affects the company’s recruitment process.

Best regards,

Phu Cuong

3.5. Mẫu số 5

Dear Mr.Minh – Marketing manager,

I am very happy to receive an interview for position marketing. This position is a great opportunity, however, after careful consideration, I regret Dear Mr.Minh, I am very happy to receive your invitation to the interview for the Marketing Executive position. This is a great opportunity for me. However, after careful consideration, I regret to inform you that I was offered a different job at another company. Thank you so much for your time and consideration. I hope to have opportunities to work with your company in the future. Wish you all health, success and happiness.

Best regards,

Linh Dan

3.6. Mẫu số 6

Dear Mr. / Ms. A

First of all, thank you so much for your concerns and the job opportunity that you gave me.

This position is a great opportunity, however, after careful consideration, I’ve decided to accept a position at another company.

One more time, thanks for your offer and your time. I believe that your company can find a candidate better than me.

Wish you all health, happiness, and success!

Best regards,

Thanh Man

Trên đây là toàn bộ cách viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh chuẩn mực và lịch sự nhất. Hy vọng với chia sẻ bổ ích từ 4Life English Center (e4Life.vn) sẽ giúp bạn tự tin hơn trong các vấn đề về kỹ năng giao tiếp và mong rằng bạn sẽ sớm tìm được một công việc phù hợp vào tương lai.

Tham khảo thêm:

• Hướng dẫn viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đơn giản
• Hướng dẫn viết thư bằng tiếng Anh dễ gây ấn tượng
• Cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh và các ví dụ mẫu