Cách Viết Thư Từ Chối ứng Viên Bằng Tiếng Anh Trong Vòng 5 Phút

Nếu là nhà tuyển dụng, hẳn bạn sẽ không còn xa lạ với thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh. Thế nhưng làm thế nào để có được một email từ chối ứng viên chuyên nghiệp, khéo léo, vừa khiến ứng viên không cảm thấy “tổn thương”, lại vừa để lại ấn tượng tốt về doanh nghiệp của bạn là điều không hề đơn giản. Bài viết của Blog TopCV sẽ đưa ra những lưu ý, những mẹo hữu ích mà bạn cần bỏ túi, để có thể viết email từ chối ứng viên chuẩn-không-cần-chỉnh.  

Nội dung bài viết

• Thư từ chối ứng viên là gì?
• Tại sao cần gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh?
• Nên gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh vào lúc nào là hợp lý nhất?
• Bỏ túi những gợi ý khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh
  • Phần mở đầu
  • Phần thân thư
  • Phần kết thư
• Những mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh hay nên tham khảo
  • Mẫu 1:
  • Mẫu 2:
• Những lưu ý khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh
  • Không sai chính tả
  • Không sai ngữ pháp
  • Một số từ ngữ thường dùng khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Thư từ chối ứng viên là gì?

Giống như tên gọi, Thư từ chối ứng viên là thư được nhà tuyển dụng hoặc bộ phận tuyển dụng gửi đến cho những ứng viên không đạt yêu cầu tham gia phỏng vấn, không trúng tuyển hoặc không được chọn vào vòng tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Thư từ chối ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp của người làm nhân sự.

>>Xem thêm: Top những bài viết hay nhất cho nghề nhân sự (HR)

Tại sao cần gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh?

Thư từ chối ứng viên hay email từ chối ứng viên mang ý nghĩa chính là để từ chối những ứng viên không đạt yêu cầu. Từ những đánh giá khách quan trung thực, kinh nghiệm phỏng vấn từ góc nhìn của nhà tuyển dụng sẽ giúp các ứng viên nhìn nhận lại khả năng, năng lực và kinh nghiệm của bản thân, từ đó tiếp tục trau dồi kiến thức kỹ năng, để những lần phỏng vấn tiếp theo được thành công hơn. 

Bên cạnh đó, thư từ chối, nếu được đầu tư đúng mức, còn là phương tiện giúp nhà tuyển dụng thể hiện sự chuyên nghiệp của mình, cũng như sự trân trọng đối với các ứng viên đã dành thời gian tham gia ứng tuyển.

Đặc biệt, trong thời đại toàn cầu hóa, thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh được dùng phổ biến trong môi trường làm việc quốc tế của doanh nghiệp. Ngôn ngữ tiếng Anh đang dần trở thành ngôn ngữ giao tiếp trong nhiều môi trường làm việc tại các công ty trong và ngoài nước. Vì vậy, nhà tuyển dụng cũng sẽ sử dụng ngôn ngữ này khi giao tiếp cùng ứng viên.

Nên gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh vào lúc nào là hợp lý nhất?

Không chỉ nội dung mà thời gian để gửi đi email từ chối ứng viên cũng rất quan trọng vì thư từ chối là một lá thư khá nhạy cảm và có thể gây ra những cảm xúc tiêu cực cho người nhận. Vậy gửi đi thời gian nào là hợp lý nhất?

Mọi ứng viên nào đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Sẽ không dễ chịu chút nào nếu ứng viên đã gửi hồ sơ ứng tuyển hoặc đã tham gia phỏng vấn nhưng sau đó không hề nghe được tin tức gì từ nhà tuyển dụng. Vậy nên nguyên tắc là không được để ứng viên chờ đợi quá lâu.

• Với ứng viên không được mời tham gia phỏng vấn: Bạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn vào vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, để chuyên nghiệp nhất thì một email từ chối ngắn gọn và lịch sự là điều nên làm. Và sự phản hồi này nên được thực hiện càng sớm càng tốt, khi bạn đã xem xét, đánh giá hồ sơ ứng viên.
• Với ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn: Họ xứng đáng được nhận một lá thư từ chối mang tính cá nhân hóa nhiều hơn. Hãy bày tỏ sự trân trọng, đánh giá cao về khả năng và thời gian mà họ đã dành cho doanh nghiệp. Hãy gửi thư từ chối cho họ không quá 48 giờ sau khi có kết quả phỏng vấn.
• Với ứng viên không trúng tuyển sau nhiều vòng phỏng vấn: Với những ứng viên đã đồng hành cùng bạn qua nhiều vòng phỏng vấn, thì bạn hãy thực sự chú ý khi gửi đi thư từ chối. Bởi họ đã bỏ rất nhiều thời gian và công sức cùng bạn, nếu không khéo léo, họ sẽ dễ bị “tổn thương” và có cái nhìn thiếu thiện cảm về doanh nghiệp. Hãy tranh thủ thông báo kết quả sớm nhất cho họ, càng sớm càng tốt và không quá 5 ngày sau khi có kết quả cuối cùng, tùy thuộc vào tính chất doanh nghiệp của bạn.

Bỏ túi những gợi ý khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Bây giờ là đến phần quan trọng nhất, cùng tìm hiểu cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh sao cho chuẩn nhất. Hãy đảm bảo, dù ngắn gọn ra sao, thư từ chối ứng viên cũng nên có các phần chính như: mở đầu, thân thư và kết thư.

Phần mở đầu

Cách tốt nhất để mở đầu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh là hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà ứng viên đã ứng tuyển. Hành động này sẽ khiến ứng viên cảm thấy được quan tâm, vì bạn thực sự dành thời gian cho họ.

Hãy chú ý viết đúng mọi thông tin cá nhân, tránh trường hợp gửi cho người này nhưng trong thư lại để tên một người khác.

Đi kèm với đó, ở phần mở đầu, bạn nên bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc đến ứng viên vì sự quan tâm của họ đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp bạn đăng tuyển, cảm ơn họ đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn.

Từ đó, họ sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, khuyến khích ứng viên tiếp tục giữ liên lạc với nhà tuyển dụng dù bị từ chối. Trong nhiều trường hợp, họ còn giới thiệu bạn bè, người thân tham gia ứng tuyển danh sách việc làm mới nhất từ doanh nghiệp, giúp bạn sớm tìm được “mảnh ghép” phù hợp.

Phần thân thư

Nội dung của phần thân thư nên ngắn gọn, trực tiếp nêu ra lý do bạn từ chối ứng viên, một cách khéo léo và lịch sự nhất, mà không làm ứng viên cảm thấy “đau lòng”.

Phần kết thư

Cảm ơn ứng viên một lần nữa, nội dung hướng tới việc doanh nghiệp rất hy vọng sẽ được chào đón ứng viên khi doanh nghiệp có đợt tuyển dụng mới, với một vị trí thích hợp hơn. Bạn cũng nên gửi lời chúc sức khỏe đến ứng viên, chúc họ sớm đạt được những mục tiêu nghề nghiệp ngắn hạn và dài hạn của bản thân.

>>> Xem thêm: Mục tiêu nghề nghiệp là gì? Cách viết để lọt tầm ngắm nhà tuyển dụng

Những mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh hay nên tham khảo

Sau đây là mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh, mà bạn có thể tham khảo:

Mẫu 1:

Dear __________,

Thank you for the interest you’ve shown in a career opportunity with our firm. We were fortunate to have interviewed a number of applicants with strong backgrounds such as yours, making our selection process difficult. Be assured that your résumé has received our full attention.

While your background is interesting, unfortunately we have no openings that are a match for your skills and experience. We would like to again thank you for your interest in our firm and wish you continued success in pursuit of your career objectives.

Yours truly

[Company’s name]

[Contact information]

Mẫu 2:

Dear ________,

Thank you very much for your attendance at our interview for the post of [Job position]. We appreciate your interest in our company and the time you’ve invested in applying for our opening.

After careful consideration, we regret to inform you that you are not the right fit for this position at present.

Honestly, our team was impressed by your skills and accomplishments. We think you could be a good fit for other future openings and will reach out again if we find a good match.

We sincerely wish you success in your career path and your life.

Again, thank you for your time.

Best regards,

[Company’s name]

[Contact information]

Những lưu ý khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Để có được một thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh đúng chuẩn, nhà tuyển dụng nên tham khảo những lưu ý sau:

Không sai chính tả

Đây chính là lưu ý đầu tiên, khi bạn bắt đầu viết bất cứ điều gì đó đặc biệt là thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh. Việc sai chính tả có thể khiến cho doanh nghiệp của bạn trở nên kém chuyên nghiệp và thiếu trình độ trong mắt ứng viên. Có một câu nói thịnh hành trong giới trẻ, để nói lên tầm quan trọng của việc viết đúng chính tả “Mọi lý lẽ đanh thép đều trở nên xàm ngôn khi bạn sai chính tả”.

Vậy nên hãy chắc chắn là bạn đã kiểm tra thật kỹ mọi thông tin, mọi từ ngữ trước khi gửi email. Bạn có thể nhờ sự trợ giúp của các công cụ check-text, sao cho không có bất kỳ một lỗi nào trong thư từ chối của bạn, kể cả là lỗi Typo nhỏ nhất. Có như thế ứng viên mới cảm nhận được sự chuyên nghiệp và chỉn chu của nhà tuyển dụng và doanh nghiệp.

Không sai ngữ pháp

Bên cạnh chính tả, ngữ pháp trong thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh cũng nên được coi trọng. Khác với tiếng Việt, khi viết thư tiếng Anh, bạn phải nắm vững cấu trúc câu và các thành phần trong câu, đảm bảo đúng từ loại, thì, mệnh đề và các cụm từ.

Hãy tham khảo các nguồn để lời văn được trôi chảy, từ đó ứng viên cảm nhận được đúng những ý nghĩa mà bạn gửi gắm.

Một số từ ngữ thường dùng khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Hãy đọc thật nhiều mẫu thư, sách báo,… để mở rộng vốn từ tuyển dụng của bạn, những từ ngữ hay, độc đáo, chân thực như chính người bản địa, cũng sẽ giúp ứng viên đánh giá cao về nhà tuyển dụng và doanh nghiệp.

Từ tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Interview	buổi phỏng vấn/ cuộc phỏng vấn
Appointment	cuộc hẹn, cuộc gặp mặt
Hire	tuyển
Company	công ty
Human resources department	phòng nhân sự
Director	giám đốc
Supervisors	sếp, người giám sát
Employer = Recruiter	người tuyển dụng
Candidate	ứng viên
Internship	thực tập sinh
Job description	mô tả công việc
Offer of employment	lời mời làm việc

Công việc ngành Tuyển dụng Nhân sự không hề dễ dàng, việc từ chối ứng viên sao cho khéo léo cũng thế hiện nghiệp vụ của người trong nghề. Hy vọng là với những gợi ý trên đây của Blog TopCV, bạn hoàn toàn có thể viết được một email từ chối ứng viên thật sự thuyết phục và khéo léo, giúp doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu tuyển dụng, tạo mối quan hệ tốt với ứng viên đồng thời quảng bá hình ảnh doanh nghiệp nhiều hơn nữa.