CẤP ĐỔI HỘ CHIẾU Ở NHẬT QUA ĐƯỜNG BƯU ĐIỆN - AFamilyinJP

Trong thời gian lưu trú ở Nhật, nếu hộ chiếu – passport của bạn bị hết hạn/ bị hỏng, rách.v.v. bạn cần làm thủ tục xin cấp đổi hộ chiếu tại Đại sứ quán Việt Nam ở Nhật Bản – trụ sở tại Tokyo. Ngoài cách trực tiếp đến ĐSQ làm thủ tục, ĐSQ còn có dịch vụ cấp đổi hộ chiếu qua đường bưu điện nữa. Xin cấp đổi qua đường bưu điện vừa tiện lợi, nhanh chóng lại tiết kiệm thời gian và tiền công đi lại cho những bạn ở xa. Hướng dẫn trong bài viết áp dụng cho trường hợp: Xin cấp đổi hộ chiếu sắp hết hạn; hộ chiếu đã hết hạn; hộ chiếu bị hỏng qua đường bưu điện.

I. HỒ SƠ

Về hồ sơ, trên website của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản (駐日ベトナム大使館) cũng có ghi rất rõ ràng. Bạn có thể vào thẳng trang web của Đại sứ quán để tham khảo – link Ở đây. Bài viết xin nhắc lại các giấy tờ cần chuẩn bị trong bộ hồ sơ và có các ghi chú thêm để dễ hiểu:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây). Bạn có thể tham khảo mẫu điền phiếu thông tin liên hệ tại đây.

2/ Tờ khai (tải tại đây); khai trên máy tính, in ra, ký tên, có dán ảnh. Bạn có thể tham khảo mẫu điền Tờ khai  tại đây.

3/ Ảnh: 02 ảnh màu, phông nền trắng, cỡ 3.5cm x 4.5cm, ảnh chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt. 1 ảnh dán lên Tờ khai, 1 ảnh gửi kèm hồ sơ.

4/ Bản gốc Jyuminhyo（住民票). Xin ở 区役所 hoặc 市役所　(phí khoảng 300Y/1 bản). ĐSQ không quy định những thông tin hiển thị trên 住民票, nên để chắc chắn mình xin bản có hiển thị đầy đủ thông tin của cả gia đình, thông tin cả quốc tịch và số thẻ lưu trú (nói chung là bản full thông tin).

5/ Copy thẻ cư trú (photo cả 2 mặt của thẻ cư trú).

6/ Hộ chiếu bản gốc

7/ Copy hộ chiếu trang 2,3,4. Vì trang 2,3 cùng 1 mặt và trang 4,5 cùng 1 mặt nên mình photo cả trang 2,3,4,5 luôn – cũng không sao.

 * Trường hợp hộ chiếu quá thời hạn cấp đổi, cần có copy chứng minh thư hoặc copy giấy khai sinh. Nếu hộ chiếu đã quá ngày hết hạn cần thêm 1 trong 2 loại giấy tờ này trong hồ sơ.

Trên đây là các giấy tờ cần chuẩn bị, ngoài ra  trong hồ sơ gửi đi cần phải kèm theo:

+1 phong bì thư khổ A4 có dán phiếu gửi trả sau- 着払いゆうパック伝票 hoặc bì thư レターパックライト – có ghi sẵn địa chỉ người nộp hồ sơ (để ĐSQ dùng phong bì này gửi trả kết quả cho người nộp hồ sơ). Chi tiết về phong bì thư xem trong mục II. Cách gửi hồ sơ và nhận kết quả.

+ 1 phong bì nhỏ đựng khoản lệ phí 10,000 円 (1man). Chi tiết xem trong mục III. Chi phí.

II. CÁCH GỬI HỒ SƠ VÀ NHẬN KẾT QUẢ

1. Về phong bì nhận trả kết quả:

Phong bì cỡ A4 có dán phiếu gửi trả sau- 着払いゆうパック伝票, hoặc bì thư レターパックライト ( Hình ảnh tham khảo như bên dưới). Phải ghi sẵn địa chỉ, số điện thoại liên lạc của người nộp hồ sơ lên phong bì, để ĐSQ dùng phong bì này gửi kết quả.

Nếu dùng phong bì cỡ A4 có dán phiếu gửi trả sau- 着払いゆうパック伝票: Bạn xin phiếu gửi hàng trả sau ở Bưu điện hoặc Lawson combini, sau đó viết địa chỉ lên và dán lên phong bì (như hình trái). Khi ĐSQ gửi giấy tờ về đến địa chỉ của bạn, bạn sẽ trả phí cho người giao hàng.

Nếu sử dụng レターパックライト, bạn mua phong bì Letter Pack Light ở Bưu điện hoặc Combini – giá 370Y (như hình bên phải), sau đó viết địa chỉ lên. Khi ĐSQ gửi giấy tờ về lại cho bạn, bạn không mất phí vận chuyển nữa.

Bạn nhớ ghi lại số tracking number trên bì thư để tiện theo dõi tiến độ gửi trả kết quả của ĐSQ (Số tracking number là chỗ khoanh đỏ trong ảnh).

Theo kinh nghiệm của mình, dùng レターパックライト rẻ hơn dùng 着払いゆうパック.

2.Cách gửi hồ sơ:

Cho tất cả hồ sơ đã chuẩn ở Mục I vào 1 phong bì thư cỡ A4 và mang ra bưu điện gửi.

Địa chỉ nhận là: ₸ 151-0062 東京都渋谷区元代々木町50-11, ベトナム大使館 (Hồ sơ xin cấp đổi hộ chiếu)

hoặc ghi theo phiên âm là: 151-0062 Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11, Embassy of Viet Nam (Hồ sơ xin cấp đổi hộ chiếu)

Khi gửi báo với nhân viên bưu điện chọn hình thức gửi Genkin Kakitome -現金書留 (là loại thư bảo đảm có tiền mặt).

♦ Nếu hồ sơ của bạn đầy đủ và không có vấn đề gì, trong khoảng từ 7-10 ngày sau bạn sẽ nhận được kết quả gửi về từ Đại Sứ quán gồm: Hộ chiếu mới, Hộ chiếu cũ đã cắt góc, Lệ phí thừa (nếu có).

III. CHI PHÍ

1. Lệ phí làm hồ sơ: Đây là khoản lệ phí phải nộp kèm trong hồ sơ gửi đến ĐSQ. Khoản lệ phí này không có ghi rõ trên website của Đại sứ quán. Tuy nhiên qua tham khảo kinh nghiệm của bạn bè và kinh nghiệm bản thân thì lệ phí Cấp đổi hộ chiếu hết hạn qua đường bưu điện là 1man Yên (10,000円). Nếu số tiền bạn gửi kèm cao hơn mức lệ phí, ĐSQ sẽ gửi trả lại tiền thừa. (Thông tin tham khảo thêm: trường hợp đến trực tiếp ĐSQ làm thì lệ phí là 8,500 Yên)
2. Phí xin Phiếu cư trú 住民票：300円
3. Phí chụp ảnh thẻ: Ảnh chụp ở các quầy chụp ảnh thẻ tự động là 500Y/ 4 ảnh. Ảnh chụp bằng điện thoại và tự in tại combini là 200Y/4 ảnh.
4. Phí gửi hồ sơ đến ĐSQ theo hình thức thư đảm bảo có tiền mặt: khoảng 600-700 yên. (Số tiền mặt gửi kèm càng lớn thì phí càng lớn, vì vậy chỉ nên gửi đúng số tiền lệ phí, hoặc nếu muốn gửi dư ra cho chắc chắn thì dư ra 1 -2 sen là được).
5. Phí gửi trả kết quả từ ĐSQ đến nhà bạn: Như đã nói ở trên, nếu dùngレターパックライト thì sẽ hết 370Y. Còn nếu dùng bì thư có dán 着払いゆうパック伝票 thì chi phí phụ thuộc vào khoảng cách gửi, trọng lượng hàng gửi. Trường hợp của mình ở Kanagawa ngay giáp Tokyo thì chi phí mất là 710Y – đắt hơn so với dùng Letter pack nhiều.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về cách xin Cấp đổi hộ chiếu hết hạn/ hộ chiếu bị hỏng qua đường bưu điện. Thủ tục rất nhanh gọn và tiện lợi, không mất công đi lại, không mất thời gian chờ đợi ở Đại sứ quán, và đặc biệt là đảm bảo an toàn trong tình hình dịch bệnh này.

Hi vọng bài viết có những thông tin tham khảo hữu ích dành cho bạn!

Share this:

• Bấm để chia sẻ trên Twitter (Opens in new window)
• Nhấn vào chia sẻ trên Facebook (Opens in new window)

Bài viết liên quan

Tags:thủ tục hành chính ở Nhật, thủ tục hộ chiếu ở Nhật;