Cách Xây Dựng Sơ đồ Tổ Chức Công Ty đơn Giản

Đối với bất kỳ một công ty nào cơ cấu tổ chức của công ty có vai trò rất quan trọng. Vậy làm sao để xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản, nhanh chóng và mà chuẩn xác nhất? Cùng theo dõi bài viết sau nhé!

Sơ đồ tổ chức công ty là gì?

Sơ đồ tổ chức công ty tên tiếng Anh là Organogram là một sơ đồ, biểu đồ thể hiện cấu trúc, cơ cấu tổ chức, hoạt động của một công ty. Sơ đồ tổ chức thường thể hiện vị trí, cấp bậc, nhiệm vụ, mối liên hệ giữa các phòng ban, cá nhân trong một công ty.

Ý nghĩa khi lập sơ đồ tổ chức công ty

Sơ đồ tổ chức công ty có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một công ty. Khi thành lập được sơ đồ công ty hoàn chỉnh, chủ công ty sẽ nhìn được tổng quát các nguồn lực, nhân lực, mối liên hệ, liên kết giữa các phòng ban, bộ phận, nhân viên của công ty.

Từ đó làm rõ vai trò, trách nhiệm, năng lực của cá nhân, bộ phận đã phù hợp chưa? Kết nối đến chiến lược, mục tiêu của doanh nghiệp đề ra có khả thi hay không? Đảm bảo rằng mọi người trong công ty từ vị trí thấp nhất đến cao nhất đều thực hiện theo con đường mà chủ doanh nghiệp vạch ra.

Ban quản lý công ty khi nhìn vào sơ đồ sẽ biết cách phân bổ công việc, nhiệm vụ cho các thành viên, phòng ban của công ty

Các thành viên trong công ty cũng thấy rõ được nhiệm vụ, vị trí và người quản lý trực tiếp của mình. Theo đó giúp quá trình làm việc, phối hợp giữa các bộ phận trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Đối nhân viên mới vào làm cũng dễ dàng trong việc nhận biết cơ cấu tổ chức công ty, phòng ban của mình bao gồm ai? Vị trí, cấp bậc từng người. Từ đó việc giao tiếp, tiếp cận công việc sẽ thuận lợi hơn.

Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản

Hiện nay về mô hình tổ chức doanh nghiệp có nhiều loại mô hình doanh nghiệp như công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh….Về sơ đồ tổ chức thì mỗi loại mô hình doanh nghiệp đặc thù sẽ có sơ đồ tổ chức khác nhau.

Tuy nhiên dù là công ty, tập đoàn lớn có nhiều phòng ban, nhiều nhân viên hay là công ty nhỏ có ít phòng ban, ít nhân viên thì cách lập sơ đồ tổ chức công ty đơn giản nhất là thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định phòng ban, chức danh, vị trí, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng ban theo vị trí từ cao xuống thấp. Sau đó xác định các mối liên hệ, sự liên kết giữa các phòng ban, nhân viên
• Bước 2: Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty theo mô hình đã xác định ở trên. Nêu ghi rõ trong sơ đồ các liên hệ, cách trao đổi, giao tiếp làm việc của các phòng ban, nhân viên.

Để có thể hoàn thành sơ đồ tổ chức công ty đơn giản, chuẩn xác, nhanh chóng chúng tôi chia sẻ đến bạn những phương pháp sau:

• Thứ nhất: Vẽ sơ đồ tổ chức lên trên một trang giấy

Khi vẽ sơ đồ tổ chức công ty lên một trang giấy bạn sẽ dễ dàng hình dung được cơ cấu tổ chức của công ty. Bạn có thể vẽ theo nhiều cách khác nhau mà không sợ việc sai, đúng. Bạn có thể chỉnh sửa, thêm, bớt…đến khi nào cảm thấy hợp lý.

Khi bản giấy đã hoàn thành chuẩn bạn có thể sử dụng phần mềm Excel, Word, Canva…để vẽ sơ đồ tổ chức công ty trên phần mềm này.

• Thứ hai: Phân loại theo từng phòng ban và từng vị trí nhân viên

Đối với những công ty lớn có nhiều phòng ban, nhiều nhân viên có vẻ việc bắt đầu vẽ sơ đồ sẽ hơi mơ hồ. Tuy nhiên bạn hãy phân loại và chia nhỏ từng phòng ban, bộ phận ra. Bạn có thể nhóm các nhân viên có cùng chức danh, cùng bộ phận vào một nhóm và cứ như thế bạn sẽ liệt kê một cách đầy đủ và không bị rối.

• Thứ ba: Vẽ sơ đồ theo mô hình tên chức vụ rồi đến tên nhân viên

Có nhiều công ty hoạt động theo hình thức là có nhiều nhân viên nhưng nắm giữ một chức vụ, ví dụ như đều là nhân viên pháp lý nhưng có 3-4 người. Vậy nên bạn có thể đặt tên chức vụ nhân viên pháp lý trước rồi đến tên các nhân viên pháp lý. Như vậy khi nhìn vào sơ đồ người xem sẽ dễ hình dung và nhận biết các bộ phận, phòng ban, nhân viên hơn.

• Thứ tư: Vẽ đường kết nối với khoảng cách hợp lý

Những đường kết nối các mối liên hệ, vị trí trong sơ đồ tổ chức công ty có vai trò rất quan trọng. Không chỉ thể hiện được mối liên hệ mà còn thể hiện tính thẩm mỹ cho sơ đồ. Bạn nên vẽ với kích thước, khoảng cách các đường kết nối với kích thước hợp lý, không nên dài quá hoặc ngắn quá.

• Thứ năm: Chia nhỏ sơ đồ tổ chức

Trường hợp này áp dụng đối với những công ty có quy mô lớn, sơ dồ tổ chức phức tạp. Bạn nên chia nhỏ sơ đồ ra thành nhiều phần và làm gọn sơ đồ lại. Tuy nhiên phải đảm bảo rằng mọi phòng ban, nhân viên đều đúng vị trí, vai trò, liên kết của mình.

Sơ đồ tổ chức công ty sẽ thay đổi khi công ty thay đổi về nhân sự, cơ cấu. Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi về cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức hữu ích và xây dựng sơ đồ tổ chức công ty hiệu quả, thành công.

>>> Xem ngay: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp Đồng Nai