CÁCH XÂY DỰNG KPIs CHO NGÀNH FMCG | Link Power

KPIs là gì?

KPI theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

FMCG KPI là một giá trị có thể đo lường được, giúp các doanh nghiệp theo dõi và hoàn thành các mục tiêu định trước. Các chỉ số đo lường hiệu suất chính của ngành FMCG xem xét đến các đặc điểm cụ thể của ngành này như tính chất chuyển động nhanh, nhu cầu tiêu dùng cao và chu kỳ bán hàng ngắn. Dưới đây là danh sách đầy đủ các KPI và số liệu FMCG quan trọng nhất kèm diễn giải chi tiết.

1. Out Of Stock Rate (OOS) – Tỷ lệ hết hàng

Đây là chỉ số giúp đánh giá khả năng doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.

Trong ngành hàng FMCG, KPI này thể hiện thời điểm trong ngày và trong tuần khi hàng tồn kho cạn kiệt, đồng thời cho biết mức độ cạn kiệt nhiều hay ít. Quản lý hàng tồn kho là việc làm bắt buộc đối với ngành FMCG. Các doanh nghiệp trong ngành cần có một tầm nhìn chính xác về lượng hàng tồn kho để thích ứng với chu kỳ bán hàng ngắn và nhu cầu tiêu dùng cao, và đánh giá tỷ lệ hết hàng sẽ giúp họ có lợi thế lớn về nguồn cung.

Trên thực tế, khoảng 80% lượng hàng tồn kho cạn kiệt là do khâu bổ sung hàng lên quầy kệ ở các cửa hàng không đúng cách, do đó doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp nội bộ phù hợp để bổ sung nguồn hàng cho các cửa hàng. Điều này không chỉ làm giảm tỷ lệ OOS, mà còn giúp doanh nghiệp tránh gây khó chịu cho người tiêu dùng và khiến họ chuyển sang mua hàng ở nơi khác. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên hiểu rõ lý do đằng sau việc hết hàng tồn kho để giải quyết kịp thời, tránh tình trạng hết hàng lặp lại nhiều lần.

Nghiên cứu trong ngành hàng FMCG cũng cho thấy tỷ lệ OOS trung bình là 8%. Các doanh nghiệp trong ngành cần kiểm soát tỷ lệ OOS của mình dưới con số này.

2. Delivered On-Time & In-Full (OTIF) – Giao hàng đúng hạn & đủ số lượng

Đây là chỉ số đo lường hiệu quả của hoạt động giao vận trong một chuỗi cung ứng: Đúng Hạn (On-Time) và Đủ Số Lượng (In-Full).

OTIF nhắm đến các tiêu chí khác nhau để đánh giá hiệu quả hoạt động này, bao gồm: sản phẩm được giao đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng, đảm bảo số lượng như đã thỏa thuận, được giao đến đúng địa điểm và thời điểm khách hàng mong đợi – trong đó, phạm vi dung sai nhất định đã được xác định trước. Các siêu thị có thể dùng KPI này để so sánh hiệu quả giao hàng giữa các nhà cung cấp: tần suất cung cấp những mặt hàng mà siêu thị muốn, khi siêu thị cần. OTIF thường được tính theo tỷ lệ phần trăm, công thức tính như sau:

• OTIF = (Số lần giao hàng “đúng hạn, đủ số lượng” ÷ Tổng số lần giao hàng) x 100.

Các đơn hàng “OTIF” (đúng hạn, đủ số lượng) được sử dụng để tính tỷ lệ phần trăm này cần đáp ứng một số yêu cầu: có ghi rõ ngày giao hàng, bên cung cấp đảm bảo việc đo lường ngày và giờ giao hàng nói trên, lưu trữ nó trên hệ thống và duy trì hồ sơ theo dõi các nguyên nhân vì sao việc giao hàng không “OTIF”.

Tất cả các bên liên quan trong chuỗi cung ứng cần đảm bảo tỷ lệ OTIF trên 90% để chuỗi cung ứng hoạt động tốt.

3. Average Time To Sell – Thời gian bán hàng trung bình

Đây là một KPI quan trọng đối với ngành hàng FMCG. Tốc độ là một phần tất yếu của ngành này, liên quan đến rất nhiều sản phẩm mới.

Theo từng loại mặt hàng (thực phẩm và đồ uống, chăm sóc cá nhân, thuốc lá, chăm sóc gia đình, v.v.), độ tươi ngon của sản phẩm sẽ khác nhau và phải được quan tâm đặc biệt để tránh ngộ độc, đồng thời tuân thủ các quy định về an toàn. Đánh giá thời gian bán hàng trung bình cho từng loại sản phẩm là việc làm vô cùng cần thiết, giúp cải thiện các chiến lược mua sắm, dự trữ hàng hóa và quản lý hàng tồn kho bởi quá trình lưu các mặt hàng trong kho sẽ phát sinh chi phí, chẳng hạn như chi phí lao động, chi phí lưu trữ hoặc vận chuyển hàng hóa.

Lý tưởng nhất, các doanh nghiệp trong ngành FMCG nên bán hết hàng trong khoảng thời gian càng ngắn càng tốt, nghĩa là cần quản lý hàng hóa nhằm bán được hầu hết lượng hàng tồn kho trong một thời gian ngắn.

4. Percentage Of Sold Products Within Freshness – Phần trăm hàng bán trước hạn sử dụng

KPI này tính toán tỷ lệ phần trăm hàng tồn kho được bán trước ngày hết hạn, tùy thuộc vào loại sản phẩm.

Theo biểu đồ dưới đây, chỉ 81.4% sản phẩm tươi nhất cần được bán trong vòng 3 ngày thực sự được bán hết trong đúng số ngày này. Trên thực tế, doanh nghiệp sẽ luôn phải đánh đổi giữa tính sẵn có của sản phẩm trên kệ và thời hạn sử dụng của chúng. Thật vậy, nếu một doanh nghiệp muốn bán 100% sản phẩm của mình, hệ thống cửa hàng của doanh nghiệp đó sẽ phải đối mặt với tình trạng không có đủ hàng tại một số điểm bán – và đây là lý do tại sao nhiều chương trình giảm giá tại các cửa hàng không thể đáp ứng mọi nhu cầu người tiêu dùng cùng lúc.

Hãy gắn các con số mục tiêu của doanh nghiệp với chiến lược của cửa hàng và đặt ra con số ưu tiên: tình trạng hàng sẵn có (availability) ở bất kể thời điểm nào, hay bán hết số hàng tồn kho trước ngày hết hạn.

5. Cash-To-Cash Circle Time – Thời gian quay vòng tiền mặt

Đây là chỉ số giúp phân tích và theo dõi thời gian cần thiết để chuyển đổi hàng hóa thành dòng tiền.

KPI này bao gồm 3 hệ số khác nhau: ngày tồn kho (days of inventory – DOI), ngày phải trả (days of payables – DOP) và ngày phải thu (days of receivables – DOR), thể hiện khoảng thời gian cần thiết giữa thời điểm doanh nghiệp trả tiền mặt cho nhà cung cấp và nhận tiền mặt từ khách hàng. Nó cũng được gọi là chu kỳ chuyển đổi tiền mặt, và KPI này rất hữu ích đối với doanh nghiệp khi cần xác định lượng tiền mặt cần thiết để chi trả cho các hoạt động đang diễn ra. Đối với ngành hàng FMCG, việc ước tính các yêu cầu tài chính là rất quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru. Công thức tính chu kỳ tiền mặt là:

• Thời gian quay vòng tiền mặt = DOI + DOP – DOR.

Ví dụ, một chu kỳ dài 40 ngày có nghĩa là một doanh nghiệp phải thanh toán các chi phí của mình trong vòng 40 ngày – không lâu hơn. Đây là một tính toán hữu ích để doanh nghiệp có thể dự báo hoặc cố gắng giải quyết một khoản nợ đắt tiền chẳng hạn.

Chu kỳ tiền mặt càng ngắn thì càng tốt cho hoạt động của công ty. Một chu kỳ ngắn có nghĩa là một doanh nghiệp có thể hoạt động với ít tiền mặt chi trả cho các hoạt động hơn.

6. Supply Chain Costs – Chi phí chuỗi cung ứng

Đây là tổng chi phí chuỗi cung ứng, bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc quản lý chuỗi cung ứng: lên kế hoạch, tìm nguồn cung ứng, giao hàng, quản lý lợi nhuận, nhân công, v.v…

Giảm chi phí chuỗi cung ứng có thể làm tăng lợi nhuận một cách kể mà không cần phải tăng doanh thu. Chi phí chuỗi cung ứng có mối liên hệ chặt chẽ với chi phí vận chuyển hàng tồn kho, do đó để giảm tổng chi phí, nhiều công ty đã sử dụng các chiến lược để giảm hàng tồn kho một cách an toàn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần phải cẩn trọng và đánh giá tác động của việc giảm chi phí đối với toàn bộ chuỗi cung ứng: cắt giảm một phần có thể dẫn đến phát sinh chi phí ở nơi khác, điều này gây lãng phí thời gian và năng lượng. Tất cả các thay đổi phát sinh khi cắt giảm một số loại chi phí đều phải được phân tích kỹ lưỡng nhằm tránh những hậu quả tiêu cực xảy ra.

Hãy tạo ra một tiêu chuẩn trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mình, sau đó so sánh chi phí chuỗi cung ứng của mình với chi phí chuỗi cung ứng của các đối thủ cạnh tranh.

7. Supply Chain Costs Vs. Sales – So sánh chi phí chuỗi cung ứng với doanh số

Việc này sẽ giúp các doanh nghiệp đánh giá được lượng tiền đang sử dụng so với tổng doanh số, từ đó cân nhắc các phương án tiết kiệm chi phí phù hợp.

Tiết kiệm chi phí là một phương án có lợi cho doanh nghiệp nếu được thực hiện một cách hợp lý, tránh tình trạng cắt giảm chi phí ở một nơi làm tăng thêm các rắc rối vô ích khác. Có rất nhiều tiêu chuẩn ngoài kia so sánh chi phí của chuỗi cung ứng với doanh số (tính theo phần trăm), nhưng doanh nghiệp của bạn cũng có thể tự đặt ra tiêu chuẩn và so sánh với các đối thủ cạnh tranh cụ thể. Trong mọi trường hợp, so sánh tỷ lệ chi phí chuỗi cung ứng/ doanh số của bạn với tỷ lệ trung bình toàn ngành là sự lựa chọn tốt nhất, bởi nó sẽ cho thấy doanh nghiệp của bạn đang đứng ở đâu trong ngành, và tìm hiểu xem có cách nào giúp cải thiện vị thế của doanh nghiệp hay không.

Tỷ lệ chi phí chuỗi cung ứng/ doanh số trung bình của các công ty thực phẩm không đông lạnh (non-frozen food) và đồ uống rơi vào khoảng 7.6%. Do đó, tốt nhất doanh nghiệp bạn nên đặt mục tiêu duy trì tỷ lệ này dưới mức 7.6%.

8. Carrying Cost Of Inventory – Chi phí hàng tồn kho

Chi phí hàng tồn kho – hay còn gọi là chi phí lưu kho (holding costs) là tỷ lệ phần trăm của giá trị hàng tồn kho. Đây thực chất là tất cả các chi phí phát sinh của một doanh nghiệp khi lưu trữ và bảo quản hàng tồn kho của mình trong một khoảng thời gian nhất định.

Chi phí hàng tồn kho bao gồm: chi phí nhân viên, bảo hiểm, chi phí cơ hội, chi phí vốn, ngoài ra có thể bao gồm khoản lỗ do hàng hóa đã lỗi thời, bị đánh cắp và thiệt hại. Công thức tính chi phí hàng tồn kho như sau:

• Chi phí hàng tồn kho = Tỷ lệ hàng tồn kho x Giá trị trung bình hàng tồn kho.

Xác định chi phí hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tính toán được khả năng kiếm lợi nhuận trên số lượng hàng tồn kho hiện tại. Trong ngành hàng FMCG, các doanh nghiệp chỉ có lượng hàng tồn kho nhất định (just-in-time inventory), vì hầu hết các sản phẩm sẽ hết hạn nhanh chóng.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho hay bất kể chi phí nào khác, nếu có thể cắt giảm mà không ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp sẽ là lý tưởng nhất. Tuy nhiên, quản lý hàng tồn kho hiệu quả cũng chính là một giải pháp hữu hiệu. Nếu vừa có thể cắt giảm chi phí và tăng tỷ lệ doanh thu hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ có lợi hơn.

9. On-Shelf Availability (OSA) – Tỷ lệ hàng có sẵn trên kệ

KPI này tính toán thời gian khách hàng có thể tìm thấy sản phẩm yêu thích của mình trên kệ hàng của một doanh nghiệp.

Tỷ lệ hàng sẵn có trên kệ (OSA) là tỷ lệ phần trăm thời gian một mặt hàng xuất hiện trên kệ để bán cho người tiêu dùng tại nơi họ lựa chọn và tại thời điểm họ muốn mua. Việc tính toán này có thể được thực hiện bằng hoạt động kiểm toán vật lý (physical audit) hoặc phân tích dữ liệu hàng tồn kho. Khi đo lường OSA, các số liệu khác cũng được xem xét: tỷ lệ hết hàng, giá trị doanh thu bị mất do không có sẵn hàng hoặc tỷ lệ doanh thu bị mất so với doanh số thực tế.

Trong ngành FMCG, số liệu này giúp đánh giá khả năng doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nếu người mua hàng liên tục chứng kiến việc hết hàng trong cùng một cửa hàng, họ sẽ chuyển sang một cửa hàng khác để mua. Tuy nhiên, một mặt hàng không có trên kệ nhưng vẫn có thể đang sẵn có ở đâu đó trong cửa hàng hoặc trong kho. Do đó, để tránh mất khách hàng, các doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp điều phối nhân sự tốt để giảm tình trạng kệ thiếu hoặc không có hàng.

Tỷ lệ OSA tăng có thể tác động đáng kể đến doanh số, do đó các doanh nghiệp nên đo lường tính sẵn có của hàng hóa theo thời gian và cải thiện nó càng nhiều càng tốt.

10. Sales Volume And Margin By Product Category – Khối lượng hàng bán và tỷ suất lợi nhuận theo danh mục sản phẩm

Mỗi doanh nghiệp cần đo lường doanh số trong một thời gian nhất định và tổng khối lượng sản phẩm tương ứng với doanh số trên. Tính toán doanh số thu được và chia nhỏ cho từng danh mục sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp xác định các mặt hàng chủ lực của mình.

Tiếp theo, hãy so sánh doanh số của từng danh mục sản phẩm với mục tiêu cố định (doanh số thực tế so với doanh số dự kiến) để xác định rằng: liệu doanh nghiệp có đang đi đúng với mục tiêu đã đề ra không, và nếu không, doanh nghiệp phải tìm ra lý do tại sao – do phát sinh một vấn đề ngoài dự kiến như hết hàng, tỷ lệ OSA luôn ở mức thấp hay do thiếu nhân sự? Tương tự như vậy, việc tính toán doanh số bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp xác định được có bao nhiêu phần trăm doanh thu là lợi nhuận gộp (gross profit) sau khi tính doanh thu của một mặt hàng.

Cuối cùng, khi so sánh tỷ suất lợi nhuận trên mỗi sản phẩm, doanh nghiệp sẽ biết đâu là sản phẩm đem lại lợi nhuận cao nhất.

Như vậy, với những KPI này, các doanh nghiệp trong ngành FMCG có thể theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu suất hoạt động nhằm đưa ra những hành động cụ thể giúp duy trì lượng hàng hóa cho khách hàng, đồng thời đảm bảo doanh thu cho doanh nghiệp. Để thiết lập các KPI, mectrics, bạn cũng cần có kiến thức về đọc số, phân tích dữ liệu để tìm ra những KPI và metrics hợp lý.

>> Bên cạnh KPIs, mô hình OKRs đã và đang trở thành phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản trị mục tiêu kinh doanh. Để hiểu rõ bản chất của mô hình này từ chia sẻ của các chuyên gia nhân sự, hãy đăng kí ngay WEBINAR OKRs quốc tế HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ THAM DỰ diễn ra vào ngày 24/02/2023!