Câu Hỏi Thường Gặp - Hóa đơn điện Tử

1. CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Câu 1.Hóa đơn Điện tử (HĐĐT) là gì?

Trả lời:

• Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy phục vụ cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.

Ghi chú: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử như scan và lưu trên máy tính, email, web … thì đó là hóa đơn Giấy, không phải Hóa đơn điện tử.

Câu 2.Các cơ sở pháp lý liên quan HĐĐT?

Trả lời: Hóa đơn điện tử có đầu đủ giá trị pháp lý theo quy định của Chính phủ, Bộ tài chính và Tổng cục Thuế đã ban hành gồm:

1. Các văn bản do Chính phủ ban hành

• Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005
• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong đó có định nghĩa về hóa đơn điện tử.
• Nghị định về Thương mại điện tử số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/06/2006
• Nghị định Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007
• Nghị định Quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực tài chính số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007
• Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010
• Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

2. Các văn bản do Bộ tài chính ban hành

• Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư hướng dẫn thi hành NĐ 51/2010/NĐ-CP số 39/2014/TT-BTC ngày 20/05/2014 (thay thế cho TT 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/13, TT 135/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 và TT 13/2011/TT-BTC ngày 08/02/2011)
• Công văn hướng dẫn về chữ ký của người mua trên Hóa đơn điện tử số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016

Câu 3.Doanh nghiệp cần có điều kiện gì để được sử dụng HĐĐT?

Trả lời: Doanh nghiệp muốn sử dụng HĐĐT cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Câu 4.Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục gì để phát hành HĐĐT?

Trả lời:

Sau khi đáp ứng được tất cả các điều kiện cần thiết để có thể sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần làm các thủ tục sau để phát hành HĐĐT: (thực hiện như hóa đơn giấy)

1. Ra quyết định áp dụng HĐĐT: theo biểu mẫu BM01 thông tư 32/2011/TT-BTC

• Gửi cho CQT quản lý trực tiếp qua hệ thống bưu chính hoặc trực tiếp.
• Văn bản gửi đến Cơ quan thuế không có kết quả giải quyết

2. Lập thông báo phát hành HĐĐT: theo biểu mẫu BM02 thông tư 32/2011/BTC

• Gửi cho CQT quản lý trực tiếp qua cổng thông tin điện tử của CQT
• Hóa đơn mẫu (trường hợp thông báo lần đầu và các lần tiếp theo có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành)
• Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến CQT quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Câu 5.Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì cho Doanh nghiệp (đơn vị phát hành)?

Trả lời:

Việc áp dụng HĐĐT mang lại rất nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp như:

• Giảm chi phí in ấn, giấy, mực cho hóa đơn
• Tiết kiệm chi phí gửi nhận hóa đơn cho khách hàng (EMS: 18.000đ/cái)
• Tiết kiệm chi phí kho bãi lưu trữ, bảo quản như hóa đơn giấy (lưu 10 năm)
• Giảm thiểu thất lạc, mất mác khi gửi nhận qua đường bưu điện, trung gian, tránh được tình trạng cháy, hỏng hóa đơn
• Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu online MỌI LÚC-MỌI NƠI
• Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi ký số (tự động) thông qua nhiều hình thức như:

• Email: email Khách hàng đăng ký với Doanh nghiệp
• Website: website của doanh nghiệp/VNPT cung cấp
• Tin nhắn SMS

• Góp phần giảm thiểu thủ tục hành chính, hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu thế kinh doanh trên thị trường quốc tế.
• Góp phần bảo vệ môi trường.

Câu 6.Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì cho Khách hàng của Doanh nghiệp?

Trả lời:

Việc áp dụng HĐĐT mang lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng như:

• Nhanh chóng nhận hóa đơn sau khi đã thanh toán
• Đa dạng hình thức tiếp nhận hóa đơn: Email, Website, …
• Thuận tiện tra cứu online MỌI LÚC-MỌI NƠI
• Không lo sợ mất hóa đơn (đã được lưu trên web của đơn vị phát hành)
• Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng HĐĐT vì có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo quy định của Chính phủ và Bộ tài chính đã ban hành.

Câu 7.Hóa đơn điện tử áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

Trả lời:

HĐĐT sẽ được áp dụng cho các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT
• Hóa đơn bán hàng 02GTTT
• Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ
• Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm …;
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB
• Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL

Câu 8.Việc viết tắt trên HĐĐT có gì khác biệt với các hình thức hóa đơn khác không?

Trả lời:

Đối với Hóa đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình thức hóa đơn khác và phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2 khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010. Và nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã quy định.

Câu 9.Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lưu trữ HĐĐT không?

Trả lời:

• Có. Theo luật kế toán, bên bán phải lưu trữ HĐĐT trong vòng 10 năm giống như hóa đơn giấy.
• Dữ liệu lưu trữ rất ít, mỗi HĐĐT khoảng 10kb. Định dạng file .xml
• Nếu bên bán làm mất HĐĐT thì bên VNPT sẽ cung cấp lại cho bên bán (nếu bên bán sử dụng hệ thống lưu trữ của VNPT).

Câu 10.Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?

Trả lời:

Trong trường hợp Khách hàng của bên bán muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán có thể in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng (thỏa điều kiện TT32/2011-BTC).

Câu 11. Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

Trả lời:

• Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên
• Trường ký hiệu trên hóa đơn:
  • Hóa đơn điện tử: E
  • Hóa đơn giấy: T hoặc P

• Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy.
• Chữ ký:

• Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
• Hóa đơn giấy: Chữ ký tay

Câu 12.Nếu chuyển sang sử dụng HĐĐT thì sẽ phải kê khai thuế như thế nào?

Trả lời:

Đối với HĐĐT là một trong những hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Vậy, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng thêm hình thức HĐĐT thì vẫn kê khai thuế bình thường như khi sử dụng hóa đơn giấy.

Câu 13.Doanh nghiệp có được quyền sử dụng nhiều hình thức hóa đơn không?

Trả lời:

Tại khoản 3, điều 7 của Thông tư 32/2011/TT-BTCcủa Bộ Tài chính nêu:“3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”

Như vậy doanh nghiệp được quyền sử dụng nhiều hình thức hóa đơn sau khi đã đăng ký với Cơ quan Thuế và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như quy trình bình thường.

Câu 14.Các thủ tục phải thực hiện khi điều chỉnh, hủy bỏ - lập lại HĐĐT đã xuất?

Trả lời:

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (ký số phát hành thành công hóa đơn) và phát hiện sai xót thì:

1. Trường hợp sai thông tin khách hàng:

• Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điều chỉnh
• Căn cứ khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015: (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC)

2. Trường hợp sai các thông tin khác:

• Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, ... thì thực hiện thủ tục điều chỉnh_hóa đơn. Thủ tục điều chỉnh_hóa đơn thực hiện như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
• Thực hiện chức năng lập HĐĐT điều chỉnh (trên HĐĐT điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số … ký hiệu… ngày tháng năm”.
• Ký số và gửi lại HĐĐT điều chỉnh cho bên mua.

• Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, ... thì thực hiện thủ tục lập HĐĐT thay thế. Thủ tục lập HĐĐT thay thế thực hiện như sau:
  • Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
  • Thực hiện chức năng lập HĐĐT thay thế và trên HĐĐT mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”
  • Ký số và gửi lại HĐĐT mới cho bên mua.
• Trường hợp nếu phát hiện hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ -lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ_lập lại hóa đơn.
  • Lập Biên bản hủy bỏ _lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
  • Thực hiện chức năng hủy HĐĐT đã lập.
  • Thực hiện chức năng lập HĐĐT thay thế (trên HĐĐT mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.

Câu 15.Trên hóa đơn giấy tại phần người mua hàng đã được phép ghi “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI”. Vậy HĐĐT áp dụng như HĐ giấy được không?

Trả lời:

• Không (tự ý áp dụng). Gửi văn bản CQT xin phép.
• Ngoài ra, căn cứ theo CV 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 hướng dẫn về chữ ký của người mua trên Hóa đơn điện tử: Người mua là đơn vị kế toán thì phải có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua thì không cần ký số trên HĐĐT như:
  • Hợp đồng kinh tế;
  • Phiếu xuất kho, phiếu thu;
  • Biên bản giao nhận hàng hóa, Biên nhận thanh toán;

Câu 16.Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định hàng hóa đi đường phải có hóa đơn đỏ thì phải làm thế nào?

Trả lời:

Căn cứ theo Điều 12 thông tư 32/2011/BTC thì doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định sau:

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy. Có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.

Câu 17.Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn giấy thì có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy hay không?

Trả lời:

• Bắt buộc phải đóng dấu của doanh nghiệp.
• “Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Câu 18.HĐĐT có được sử dụng dạng song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài) không?

Trả lời:

• Có.
• Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Câu 19.Doanh nghiệp có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào khi sử dụng VNPT-Invoice? Chữ ký số ký hóa đơn ai là người bảo quản?

Trả lời:

• Đối với HĐĐT, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phân công nhiệm vụ. VNPT-INVOICE cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính năng ưu việt, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn trên nhiều máy tính với một chữ ký số.
• Chữ ký số này được tích hợp sẳn trên hệ thống, không riêng cá nhân người dùng nào giữ, bảo quản.

Câu 20.Phát hành HĐĐT có bị giới hạn về số lượng phát hành hay không?

Trả lời:

• Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên hóa đơn giấy.
• Vậy, HĐĐT cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là: 9.999.999 hóa đơn được phát hành cho một mẫu số, ký hiệu đó.

Câu 21.Nếu khách hàng của chúng tôi muốn tra cứu HĐĐT của các tháng trước, thời gian tối đa mà khách hàng tra cứu HĐĐT?

Trả lời: HĐĐT được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định. Do đó:

• Bên mua có thể tra cứu HĐĐT trên website bên bán vào bất kỳ lúc nào trong thời gian này.
• Tùy thuộc vào bên bán để dữ liệu HĐĐT trên website là thời gian là bao lâu: 06 tháng, 12 tháng, ….

Câu 22.Có thể xuất HĐĐT lùi ngày được không?

Trả lời:

• Căn cứ thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khoản 2, điều 16: hướng dẫn một số trường hợp về ngày xuất hóa đơn.
• Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính.
• Hóa đơn giấy hiện đang xuất lùi ngày, chừa hóa đơn…. là thực hiện không đúng theo quy định.

Câu 23.Hóa đơn điện tử có thực hiện được việc xuất hóa đơn kèm bảng kê không?

Trả lời:

• Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy, do vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn với rất nhiều dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê.
• Hóa đơn điện tử này chỉ hiển thị một số hóa đơn và là hóa đơn có nhiều trang.

2. CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Câu 1.Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là gì?

Trả lời:

• Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy phục vụ cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.

Câu 2.Hóa đơn điện tử có liên không?

Trả lời:

• HĐĐT chỉ có 01 bản duy nhất, nên không có khái niệm liên.
• Bên bán, bên mua và CQT cùng khai thác dữ liệu trên một bản HĐĐT duy nhất.

Câu 3.Làm sao để bên mua xác định được HĐĐT của bên bán có giả mạo hay không?

Trả lời:

Bên mua có thể dựa vào các yếu tố:

• Tra cứu thông báo phát hành HĐĐT của bên bán thông qua cổng thông tin điện tử của CQT.
• Chữ ký trên HĐĐT là chữ ký điện tử

Câu 4.Nếu tháng này tôi nhận HĐĐT, nhưng tháng sau tôi muốn dùng hóa đơn giấy được không?

Trả lời:

• Không được.
• Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy, bên bán sẽ chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy cho bên mua, trên hóa đơn giấy được chuyển đổi sẽ có dòng “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” có giá trị pháp lý được Cơ Quan Thuế chấp nhận.

Câu 5.Để có thể tiếp nhận HĐĐT, các yêu cầu về máy tính thiết bị của chúng tôi là gì?

Trả lời:

Để tiếp nhận HĐĐT máy tính, điện thoại của bên mua cần:

• Kết nối Internet
• Trình duyệt: Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, …
• Thông tin tài khoản truy cập website

Câu 6.Tôi là khách hàng doanh nghiệp, vậy khi tôi kê khai với chi cục thuế quận có gặp khó khăn vướng mắc gì không, cách thức kê khai như thế nào đối với hóa đơn giấy đang áp dụng bây giờ?

Trả lời:

Do HĐĐT là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Vì vậy, Quý khách hàng sẽ kê khai thuế bình thường như hóa đơn giấy hiện nay. Căn cứ thông tin trên HĐĐT, trên bản thể hiện HĐĐT về số seri hóa đơn, ngày cấp hóa đơn... đơn vị thực hiện kê khai và quyết toán thuế như đối với Hóa đơn giấy trước đây.

Câu 7.Cách tra cứu HĐĐT trên website tra cứu do bên bán cung cấp?

Trả lời:

• Truy cập website
• Nhập tên đăng nhập, mật khẩu
• Sau khi đăng nhập, bên mua có thể tra cứu HĐĐT
• Nếu bên mua là đơn vị kế toán thì cần ký số vào hóa đơn (hoặc không cần ký số)
• Tải HĐĐT về máy tính để lưu trữ, kê khai thuế (nếu có).

Câu 8.Cách thanh toán đối với HĐĐT có gì khác so với hóa đơn giấy?

Trả lời:

• Nguyên tắc chung: khi khách hàng thanh toán tiền sẽ nhận được hóa đơn
• Khác: hóa đơn giấy nhận trực tiếp. HĐĐT nhận qua các phương tiện điện tử, Email, hoặc nhận trực tiếp bản thể hiện HĐĐT từ bên bán.
• Có thể nhận HĐĐT trước hoặc ngay sau khi thanh toán (tùy vào sự thỏa thuận giữa hai bên).

Câu 9.Để có được hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như HĐĐT thì sao?

Trả lời:

• Khách hàng cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) thì liên hệ với đơn vị phát hành HĐĐT để được cấp hóa đơn dạng giấy chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện pháp luật và dấu xác nhận của VNPT. Trên hóa đơn chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.

Câu 10.Với HĐĐT, căn cứ vào đâu để biết tôi đã thanh toán tiền dịch vụ hay chưa?

Trả lời:

• Nếu thanh toán tiền mặt: khách hàng sẽ nhận được Phiếu thu tiền/ Biên nhận thanh toán.
• Nếu thanh toán qua ngân hàng: các chứng từ ngân hàng sẽ là xác nhận bên mua đã thanh toán tiền dịch vụ cho bên bán.

Câu 11.Tôi không có phương tiện truy cập để xem thông báo hoặc tải hóa đơn, vậy phải xử lý cho tôi như thế nào?

Trả lời:

• Khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ cung cấp biên nhận thanh toán, đây là chứng từ xác thực việc bên mua thanh toán và bên mua sẽ không bị gián đoạn bất kỳ các dịch vụ khi đăng ký với bên bán trong quá trình sử dụng.
• Trong trường hợp bên mua không có phương tiện truy cập để xem thông báo hoặc tải hóa đơn, bên bán sẽ in bản thể hiện HĐĐT ra giấy để gửi cho bên mua.

Câu 12.Khi nhận được Hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện kê khai và khấu trừ thuế như thế nào?

Trả lời:

• Khách hàng sau khi nhận HĐĐT từ bên bán có thể kê khai thuế, khấu trừ thuế bình thường như hóa đơn giấy.
• Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình HĐĐT đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.

Câu 13.Bên mua phải thực hiện ký số vào HĐĐT thì sử dụng chữ ký số nào?

Trả lời:

• TH1: Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.
• TH2: Khách hàng không phải là doanh nghiệp thì không cần thực hiện ký số vào hóa đơn

Câu 14.Bên bán sử dụng HĐĐT, vậy bên mua cũng phải sử dụng HĐĐT?

Trả lời:

• Không cần.
• Tùy vào điều kiện của doanh nghiệp mà sử dụng các hình thức hóa đơn như: đặt in, tự in và Hóa đơn điện tử.