CaidatKTVN

Cài đặt Kế Toán Việt Nam

Yêu cầu về hệ thống :

• Các máy tính sử dụng Hệ điều hành Windows : XP SP2,3 / Windows 7 SP1 / Windows 8.1 / Windows 10. Microsoft Office Excel từ 2003 đến 2013.
• KTVN chỉ chạy khi được cài đặt vào đĩa cứng gắn trong máy, không chạy trên các đĩa gắn qua cổng USB trên thị trường hiện nay.
• Riêng đối với phiên bản 10.x : nếu máy tính lắp đặt nhiều ổ đĩa cứng vật lý (nhiều cục đĩa cứng thực tế) thì không cài đặt phương thức RAID (vì không hoàn toàn tương thích phiên bản 10.x)

Cài đặt trên máy tính đơn (hoặc máy tính chủ trong mạng LAN) :

• Chạy tập tin cài đặt cài đặt chương trình CaidatKTVN.EXE và chọn Phiên bản 10.x hoặc Phiên bản DN.x để cài đặt.

• Việc cài đặt sẽ chỉ chép (copy) các tập tin cần thiết để chạy chương trình vào thư mục ngầm định là D:\KTVN10\. Nếu trước đó bạn đã có chương trình và có dữ liệu tại thư mục này thì việc cài đặt đè lên cũng không ảnh hưởng gì đến dữ liệu. Tên ổ đĩa và thư mục D:\KTVN10\ là bắt buộc để người dùng tránh nhầm lẫn và phù hợp với các hướng dẫn trong tài liệu, ngoài ra tránh vô tình làm mất dữ liệu khi cài đặt lại windows.

• Nếu máy tính của bạn mới có một ổ đĩa cứng C: thì bạn hãy chia thêm Partition của đĩa cứng. Nếu ổ đĩa D: hiện hành của máy là CDROM/DVD thì bạn vào chức năng Disk Management của Windows để đổi lại tên ổ đĩa sao cho ổ D: là đĩa cứng chứa dữ liệu (nghĩa là không phải ổ đĩa cứng đang chứa hệ điều hành).

• Sau khi cài đặt xong sẽ có biểu tượng Ke toan viet nam ngoài màn hình Desktop. Bạn cũng có thể chạy chương trình bằng cách mở My computer và bấm chạy trực tiếp tập tin chính D:\KTVN10\KTVN.EXE

Kết nối sử dụng trên máy tính con trong mạng LAN (không chạy cài đặt) :

Dưới đây là hướng dẫn cho mạng "hàng ngang WORKGROUP" thông thường và Windows được cài đặt mặc nhiên không có các tùy chỉnh thêm. Nếu bạn sử dụng mạng thiết kế theo phương thức khác, hoặc windows có các tùy chỉnh khác mặc định thì bạn cần nhờ người thông thạo về mạng LAN và Windows tham khảo hướng dẫn này để thực hiện.

Bước 1 : Tại máy tính Chủ đang cài đặt KTVN : Thiết lập chia sẻ thư mục D:\KTVN10\

• Với windows XP : Mở My computer, mở ổ đĩa D: ra, bấm chuột phải vào thư mục D:\KTVN10\ , chọn Properties, vào trang Sharing, bật chia sẻ thư mục này ở chế độ cho phép đọc và ghi bằng cách đánh dấu chọn [√] Share this folder on the network và [√] Allow network users to change my files.

• Với Windows 7,8,10 : Mở My computer (This PC), mở ổ đĩa D: ra, bấm chuột phải vào thư mục D:\KTVN10\ , chọn Properties, làm theo : Hình 1, Hình 2, Hình 3, Hình 4, Hình 5, Hình 6

• Thiết lập chung cho Windows 7,8,10 tại cả máy chủ và máy con : Chọn <Control panel> / <Network and Internet> / <Network and Sharing Center> , bấm dòng <Change advanced sharing settings> , tại cả phần <Home or Work> và phần <Public (current profile)> thì bạn chọn bật (●) Turn on ... cho mọi dòng, chỉ trừ dòng Password protected sharing thì chọn (●) Turn off ...

Bước 2 : Tại máy tính con : Kiểm tra và Thiết lập Map Network Driver :

• Kiểm tra việc chia sẻ (ở bước 1) : Với Windows XP thì mở My Network Places, Với Windows 7,8 thì mở My computer/Network , Sẽ thấy thư mục KTVN10 đã Share từ máy chủ, Mở thư mục này sẽ thấy toàn bộ các thư mục và tập tin của thư mục D:\KTVN10\*.* của máy chủ, Bạn kiểm tra tình trạng máy con được phép đọc và ghi bằng cách : Copy 1 tập tin tạm nào đó vào thư mục này, nếu copy được thì là tình trạng đã tốt, sau đó xóa tập tin tạm đó.

• Thiết lập Map Network Driver : Bấm chuột phải vào My computer (This PC) và chọn lệnh Map Network Driver...để mở hộp thoại, tại khung Driver bạn chọn ổ đĩa K: (hoặc ổ đĩa nào là tùy bạn), tại khung Folder bạn bấm nút <Browse...> bên cạnh để mở mạng nội bộ ra, chọn thư mục KTVN10 đã được share từ máy chủ, nó sẽ điền vào khung Folder, đánh dấu chọn [√] Reconnect at logon để mỗi khi mở máy là máy tính con tự thiết lập lại. Bấm <Finish> để kết thúc.

• Sau khi bạn thiết lập thành công thì mở My computer trên máy tính con sẽ nhìn thấy ổ đĩa K: , chính là thư mục đang chứa chương trinh KTVN trên máy tính chủ.

Bước 3 : Chạy KTVN trên máy con như sau :

• Để cài đặt Font chữ Việt cho máy con, bạn chạy tập tin K:\SetFont.EXE (chỉ cần cài đặt Font 1 lần).

• Để chạy chương trình, bạn chạy tập tin K:\KTVN.EXE. Bạn có thể tạo biểu tượng để bấm chạy ở ngoài màn hình bằng cách : nhấn chuột phải vào tập tin KTVN.EXE và chọn Send To => Desktop (create shortcut).

Lưu ý khi dùng trong mạng LAN :

• Tại máy con (máy trạm) thì người dùng cũng có thể xóa các tập tin trong thư mục này (tức là các tập tin chính thức của máy chủ), và không để lại dấu vết trong thùng rác Recycle Bin.

• Tắt chế độ Offline Files để an toàn dữ liệu. Phần thực hiện tại máy con : Với Windows XP : My computer/Tools/Folders options/Offline Files. Với Windows 7,8,10 : Nhấn chuột phải vào ổ K: để xem, nếu dòng Always available offline đang bị đánh dấu thì tắt đi. Phần thực hiện cả máy chủ và máy con : thiết lập Control panel theo Hình 6.

• Tốc độ thi hành KTVN tại máy con nhanh hay chậm phụ thuộc vào : Cấp độ đường truyền của mạng LAN (100 Mbps hoặc 1 Gbps) + Kích thước dữ liệu năm hiện hành + Số lượng máy con truy cập đồng thời. Số liệu tham khảo : với tốc độ thực của đường truyền đạt khoảng 70 Mbps + Dữ liệu năm hiện hành 20 Mbytes + 3 máy con truy cập đồng thời thì tốc độ ở mức trung bình chấp nhận được.

Hình 1 : Bấm Advanced Sharing ... để chọn hình 2	Hình 2 : Bấm permission để họn hình 3, Bấm Caching để chọn hình 4
Hình 3	Hình 4
Hình 5	Hình 6 : Vào màn hình này bằng cách mở Control Panel / All Control Panel Item / Sync Center / Manage offline files

Sử dụng Fonts chữ Việt :

KTVN sử dụng bộ Fonts ABC-TCVN3. Khi cài đặt chương trình thì chức năng cài đặt FONT đã tự chạy để cài đặt các Fonts chữ cần thiết cho chương trình. Tuy nhiên, nếu sau này bạn điều chỉnh Windows hoặc dùng chương trình khác làm sai lệch FONT thì có thể chạy tập tin SETFONT.EXE để cài đặt lại FONT chữ Việt.

Bộ font ABC-TCVN phân riêng ra 2 loại font đối với ký tự có dấu : 1/Chỉ hiện chữ Thường và 2/ Chỉ hiện chữ HOA. Trong nhập liệu thì KTVN sử dụng bộ font Thường (nghĩa là phần ký tự có dấu chỉ hiện chữ Thường, trừ các ký tự Á À Ă Ã Ú Ù Í Ô Ư Ơ ), còn khi in ra thì tùy mẫu biểu sẽ hiện thành chữ HOA khi cần thiết.

Gõ dấu chữ Việt :

KTVN có sẵn bộ gõ chữ Việt độc lập. Bạn chỉ cần chọn kiểu gõ nào đã quen dùng : VNI hoặc Telex

Để bật chọn kiểu gõ : bạn nhấn chuột vào chữ V tại góc dưới trái của màn hình chính KTVN.

Việc gõ chữ Việt trong KTVN là độc lập - không có ảnh hưởng gì đến các chương trình VietKey, Unikey mà bạn đang sử dụng để gõ cho Word, Excel, .v.v..

Thị trường có nhiều bộ gõ chữ Việt, có một vài bộ gõ - tùy phiên bản, có thể được viết theo cách chiếm giữ quyền gõ toàn bộ hệ thống sẽ chiếm luôn quyền gõ riêng của KTVN. Tôi thử và thấy có 2 bộ gõ dùng chung được với KTVN là VietKey 2007 và UNIKEY 4.0 RC2

Các lưu ý khác :

• KTVN phải được chạy trong chế độ administrator và không được cài đặt các chức năng và chương trình ngăn cấm truy xuất, thêm, xóa thư mục tại ổ đĩa C:, D:.

• Thời đại công nghệ, ..., càng loạn hơn, các trình quét virus phát triển theo kiểu ngăn chặn tứ tung, đôi khi chặn nhầm KTVN gây lỗi, bạn nên tìm hiểu cách thiết lập bỏ qua quét nhầm (Exclusions) của trình quét virus mình đang dùng.

Tên và nội dung các Thư mục và tập tin trong KTVN (nằm trong thư mục D:\KTVN10\ ) : Bạn cần xem kỹ phần này

Thư mục, tập tin	Nội dung
DATA\	Thư mục chứa mọi dữ liệu kế toán của bạn nhập liệu vào
REP\	Thư mục chứa các tập tin thuộc về chương trình
Ktvn.exe	Tập tin chính để chạy chương trình KTVN
Helpktvn.chm	Tập tin hướng dẫn thường trực (nhấn F1 trong chương trình)
Helpktvn.doc	Tập tin tài liệu hướng dẫn để in ra giấy
Setfont.exe	Tập tin chạy để cài đặt lại Fonts khi cần
Foxfix.exe Xemdulieu.exe	Tập tin chạy để sửa lỗi hư hỏng tập tin dữ liệu do cúp điện đột ngột, lý do khác Tập tin chạy để xem các tập tin dữ liệu DBF và tập tin lưu trữ .LUU
Các tập tin khác	Các tập tin dùng kèm để chạy chương trình

Như vậy bạn cần quan tâm bảo vệ, cất phòng hờ thư mục D:\KTVN10\DATA\ , mọi thư mục và tập tin trong đó là dữ liệu của bạn. Chi tiết tên các thư mục và tập tin trong thư mục DATA\ gồm :

- Thư mục DATA\01\ : chứa toàn bộ các dữ liệu của bạn nhập vào, gồm các tập tin :

1. Toàn bộ các tập tin dữ liệu của tất cả các năm thuộc nguồn dữ liệu 01, trong mỗi năm có 9 tập tin dữ liệu là : TKxxxx.DBF , C1xxxx.DBF , C2xxxx.DBF , PSxxxx.DBF , VVxxxx.DBF , KHxxxx.DBF , DBxxxx.DBF , CTxxxx.DBF , BVxxxx.DBF (trong đó xxxx là 4 chữ số của năm dữ liệu) - đây là các tập tin chứa dữ liệu thực tế đang nhập liệu hàng ngày.

2. Thư mục CHEPLUUTRU\ : Thư mục ngầm định cho chức năng <Chép sao lưu dữ liệu để cất trữ phòng hờ>, lúc thực hiện chức năng này thì bạn có thể chọn thư mục khác của riêng bạn để dễ nhớ và an toàn hơn - vì để chung 1 nơi mà lỡ tay xóa thì mất hết tất cả.

3. Thư mục AUTOBACKUP\ : Thư mục để lưu trữ dữ liệu tự động (thêm 1 bộ phòng hờ) mỗi khi thoát khỏi KTVN.

- Các thư mục DATA\khác\ (chỉ có trong phiên bản 10.x và DN.8) : Nếu bạn mở các nguồn dữ liệu khác nữa thì sẽ có thư mục tương ứng nằm trong thư mục DATA\ và các thư mục này đều có các tập tin giống như thư mục 01\.

N.M.A.D.Đ.P